La maggior parte del calendario riguarda le prenotazioni che dispongono già di una camera. Due contatori nella parte superiore dello schermo indicano quelle che non ne dispongono. « Unallocated Bookings » indica un soggiorno che ha venduto e per il quale nessuno ha ancora scelto una camera. «Waitinglist » indica qualcuno che ha richiesto una camera che non aveva a disposizione. Si trovano uno accanto all’ altro e sembrano quasi identici, il che è un peccato, poiché uno rappresenta un impegno che ha già assunto e l’altro un impegno che non ha ancora assunto.
I due contatori
Nessuno dei due contatori viene visualizzato quando il valore sarebbe pari a zero, quindi una barra degli strumenti vuota è una buona notizia piuttosto che un segno che qualcosa sia disattivato. Se non ha mai visto il contatore della lista d’attesa, potrebbe anche darsi che il Suo ruolo non includa l’accesso alla lista d’attesa; in tal caso Prostay non carica affatto l’elenco, e non compaiono nemmeno i piccoli puntini che indicano i pernottamenti in lista d’attesa sotto l’intestazione della data.
Prenotazioni non assegnate
Una prenotazione diventa non assegnata quando viene creata senza un numero di camera. La procedura guidata di prenotazione lo consente appositamente: nella fase relativa alla camera è possibile lasciare la voce su «assegnazione automatica» anziché selezionare la camera 214, il che è la scelta più sensata con un mese di anticipo, quando non si sa ancora come sarà la disposizione dei piani. Le prenotazioni provenienti dai canali arrivano allo stesso modo. La prenotazione è effettiva, l’ospite si aspetta di arrivare e l’unica cosa che manca è sapere da quale porta entrerà.
Cliccando sul contatore si apre l’elenco.
| Colonna | Cosa contiene |
|---|---|
| Booking No | Il numero di conferma, lo stesso riportato nell’e-mail dell’ospite e nella pagina delle Prenotazioni. |
| Guest Name | Solo il nome dell’ospite principale. Una prenotazione con quattro camere e quattro nomi diversi riporta il nome di chi l’ha effettuata. |
| Reserved Rooms | Le tipologie di camera vendute, non i numeri delle camere, poiché non sono ancora disponibili. La riga relativa a Sofia Nguyen riporta "Twin Room, Family Room": si tratta di una prenotazione che richiede due camere di tipologie diverse. |
| Checkin - Checkout | Data di arrivo e di partenza, nel formato data della Sua struttura. La struttura in queste schermate è impostata con il mese prima, quindi il soggiorno di Sofia Nguyen risulta come 09/24/2026 - 09/27/2026 . |
| Action | Il link «Allocate» avvia la ricerca delle camere per quella prenotazione. |
L’assegnazione di una prenotazione
Allocate non comporta semplicemente l’apertura di un elenco di camere tra cui può scegliere. Prostay calcola innanzitutto autonomamente quali camere potrebbero effettivamente ospitare quel soggiorno, e ciò che individua determina ciò che vedrà successivamente.
- Cerca tra le Sue camere del tipo corretto per l’intero soggiorno, e considera una camera occupata se in quelle notti è presente qualsiasi cosa: un’altra prenotazione, una prenotazione di cortesia, date bloccate, fuori servizio o fuori uso. Una camera libera per quattro delle cinque notti non viene considerata libera.
- Se non vi sono camere libere del tipo corretto, il sistema prende in considerazione camere più grandi in grado di ospitare comunque il gruppo. Questo spiega perché talvolta l’assegnazione propone un tipo di camera che l’ospite non ha prenotato.
- Se la prenotazione richiede più camere e vi è più di un modo per soddisfarla, Prostay Le mostra innanzitutto le combinazioni e Le chiede quale desidera.
- Successivamente, le mostra la proposta in un pannello intitolato «Allocate reservation », con la prenotazione originale da un lato e le camere suggerite dall’altro. Il Calendario sottostante scorre fino alle camere in questione ed le evidenzia, in modo che Lei possa vedere la zona in cui sta sistemando l’ospite prima di accettare la proposta.
Ciò che premerete alla fine dipenderà dal fatto che la proposta abbia lo stesso costo di quella venduta:
| Pulsante | Quando appare | Cosa fa |
|---|---|---|
| Confirm | Stessa tipologia di camera e stessa tariffa. | Assegna le camere. Non cambia nulla per quanto riguarda il pagamento. |
| Adjust Charge | Una tipologia diversa o una tariffa diversa. | Assegna le camere e ricalcola l’importo totale della prenotazione in modo che corrisponda alla nuova tariffa. Utilizzi questa opzione quando è l’ospite a sostenere il costo della modifica. |
| Keep Original | Tipo di camera diverso o tariffa diversa. | Assegna le camere e lascia invariato il totale. Questa opzione è quella prevista per un upgrade gratuito: camera migliore, stesso prezzo. |
La lista d’attesa
La lista d’attesa è l’altra faccia della stessa medaglia: persone che desideravano qualcosa che non è stato in grado di vendere loro. Qualcuno chiama a luglio chiedendo una Sea View Suite per agosto, voi non ne ha nessuna e, piuttosto che perdere la richiesta, la annotate. Le voci vengono aggiunte manualmente, sia dalla pagina della lista d’attesa stessa, sia da Create New nell’elenco delle Prenotazioni.
