L’Daily Revenue Reporte è la lettura mattutina: quanto era piena la Struttura la notte scorsa, quanto ha incassato, quale parte di tale importo è stata effettivamente pagata e come si prospetta la prossima quindicina. Tutte le voci riportano una data, e ogni riga relativa alle entrate presenta una seconda colonna per il mese fino a quella data. Sei delle righe aprono un report a sé stante.
Cinque sezioni, una data
| Sezione | Conteggi | Apre |
|---|---|---|
| Occupancy analysis | Camere disponibili nella notte selezionata e nel mese fino a quel momento | Nessuna |
| Daily statistics | Ospiti e le tre tariffe ricavate dalle camere e dal fatturato | Nessun dato |
| Daily Revenue (DRR) snapshot | Importo, in tre righe che danno come somma la cifra indicata nell’intestazione | Ricavi relativi alle sole camere, Articoli e servizi, rettifiche |
| Payments received | Prenotazioni, non denaro | Pagamento completo, con acconti, saldo versato |
| 14-day outlook | Occupazione, ADR e RevPAR per la quindicina a partire dalla data selezionata | Nulla |
Il pulsante della data e ciò che esso determina
Nel riepilogo non sono presenti né un intervallo né un pannello di filtro. Clicchi sul pulsante della data , selezioni un giorno e tutte e cinque le sezioni si aggiorneranno in base a tale data: la colonna “ TODAY ” (Prenotazioni in corso) riporterà i dati relativi a quel giorno, la colonna “MTD ” (Prenotazioni confermate) coprirà il periodo dal primo di quel mese fino a tale data, e la proiezione inizierà a partire da essa. Se seleziona il 10, la colonna “MTD” (Mese in corso) coprirà dieci giorni, non l’intero mese.
Export Offre le opzioni «Export as PDF » e «Export as Excel ». Entrambe inviano i dati attualmente visualizzati sullo schermo e scaricano un file il cui nome corrisponde alla data selezionata, pertanto un’esportazione effettuata dopo aver modificato la data corrisponderà a ciò che stava visualizzando. Nessuna delle due opzioni include i sei drill-down; li potrà esportare dalle rispettive barre degli strumenti.
Analisi dell’occupazione
I quattro riquadri contano le camere nella notte selezionata. « Rooms Available » e «Rooms Occupied » sommano tutte le camere della Struttura, comprese quelle fuori servizio; pertanto, una camera chiusa viene considerata disponibile in questa sezione e fa diminuire la percentuale. La percentuale al centro del grafico a ciambellaToday rappresenta l’occupazione rispetto a quel totale, ed è la stessa cifra che il rapportoHouse Status e la prima colonna delle previsioni mostrano per la stessa notte.
Tentatives Inoltre,Courtesy Holds tiene conto delle camere riservate senza una prenotazione confermata: una prenotazione provvisoria è una prenotazione non confermata, mentre una prenotazione di cortesia è una camera ritirata dalla Vendita per una persona specifica per un determinato numero di ore. Entrambe vengono sottratte dalla fetta disponibile sul grafico a ciambella anziché aggiunte ad essa, poiché una camera riservata è una camera che non è possibile vendere.
Entrambe le caselle indicano zero nella maggior parte delle date passate e ciò non costituisce un errore. Una prenotazione che raggiunge la propria data di arrivo è già stata confermata, rilasciata o occupata senza prenotazione, pertanto i numeri hanno significato solo nelle notti che non si sono ancora verificate. Leggetele insieme al conteggio delle disponibilità: 24 camere disponibili di cui 15 già prenotate è una notte molto diversa da 24 camere disponibili e nessuna prenotazione in sospeso.
