Quali campi devo compilare?

Name e Source . Questi due sono contrassegnati da un asterisco e Save rimane disattivato finché entrambi non vengono impostati. Tutto il resto può essere aggiunto in seguito sulla pagina stessa della fonte, con un’unica eccezione: Source Code , che non dispone di alcun campo in quella pagina, pertanto lo si imposti ora oppure non lo si imposti affatto.

Perché il numero di telefono che ho digitato non compare nell'elenco?

Poiché la colonna " Phone " dell'elenco mostra il campo " Mobile ", mentre il campo " Phone " appare solo nella pagina della fonte stessa. Si tratta di una particolarità che vale la pena conoscere piuttosto che di un errore: inserisca il numero che desidera che il Suo team veda in Mobile e utilizzi Phone per il centralino.

È possibile modificare un tipo di fonte da uno all’altro?

Sì. Aprire il codice sorgente, modificare il menu a tendina « Source » nella scheda « Source Details » e premere « Save Changes ». Le prenotazioni effettuate successivamente applicheranno la commissione del nuovo tipo; le prenotazioni già effettuate manterranno quella con cui erano state calcolate. La modifica non risulta nella scheda « Activity Logs », pertanto, qualora due di voi si occupino di questi dati, vi preghiamo di informare l’altro.

Cosa devo inserire nel campo «Paese»?

Il codice di due lettere, ad esempio DE o US . Il campo è una casella di testo semplice e accetta senza problemi Germany , ma il filtro per paese dell’elenco offre un elenco fisso di paesi e effettua la corrispondenza in base ai loro codici, pertanto una fonte che riporti il nome del paese per esteso risulta invisibile a tale filtro.

Ho aggiunto lo stesso partner due volte. Come posso unirli?

Non è possibile. Prostay non prevede l’unione delle Fonti di Prenotazione e l’eliminazione del record in eccesso non trasferisce le relative prenotazioni su quello che ha mantenuto. Decidete quale record è quello corretto, riassegnate le prenotazioni presenti sul duplicato a quest’ultimo per ciascuna prenotazione, quindi eliminate il duplicato dall’elenco. Effettuare una ricerca nell’elenco prima di creare qualsiasi cosa è decisamente più semplice di questa procedura.

Posso modificare Walk-in o le altre fonti che non ho creato io?

No. Quelle righe non presentano il menu con i tre puntini; ciò significa che Prostay Le sta indicando che ne detiene la proprietà. Lo stesso principio vale per le fonti create tramite una connessione di canale: modifichile dal lato del canale, poiché è dalla connessione che provengono il loro nome e le relative prenotazioni.

Aggiunta e modifica di una fonte di Prenotazione

Una fonte di prenotazione è la registrazione di un partner che Le invia clienti: Booking.com, un account aziendale, l’agente in fondo alla strada. Per crearne una sono necessari due campi. Tutto il resto nel pannello è costituito da dettagli di contatto e documentazione amministrativa per cui il Suo team Le sarà grato in seguito, e nulla di tutto ciò modifica il valore di una prenotazione.

L’unico campo che influisce è «Source», che associa la fonte a un tipo di fonte, ed è proprio il tipo a determinare la commissione. Se non ha ancora configurato i tipi, lo faccia innanzitutto nella sezione «Tipi di Fonte e relative commissioni», poiché non è possibile salvare una fonte senza averne selezionato uno.

Prima di aggiungerne una

Cercate prima il nome del partner nell’elenco. I duplicati sono l’unico errore in questa fase che risulta davvero fastidioso da correggere: due record relativi allo stesso agente dividono la produzione di quell’agente tra due righe, quindi nessuno dei due vi indica il proprio valore, e Prostay non offre la possibilità di unirli. La consultazione dell’elenco è descritta nella sezione “Lettura dell’elenco delle Fonti di Prenotazione ”.

