Non tutte le voci presenti nel Calendario si riferiscono a un ospite. Una camera può essere riservata per il proprietario, promessa a qualcuno per due ore in attesa di una sua decisione, rimossa dall’elenco delle disponibilità per una pulizia approfondita, oppure effettivamente fuori uso. Prostay prevede una voce distinta per ciascuna di queste situazioni e, sebbene presentino quasi la stessa icona, non sono intercambiabili.
- Date bloccate nella stanza 101, con la dicitura «Owner stay ».
- Out of order sulla stanza 103, con la dicitura «Air conditioning fault ».
- Una prenotazione di cortesia sulla stanza 105, con la scritta Tomas Carter . L’unica delle quattro che riporta il nome di una persona, e l’unica di colore blu.
- Out of service sulla stanza 201, con la scritta Deep clean .
I quattro tipi
| Tipo | Significato | Motivo tipico |
|---|---|---|
| Blocked Dates | La camera è perfettamente in ordine. Ha scelto di non venderla. | Soggiorno del proprietario, alloggio del personale, disponibilità riservata per un contratto di gruppo che non ha ancora firmato. |
| Courtesy Hold | La camera è stata promessa a una persona specifica per un periodo limitato, ma non esiste alcuna prenotazione. | Un ospite che sta consultandosi con il proprio partner e richiamerà nel corso del pomeriggio. |
| Out of Service | La camera necessita di attenzione, ma non vi sono danni. Verrà riconsegnata così com’è. | Pulizia approfondita, asciugatura della moquette, trattamento anti-odori, sostituzione del materasso. |
| Out of Order | Qualcosa è rotto. È necessaria una riparazione, interviene una squadra e comporta un costo. | Guasto all’aria condizionata, perdita in bagno, intervento elettrico. |
Scegliere tra queste opzioni
Due domande risolvono la questione quasi sempre.
- C’è una persona specifica in attesa di questa stanza? Se sì, si tratta di una prenotazione di cortesia, e nient’altro. Una prenotazione di cortesia riporta un nome, un indirizzo e-mail e una durata, e può essere trasformata in una prenotazione con un solo clic. Nessuna delle altre tre può farlo.
- C'è qualcosa da riparare? Se sì, si tratta di «fuori servizio», perché è l'unica delle quattro opzioni che registra il guasto, chi lo sta riparando e quanto costa, ed è l'unica che compare nella sezione dedicata alla manutenzione del sistema. Se non occorre alcuna riparazione, la scelta è tra «date bloccate» e «fuori servizio», e la differenza pratica sta nella persona a cui lo si comunica.
Le «date bloccate» sono una decisione commerciale: questa camera non è in vendita. « Out of service » è una decisione operativa: il Servizio di pulizia ha bisogno della camera e sarà nuovamente disponibile a breve. Prostay le gestisce di conseguenza. La modalità «fuori servizio» inserisce la camera nella bacheca del Servizio di pulizia con un contrassegno «OUT OF SERVICE », in modo che l’addetto al Servizio di pulizia la veda nella propria lista; la modalità «date bloccate» non coinvolge affatto il Servizio di pulizia.
Creazione di una voce
Tutte e quattro vengono create con le stesse due modalità. Il menu “ Create New ” in alto a destra del Calendario presenta una voce per ciascuna opzione, e cliccando su una notte libera nella riga di una camera si apre un piccolo menu con le stesse opzioni più i due tipi di prenotazione.
La differenza sta solo nella praticità. Partendo dal menu si ottiene un modulo vuoto e si selezionano autonomamente la camera e le date; partendo da una cella vuota, vengono inseriti automaticamente la camera e la notte su cui si è cliccato. Tutto il resto è identico.
Date bloccate
| Campo | Cosa inserire |
|---|---|
| From e To | Le notti da bloccare. Come in ogni altra parte del Calendario, la data di partenza non viene di per sé bloccata: un blocco dal 14 al 15 copre una sola notte. |
| Select Room | Una camera. Per bloccare un intero piano occorre effettuare un blocco per ogni camera, il che risulta noioso ed è il motivo principale per cui le persone ricorrono invece al servizio «fuori servizio». |
| Reason | Testo libero: è ciò che verrà stampato sulla scheda. Scriva qualcosa su cui un collega possa agire. «Owner stay» è utile; «Blocked» non lo è. |
Prostay rifiuta di salvare un blocco che si sovrapponga a una prenotazione esistente, a una riservazione provvisoria o a un altro blocco sulla stessa camera, e lo segnala sopra il campo relativo alla camera. Non effettua alcun controllo rispetto agli stati “fuori servizio” o “fuori uso”, pertanto è possibile inserire un blocco su una camera che è già fuori uso. Non si verifica alcun errore, ma ci si ritrova con due riquadri che riportano informazioni contraddittorie riguardo alla stessa notte.
