Tutto ciò che può essere addebitato a un ospite oltre al costo della camera è riportato in uno dei due elenchi. «Articoli e servizi» costituisce il catalogo: una colazione, un massaggio, una bomola di nitrox, ciascuno con un prezzo e un codice. Gli «Add-ons» costituiscono un livello più snello sopra di esso, e esistono per un unico scopo: essere proposti a chi sta effettuando una prenotazione. Appaiono simili nel menu, ma non sono lo stesso oggetto; pertanto, è opportuno chiarire quale dei due sia necessario prima di iniziare a digitare.
Il catalogo
- Il simbolo del fulmine. Questo articolo è presente nella griglia «Quick Charge». Si tratta di un indicatore sull’articolo stesso, non di una struttura della sua categoria.
- Prezzo. Un numero, oppure la dicitura “Aperto” quando il personale digita l’importo al momento della registrazione.
- Disponibilità e Rifornimento. Significativi solo per gli articoli che ha scelto di conteggiare. I servizi mostrano “N/A” in entrambi i campi.
Ogni articolo necessita di un nome, un tipo, uno SKU, un codice articolo, una categoria e, di norma, un prezzo. Il tipo può essere “Prodotto”, “Servizio” o “Pacchetto”, ed è l’unico tra questi sei elementi su cui non è possibile cambiare idea con leggerezza, poiché il passaggio a “Pacchetto” modifica il modo in cui viene calcolato il prezzo dell’articolo.
Lo SKU e il codice articolo sembrano entrambi identificatori, ma non sono intercambiabili. Lo SKU è di Sua competenza, per l’inventario e per la corrispondenza con l’elenco dei Fornitori. Il codice articolo è la breve stringa che compare a fronte dell’addebito nelle esportazioni contabili; ecco perché la struttura demo utilizza codici come BRKF e MSG60. Se il Suo commercialista dispone di un piano dei conti già esistente, è questo il campo che deve corrispondere ad esso.
Tre modi per stabilire il prezzo di un articolo
La maggior parte degli articoli ha un prezzo e la questione finisce lì. Due caselle di controllo modificano questa impostazione ed è opportuno comprenderne il funzionamento prima di selezionarne una.
This item does not have a price lo rende un articolo a importo variabile . L’elenco mostra “Open ” nella colonna del prezzo e chi lo registra digita l’importo. È l’opzione ideale per i danni, per un deposito cauzionale o per un addebito una tantum che varia di volta in volta. La struttura dimostrativa lo utilizza per una voce relativa al negozio di souvenir, in modo che qualsiasi articolo acquistato alla reception possa essere registrato al prezzo effettivamente addebitato.
Allow price to be modified when adding to a reservation Ecco la versione più flessibile: la voce mantiene il proprio prezzo e un membro del personale può modificarlo durante l’elaborazione. Utilizzatela quando ha una tariffa standard che viene scontata e disattivatela quando il prezzo è fisso, poiché un importo modificabile è un importo che alla fine verrà modificato per errore.
Scorte e soglia di riordino
Do not track stock inventory for this product è selezionato per tutto ciò di cui non si può rimanere senza. Un massaggio non viene prelevato da uno scaffale, quindi la riga “Massaggio da 60 min” mostra “N/A” in entrambe le colonne relative alle scorte. Una bibita del minibar invece sì, quindi mostra “200” e viene riordinata a “40”.
La soglia di riordino non è puramente formale. Una volta superata, Prostay invia una notifica di scorte in esaurimento, e i destinatari di tale notifica vengono impostati in un unico punto: il pulsante «Settings» nella parte superiore di questa schermata. Accetta utenti esistenti, selezionati per nome, e un numero qualsiasi di indirizzi digitati per persone che non dispongono di un account di accesso, come un fornitore o un contabile esterno.
Una soglia senza alcun destinatario nell’elenco dei destinatari è una soglia che si attiva senza alcun effetto. Se intendete effettuare il conteggio delle scorte, impostate entrambe le opzioni.
Il flag “Quick Charge”
Show on the Quick Charge grid è la casella di selezione più piccola presente nel modulo ed è quella che incide maggiormente sulla routine quotidiana alla cassa. “Quick Charge” corrisponde alla vendita alla cassa con un solo tocco, e la relativa griglia è composta esattamente dagli articoli contrassegnati da questo flag. Tutto il resto rimane addebitabile tramite il folio; semplicemente non compare nella schermata principale.
