Quasi tutto il resto in Prostay può attendere. Queste due operazioni invece no: avvengono con l’ospite in piedi davanti a voi e sono ciò che il resto del sistema utilizza per stabilire se una camera è occupata, se il Servizio di pulizia debba occuparsene e se il ricavo di stasera sia effettivo. Questo articolo illustra l’intero arco di un soggiorno dal punto di vista della reception.
Dove avviene
Sulla prenotazione stessa, nell’intestazione. Il Cruscotto mostra gli arrivi e le partenze di oggi, mentre il Calendario presenta le stesse prenotazioni suddivise per camera, ma entrambi sono semplicemente modi per individuare la prenotazione. Nessuno dei due effettua il check-in. Aprite la prenotazione e l’intestazione propone esattamente le azioni più appropriate per lo stato in cui si trova la prenotazione.
Effettuare il check-in di un ospite
- L’indicatore di stato. “ARRIVAL” significa che l’arrivo è previsto per oggi e che l’ospite non è ancora presente.
- Check-in. L’intera operazione. Una sola pressione.
- Il menu a tendina dello stato. La procedura manuale, per gli stati in cui non è presente alcun pulsante.
Premete “Check In” e l’ospite è registrato. Non vi è alcuna procedura guidata, nessuna conferma e nessun modulo: Prostay parte dal presupposto che abbia già effettuato le operazioni di check-in alla reception e che il pulsante si limiti a registrarlo.
L’intestazione si aggiorna automaticamente in base al nuovo stato. Il badge diventa verde, « Check In » viene sostituito da «Check Out », e accanto compare «Check-out early », poiché l’ ospite dispone ora di notti che potrebbe restituire.
Il check-in non verifica la disponibilità della camera
Prostay non Le impedirà di effettuare il check-in di un ospite in una prenotazione senza camera assegnata, con una Scheda di registrazione non firmata o con un saldo non pagato. Nessuna di queste è una condizione necessaria per il check-in. Se la Sua reception le richiede, si tratta di una procedura che il Suo team segue, non di un limite imposto dal software.
Quando il pulsante «Check-in» non è presente
Devono sussistere due condizioni e il pulsante è semplicemente assente quando una delle due non è soddisfatta.
| Condizione | Cosa significa in pratica |
|---|---|
| La prenotazione non è ancora arrivata | Lo stato è «Prenotata», «Confermata», «Arrivo» o «Provvisoria». Una prenotazione per la quale è già stato effettuato il check-in, che è stata cancellata o per la quale è stato effettuato il check-out non presenta alcuna possibilità di effettuare il check-in. |
| La data odierna rientra nel periodo di soggiorno | Dalla data di arrivo fino alla data di partenza esclusa. È questo che impedisce di effettuare il check-in per gli arrivi di domani con un giorno di anticipo, il che comporterebbe l’inserimento nel sistema di un ospite che non si trova effettivamente nella struttura. |
È frequente che un ospite si presenti con un giorno di anticipo, e la soluzione non consiste nel forzare il check-in. Modifichi innanzitutto la data di arrivo sulla prenotazione, operazione che aggiornerà correttamente il prezzo del soggiorno, dopodiché il pulsante apparirà automaticamente.
Check-out di un ospite
Check Out viene proposto per qualsiasi prenotazione in cui l’ospite si trovi nell’edificio, il che comprende tre stati anziché uno: check-in effettuato, ancora presente in una notte successiva e con partenza prevista per oggi. L’ultimo di questi è il caso più comune alle undici del mattino, ed è quello di cui è piena la lista delle partenze.
Si noti cosa manca da quell’intestazione: « Check-out early ». Non c’è nulla di anticipato nel partire nella data di partenza prevista, quindi il pulsante non viene proposto.
Check-out con importi da saldare
Prostay avvisa anziché bloccare, poiché effettuare il check-out con un saldo in sospeso è un’operazione legittima: si sta effettuando la fatturazione per un’azienda, si sta recuperando un deposito, un canale effettua il saldo mensilmente. Ciò che il sistema non consentirà è che ciò avvenga per errore, poiché nel momento in cui l’ospite esce dall’edificio il recupero del credito risulta molto più difficile.
| Scelta | Cosa accade |
|---|---|
| Take payment first | Non cambia nulla. Accedete alla scheda «Folio», saldate il saldo, quindi tornate indietro. |
| Check out anyway | L’ospite viene registrato come partito e il conto rimane aperto con il saldo in sospeso. Il debito non viene cancellato e la prenotazione continua a indicare l’importo dovuto. |
Partenza anticipata
Un ospite che ha prenotato fino a venerdì e che parte mercoledì non rappresenta un normale check-out, poiché le due notti che gli sarebbero state addebitate non verranno effettivamente fruite. Check-out early gestisce questa situazione: conclude il soggiorno e sposta la data di partenza a oggi, in modo che la prenotazione, il Calendario e la camera concordino sul fatto che la camera è nuovamente libera.
