Il cruscotto risponde a una domanda: di cosa ha bisogno questa struttura da voi nelle prossime ore. Non si tratta di una schermata di reportistica. Ogni dato in esso riportato riguarda oggi, domani o le prossime due settimane, mentre qualsiasi informazione che desideriate esaminare su un orizzonte temporale più lungo è disponibile invece in Reports .
È anche la schermata che viene interpretata erroneamente più spesso, poiché due delle sue schede sembrano quasi identiche ma riportano dati completamente diversi. Tale distinzione è illustrata nella sezione «Cose che creano confusione» in fondo alla pagina, ed è la parte che vale la pena leggere anche se si tralascia tutto il resto.
La parte superiore della schermata
Il messaggio di benvenuto cambia in base all’orologio del computer che state utilizzando, non in base al fuso orario della Struttura: Good morning prima di mezzogiorno, Good afternoon fino alle 18:00 e Good evening successivamente. Il nome accanto ad esso è il nome presente nel Suo account utente.
Sign in as a different user Sotto è presente un pulsante di disconnessione, formulato in modo cortese. Le chiede di confermare e poi la riporta alla schermata di accesso, pertanto qualsiasi cosa abbia digitato a metà altrove andrà persa. Su un computer condiviso della reception, questo è il pulsante da utilizzare al cambio di turno, ma non cliccatelo per controllare qualcosa per conto di un collega.
Le tre schede di riepilogo
- Today at a glance: cosa sta succedendo oggi.
- Room status today: qual è la situazione attuale delle Sue camere.
- Occupancy rate summary: qual è il Suo tasso di occupazione, espresso in percentuale.
Panoramica della giornata
- Arrivals . Tutte le prenotazioni con check-in previsto per oggi, conteggiate indipendentemente dal fatto che l’ospite sia già arrivato o meno. Il numero non diminuisce man mano che si effettuano i check-in.
- Departures . Tutte le prenotazioni con check-out previsto oggi, secondo lo stesso criterio.
- New bookings . Prenotazioni effettuate oggi, per qualsiasi data futura. Una prenotazione effettuata questa mattina per Natale rientra in questo dato e in nessun altro.
- Revenue . Il valore totale di tali nuove prenotazioni, non il denaro che l’hotel incassa oggi.
Il ricavo è abbreviato per adattarsi al riquadro, quindi 13.795 dollari vengono visualizzati come $13.8K . Passi il mouse sopra per visualizzare la cifra esatta in un testo di suggerimento. Le valute con tagli di importo elevato vengono ridimensionate allo stesso modo, con M e B ove necessario.
Stato delle camere oggi
- Occupied . Un ospite si trova attualmente nella camera.
- Assigned . La camera è stata prenotata da un ospite in arrivo che non ha ancora effettuato il check-in. Il Servizio di pulizia deve prima prepararla.
- Vacant . Né occupata né riservata a qualcuno in arrivo oggi, quindi è vendibile.
La scheda non riporta il numero totale delle camere, ma le tre cifre ne costituiscono sempre la somma. Nello screenshot sopra, il totale è 75 più 9 più 36, per una struttura con 120 camere. Se i numeri non tornano nella Sua struttura, la causa è quasi sempre da ricercarsi in unità ricettive create o rimosse senza che il resto della configurazione sia stato aggiornato di conseguenza, e vale la pena correggere il problema prima di fare affidamento su qualsiasi dato relativo all’occupazione.
Riepilogo del tasso di occupazione
TODAY È la percentuale delle Sue camere vendute per stasera. Comprende sia le camere occupate sia quelle assegnate agli ospiti in arrivo che non hanno ancora effettuato il check-in; ecco perché si trova al di sopra del dato relativo al "Occupied " riportato sulla scheda alla sua sinistra: 75 più 9 su 120 camere è pari al 70,00%. Il “THIS MONTH (MTD) ” è lo stesso calcolo calcolato come media su tutti i giorni del mese fino a oggi, pertanto varia lentamente e il dato odierno può trovarsi ben al di sopra o al di sotto di esso senza che vi sia nulla di errato.
Entrambi i valori sono indicati con due cifre decimali. Consideri la seconda cifra decimale come un margine di errore: in una struttura da 120 camere, una camera corrisponde a 0,83 punti percentuali, pertanto nessun dato riportato su questa scheda può variare in modo significativo di un valore inferiore a tale cifra.
Cambiamenti di camera odierni
Questo pannello rappresenta una coda di attività per gli ospiti che cambiano camera a metà del loro soggiorno. È l’unica parte del Cruscotto che scompare completamente quando non vi è nulla da fare; pertanto, se non l’ha mai vista, significa che nessuno nella Sua struttura ha avuto un cambio di camera programmato nel giorno in cui stava controllando.
- Il percorso: la camera che l’ospite sta lasciando, poi la camera in cui si sta trasferendo.
- « Mark done », da premere una volta che l’ospite e i suoi bagagli si trovano effettivamente nella nuova camera. Una riga completata si trasforma in un badge « Done » con un pulsante «Reopen » accanto, in modo che un clic prematuro sia recuperabile.
