Registrazione di addebiti, pagamenti e rimborsi

Leggere un folio è una cosa; modificarlo è un’altra. Questo articolo tratta tutto ciò che aggiunge una voce al conto o ne elimina una. Se ha solo bisogno di comprendere ciò che è già presente, inizi dalla sezione «Lettura del folio ».

Prima di registrare qualsiasi voce

Tre aspetti sono validi per ogni schermata riportata di seguito, e conoscerli evita di ripeterli nove volte.

• Verifichi innanzitutto su quale folio si trova. La maggior parte di queste schermate dispone di un proprio selettore di folio, impostato di default sul folio predefinito della Struttura, non su quello che viene visualizzato nella tabella sottostante. In caso di prenotazione con due folio, questo è il modo più semplice per registrare l’operazione sulla fattura sbagliata.
• Il pulsante rimane disattivato finché la schermata non presenta i dati richiesti. Ogni schermata di registrazione disabilita il proprio pulsante di salvataggio finché un campo obbligatorio è vuoto. Se il pulsante non si illumina e nulla al di sopra di esso è vuoto, ciò che manca è un’autorizzazione piuttosto che un campo: la modifica, l’annullamento e lo spostamento di una riga richiedono ciascuno una propria autorizzazione, e la schermata si apre comunque a tutti.
• Post with current date and timeÈ selezionato per impostazione predefinita. Deselezionatelo e potrà inserire voi stessi la data della riga, il che è proprio ciò che vi occorre quando state recuperando le registrazioni di ieri dopo l’esecuzione della verifica notturna.

Entrate: pagamenti e accrediti

Le tre voci di questo menu svolgono funzioni realmente diverse e sono facili da confondere:

Aggiungi pagamento

Il contante è l’unico metodo di pagamento per cui è necessario conservare una seconda registrazione. Un pagamento con carta si riconcilia automaticamente con il gateway, mentre banconote e monete vengono riconciliate solo tramite il conteggio effettuato da una persona addetta alla cassa; pertanto, un pagamento in contanti registrato qui dovrebbe corrispondere al denaro che entra fisicamente in una sessione con cassetto aperto. La registrazione del turno e del conteggio finale è trattata nella sezione dedicata ai cassetti portacontanti .

Aggiungere un credito

Un credito va selezionato da un elenco anziché digitato liberamente: Add Credit Item è l’elenco specifico della Sua struttura relativo ai motivi di credito, configurato nel catalogo prodotti. Si tratta di una scelta deliberata, che consente di rispondere alla domanda «perché abbiamo concesso uno sconto di 90 USD?» alla fine del mese.

Price eQty si moltiplicano per Total Price , che viene calcolato anziché digitato. La coppia di pulsanti di opzione sottostanti è la parte che vale la pena leggere due volte:

Aggiungi rimborso

Add Refund appare nel menu solo una volta che la prenotazione è stata chiusa. Prima di allora, un ospite che desidera un rimborso viene normalmente gestito con un credito a fronte del conto, poiché non ha ancora terminato il soggiorno.

Il cassiere richiede le stesse quattro informazioni obbligatorie di un pagamento: ospite, folio, metodo, importo, e non consentirà che l’importo superi il totale complessivo della prenotazione. La riga che viene registrata viene inserita nel campo «DEBIT», che può sembrare errato finché non si ricorda che le colonne indicano «dovuto a noi» e «ricevuto da loro»: restituire denaro significa che è stato ricevuto un importo inferiore.

Importo dovuto: addebiti

Adjust Charge è presente in questo menu solo se si dispone dei diritti di rettifica. Gli altri tre sono sempre disponibili.

Aggiungi voci

Ecco come inserire nella fattura qualsiasi articolo del Suo catalogo prodotti: colazione, parcheggio, un trattamento termale, una bottiglia di vino.

Selezionate l’ospite e il conto in alto, quindi cliccate sulle voci a sinistra per compilare il carrello a destra. Nulla viene registrato finché non si preme “ Post ” (Registra tutto), e le indicazioni “Subtotal ” (Totale), “ Tax ” (Totale per voce) e “Total ” (Totale per cliente) a piè di pagina indicano cosa accadrà premendo il pulsante.