Statistiche giornaliere
Tutte e quattro le righe derivano da due dati: le camere vendute e il ricavo per camera; pertanto, variano di pari passo e nessuno di essi costituisce un indicatore indipendente.
| Riga | Cosa rappresenta |
|---|---|
| Total Guests | Numero di ospiti presenti in struttura durante la notte, adulti e bambini insieme, non le Prenotazioni |
| ADR per Guest | Ricavi per camera divisi per il numero di ospiti. Diminuisce quando arrivano le famiglie, anche se la tariffa non ha subito variazioni |
| Average Daily Rate (ADR) | Ricavi per camera divisi per le camere vendute. Non fornisce alcuna indicazione sulle camere vuote |
| REVPAR | Ricavi per camera divisi per il numero totale di camere della Struttura, vendute o meno |
La differenza tra gli ultimi due dati è il tasso di occupazione, motivo per cui è opportuno analizzarli in coppia. Solo ricavi delle camere, in tutte e quattro le righe: il ristorante e la spa sono riportati nella sezione sottostante e non figurano in nessuna di queste cifre. Gli stessi tre indici compaiono nei rapporti relativi all’occupazione, all’ADR e al RevPAR , dove è possibile confrontarli su un arco di tempo piuttosto che su una singola notte.
La panoramica dei ricavi e i suoi tre rapporti
Camere, extra e rettifiche. Il totale accanto all’intestazione corrisponde alla somma delle tre righe relative alla data selezionata, quindi al totale mensile fino a quel momento; le rettifiche sono solitamente negative, pertanto il totale risulta inferiore alla somma delle camere più le voci aggiuntive.
Ricavi relativi alle sole camere
Una riga per ogni tipo di sistemazione. «Room Sold» conta i soggiorni, «Room Nights» conta le notti e la differenza tra i due valori rappresenta la durata media del soggiorno per quel tipo di sistemazione. «Avg. Daily Rate (ADR)» è dato dal rapporto tra «Gross Room Revenue» e «Room Nights», il che lo rende comparabile tra una suite venduta per due notti e una camera doppia venduta per sette.
Complimentary Room EHouse Use contano le camere cedute e quelle occupate dalla Struttura stessa. Non generano alcun ricavo, pertanto una tipologia che ne presenta diverse mostra un ADR inferiore alla propria tariffa di listino. Il dato riportato inAdjustments in questo report si riferisce esclusivamente alle solo le rettifiche, che costituiscono un sottoinsieme della riga degli adeguamenti nel Riepilogo: le rettifiche relative agli addebiti del ristorante e del centro benessere non sono qui incluse. Il pannello dei filtri offre un intervallo di date e nient’altro.
Articoli e servizi
Tutto ciò che non è una camera, raggruppato per voce anziché per folio, in modo da indicare cosa è stato venduto piuttosto che chi lo ha acquistato. Il prezzo di ciascuna riga si calcola come segue: Quantity moltiplicato perUnit Price , meno Discount , dàNet Revenue , e il netto piùTax/Service Charge è Total Amount .
Il dato che si ricollega al riepilogo è Net Revenue , nonTotal Amount . La riga Items and Services nell’istantanea rappresenta il fatturato al lordo delle imposte, pertanto il report apparirà sempre più ampio rispetto alla riga che lo ha aperto, a meno che non si legga la colonna corretta. Filtri in base a Category per determinare l’incasso del ristorante senza uscire dal report, oppure in base aItem Name per seguire l’andamento di un singolo prodotto.
Rettifiche
Ogni correzione apportata a un addebito già registrato, con l’ addebito precedente, la modifica, l’addebito successivo e i due nomi rilevanti in caso di controversia: chi l’ha approvata e chi l’ha inserita. Il nome dell’ospite è collegato alla prenotazione, in modo da poter passare da una correzione al folio in cui è stata apportata la modifica con un solo clic.
Adjustment Amount è firmato. Goodwill credit eRate correction sono solitamente negativi, mentre unPosting error o un Tax correction possono andare in entrambi i sensi; ecco perché il totale mensile non rappresenta l’entità del problema. Un mese di piccole correzioni compensative si traduce in un saldo netto quasi nullo, ma indica comunque che il reparto reception sta registrando gli addebiti in modo errato. Filtri perAdjustment Type o Approved by per individuare tale andamento anziché il saldo netto.