Il pannello non riporta intenzionalmente l’intera lista d’attesa. Mostra le richieste le cui date si sovrappongono alla parte del Calendario che state attualmente visualizzando; ecco perché scorrendo la griglia fino a ottobre cambia il contenuto di questa sezione. Il link “Open full waitinglist” in basso vi porta all’elenco completo, comprese le voci che ha già gestito.
- Chi ha effettuato la richiesta. Il nome riportato sulla richiesta.
- Cosa è stato richiesto. Date, numero di notti, tipi di camera richiesti con un moltiplicatore nel caso in cui ne fossero richieste più di una, e il numero di persone del gruppo. “Any room type ” significa che la richiesta è stata registrata senza preferenze, il che la rende molto più facile da soddisfare.
- Cosa può fare al riguardo. Tre pulsanti, descritti di seguito.
Cosa significa il badge di disponibilità
Il badge nell’angolo di ogni richiesta è la parte utile. Prostay ricontrolla ogni richiesta alla luce del Calendario aggiornato in tempo reale, notte per notte, e vi indica se è possibile soddisfarla oggi. Non si tratta di un valore memorizzato al momento della ricezione della richiesta: una cancellazione avvenuta cinque minuti fa può trasformare un badge rosso in uno verde.
| Indicatore | Significato | Cosa fare |
|---|---|---|
| Available | Ogni notte del soggiorno dispone di un numero sufficiente di camere libere del tipo richiesto. | Contattare l’ospite. Questa richiesta può essere trasformata in una prenotazione immediatamente. |
| Partial 2/3 | Due delle tre notti sono disponibili, mentre una non lo è. I numeri corrispondono sempre alle notti disponibili rispetto a quelle richieste. | Vale la pena chiamare se l’ospite potesse abbreviare il soggiorno o spostare una notte. Non vale la pena farlo se non è possibile. |
| No availability | Non è possibile soddisfare nessuna notte del soggiorno. | Lasciar perdere. L’indicatore cambierà automaticamente se si libera qualche posto. |
Trasformare una richiesta in qualcosa
Tre pulsanti, in ordine decrescente di impegno.
| Pulsante | Cosa succede | Utilizzatelo quando |
|---|---|---|
| Convert to Reservation | Apre la procedura guidata per la nuova prenotazione con l’ospite, le date, le tipologie di camera e il numero di persone già inseriti in base alla richiesta. Quando si salva, la richiesta viene contrassegnata come convertita e riporta il nuovo numero di conferma. | L’ospite ha accettato e Lei sta effettuando la prenotazione in questo momento. |
| Tentative | La stessa procedura guidata, salvando la prenotazione come provvisoria anziché come confermata. Una prenotazione provvisoria ha una data di scadenza e viene visualizzata sul Calendario con un colore specifico. | L’ospite è abbastanza sicuro, ma si è in attesa di una decisione, di un acconto o di un’approvazione. |
| Courtesy Hold | Chiude la lista d’attesa e apre il pannello di prenotazione provvisoria con la prima tipologia di camera indicata nella richiesta già inserita. La prenotazione provvisoria viene riportata sul Calendario; la richiesta viene contrassegnata come convertita. | Desiderate ritirare la camera dal mercato per alcune ore mentre l’ospite riflette, senza creare alcuna prenotazione. |
Tutte e tre le azioni richiedono l’autorizzazione di modifica sulla lista d’attesa. Un collega con accesso in sola lettura vede le stesse richieste con i contrassegni ma senza alcun pulsante, il che rappresenta un modo ragionevole per garantire visibilità alla reception senza consentire a chiunque di convertire le richieste.
Aspetti che possono creare confusione
Una prenotazione non assegnata non è una richiesta
È questa la situazione che comporta un costo. Una prenotazione non assegnata è stata venduta. L’ ospite dispone di un numero di conferma e arriverà indipendentemente dal fatto che qualcuno scelga o meno una camera; se nessuno lo fa prima della notte prevista, l’arrivo diventa una situazione caotica. Un inserimento in lista d’attesa è l’opposto: non è stato promesso nulla, e lasciarlo scadere vi costa una Vendita ma nient’altro.
Il pannello della lista d’attesa è filtrato in base a ciò che state visualizzando
Se una richiesta di cui è a conoscenza non compare nel pannello, scorrete il Calendario fino alle date che essa copre, oppure aprite la lista d’attesa completa. Il pannello mostra sempre e solo le richieste che si sovrappongono alla finestra temporale visibile, e solo quelle ancora in attesa o già contattate.
L’assegnazione può modificare in modo discreto la tipologia di camera
Quando non è disponibile alcuna camera della tipologia prenotata, Prostay propone in sostituzione una camera più grande. Di solito questa è la soluzione giusta, ma vale la pena leggere il pannello «Allocate reservation» (Modifiche alla camera) anziché premere il primo pulsante, poiché la scelta tra «Adjust Charge» e «Keep Original» rappresenta la differenza tra addebitare all’ospite l’upgrade e concederlo gratuitamente. La stessa scelta si presenta ogni volta che un ospite cambia camera, e viene spiegata in dettaglio nelle sezioni “Cambi di camera” e “Modifiche alle tariffe”.