Questo è l’unico caso in cui un saldo in sospeso costituisce un blocco definitivo anziché un avviso, e il motivo è che una partenza anticipata modifica l’importo dovuto dall’ospite. Regoli prima il conto e la finestra di dialogo Le consentirà di procedere. Se l’ospite effettivamente non intende effettuare il pagamento oggi, utilizzi invece la normale funzione «Check Out» e il relativo avviso.
La data di partenza viene modificata
Il check-out anticipato modifica la data di partenza della prenotazione impostandola su oggi e contrassegna l’intestazione con un badge “Checked-out early”. Ciò è intenzionale: è ciò che libera la camera sul Calendario per le notti in cui l’ospite non soggiorna più, e ciò che consente al report delle partenze di fornire un resoconto veritiero in seguito.
Annullamento di un check-in
Effettuare il check-in sulla prenotazione sbagliata è facile quando due ospiti arrivano insieme, e vale la pena annullarlo correttamente piuttosto che riportare lo stato a mano, poiché un check-in influisce sia sulla camera che sulla prenotazione.
È disponibile fintanto che l’ospite è arrivato oggi e non è stato addebitato alcun importo sul conto per una data successiva. Una volta che il soggiorno è proseguito, l’opzione scompare e, a quel punto, la correzione corretta consiste in un cambio di camera o in un adeguamento, piuttosto che fingere che il check-in non sia mai avvenuto.
| Domanda | Come rispondere |
|---|---|
| Room Options | Maintain Room mantiene la camera nella prenotazione, che è ciò che si desidera quando il check-in è stato semplicemente anticipato. Remove Room la rimuove e riporta la prenotazione allo stato “non assegnata”, che è ciò che si desidera quando si è effettuato il check-in dell’ospite nella camera sbagliata. |
| Room Status | Come dovrebbe considerare la camera il Servizio di pulizia in questo momento. Clean se nessuno ha mai varcato la soglia, Dirty se invece l’ha fatto. Questo è il campo che spesso viene tralasciato, ed è proprio quello che determina se la camera verrà pulita nuovamente prima dell’arrivo del prossimo ospite. |
La prenotazione torna a ARRIVAL, pronta per essere registrata nuovamente, questa volta in modo corretto. Non esiste un equivalente per il check-out: per annullarne uno, reimpostare lo stato tramite il menu a tendina.
Prenotazioni con più camere
Il check-in e il check-out si applicano all’intera prenotazione, non alle singole camere. Una famiglia con una prenotazione che comprende due camere effettua un unico check-in, e entrambe le camere vengono occupate contemporaneamente.
Qualora ciò non corrisponda alle Sue esigenze, poiché metà del gruppo arriva giovedì e l’altra metà venerdì, la prenotazione dovrebbe essere suddivisa in prenotazioni separate, in modo che ciascuna possa essere registrata nel proprio giorno. Questo aspetto è trattato nelle sezioni relative alla suddivisione di un soggiorno e allo spostamento delle camere .
Gli stati che vedrà effettivamente
Esistono undici stati e il menu a tendina li elenca tutti; la tabella completa si trova nella pagina delle Prenotazioni . Cinque di essi costituiscono il ciclo di vita di un soggiorno normale.
| Stato | Cosa significa |
|---|---|
| ARRIVAL | Due in oggi, non ancora presente. È su questo che agisce il Check-in. |
| CHECKED-IN | In struttura. |
| DUE-OUT | In struttura e in partenza oggi. È ancora possibile effettuare il Check-out. |
| CHECKED-OUT | Partito. La camera è stata liberata per il Servizio di pulizia. |
| NO-SHOW | Due in e non è mai arrivato. Da impostare dal menu a tendina, non tramite un pulsante. |
Contrassegnate come “no-show” anziché cancellare o eliminare la prenotazione. La cancellazione indica che l’ ospite vi ha avvisato; un “no-show” indica che non lo ha fatto, e le due opzioni hanno significati diversi per il Suo tasso di no-show e per la decisione di addebitare o meno la carta registrata.
Aspetti che spesso creano confusione
- Gli arrivi di domani non possono essere registrati oggi. Il pulsante è assente, non disabilitato, quindi non c’è nulla su cui passare il mouse per ottenere una spiegazione. Modifichi la data di arrivo se l’ospite è effettivamente in anticipo.
- Il check-out non chiude il conto. Ne modifica semplicemente lo stato. L’ eventuale saldo rimane invariato dopo il check-out.
- Il check-out anticipato modifica la data di partenza. Il check-out ordinario non lo fa. Se si utilizza quello sbagliato, il Calendario manterrà una camera in cui non si trova nessuno.
- Il «Check-in inverso» ha una scadenza. Il giorno successivo non sarà più disponibile. Annulli l’ errore finché lo ha ancora presente.
- Su una prenotazione soggetta a restrizioni i pulsanti sono disattivati. Nulla spiega il motivo. Significa che non figurate nell’elenco degli utenti autorizzati a gestire tale prenotazione; tale impostazione viene configurata da un amministratore alla voce Actions .