Verifichi inoltre che il partner non stia già arrivando tramite un canale collegato. Le fonti relative ai canali che ha collegato vengono create automaticamente per lei, e l’aggiunta manuale di un secondo record comporta proprio la suddivisione che stava cercando di evitare.

Aggiunta di una fonte

Nella parte superiore del pannello “Add Booking Source”, sottotitolato “Aggiunga un nuovo agente o canale affiliato al Suo elenco ‘booking sources’”. I link “Name” e “Source” riportano entrambi un asterisco rosso; “Source” è un menu a tendina che riporta la dicitura “Select”; e sotto di essi si trovano “Primary Contact”, “Email Address”, “Source Code”, “Phone” e “Mobile”, “Company Tax ID Number”, “Company Name” e un pulsante “Is Key Account” che risulta disattivato. — "Nome" e "Fonte" sono gli unici campi obbligatori. Il resto può attendere fino a quando non ne disporrà.

Premere “Create New” (Aggiungi nuova fonte di Prenotazione ). In alto a destra dell’ elenco delle Fonti di Prenotazione. Il pannello “Add Booking Source ” (Aggiungi nuova fonte di Prenotazione) si apre da destra.
Digiti il nome della "Name". Campo obbligatorio. Si tratta del nome che apparirà nell’elenco, nel selettore delle fonti quando il Suo team effettua una prenotazione e su ogni rapporto di produzione; pertanto, utilizzi il nome che i Suoi colleghi pronuncerebbero ad alta voce piuttosto che la denominazione legale. Il nome ufficiale dell’azienda ha un campo dedicato più in basso.
Selezionate un «Source». Campo obbligatorio; si tratta del tipo di fonte. Determina la commissione su tutto ciò che questo partner vi invia. L’elenco comprende tutti i tipi che ha definito, indipendentemente dal fatto che siano attivati o meno.
Compili i dati di contatto. Tutti i campi sono facoltativi. La persona a cui rivolgersi per il recupero di una fattura tra otto mesi è quella per cui deve compilare questi dati.
Selezionate «Is Key Account». Disattivato per impostazione predefinita. Si tratta di un indicatore che consente di filtrare l’elenco, nulla di più, e che potrà attivare in un secondo momento.
Scorra verso il basso fino all’indirizzo, quindi prema “Save”. Il pannello si chiude e la fonte appare nell’elenco.

Il pannello Add Booking Source scorreva fino in fondo alla pagina, mostrando un separatore, seguito da Street Address, Apt, Suite, Floor etc., City e Country, Province / State e Postal / ZIP Code, con i pulsanti “Chiudi” e “out” (in grigio) Save in fondo alla pagina. — La parte relativa all’indirizzo, sotto il separatore. Il campo “Paese” qui è una casella di testo, non un menu a tendina.

A cosa serve ciascun campo

Sedici campi, ma non tutti hanno la stessa utilità. Quelli che compaiono nell’ elenco sono quelli che il Suo team leggerà effettivamente; gli altri sono presenti per quando qualcuno ha bisogno della documentazione.