Ogni riga del carrello presenta un selettore di quantità e un campo per il prezzo; due caratteristiche relative a questi elementi vengono impostate per singolo prodotto anziché per ogni inserimento:

• Un prezzo disattivato indica un prodotto a prezzo fisso. Il catalogo specifica che questo articolo non può essere venduto a un prezzo diverso da quello di listino. Laddove il campo sia modificabile, è possibile sovrascrivere tale valore.
• Un campo «Note (required)» (Motivo) è un prodotto che richiede una motivazione. In genere si tratta di articoli a prezzo libero e di quelli che vengono oggetto di abusi. L’ordine non verrà evaso finché il campo non sarà compilato.

Un prodotto contrassegnato come «pacchetto» si scompone nelle sue voci componenti al momento della registrazione, pertanto un singolo clic nel carrello può tradursi in tre voci sul documento di fatturazione.

Aggiungere imposta/commissione esclusiva

La maggior parte delle imposte si registra automaticamente: sono associate alla tariffa e compaiono sul foglio di conto nel momento stesso in cui viene registrato il ricavo della camera. Questa schermata è destinata a quelle che non lo fanno, come una tassa di soggiorno applicabile solo a determinati ospiti, una commissione concordata alla reception o un’imposta che non era stata prevista al momento della definizione del piano tariffario.

Select Tax or Fee Deriva dalla configurazione fiscale della Sua struttura; non è possibile crearne una nuova in questa schermata. «Total Price » indica l’importo su cui viene addebitata l’imposta, e il modo in cui tale importo viene riportato sulla fattura dipende dal tipo di imposta: un’imposta percentuale lo calcola automaticamente, mentre una forfettaria lo ignora.

Aggiungere i ricavi della camera

Utilizzi questa voce quando l’importo è da attribuire alla camera piuttosto che a un prodotto, ad esempio in caso di check-out posticipato, check-in anticipato, supplemento concordato o correzione relativa a un pernottamento il cui prezzo era stato calcolato erroneamente nel piano tariffario. È importante quale opzione si utilizzi: i ricavi registrati in questa voce vengono conteggiati come ricavi delle camere nei Suoi Rapporti, mentre lo stesso importo registrato come voce separata non lo sarebbe.

Revenue Type I campi «Amount » sono obbligatori, insieme al numero di folio. I campi «Assign to Room » e «Taxes / Fees » sono facoltativi; lasciando il campo «Tax» vuoto, l’ importo verrà registrato al netto delle imposte, il che è corretto per alcuni supplementi ma errato per la maggior parte di essi.

Adeguamento dell’addebito

Una rettifica è il modo più corretto per correggere un importo errato. Anziché annullare l’addebito e registrarlo nuovamente, essa associa una correzione alla riga originale, in modo che il folio riporti sia l’importo originariamente addebitato sia quello modificato.

Annullamento di una riga

Si esegue l’annullamento dal menu a tre puntini presente sulla riga stessa. La finestra di conferma richiede un motivo e il pulsante di conferma rimane disattivato finché non ne viene digitato uno; non è possibile annullare un addebito in modo anonimo. Rimane inoltre disattivato per chiunque non disponga dell’autorizzazione all’annullamento; il motivo inserito non viene visualizzato sullo schermo, cosa che vale la pena sapere prima di dedicare un minuto a riformularlo.

Una volta annullata, la riga scompare dalla tabella e non viene più conteggiata nel saldo. Non viene eliminata: il Registro delle attività registra chi ha annullato cosa e perché, ed è proprio per questo motivo che l’annullamento è preferibile all’eliminazione.

Utilizzi l’annullamento quando una riga non avrebbe mai dovuto esistere. Utilizzi una rettifica quando avrebbe dovuto esistere per un importo diverso.

Spostamento di una riga su un altro folio

Anche da qui, tramite il menu con i tre puntini della riga. Selezionare il folio di destinazione e confermare. L’importo, la data e la descrizione rimangono invariati; cambia solo il conto su cui è registrata la voce.

Questo è lo strumento quotidiano per i casi in cui «l’azienda paga la camera ma non il bar»: registri tutto sul folio principale man mano che si verifica, quindi sposti le voci personali sul folio corretto prima del check-out.

Azioni sul folio

Aspetti che spesso creano confusione