A cosa risponde
L’elenco dei conti della struttura risponde alla domanda «quanto è dovuto per ciascun conto». Questo report risponde alle due domande che ne conseguono: cosa è stato registrato su tutti i conti e da quanto tempo è in sospeso il credito a noi dovuto.
Postings report Nella parte superiore della schermata dei conti della struttura, cliccandoci sopra si apre. È protetto da un’autorizzazione specifica, View the house-account postings report , separata dalla visualizzazione dei conti, in modo che a un contabile possa essere concesso l’accesso a questo e nient’altro .
L’elenco
Ogni riga corrisponde a una registrazione. Il conto a cui appartiene è indicato su ogni riga con il relativo numero sottostante, in modo che la stessa descrizione su quattro conti diversi rimanga distinguibile, mentre un’icona “ Charge ” o “Payment ” indica in quale direzione è stato trasferito il denaro. I Pagamenti sono di colore verde, il che rappresenta il modo più rapido per leggere la colonna.
Il report si apre sui trenta giorni precedenti. Le due caselle relative alla data consentono di modificare tale intervallo e l’elenco si aggiorna non appena le si imposta. Tutto il resto visualizzato sullo schermo viene calcolato in base all’intervallo specificato.
All ,Charges e Payments filtrano i dati visualizzati nella tabella. Payments relativo a un singolo giorno è l’elemento di questo rapporto che più si avvicina a un elenco degli incassi per i conti interni.
Charged mentreCollected calcola il totale degli addebiti e dei Pagamenti sull’intero intervallo. Postings conta le righe attualmente visibili, pertanto è l’unico riquadro che cambia quando si passa da Charges aPayments . I due riquadri relativi alle somme di denaro non cambiano.
Il nome del conto su ciascuna riga è un collegamento al conto stesso, che è di solito la prima cosa che si desidera consultare dopo aver individuato una registrazione che sembra errata. Il resto della riga non è cliccabile, pertanto si raccomanda di cliccare sul nome.
Saldi per periodo
Sotto l’elenco si trova la sezione per cui un responsabile finanziario apre questa pagina .
Ogni conto aperto con un credito in sospeso viene inserito in una delle cinque fasce in base al numero di giorni trascorsi dalla data di “Payment due” (scadenza). La fascia “Not yet due” (scadenza non ancora raggiunta) contiene i conti la cui data non è ancora giunta, mentre le quattro fasce successive contengono quelli per cui la data è già trascorsa: da 1 a 30 giorni, da 31 a 60, da 61 a 90 e oltre 90.
Ci sono due aspetti di questo pannello che vale la pena tenere presenti.
Esso ignora l’intervallo di date. Si tratta di una scelta deliberata ed è l’unica soluzione sensata: il debito non appartiene alla finestra che si sta visualizzando in quel momento, e una fattura di marzo è esattamente non pagata indipendentemente dal fatto che marzo figuri o meno nelle caselle sottostanti.
Un conto senza data di scadenza viene inserito in «Not yet due». Non essendoci una data oltre la quale possa essere considerato scaduto, non matura mai, indipendentemente da quanto tempo sia in sospeso. Se i Suoi debiti più vecchi non vengono visualizzati, questa è la prima cosa da verificare.
Per chiarire la situazione
Export CSV riporta ciò che state visualizzando: le righe che il filtro ha lasciato visibili, nell’intervallo da voi impostato, con data, numero di conto, intestatario, addebito o pagamento, descrizione, quantità e importo come colonne. Il file prende il nome dall’intervallo che copre, in modo che una cartella contenente tali file rimanga leggibile.
Il pannello dei saldi storici non è incluso nell’esportazione. Se ha bisogno di tali dati altrove, può ricavarli a occhio da questa schermata.
Aspetti che possono creare confusione
Le voci «Charged» e «Collected» non seguono il filtro. Passando a «Payments », la tabella mostra i Pagamenti, mentre «Charged » continua a mostrare gli addebiti per l’intero intervallo. Interpretate le caselle come i totali dell’intervallo, non come i dati presenti sullo schermo.
Le righe annullate non compaiono qui. Una registrazione annullata lascia i totali sul proprio conto e rimane anche in questo rapporto, pertanto il rapporto e i conti sono coerenti tra loro. Se sta cercando qualcosa che sa essere stato registrato, controlli il libro mastro del conto, dove la riga annullata è ancora visibile con la relativa motivazione.
Si tratta esclusivamente dei conti interni. Nulla di quanto registrato nel foglio di prenotazione compare qui, per quanto possa sembrare simile. Per gli addebiti relativi ai soggiorni, utilizzi i rapporti delle prenotazioni e dei ricavi.
Un rapporto vuoto di solito è dovuto all’intervallo di date. Si apre sugli ultimi trenta giorni, il che rappresenta un intervallo errato per un’agenzia che effettua i conteggi trimestrali. Ampliate l’intervallo di date prima di concludere che non sia stato registrato nulla.