Campo	A cosa serve e dove compare
Namee, obbligatorio	Il nome operativo del partner. Viene visualizzato nell’elenco, nel selettore delle fonti in una prenotazione e nei rapporti di produzione. Modificandolo in un secondo momento, il cambiamento si rifletterà ovunque, comprese le prenotazioni già effettuate.
Source, obbligatorio	Il tipo di fonte e, di conseguenza, la commissione. Viene visualizzato nell’elenco come «Source Type» e come badge nella pagina dedicata alla fonte.
Primary Contact	La persona con cui si intrattiene. Viene visualizzata nell’elenco in una colonna a sé stante, il che la rende il modo più rapido per rispondere alla domanda “chi dobbiamo contattare in merito a questa prenotazione?”.
Email Address	Un indirizzo. Viene visualizzato nell’elenco come link e-mail funzionante e nel blocco dei contatti sulla pagina della fonte. Non viene verificata la validità dell’indirizzo, pertanto la preghiamo di rileggerlo attentamente prima di salvarlo.
Source Code	Un codice abbreviato personalizzato per questo partner. Viene visualizzato nell’elenco. Lo imposti ora se lo desidera, poiché in seguito la pagina della fonte non presenterà più un campo dedicato.
Phone	Il centralino o il numero di rete fissa. Appare solo sulla pagina della fonte stessa. La colonna “Phone” dell’elenco non mostra questo campo.
Mobile	Il numero che permette di contattare direttamente una persona. È quello che viene visualizzato nella colonna “Phone” dell’elenco e nel blocco dei contatti sulla pagina della fonte. Se inserite un solo numero, inserite questo.
Company Tax ID Number	Il numero di registrazione di cui il Suo team finanziario ha bisogno sulla fattura. È memorizzato nella pagina della fonte e non compare in nessun punto dell’elenco.
Company Name	La persona giuridica, qualora differisca dalla denominazione sociale. Stesso posto: solo nella pagina di origine.
Is Key Account	Un'opzione. Viene visualizzata come «Yes» o «No» nella colonna «Key Account» dell'elenco e può essere utilizzata come criterio di filtro. Non comporta alcun trattamento speciale per la fonte.
Street Address, Apt, Suite, Floor etc., City, Province / State, Postal / ZIP Code	L’indirizzo di fatturazione, riportato nella pagina della fonte. Vale la pena compilarlo per chiunque riceva una fattura da parte Sua; può essere ignorato per un canale sul quale non pubblica mai nulla.
Country	Una casella di testo; la colonna «Country» dell’elenco mostra esattamente ciò che digitate. Il filtro per paese dell’elenco funziona con codici di due lettere, pertanto digitate «DE» anziché «Germany» se desiderate che questa fonte compaia quando qualcuno effettua un filtro in base a tale criterio.

Modifica successiva di una fonte

Apra l’elenco, prema il menu con i tre puntini alla fine della riga e selezioni « Edit ». Si aprirà la pagina dedicata alla fonte nella scheda “ Source Details ”, che presenta la stessa serie di campi del pannello di aggiunta, disposti in due schede. Le righe non presentano alcun menu quando la fonte è una di quelle gestite autonomamente da Prostay, come ad esempioWalk-in , e tali voci non possono essere modificate in alcun modo.

La scheda “Source Details” (Prenotazioni in corso) del sito Booking.com source. Una scheda “Source information” (Prenotazione in corso) contiene i campi Name, Primary Contact, Source, Email Address, Phone, Mobile, Company Name e Company Tax ID Number, tutti compilati. Una scheda “Address” (Prenotazione completata) sottostante contiene i campi Street Address, Apt, Suite, Floor etc., Country, City, Province / State e Postal / ZIP Code. — Gli stessi campi del pannello di aggiunta, suddivisi in due schede, con la fonte caricata.

Source information. Nome, contatto, numeri, dettagli dell'azienda e il menu a tendina «Source ». Tutto qui è modificabile direttamente, senza asterischi né convalida.
Address. L’indirizzo di fatturazione. I campi sono gli stessi del pannello di aggiunta, sebbene qui «Country » preceda «City », mentre lì lo segue; vale quindi la pena dare un’occhiata prima di digitare nel campo sbagliato.

Il resto della pagina è dedicato alla cronologia della fonte: ciò che ha prodotto, le note lasciate dal Suo team, i Documenti e un registro di chi ha apportato quali modifiche. Questo argomento è trattato nella sezione «Il profilo della fonte e la sua produzione ».

La parte superiore della scheda «Source information», ritagliata in modo da mostrare il campo «Name» con la dicitura «Booking.com», il campo «Primary Contact» con la dicitura «Lars Jansen» e il menu a tendina «Source» con la voce «OTA». — "Fonte" è il tipo a cui appartiene questa fonte ed è l’unico campo qui che determina quanto vi costeranno le sue prenotazioni.

