Questi due rapporti riguardano le camere che non è stato possibile vendere. Uno riguarda le camere che presentavano danni, con l’indicazione dei costi di riparazione e di chi ha effettuato l’intervento; l’ altro riguarda le camere ritirate dalla vendita pur non presentando alcun danno. Entrambi rappresentano cronologie relative a un intervallo di date piuttosto che dati relativi alla serata odierna, il che è un aspetto da comprendere prima che i numeri abbiano senso.
Quale delle due desiderate
La distinzione è la stessa che si effettua quando si ritira la camera dalla vendita in primo luogo, ed è trattata in modo esaustivo nelle sezioni relative a date bloccate, prenotazioni in sospeso e camere fuori servizio . In breve: «fuori servizio» significa che qualcosa è guasto e che occorre pagare una riparazione; «non disponibile» significa che la camera è in ordine ma non ancora vendibile.
| Rapporti | Copre | Risposte |
|---|---|---|
| Out of Order | Camere con un guasto: una perdita, un condizionatore fuori uso, un problema elettrico | Cosa si è rotto, quanto è costato, chi l’ha riparato e quando la camera tornerà disponibile |
| Out of Service | Camere trattenute pur non presentando alcun guasto: pulizia approfondita, sostituzione del materasso, asciugatura della moquette | Il motivo per cui la camera è stata trattenuta, per quanto tempo e se il blocco è stato applicato, è ancora in sospeso o è stato annullato |
Il rapporto sui guasti
Undici colonne, e quelle che vale la pena conoscere sono proprio quelle facili da fraintendere.
| Colonna | Cosa indica |
|---|---|
| Status | Pending "is raised and not started" (segnalato ma non avviato), "In Progress" (in corso di riparazione) e "Completed" (completato). Solo le prime due descrivono una stanza che non è possibile vendere. |
| Issue Type | La categoria in cui è stato segnalato il guasto. L’elenco proviene dalle impostazioni della struttura, che corrispondono anche a quanto offerto dal filtro. |
| Created On | Data in cui è stato segnalato il blocco, non quando la camera è stata liberata. Un guasto segnalato martedì per una riparazione prenotata venerdì riporta qui la data di martedì. |
| Expected Return | Quando la camera dovrebbe tornare disponibile per la vendita. Si tratta della data da tenere presente quando la reception necessita della camera. |
| Duration | Numero di notti tra l’inizio del blocco e il ritorno previsto. Poiché la data di inizio non figura tra le colonne, questo dato non corrisponderà sempre alla differenza tra il ritorno previsto e la data di creazione del blocco. |
| Cost of Repair | Il costo previsto per la riparazione, nella valuta della struttura. Si tratta di una stima relativa al blocco, non di una fattura, e qui non viene riportato alcun totale. |
| Maintenance Team | Chi è il responsabile dell’intervento. Anche questo dato proviene dalle Impostazioni della struttura. |
| Set By | L’utente che ha segnalato il blocco, ovvero la persona a cui rivolgersi qualora il motivo non fosse evidente. |
Il rapporto sulle sale fuori servizio
Nove colonne e due differenze rispetto al rapporto precedente. Non sono indicati né il costo né il team di manutenzione, poiché non è in corso alcuna riparazione. Inoltre, lo stato si riferisce al ciclo di vita piuttosto che allo stato operativo, con quattro valori:
- Currently OOS: la camera non è attualmente disponibile per la vendita.
- Scheduled: il blocco è stato prenotato ma non è ancora iniziato.
- Returned to Service: il blocco è stato eseguito e la sala è nuovamente disponibile.
- Cancelled: il blocco è stato annullato, pertanto la camera non è mai stata messa in vendita.
Questo report mostra sia «Expected Start» che «Expected Return», pertanto la voce «Duration» può essere verificata in base alle due date riportate accanto. La colonna «Reason» contiene testo libero digitato al momento della creazione del blocco, e i testi più lunghi vengono troncati nella cella.