La tentazione è quella di spuntarlo ovunque, il che vanifica lo scopo. Una griglia di trenta riquadri non è più veloce di una casella di ricerca. Selezionate gli articoli che vengono effettivamente venduti al banco e lasciate perdere il resto. Nella struttura dimostrativa, la colazione a buffet è stata volutamente esclusa dalla griglia, poiché viene fornita come supplemento associato alla prenotazione piuttosto che come prodotto che i clienti acquistano direttamente al banco.
Pacchetti
Impostando il tipo di un articolo su “Pacchetto”, il campo del prezzo viene sostituito da un generatore. Un pacchetto non è un prodotto con un proprio prezzo. È un elenco di altri prodotti, e il suo valore corrisponde alla somma dei prezzi di questi ultimi.
La divergenza tra questi due numeri è l’aspetto più importante da comprendere in questo contesto. “Immersione ricreativa (completa)” contiene dieci voci ma viene visualizzato a 70,00, poiché sette delle dieci sono extra opzionali che non sono selezionati per impostazione predefinita. Il badge indica quanto è disponibile all’interno del pacchetto. Il prezzo indica quanto viene addebitato a un ospite se nessuno modifica nulla.
Se una riga del pacchetto non presenta l’azione “Edit”, il Suo ruolo non include l’autorizzazione corrispondente e Lei potrà visualizzare il pacchetto senza poter modificarne il contenuto. Un amministratore può aggiungerla da Users nelle Impostazioni di sistema, alla voce “Integrations” › “Items & services”.
Ogni riga presenta un componente, una quantità e due caselle di selezione. Lasciando la prima casella deselezionata, il componente viene sempre inserito nella spedizione. Selezionandola, il personale potrà omettere quella riga al momento della spedizione del pacco. La seconda casella, che appare solo una volta selezionata la prima, determina se il componente risulti selezionato o meno di default. Esistono quindi tre stati degni di nota: sempre incluso, opzionale e attivo per impostazione predefinita, oppure opzionale e disattivato per impostazione predefinita.
Il pacchetto del corso sopra riportato è ben strutturato. Il corso stesso e il materiale didattico sono obbligatori. I quattro giorni di noleggio dell’attrezzatura e le quattro quote di accesso al centro subacqueo sono facoltativi ma si presume che vengano pagati, poiché la maggior parte degli allievi ne ha bisogno. Un computer subacqueo è facoltativo e si presume che non venga fornito, poiché la maggior parte degli allievi non ne dispone. L’importo di 610,00 corrisponde ai primi tre gruppi. Se un allievo porta il proprio computer, nessuno deve ricordarsi di rimuovere nulla.
Ogni componente viene registrato come voce di conto separata anziché come importo unico, pertanto l’ ospite riceve comunque una fattura dettagliata e i Suoi ricavi vengono correttamente classificati nelle Categorie appropriate. Questo è il motivo per cui è preferibile creare un pacchetto piuttosto che un singolo articolo denominato «Corso Open Water (completo)» al prezzo di 610.
Le categorie costituiscono l’asse di riferimento per la rendicontazione
Una categoria è costituita da tre campi e non comporta alcun comportamento specifico, il che rende facile considerarla come un elemento secondario. Non lo è, però, poiché i Rapporti sui ricavi raggruppano i dati in base ad essa. I ricavi per categoria di articolo sono utili solo nella misura in cui lo sono le categorie definite dall’utente, e riorganizzarle dopo un anno di attività comporta una suddivisione della cronologia annuale secondo la vecchia struttura.
Sei è un numero ragionevole per un hotel con un Centro immersioni. Il criterio da applicare è se desidererebbe mai disporre di un unico dato per l’intero gruppo. Se non si chiedesse mai «come è andato il minibar il mese scorso», il minibar non dovrebbe essere una categoria.
I componenti aggiuntivi sono una cosa a parte
Un add-on è un articolo di inventario inserito in un’offerta. Appare mentre qualcuno sta creando una prenotazione, sia all’interno di Prostay che sulla Sua pagina di prenotazione, e presenta tre caratteristiche che l’articolo sottostante non possiede: un proprio prezzo, un tipo di addebito e una serie di intervalli di date durante i quali è disponibile.
Gli extra dispongono di autorizzazioni proprie, separate da quelle degli articoli a cui si riferiscono. Se i campi su questa scheda sono disattivati e nessuna riga offre «Edit», il Suo ruolo non lo include, e un amministratore può aggiungerlo da Users nelle Impostazioni di sistema, alla voce «Integrations» › «Add-ons».
