Camere oggetto di prenotazione

Una prenotazione è un contratto relativo a una o più camere. La scheda « Rooms » è la sezione in cui sono elencate tali camere, una per riga, ed è l’unico luogo in cui è possibile modificare la camera fisica in cui un ospite entrerà senza dover ricreare la prenotazione.

Il conteggio riportato nella scheda corrisponde al numero di righe. Una prenotazione familiare per due camere viene indicata come «Rooms 2» e costituisce comunque un’unica prenotazione, con un unico folio e un unico saldo.

La scheda

1. Cosa è stato prenotato. Tipo di camera, piano tariffario e trattamento.
2. In quale camera si trovano effettivamente. Modificabile direttamente qui.
3. A nome di chi è registrata la camera. Modificabile anche direttamente sul campo.
4. Le date relative a questa camera. Non necessariamente le date della prenotazione.
5. Quante persone vi soggiornano. Adulti e bambini.
6. Il costo di questa camera. Per l’intero soggiorno e per notte.

Si noti che le due righe nella schermata presentano date diverse. Una prenotazione può comprendere camere con giorni di arrivo e di partenza diversi; una famiglia in cui i nonni arrivano un giorno dopo costituisce un’unica prenotazione, non due. Le date nell’intestazione della pagina di prenotazione rappresentano i limiti esterni di tutte le camere; queste sono quelle effettive.

Le colonne

La seconda riga è più importante di quanto sembri. Due camere nella stessa prenotazione possono avere piani tariffari e formule di vitto diversi, il che è normale in una prenotazione tramite canale, dove ogni camera viene venduta separatamente, ed è per questo che l’ospite che chiede «la colazione è inclusa?» possa ricevere una risposta diversa per ciascuna camera in cui alloggia.

Assegnazione di una camera

La prenotazione di una tipologia di camera e l’assegnazione di un numero di camera sono due operazioni distinte. Un ospite prenota una camera Deluxe King; quale camera Deluxe King gli verrà assegnata viene deciso in un secondo momento, talvolta solo quando si presenta alla reception. Il menu a tendina “ ASSIGNMENT(s) ” (Tipo di camera) è il luogo in cui tale decisione viene registrata.

Due aspetti sono validi per ogni camera presente in tale elenco, e costituiscono il motivo per cui è possibile effettuare una scelta senza dover verificare altro:

• È della tipologia che è stata prenotata. L’elenco non propone mai una camera Twin quando è stata venduta una camera Deluxe King. Assegnare l’ospite a una tipologia diversa costituisce un trasferimento di camera, non un’assegnazione, e viene gestito tramite Split Stay / Room Move in modo che la tariffa segua la modifica.
• È disponibile gratuitamente per queste date. Le camere già vendute per qualsiasi notte di questo soggiorno non vengono proposte.

La linea grigia sotto ciascun numero indica lo stato del Servizio di pulizia: “Clean”, “Inspected”, “ Dirty”, “Pick-up”. Si tratta di dati in tempo reale, non di un’istantanea di questa mattina. In caso di arrivo in giornata, ciò rappresenta la differenza tra una camera in cui l’ospite può entrare immediatamente e una camera che deve prima essere pulita dal personale, pertanto vale la pena leggere queste informazioni prima di scegliere il numero più basso dell’elenco.

Selezionate una camera e la scelta verrà salvata immediatamente. In questa scheda non è presente alcun pulsante «Salva»; la modifica viene registrata quando il menu a tendina si chiude e la pagina si ricarica in background. In caso di errore, il menu a tendina torna immediatamente alla camera precedentemente selezionata e viene visualizzato un messaggio di errore; l’assegnazione non viene mai lasciata in uno stato in cui lo schermo e il database non coincidano.

Modifica dell’ospite principale

L’ospite principale è la persona a nome della quale la camera è stata riservata: il nome riportato sulla chiave magnetica, il nome che il Servizio di pulizia e la reception vedono associato a quella camera, e il nome che compare quando qualcuno chiama dalla camera stessa. Si tratta di un'impostazione per camera, non per prenotazione: questo è il punto fondamentale. Nel caso di una prenotazione familiare con due camere, ciascuna camera può essere intestata all’adulto che vi pernotta effettivamente.

L’elenco comprende tutti gli ospiti presenti nella prenotazione. Se la persona che cercate non è presente, aggiungetela prima nella scheda «Ospiti» ; questo menu a tendina non crea alcun nuovo ospite.

Come per l’assegnazione, il salvataggio avviene non appena si effettua la selezione. Modificarlo non comporta alcun spostamento degli addebiti: una voce già registrata a nome di un ospite rimane associata a quell’ospite finché qualcuno non la riassegna sul folio.

Date, occupazione e importo

1. Le date relative a questa camera. Le notti vengono conteggiate tra le due date, quindi dal 16 al 19 agosto corrispondono a tre notti, non a quattro. La modifica si effettua da «Edit » nell’intestazione della prenotazione, non qui.
2. Adulti e bambini. A chi era destinato il prezzo della camera. Un bambino viene conteggiato ai fini dei limiti di occupazione e spesso anche ai fini della tariffa, motivo per cui viene registrato separatamente anziché come numero di persone.
3. Il totale relativo alla camera. Tutto ciò che si trova sotto di essa nella riga, imposte, voci aggiuntive, i saldi, costituisce l’intera prenotazione; questa cifra si riferisce a questa camera.

Il menu della riga

I tre puntini alla fine di ogni riga contengono tutte le opzioni che modificano la struttura della prenotazione piuttosto che un valore in essa contenuto. Il contenuto del menu dipende dalla provenienza della prenotazione.

Non si tratta di un problema di autorizzazioni né di un bug. Una prenotazione proveniente da Booking.com, Expedia o da un GDS è di proprietà di quel canale: la sua struttura risiede lì, e una modifica apportata qui non verrebbe sincronizzata. Prostay nasconde le azioni di riorganizzazione piuttosto che consentire di apportare una modifica che entrerebbe silenziosamente in conflitto con il canale. Per spostare un ospite proveniente da un canale in una tipologia di camera diversa, modifichi la prenotazione direttamente sul canale oppure cancelli e effettui una nuova prenotazione diretta.

Eliminazione di una camera

L’eliminazione di una camera rimuove la riga, libera la camera sul Calendario e elimina gli addebiti relativi a quella camera dal folio. Il totale e il saldo della prenotazione diminuiscono di conseguenza. La finestra di dialogo indica che l’azione è irreversibile e lo intende letteralmente: non è possibile ripristinarla, e reinserire la camera comporta la creazione di una nuova camera nella prenotazione alla tariffa in vigore oggi.

Due aspetti da tenere presenti prima di fare clic su “Confirm”:

• I pagamenti non vengono rimossi. Vengono eliminati solo gli addebiti relativi alla camera. Se l’ ospite aveva già pagato la camera che ha appena eliminato, la prenotazione risulta ora in credito e ciò viene visualizzato come saldo negativo fino a quando qualcuno non provvederà al rimborso.
• L’eliminazione dell’ultima camera non annulla la prenotazione. Vi rimane una prenotazione priva di camere. Se l’ospite non si presenterà, annulli invece la prenotazione dall’intestazione; in tal modo viene registrato un motivo e rimane una traccia verificabile. Per una prenotazione proveniente da un canale, la annulli nell’extranet del canale anziché qui: l’annullamento in Prostay non viene trasmesso al canale, pertanto l’ospite mantiene una conferma attiva e la commissione rimane dovuta.

Aspetti che spesso creano confusione