Filtraggio di entrambi i rapporti
Entrambi i rapporti si aprono sul mese corrente: dal primo del mese ad oggi, misurato in base a Created On. È proprio a causa di questa impostazione predefinita che una richiesta di riparazione presentata il mese scorso per una stanza che risulta ancora fuori servizio oggi non compare finché non si amplia l’intervallo.
Filter Type determina la data rispetto alla quale viene misurato l’intervallo e influisce sul risultato più di qualsiasi altra opzione nel pannello.
| Tipo di filtro | Cosa viene incluso nell’intervallo |
|---|---|
| Created On | I blocchi segnalati nell’intervallo, indipendentemente dal momento in cui si verificano. È ciò che vi serve per sapere «cosa abbiamo ritirato dalla Vendita questo mese». |
| Expected Start | Blocchi il cui inizio è previsto nell’intervallo, che rappresenta la visione prospettica. |
| Expected Return | Blocca le prenotazioni con ritorno previsto nell’intervallo, ovvero l’elenco da utilizzare quando si cercano camere disponibili. |
| Date Interval | Blocchi che si sovrappongono in qualsiasi modo all’intervallo. Un blocco che va dal primo al decimo viene rilevato da un intervallo che copre il quinto, cosa che nessuno degli altri tre farebbe. |
Il resto sono selezioni multiple e si sommano: tipo di camera, tipo di problema, stato di manutenzione , team di manutenzione, edificio o piano e l’utente che ha impostato il blocco. Out of service scambia il tipo di problema, il team e lo stato con i quattro stati del ciclo di vita sopra indicati. Nessuna modifica viene applicata finché non si preme «Save», mentre «Reset all filter» riporta il pannello al mese corrente.
Stampa ed esportazione
Entrambi i report presentano la barra degli strumenti utilizzata dai Rapporti Finanziari: filtri, un pulsante di stampa e un menu di esportazione. Il menu offre solo l’opzione “ Export as PDF ” e nient’altro, pertanto da questa schermata non è possibile ottenere un foglio di calcolo dei costi di riparazione. La funzione «Stampa» apre lo stesso PDF in una nuova scheda e lo invia alla stampante; per questa operazione è necessario che i pop-up siano abilitati per il sito. Entrambe le operazioni agiscono sui dati visualizzati sullo schermo, pertanto i filtri che impostate saranno quelli applicati al file.
Perché il conteggio qui differisce dal riepilogo delle stanze
Questo è l’aspetto che richiede dieci minuti di tempo. Il rapporto “ House Status ” conta le stanze attualmente fuori uso o fuori servizio. Questi due rapporti conteggi i blocchi in un determinato intervallo di tempo, e un blocco può essere completato, non ancora avviato o annullato.
Nelle immagini sopra riportate, il rapporto “Fuori servizio” elenca cinque riparazioni effettuate questo mese, mentre il rapporto “House Status” indica che una sola camera è fuori servizio. Entrambi sono corretti. Tre delle cinque sono Completed e tali camere sono nuovamente disponibili per la Vendita; una è Pending con una data di inizio prevista tra due giorni, pertanto la camera è ancora vendibile questa sera; la quinta è la camera 107, che è l’unica camera conteggiata da House Status. Il rapporto sulle camere fuori servizio riporta la stessa situazione dall’altra prospettiva: cinque blocchi questo mese, nessuno dei quali in servizio stasera, motivo per cui il riepilogo delle camere riporta zero.
Cosa non fanno questi rapporti
- No totals. Nessuna riga somma i costi di riparazione o i pernottamenti persi, né sullo schermo né nel PDF.
- No Excel. Il menu di esportazione offre solo il formato PDF, a differenza dei rapporti sui ricavi e sull’occupazione.
- No history of changes. Si visualizza la situazione attuale del blocco . Una riparazione rinviata due volte appare identica a una che era sempre prevista per quella data.
- Nothing tells you what the room would have earned. La colonna dei costi si riferisce alla riparazione, non al mancato guadagno.