Imposte e commissioni

Questa schermata riporta tutti gli addebiti che si aggiungono a una fattura e che non riguardano la camera stessa né qualcosa acquistato dall’ospite. Imposte sulle vendite, tassa comunale, costo del servizio, tassa di soggiorno. Nella maggior parte delle strutture se ne contano solo cinque o sei, ma ognuna comporta quattro decisioni, e tre di queste modificano il calcolo piuttosto che la formulazione. Il presente articolo verte principalmente su quelle tre.

1. L’interruttore «Attivo». Non si tratta di un indicatore di bozza. È il pulsante di attivazione del costo e ha effetto sul preventivo successivo.
2. La colonna “Tipo”. Come viene moltiplicato l’importo. Sei possibilità, illustrate di seguito.
3. Una riga disattivata. La tassa di soggiorno esiste, è completamente configurata, ma non compare su nessuna fattura.

L’elenco rappresenta l’impostazione attuale

La descrizione nella parte superiore dello schermo indica che la creazione di un’imposta non ne comporta l’applicazione automatica. Si raccomanda di considerare questa affermazione con una certa cautela. Non esiste una seconda fase in cui si associa un addebito a una tariffa o a una tipologia di camera: quando Prostay calcola il prezzo di una prenotazione, legge questo elenco, mantiene tutto ciò che è « Active » ed «exclusive» e aggiunge una riga per ciascuna voce. L’ interruttore a sinistra di ogni riga costituisce l’intera procedura di attivazione.

Se l’opzione «Add new Tax or Fee» non è presente sulla Sua schermata e nessuna riga offre «Edit», il Suo ruolo non include l’autorizzazione a tale funzione. Un amministratore può aggiungerla da Users nelle Impostazioni di sistema, alla voce «Integrations» › «Taxes & fees». La lettura dell’elenco è un diritto distinto dalla sua modifica, il che rappresenta la consueta configurazione per una schermata che determina gli addebiti a carico degli ospiti.

Voci o prenotazioni

La prima scelta nel menu a tendina, nonché quella che determina quale dei due calcoli completamente distinti verrà applicato al Suo supplemento.

È opportuno conoscere due conseguenze della scelta dell’opzione «Items» prima di selezionarla. La prima è che la colonna «Tipo» nell’elenco riporterà «N/A» per quella riga in poi; si tratta di un messaggio corretto e non di un errore. La seconda è che sul folio, ogni imposta per voce esclusiva attiva viene sommata in un’unica percentuale combinata e applicata a ciascun addebito; pertanto, un’imposta sulle vendite del 9% insieme a un’ imposta locale del 4% viene fatturata come 13% su un’unica riga anziché come due. L’aggiunta di una seconda imposta per voce aumenta automaticamente l’aliquota su ogni addebito rapido nell’ edificio.

Esclusivo o inclusivo

"Esclusivo" significa che l’addebito viene aggiunto alla tariffa. "Inclusivo" significa che è già compreso nella tariffa da Lei indicata.

Ciò che è facile trascurare è quanto sia assoluta l’impostazione “inclusivo”. Un addebito inclusivo viene completamente escluso dal preventivo: nessuna voce, nessun importo, nessuna menzione. Non compare come nota “IVA inclusa” e il totale a carico dell’ospite non varia di un centesimo. Contrassegnare un costo come «inclusivo» equivale, dal punto di vista funzionale, a disattivarlo, con un’unica differenza: rimane comunque visibile come se fosse configurato. Se le Sue tariffe sono indicate con IVA inclusa e ha anche bisogno che l’IVA sia indicata separatamente sulla fattura, questa impostazione non è quella che fa al caso Suo.

I sei tipi di calcolo

Per un costo di prenotazione, «Type» (Costo della prenotazione) funge da moltiplicatore. L’ importo digitato sotto di esso non ha alcun significato finché questo menu a tendina non indica il fattore per cui moltiplicarlo.

Il tipo «per persona» è quello che tiene conto dell’occupazione da Lei inserita nella prenotazione anziché della capienza della camera; pertanto, una Family Room venduta a due adulti viene addebitata per due persone, non per quattro. Si noti inoltre che i tipi basati su percentuale vengono applicati esclusivamente al subtotale della camera. Un addebito percentuale non incide mai sui servizi aggiuntivi presenti nella stessa prenotazione; a tale scopo è prevista l’impostazione separata « Items ».

Importi, percentuali e altre valute

Il campo “Amount ” (Addebito) cambia forma a seconda del tipo selezionato sopra di esso. Se si sceglie un tipo percentuale, il campo viene etichettato come “Amount (%) ” e richiede un numero semplice: 9 significa 9 per cento. Se si sceglie qualsiasi tipo fisso, il campo acquisisce la valuta della struttura come prefisso, come nel caso di “USD ” (tassa di soggiorno) sopra, e 2 significa due dollari.

Un addebito a importo fisso presenta inoltre una sezione "Multi-Currency Prices " (Importo in valuta) nella parte sottostante. Gli importi fissi sono espressi nella valuta di base della Struttura, pertanto, quando a un ospite viene indicato un prezzo in un’altra valuta, Prostay deve procedere alla conversione. L’inserimento dei prezzi multivaluta sostituisce tale conversione con una cifra da voi scelto, il che è importante per gli addebiti che, per legge, devono essere un numero tondo nella loro valuta: una tassa di soggiorno di due euro dovrebbe essere indicata come due euro, non come 1,83, che è il valore risultante dal tasso di cambio odierno. Gli addebiti percentuali non mostrano mai questa sezione, poiché una percentuale di un subtotale già convertito è già espressa nella valuta corretta.

Addebitata in aggiunta a eventuali commissioni

Questa domanda appare solo quando l’opzione «Tax/Fee Type» è impostata su «Tax» (Includi le spese nella base imponibile) e chiede se la tassa debba essere applicata sia sulle spese che sulla camera. Un costo di servizio del 5% seguito da una tassa applicata in aggiunta alle spese comporta l’imposizione fiscale sulla camera più il costo di servizio; la stessa tassa con la risposta impostata su «no» comporta l’imposizione fiscale solo sulla camera. Le commissioni non comportano mai questo dubbio, poiché una commissione non viene applicata su altri oneri.

Errori comuni