Tra questi due elementi compaiono il nome dell’ospite, un link alla prenotazione e il motivo del trasferimento, qualora sia stato registrato. I due orari sulla destra rappresentano una finestra temporale piuttosto che un appuntamento: il primo indica quando l’ ospite dovrebbe aver lasciato la vecchia camera, il secondo quando la nuova camera dovrebbe essere pronta. Passando il mouse su uno dei due, comparirà un’etichetta che ne specifica il significato.
I badge nell’intestazione del pannello indicano il numero di giorni. Viene visualizzato N pending in color ambra finché c’è lavoro da svolgere, seguito da un N done in grigio una volta completate alcune righe, e la coppia viene sostituita da un unicoAll done in verde quando l’ultima riga viene chiusa.
Attività degli ospiti di oggi
Questa è la voce del cruscotto che più si avvicina a un elenco di lavoro: i nomi effettivi corrispondenti ai conteggi di arrivi e partenze riportati sopra.
- Arrivals ,Departures e Stayovers . I «Stayovers» sono ospiti già presenti in struttura che non stanno né arrivando né partendo, ed è proprio questa la lista su cui opera il Servizio di pulizia.
- Today eTomorrow . Questo pulsante si applica a qualsiasi delle tre schede sopra indicate in cui si trovi, pertanto vi sono sei elenchi anziché tre.
- Ricerca per nome dell’ospite. Il filtro non si aggiorna durante la digitazione; prema Invio o faccia clic su «Search ».
Le colonne sono le stesse in tutte e sei le combinazioni.
| Colonna | Cosa mostra |
|---|---|
| Nome dell’ospite | L’ospite principale della prenotazione, oppure il primo ospite elencato se nessuno è contrassegnato come principale. Ordinabile. |
| Numero di ospiti | Il numero complessivo di adulti e bambini presenti in tutte le camere della prenotazione; pertanto, una prenotazione familiare per due camere mostra un unico totale complessivo anziché un numero per ciascuna camera. |
| Confirmation Number | Il numero di riferimento della prenotazione. Ordinabile: rappresenta il modo più rapido per individuare una prenotazione quando un ospite Le comunica un numero al telefono. |
| Camera | Il numero della camera assegnato alla prima camera della prenotazione, ad esempio 209. In caso di arrivo senza camera ancora assegnata, viene indicato invece il tipo di sistemazione. In una prenotazione con più camere, questa colonna non descrive le altre camere. |
| Stato | Fase del ciclo di vita della prenotazione: Prenotata, Confermata, Arrivo, Check-in, Partenza prevista, Check-out, Soggiorno prolungato, Provvisoria, Annullata, Mancata presentazione o Saltata. Il colore riflette il significato, pertanto le cancellazioni e i mancati arrivi sono indicati in rosso, mentre tutto ciò che riguarda il soggiorno in struttura è indicato in verde. |
| Azioni | View apre la prenotazione completa. |
Gli elenchi partono da cinque righe. «Load more...» ne aggiunge cinque alla volta e, una volta raggiunta la fine, si trasforma in «Show less», che riporta alla visualizzazione delle prime cinque righe. Nessuno dei due pulsanti appare quando l’elenco è composto da cinque righe o meno.
Attività di prenotazione odierna
Mentre l’attività degli ospiti riguarda le persone presenti nell’edificio, questa scheda riguarda le vendite. Tutto ciò che contiene è stato creato oggi, e quasi nulla di tutto ciò è previsto per oggi.
- Le tre cifre relative alla scheda in cui si trova. I pernottamenti sono la somma delle notti relative a tali prenotazioni, quindi undici prenotazioni con una media inferiore a quattro notti ciascuna danno un totale di 41.
- Sales ,Cancellations e Overbookings . Passando da una scheda all’altra si aggiornano sia la tabella che le cifre sopra di essa, e il primo riquadro cambia nome di conseguenza, quindi nella scheda centrale si legge “# CANCELLATIONS ”.
Nelle schede «Cancellations » e «Overbookings », i pernottamenti e i ricavi vengono calcolati in base alle righe effettivamente caricate. Se l’elenco è sufficientemente lungo da presentare ancora il pulsante «Load more... » al di sotto di esso, quei due riquadri mostrano un trattino anziché un numero, poiché un totale che escludesse silenziosamente le righe che non ha ancora aperto sarebbe peggiore della totale assenza di un totale. Caricate il resto e le cifre appariranno.