Il prezzo è l’indizio che si tratta di oggetti distinti. La voce «Colazione a buffet» costa 30,00 nel catalogo. Il supplemento "Colazione a buffet" è di 18,00 per ospite a notte. Entrambi i valori sono corretti: uno indica il costo della colazione quando un ospite si presenta al ristorante, l’altro è la tariffa che offrite per aggiungerla a una prenotazione in anticipo. Modificando uno dei due valori, l’altro rimane invariato.
Il tipo di addebito è ciò che determina l’importo, e ne esistono sette: per prenotazione, per notte, per camera o letto, per camera o letto per notte, per ospite, per ospite per notte e per quantità. Lo stesso importo di 18,00 risulta a seconda di quale opzione si sceglie; pertanto, è un campo da controllare due volte. Un soggiorno di quattro notti per due ospiti comporta un addebito di 18,00 una volta se calcolato «per prenotazione», 72,00 se calcolato «per notte» e 144,00 se calcolato «per ospite per notte».
Anche un servizio aggiuntivo richiede almeno un intervallo prima di poter essere offerto, e un intervallo comporta un proprio intervallo di date, la sua sovrapposizione minima e massima con il soggiorno e le tipologie di camera a cui si applica. È così che si offre la colazione tutto l’anno, mentre la cena di Natale solo a dicembre.
L’opzione «Active» nell’elenco rappresenta il controllo più rapido in questo contesto. Esclude un supplemento dal flusso di prenotazione senza eliminarlo né farne perdere gli intervalli, il che è proprio ciò che si desidera per qualsiasi servizio stagionale. Il «Late Checkout» nella struttura demo è disattivato e disabilitato proprio per questo motivo.
Quando un servizio aggiuntivo viene registrato e cosa rimane
Quando viene registrata la transazione. L’opzione «Immediatamente al ricevimento della prenotazione» addebita l’importo sul conto nel momento stesso in cui viene effettuata la prenotazione, il che è l’ideale per qualsiasi servizio che ha già impegnato ad acquistare, come un trasferimento prenotato con autista. L’opzione «Al momento del check-in» lo posticipa, il che è appropriato per qualsiasi servizio che l’ospite potrebbe ancora rifiutare.
Cosa accade in caso di cancellazione o mancata presentazione. L’opzione «Annulla» rimuove l’addebito, mentre l’opzione «Mantieni» lo lascia registrato. Ciò si abbina all’impostazione precedente: un supplemento registrato al momento della prenotazione e impostato su «Mantieni» in caso di cancellazione è il modo per rendere un supplemento non rimborsabile effettivamente non rimborsabile. Ogni altra combinazione è di fatto rimborsabile.
Come viene calcolato il valore per l’allocazione dei ricavi. “Adeguato proporzionalmente” significa che, quando il supplemento viene venduto all’interno di un pacchetto, il suo contributo viene proporzionato rispetto alle altre inclusioni anziché calcolato al suo prezzo di listino. "Prezzo pieno" significa che viene sempre contabilizzato per intero. Si tratta di una decisione di natura finanziaria piuttosto che operativa e, in caso di dubbi, è opportuno rivolgersi alla persona incaricata di leggere i rapporti sui ricavi.
Errori comuni
- Interpretare l’etichetta della confezione come il prezzo. Un’etichetta che riporta “10 articoli” non significa che vengano addebitati dieci articoli. Aprite la confezione e consultate la voce “Posts at ”, che tiene conto solo di ciò che è incluso o selezionato per impostazione predefinita.
- Aspettarsi che il prezzo dell’aggiunta segua quello dell’articolo. Si tratta di valori indipendenti. Se inserite un prezzo nel catalogo, l’aggiunta continuerà a addebitare quanto ha sempre fatto.
- Selezionare il tipo di addebito errato. «Per prenotazione» e «per ospite per notte» differiscono in base al numero di persone nel gruppo moltiplicato per la durata del soggiorno. Verifichi il tutto confrontandolo con una prenotazione reale prima della pubblicazione.
- Impostazione di una soglia di riordino senza destinatari. L’avviso non ha dove essere inviato. ApriSettings dalla schermata degli articoli e aggiungi almeno una persona.
- Eliminare un’opzione aggiuntiva anziché disattivarla. L’eliminazione è definitiva e comporta la perdita degli intervalli associati. Se si interrompe il servizio per la stagione, utilizzare l’opzione “Active ”.
- Creare categorie sulle quali non redigerete mai un rapporto. Ogni categoria aggiuntiva allunga la ripartizione dei ricavi senza renderla più informativa, e la suddivisione è difficile da annullare una volta che vi è una cronologia alle spalle.