Cliccando sulla casella si accede a «Clear Dates», che rimuove il blocco dopo una conferma, e a «Edit», che riapre lo stesso modulo. Non c’è altro da sapere sulle date bloccate, il che è proprio il loro scopo.
Prenotazione di cortesia
La prenotazione di cortesia è l’unica delle quattro ad essere associata a un ospite e l’unica che può sfociare in una prenotazione effettiva. È quella che si utilizza quando qualcuno Le ha chiesto di riservargli una camera mentre si decide.
| Campo | Obbligatorio | Cosa inserire |
|---|---|---|
| From, To | Sì | Le notti oggetto della prenotazione. |
| Adults, Children | Vedi nota | Numero di partecipanti. Può lasciare questi campi vuoti se non state indicando una tariffa, ma nel momento in cui sceglie un piano tariffario, il numero di adulti deve essere almeno uno, poiché il prezzo dipende da questo. |
| Select Accommodations | Sì | La camera prenotata. |
| Select Rate | No | Il piano tariffario da proporre. La scelta di uno di essi determina il prezzo per quelle date e quel numero di ospiti, pertanto la cifra che fornirà all’ospite sarà quella effettiva. No rate plan riserva la camera senza proporre alcuna quotazione. |
| First Name, Last Name | Sì | A nome di chi viene riservata la camera. Questo è ciò che appare sul riquadro. |
| Length of Hold e Format | Sì | Per quanto tempo ha promesso di riservarla: un numero e se tale numero si riferisce a ore o giorni. Si veda l’avviso riportato di seguito. |
| Sì | Verifica dell’indirizzo valido. È l’indirizzo a cui viene inviata la conferma della prenotazione . | |
| Phone | No | Vale la pena compilarlo. Dovrà ricontattare il cliente. |
| Azione | Cosa fa |
|---|---|
| Confirm Reservation | Trasforma la prenotazione provvisoria in una prenotazione definitiva e la apre in modo da poter completare i dettagli. Questo è il lieto fine. |
| Convert to Tentative | La trasforma invece in una prenotazione provvisoria, con una data di scadenza da voi impostata. Il pannello chiede inoltre se si desidera « Deduct from room inventory », opzione che determina se la camera smetta di essere vendibile attraverso i Suoi Canali fintanto che la prenotazione provvisoria rimane attiva. |
| Clear Dates | Rilascia la camera. Utilizzi questa opzione quando l’ospite rifiuta, oppure quando la prenotazione provvisoria è rimasta in sospeso per una settimana. |
| Edit | Riapre il modulo per modificare le date, la camera o i dati di contatto. |
Fuori servizio
Il modulo richiede le stesse quattro informazioni delle date bloccate: date, una camera e un motivo che compare sulla tessera. Ciò che differisce è tutto ciò che segue. Una camera fuori servizio compare sulla bacheca del Servizio di pulizia con un proprio contrassegno, dispone di un rapporto dedicato nella sezione “Reports” e non può essere inserita in una coda urgente del Servizio di pulizia.
A differenza delle date bloccate, questo modulo non verifica affatto eventuali sovrapposizioni. È possibile mettere una camera fuori servizio nelle notti in cui è già presente un ospite e nulla Le impedirà di farlo. Controlli la riga prima di salvare.
Due delle tre azioni pongono fine al blocco, e la distinzione riguarda l’intenzione piuttosto che l’effetto. «Return to Service» (Riapertura) è la conclusione normale: il lavoro è terminato e la camera è nuovamente disponibile. «Cancel Out Of Service» (Annullamento) è destinato al blocco che non avrebbe mai dovuto esserci, quello che ha applicato alla camera sbagliata. Entrambe le azioni rendono immediatamente disponibile la camera.