La tabella presenta una serie di colonne diversa da quella sovrastante.
| Colonna | Cosa mostra |
|---|---|
| Nome ospite | Ospite principale, come sopra. Ordinabile. |
| Numero di ospiti | Adulti e bambini inclusi nell’intera prenotazione. |
| Ricavi | Il totale complessivo della prenotazione, relativo all’intero soggiorno anziché a una singola notte. Ordinabile: in questo modo è possibile individuare la prenotazione più consistente della giornata. |
| Data di check-in | Data di arrivo dell’ospite, nel formato data utilizzato dalla Sua Struttura. In una giornata normale, queste date sono distribuite nelle settimane successive. |
| Numero di notti | Durata del soggiorno, calcolata in notti di calendario tra il check-in e il check-out. |
| Azioni | View apre la prenotazione. |
Overbookings È la scheda da controllare quotidianamente. Elenca le prenotazioni effettuate per date in cui la struttura è già al completo, che solitamente pervengono tramite un canale durante un intervallo di sincronizzazione. È poco oneroso correggerle con un mese di anticipo, mentre risulta costoso farlo alle 18:00 della sera stessa.
Ricavi su 14 giorni
Il grafico illustra i ricavi relativi a ciascuno degli ultimi quattordici giorni. Passate il cursore su qualsiasi punto per visualizzare la cifra esatta relativa a quella data.
Le due cifre sopra di esso, evidenziate nella schermata, costituiscono il riepilogo. « AVG DAILY INCOME » rappresenta la media di quei quattordici giorni. «14 Day Outlook » indica l’occupazione che state attualmente registrando per la quindicina a venire, pertanto va interpretata come una previsione piuttosto che come un dato storico.
Sotto ciascuna di esse è riportato un confronto con la settimana precedente, con una freccia che punta verso il basso e cambia colore quando il valore è negativo. Nello screenshot il ricavo è in aumento del 12,4 per cento, mentre le prospettive sono in calo del 3,1 per cento; ciò riflette l’andamento di una settimana recente particolarmente forte seguita da una leggera ripresa, ed è la combinazione su cui vale maggiormente la pena agire.
Il pulsante «Crea nuovo»
Create New si trova in alto a destra del Cruscotto e rappresenta la via più rapida per gestire qualsiasi prenotazione relativa a una camera.
| Opzione | Cosa crea |
|---|---|
| New Reservation | Una prenotazione normale, aperta nel modulo di prenotazione. |
| New Tentative | Una prenotazione in sospeso che non è stata confermata. Occupa la camera sul Calendario in modo che nessuno la venda due volte, ed è la scelta giusta per una richiesta di gruppo che si prevede di confermare. |
| Blocked Dates | Date escluse dalla vendita, senza ospiti associati. |
| Prenotazione di cortesia | Una breve prenotazione provvisoria di una camera per chi sta valutando la scelta. |
| Out of Service | Una camera che non può essere venduta ma che è comunque fisicamente in ordine, ad esempio mentre viene sottoposta a pulizia approfondita. |
| Out of Order | Una camera effettivamente inutilizzabile, ad esempio un bagno guasto. Le camere «Out of order» sono quelle che distorcono silenziosamente il tasso di occupazione se si dimentica di reinserirle nel sistema. |
| Uso interno | Una camera occupata dall’hotel stesso anziché da un ospite pagante. |
| Prenotazione gratuita | Un soggiorno effettivo di un ospite senza alcun costo. |
Aspetti che spesso creano confusione
L’attività degli ospiti e l’attività delle Prenotazioni non corrispondono allo stesso elenco
Si trovano una sopra l’altra, hanno titoli simili ed entrambe recitano “Oggi”. Todays guest activity indica le persone che arrivano, partono o soggiornano fisicamente. Todays reservation activity indica le prenotazioni effettuate oggi, per date che si collocano per lo più nel futuro. Un ospite può comparire in entrambe le sezioni, ma solo per coincidenza: ha prenotato oggi e arriva anche oggi.
È opportuno prestare attenzione a questo aspetto quando si comunica un numero a qualcuno. «Abbiamo avuto undici prenotazioni oggi» e «abbiamo undici arrivi oggi» descrivono due giorni completamente diversi.
Il fatturato indicato nelle due schede ha due significati diversi
Revenue inToday at a glance : si tratta del valore delle prenotazioni effettuate oggi, e tale cifra rimane invariata indipendentemente dalla scheda visualizzata nella scheda delle attività di prenotazione sottostante. Il campo «# REVENUE » (Prenotazioni in sospeso) nella scheda sottostante segue la scheda selezionata. Nella scheda «Sales » (Prenotazioni in sospeso) i due valori coincidono, poiché si tratta delle stesse prenotazioni. Nelle altre due schede non coincideranno, ed entrambe le cifre sono corrette.
I conteggi non diminuiscono man mano che si procede
Arrivals si tratta di un conteggio delle prenotazioni in scadenza oggi, non di un conteggio delle persone che devono ancora effettuare il check-in. Il valore sarà lo stesso alle 23:00 così come lo era alle 7:00. Per vedere chi è ancora in sospeso, apra l’elenco degli arrivi e legga la colonna «Status », dove chiunque si trovi già nell’ edificio risulta come «CheckedIn».
Il cruscotto è un riepilogo e nulla di quanto vi compare può essere modificato. Quando un numero qui solleva un dubbio, la risposta si trova solitamente nel Calendario , camera per camera.