Spostare una fonte in un tipo diverso modifica la commissione sulle prenotazioni che essa genera da quel momento in poi. È la mossa giusta quando un partner rinegozia, ed è un errore che passa inosservato quando qualcuno seleziona il tipo sbagliato in una mattinata frenetica, poiché nient’altro sulla pagina appare diverso in seguito. Se la produzione di una fonte appare errata in un rapporto, questo menu a tendina è la prima cosa da controllare.

Cosa fa il pulsante «Salva modifiche»

La parte inferiore della barra di profilo: una scheda “Key Account” con il relativo pulsante attivato e il suggerimento “Segnalare questo booking source come key account”, e sotto di essa un pulsante blu a tutta larghezza “Save Changes”. — Un unico pulsante «**Save Changes**» copre l’intera pagina, compreso il selettore «Key Account» situato al di sopra di esso.

È presente un unico pulsante “Save Changes”, in fondo al pannello a sinistra, che salva contemporaneamente sia le schede che il pulsante “Key Account”. Viene visualizzato il messaggio "Successfully updated booking source!" (Modifiche salvate) quando viene premuto. Prostay inserisce inoltre una riga nella scheda "Activity Logs" del codice sorgente, indicando ogni campo modificato, il suo valore precedente e quello nuovo, contrassegnati con il Suo nome e l’ora.

Se si abbandona la pagina senza salvare, le modifiche andranno perse e non verrà visualizzato alcun avviso. Passare da una scheda all’altra all’interno della pagina è sicuro, poiché si tratta di un’unica pagina; è l’allontanamento dalla fonte che comporta la perdita dei dati inseriti.

Cosa non è possibile modificare qui

Elemento	Dove si trova effettivamente
La commissione su questa fonte	Nel tipo di fonte. Modifichi la percentuale del tipo oppure assegni alla fonte un tipo diverso.
Source Code della fonte	Impostabile solo al momento della creazione della fonte. La pagina non prevede un campo dedicato, pertanto un codice digitato in modo errato rimane errato.
Quali prenotazioni vengono attribuite a questa fonte	Per ogni prenotazione. La scheda “History” della fonte le elenca, ma non le riassegna.
Eliminazione della fonte	Il menu della riga nell’elenco. Non è presente alcun comando di eliminazione nella pagina della fonte stessa.
Informazioni su Walk-in e sulle altre fonti di sistema	Nulla. Sono gestite da Prostay e non dispongono di un menu di riga da aprire.

Aspetti che possono creare confusione

Ciò che si vede	Perché
Save in grigio su un pannello che ha già compilato	Source è ancora presente su Select. È un campo obbligatorio ed è facile scorrere oltre senza notarlo.
Un trattino nella colonna «Phone» dell’elenco, relativa a una fonte con un numero di telefono	Il numero è stato inserito in “Phone”. La colonna mostra “Mobile”.
Una fonte mancante dal filtro “country” dell’elenco	Il suo campo “Country” contiene un nome anziché un codice di due lettere. Il filtro ricerca i codici.
Assenza del campo "Source Code" nella pagina della fonte	Non è presente. Il codice viene impostato al momento della creazione della fonte e non può essere modificato in seguito.
Un indirizzo e-mail palesemente errato che viene salvato senza alcun avviso	Il campo non verifica quanto digitato. Rilegga attentamente ciò che ha inserito, poiché le e-mail inviate a un indirizzo errato non arriveranno a destinazione e non riceverà alcun avviso.
Le Sue modifiche sono scomparse quando è tornato alla fonte	Ha lasciato la pagina senza premere “Save Changes”. Nulla la avverte al momento di uscire.
Una modifica al tipo non riportata nella scheda "Activity Logs"	Il registro registra i campi di testo e il cambio di tipo. Il trasferimento di una fonte a un tipo diverso viene salvato, ma non compare nel registro; pertanto, se è importante, lo annoti da qualche parte.