Fuori servizio
Out of order è da utilizzare per una stanza che è guasta. È l’unico dei quattro che funziona come un ordine di intervento, e il modulo è di conseguenza più lungo.
| Campo | Cosa inserire |
|---|---|
| Block From e Block To | Quando la stanza è stata messa fuori servizio e quando si prevede che torni operativa. Il secondo è un preventivo, e ci si aspetta che torniate a modificarlo qualora il preventivo si rivelasse errato. |
| Room Type, quindi Room # | Due passaggi anziché uno: l’elenco delle stanze rimane disabilitato finché non avrà selezionato un tipo. |
| Maintenance Status | Pending oppureIn Progress . Qui non è presente, di proposito, l’opzione “completata”: una riparazione terminata non costituisce una stanza fuori servizio, pertanto si conclude il blocco anziché contrassegnarlo come completato. |
| Issue type | Scelto dall’elenco della Sua Struttura. L’elenco stesso è modificabile dall’ultima voce nel menu a tendina; pertanto, se il guasto che ha non è presente, può aggiungerlo anziché selezionare la voce più simile. |
| Maintenance Team | Chi sta eseguendo il lavoro, dal proprio elenco, modificabile allo stesso modo. |
| Cost of repair | Il costo, nella valuta della Sua struttura. È proprio questo che rende utile la creazione del rapporto sui guasti: trasforma un elenco di stanze guaste in una voce di spesa per la manutenzione. |
| Diary Notes | Un registro aggiornato. Le note che aggiungete qui vengono associate al modulo e salvate insieme ad esso, pertanto vi consigliamo di inserirle prima di salvare, anziché dopo. |
Sono disponibili solo due azioni. «Cancel Out Of Order » (Riaprire la camera) termina il blocco e vi restituisce la camera; è l’opzione da selezionare sia al termine della riparazione sia nel caso in cui il blocco sia stato effettuato per errore. « Edit » (Riaprire il modulo) riapre il modulo, dove potrà posticipare la data di rientro prevista o aggiungere l’importo della fattura una volta che lo conoscerete.
L’effetto di ciascuna azione sull’occupazione
La percentuale sotto ciascuna data sul Calendario rappresenta le camere vendute divise per le camere che avreste potuto vendere. Sottraendo una camera dal secondo numero la percentuale aumenta, poiché non si viene più valutati in base a una camera che non è mai stata disponibile. Quale di queste quattro opzioni presenta un comportamento non coerente, ed è importante saperlo:
| Tipo | Esclusa dalle camere vendibili? | Effetto sulla percentuale |
|---|---|---|
| Blocked Dates | Sì | L'occupazione aumenta leggermente. |
| Out of Order | Sì | L'occupazione aumenta leggermente. |
| Out of Service | No | L'occupazione rimane invariata, pertanto la camera viene conteggiata come se fosse in Vendita. |
| Courtesy Hold | No | Invariata. Una camera riservata non viene né venduta né rimossa, il che è ragionevole: non si tratta ancora di una prenotazione. |
La conseguenza pratica è che una settimana di pulizie approfondite riduce silenziosamente il Suo tasso di occupazione, mentre una settimana di manutenzione non lo fa. Se confrontate i tassi di occupazione tra diversi periodi e uno di essi ha comportato molti periodi di inattività, questa è la prima cosa da verificare prima di trarre qualsiasi conclusione sulla domanda.
Aspetti che possono creare confusione
«Bloccato», «fuori servizio» e «fuori uso» sono tutti contrassegnati in rosso
Non c’è modo di distinguerli in base al colore nella griglia e la legenda assegna a tutti e tre lo stesso campione cromatico. Il testo che digitate nel campo “motivo” svolge tutto il lavoro, il che costituisce un valido motivo per inserire informazioni specifiche.
Le prenotazioni non scadono
La durata inserita è a titolo informativo, non un timer. Se non viene modificata, una prenotazione di cortesia rimane sul Calendario a tempo indeterminato, rendendo silenziosamente una stanza invendibile. Le caselle blu sono quelle da controllare all’inizio di un turno.
La modalità “Fuori servizio” non verifica se la camera è occupata
Sia le date bloccate che le prenotazioni di cortesia non si sovrappongono mai a una prenotazione esistente. Le opzioni “Out of service” e “fuori servizio” non effettuano questa verifica, pertanto è possibile contrassegnare una camera come fuori servizio in una notte in cui vi si trova un ospite. Si raccomanda di dare un’occhiata alla riga prima di salvare.
La modifica di un blocco «fuori servizio» consente di estenderne la durata
Non esiste un'azione «estendi». Se il pezzo non arriva, apra la casella, selezioni «Edit» e sposti l' Block Toe. Creare un secondo blocco che inizi dove finisce il primo comporta due caselle e due costi di riparazione per un unico guasto.
Un blocco fuori servizio registra un guasto, ma non ordina a nessuno di andare a ripararlo. Questo è compito delle richieste di manutenzione e assistenza , e un blocco senza una richiesta accanto è una stanza su cui nessuno sta lavorando.