Che cos’è un conto della struttura
Qualcuno sta spendendo denaro presso la Sua struttura ma non alloggia in camera. Una scuola di immersioni che tiene un corso per persone che alloggiano nelle vicinanze. Un’agenzia che effettua il pagamento una volta al mese. Una festa di nozze che utilizza la sala ricevimenti. Un cliente occasionale che apre un conto al bar il sabato pomeriggio.
Un «house account» è il conto su cui vengono registrate tali spese. Funziona come una fattura: vi vengono addebitate le spese, vi vengono accreditati i pagamenti e, alla fine, qualcuno lo salda e riceve una fattura. Ciò che non fa è occupare una camera. Non consuma alcuna disponibilità, non compare nelle statistiche di occupazione e non modifica in alcun modo ciò che vi resta da vendere.
È proprio quest’ultimo aspetto il punto cruciale. Il vecchio metodo di gestire un cliente non residente consisteva nel registrarlo in una camera fittizia in modo da avere un conto su cui addebitare le spese, e ogni camera fittizia altera silenziosamente il Suo tasso di occupazione, la Sua disponibilità e ogni rapporto basato su tali dati. Un conto interno è la stessa fattura senza la camera fittizia.
Conto interno o conto delle prenotazioni
La domanda si risponde da sé: se la persona ha una prenotazione, utilizzi il relativo folio. Gli addebiti devono essere associati al soggiorno in cui sono stati sostenuti, e il folio svolge funzioni che un conto interno non svolge, come la suddivisione di una fattura tra l’ospite e un’Azienda, oppure l’assegnazione degli addebiti a un’altra camera.
Si apra un conto interno quando non vi è alcuna prenotazione a cui addebitare gli importi e quando non è prevista alcuna prenotazione. Ogni aspetto del conto, compreso il suo aspetto sullo schermo, presuppone che: non vi sia alcun arrivo, nessuna partenza, nessuna camera e nulla che possa trasformarlo in una prenotazione in un secondo momento.
Come attivarlo e chi può visualizzarlo
Devono verificarsi due condizioni affinché l’opzione “House Accounts” appaia nella sezione “Reservations” del menu.
La prima è l’attivazione dell’opzione relativa alla Struttura. “House accounts” è una delle quattro opzioni presenti in “Funzionalità di fatturazione” e, se disattivata, l’intera funzionalità rimane nascosta a tutti.
La seconda è l’autorizzazione. I membri di «House accounts» dispongono di un proprio gruppo di sei autorizzazioni all’interno di «Reservations» in «Utenti», «Ruoli e autorizzazioni», e conviene concederle separatamente piuttosto che in blocco:
| Autorizzazione | Cosa consente |
|---|---|
| List house accounts | Visualizzare l’elenco nella sua interezza. Senza questa o la successiva autorizzazione, la schermata appare come un pannello bloccato. |
| Open an account and its ledger | Leggere un account e tutto ciò che vi è pubblicato. |
| Open a new house account | Il pulsante «New account». Il personale allo sportello ne ha raramente bisogno. |
| Post charges to an account, reopen it | Aggiungere addebiti e riaprire un conto già chiuso. |
| Settle and close an account, issuing an invoice number | Chiusura. Contrassegnata come «sensibile», poiché il numero di fattura che emette corrisponde a un numero presente nella Sua contabilità. |
| View the house-account postings report | Il report delle registrazioni contabili, che è distinto dalla visualizzazione dei conti stessi. |
L’incasso di denaro non è presente in tale elenco. La registrazione di un pagamento su un conto interno richiede la stessa autorizzazione necessaria per la registrazione su un folio, in quanto si tratta della stessa operazione: un cassiere che incassa denaro è un cassiere che incassa denaro, indipendentemente da chi lo versasse.
L’elenco
Reservations House Accounts a quindi l’apertura del registro. Ogni conto della Sua Struttura, con l’importo che ciascuno deve.
Le tre schede rappresentano il riepilogo che un responsabile di turno desidera: Open accounts indica quanti conti sono ancora in sospeso, Outstanding indica quanto vi devono complessivamente tali conti, ePast due indica quanti hanno superato la data in cui aveva stabilito di essere pagati. Quest’ultima scheda diventa color ambra quando il valore non è zero, ed è quella da controllare per prima.