I pagamenti ricevuti e i relativi tre rapporti
Queste tre righe indicano il numero di prenotazioni. Una riga con il valore 11 indica undici prenotazioni, non undici di qualsiasi altra cosa, e l’importo è riportato nel rapporto sottostante. I tre rapporti non si sovrappongono, il che li rende utili da consultare parallelamente.
| Riga | Conteggio | Il relativo rapporto riporta |
|---|---|---|
| New Reservations Paid in Full | Prenotazioni effettuate nel periodo e pagate per intero | Rate Plan, Total Paid e Payment Method |
| New Reservations with Deposits | Prenotazioni effettuate nel periodo per le quali è stata versata una parte dell’importo totale | Deposit Amount Received e un filtro per la data di scadenza dell’acconto |
| Reservations Balance Paid | Prenotazioni più datate il cui saldo residuo è stato saldato nel periodo | Deposit Paid accanto a Balance Paid |
Tutti e tre riportano una riga per ogni prenotazione con l’ospite, le date del soggiorno, la tipologia di camera, la fonte, l’importo totale e il saldo in sospeso, e tutti e tre presentano gli stessi filtri: numero di prenotazione, nome dell’ospite, tipologia di camera, fonte di prenotazione, metodo di pagamento e il membro del personale che ha incassato il pagamento. Due di essi aggiungono una colonna propria, mentre i Rapporti sui depositi aggiungono un secondo intervallo di date relativo alla scadenza del deposito.
Il conteggio che si aggiorna per primo al mattino è quello dell’ Reservations Balance Paid e, poiché è lì che vengono registrati i conteggi relativi al check-out. Una giornata con arrivi ma senza saldi pagati di solito significa che la reception sta incassando al momento del check-out anziché all’ arrivo, cosa che qui risulta visibile prima che altrove.
Le previsioni a 14 giorni
Quattordici colonne a partire dalla data selezionata, quindi la prima ripete la notte a cui si riferisce il resto della schermata e costituisce il modo più rapido per verificare che stiate leggendo effettivamente la data che pensate di stare leggendo. Le altre tredici si basano sui dati effettivi anziché sulle previsioni: contano le prenotazioni attualmente esistenti, pertanto una data a tre settimane di distanza risulta bassa perché non è stata ancora venduta, non perché ci sarà poco afflusso.
Legga la riga “ADR” (Prenotazioni) anziché quella “OCC%” (Rate). Un fine settimana all’87% e una tariffa inferiore alla media quindicinale è lo scenario su cui vale la pena intervenire, poiché è l’ unico che può ancora correggere chiudendo uno sconto.
Far quadrare i numeri
Ogni dato presente su questa schermata è riportato anche su un’altra schermata. Quando due di essi non coincidono, uno di questi è il motivo.
- I valori di Rooms Occupied ,ADR e REVPAR relativi alla notte selezionata corrispondono a quelli riportati inHouse Status e nei Rapporti sull’occupazione relativi alla stessa notte. Essi vengono calcolati sulla base delle stesse camere vendute e degli stessi ricavi per camera.
- Room Only Revenue per il mese è pari alla somma della colonnaGross Room Revenue del relativo rapporto, mentre i pernottamenti riportati in tale rapporto corrispondono al totale delle camere occupate nei giorni compresi nell’intervallo.
- Items and Services corrisponde alla colonna «Net Revenue » del relativo rapporto, al lordo delle imposte.
- Ogni conteggio “Payments received” corrisponde al numero di righe nel report che si apre, una volta che entrambi si riferiscono allo stesso intervallo.
Se il totale di un drill-down è superiore a quello della riga su cui ha cliccato, verifichi innanzitutto il relativo intervallo di date. Questa è la causa del problema nove volte su dieci, poiché i rapporti si aprono con l’intervallo dal mese corrente fino ad oggi, mentre il riepilogo potrebbe mostrare una data precedente.
Cosa non fa questo rapporto
- No range on the summary. Un giorno alla volta. Per i ricavi relativi a un periodo, utilizzi i rapporti sui ricavi delle camere o i rapporti sull’occupazione e sulle tariffe .
- No sorting and no paging on the drill-downs. Le intestazioni delle colonne non sono cliccabili e tutte le righe corrispondenti vengono visualizzate contemporaneamente. Restringete la ricerca con "Search filters ".
- No forecast. Le previsioni si riferiscono alle prenotazioni odierne, non a una proiezione, e non tengono conto dei recuperi.
- Nothing here takes a payment. L’addebito su un conto e il saldo avvengono entrambi al momento della prenotazione.