Sotto, ogni riga corrisponde a un conto. Vale la pena dare un’occhiata più attenta alle due colonne.
Status presenta tre valori, non due. Open significa che il conto è attivo. Settled Significa che è stato chiuso e gli è stato assegnato un numero di fattura. “Overdue ” non è uno stato impostato da nessuno: si tratta di un conto aperto che presenta ancora un debito in una data successiva alla sua data di “Due ”, ricalcolata ogni volta che la schermata viene caricata. Effettuate il pagamento o modificate la data di scadenza, e tornerà automaticamente a “Open ”.
Balance Viene visualizzato in grassetto quando vi è un importo dovuto e può diventare negativo. Un saldo negativo non costituisce un errore, ma rappresenta un credito: Lei sta detenendo una somma superiore a quella che il cliente ha speso, il che è lo stato normale di un conto che ha ricevuto un versamento prima dell’addebito.
La casella di ricerca effettua la ricerca nel nome dell’account, nel contatto, nell’ Azienda, nell’indirizzo e-mail e nel numero di account; pertanto, «HA-1004 » individua un account con la stessa facilità con cui lo fa un cognome. Il controllo Open /Settled /All accanto ad esso determina su quali conti viene eseguita la ricerca; l’elenco si apre suOpen , motivo per cui un conto che qualcuno ha saldato la settimana scorsa sembra essere scomparso.
L’apertura di un conto
New account fa apparire un pannello di otto campi, di cui solo uno è obbligatorio.
Account name È quello obbligatorio, e vale la pena dedicarvi dieci secondi. È il nome con cui il conto verrà indicato ovunque in seguito: in questo elenco, nel rendiconto delle registrazioni, nella fattura. Assegnategli un nome in base all’oggetto della fatturazione piuttosto che alla persona che ha di fronte, poiché la persona cambia e l’oggetto no. Il numero di conto, a partire daHA-1001 , vi viene assegnato al momento del salvataggio.
Credit limit Si tratta di un consiglio, non di un ostacolo. Nulla impedisce un addebito che faccia superare tale limite al conto. Ciò che accade invece è che nella pagina del conto compare un banner di avviso che indica che il saldo è superiore al limite, destinato a chiunque consulti il conto in seguito. Se ha bisogno di un blocco definitivo, questo non lo è.
Payment due È il campo che rende il registro degno di essere consultato. Alimenta il badge «Overdue », il riquadro «Past due » e ogni categoria nel pannello dei saldi scaduti del rapporto delle registrazioni contabili . Un conto senza data di scadenza non risulta mai in ritardo e non matura mai, indipendentemente da quanto tempo rimanga lì.
Notes Si tratta di un testo libero relativo al conto, visualizzato in calce alla pagina del conto. È il posto giusto per specificare: chi sono queste persone, cosa stanno facendo e come intendono pagare. Chiunque si occuperà del conto tra tre settimane ne sarà grato.
Salvando si accede direttamente al nuovo conto, pronto per registrare gli addebiti e incassare denaro . Tutto ciò che è presente nel pannello, ad eccezione del numero di conto, può essere modificato in un secondo momento.
Aspetti che possono creare confusione
Un conto chiuso non è sparito. L’elenco si apre su Open . Passi aSettled o All per trovarlo; potrà essere riaperto se è stato chiuso troppo presto.
Il limite di credito non bloccherà nessuno. Fa semplicemente apparire un avviso sul conto e nient’altro. Lo consideri come una nota per i Suoi colleghi piuttosto che come un controllo.
L’assenza di una data di scadenza implica che non ci saranno mai ritardi. Lasciare il campo in bianco è ragionevole per un conto che verrà saldato entro un’ora, ma è una cattiva idea per un’ agenzia, poiché il conto non apparirà mai nel riquadro “Past due ” né in alcun elenco di crediti scaduti, indipendentemente dalla durata del conto.
Nessuno li tiene d’occhio per voi. Non ci sono promemoria, né e-mail automatiche, né segnalazioni. Un conto interno è una nota che indica che qualcuno vi deve dei soldi, e vale la pena decidere chi deve aprire questa schermata e con quale frequenza prima di ritrovarvene trenta.