Politiche

Cinque schede che condividono una schermata e quasi nient’altro. Ciò che le accomuna è la frase in alto: i presenti termini costituiscono un accordo giuridicamente vincolante tra voi e il Suo ospite. Questa è una descrizione accurata di ciò che viene offerto, ed è anche un avvertimento, poiché la maggior parte di ciò che si imposta qui è testo che verrà mostrato all’ospite, piuttosto che operazioni aritmetiche che il sistema eseguirà. Distinguere l’una dall’altra è lo scopo principale di questo articolo.

Standard o personalizzata, sceglie una delle due

La prima scheda nella scheda “Politica di cancellazione” offre la scelta tra due modi di esprimere la stessa cosa e determina il contenuto della terza scheda presente nella pagina.

1. La modalità. La modalità “Standardizzata” crea le politiche a partire da combinazioni predefinite di addebiti e basi di calcolo. La modalità “Personalizzata” mette a disposizione un editor di testo avanzato e nient’altro.
2. Motivi di cancellazione. Indipendenti dalla modalità. Esistono a prescindere dal modo in cui presentate la Sua politica.
3. Le politiche stesse. Questa scheda corrisponde alla tabella standardizzata. Passando alla modalità «Personalizzata», essa viene sostituita da un editor.

Le due modalità si escludono a vicenda e il cambio di modalità sostituisce immediatamente la terza scheda , prima ancora che salviate. Le Sue politiche strutturate non vengono eliminate quando passate alla modalità “personalizzata”, e il Suo testo personalizzato non viene eliminato quando tornate indietro, ma solo una delle due sarà visibile all’ospite. Se ha dedicato un pomeriggio alle politiche strutturate e poi passate alla modalità “personalizzata” per provare qualcosa, tornate indietro prima di uscire.

Creazione di una politica di cancellazione

Add New Cancellation Policy apre un pannello a scomparsa con due menu a tendina le cui etichette sono talmente simili da creare confusione.

Cancelation Policy Si tratta dell’importo da addebitare: Full Charge ,Partial Charge oppureNo Charge . Cancelation Type indica il parametro rispetto al quale viene calcolato tale addebito:Full Deposit , Full Stay ,First Night Stay , % of Deposit oppure % of Full stay . Leggeteli in quest’ordine e il nome della politica generato dal sistema risulterà comprensibile. Nella struttura di dimostrazione, «Addebito completo» più «Soggiorno completo» più due giorni produce Full Charge - Full Stay if canceled within 2 days .

Selezionando una delle due opzioni percentuali, viene aggiunto un campo « Amount » sopra il campo «days». Quella è la percentuale. Il campo «days» sottostante, etichettato «If canceled within » e con il suggerimento «Days of arrival », rappresenta la finestra temporale: se la cancellazione avviene entro questo numero di giorni dalla data di arrivo, la polizza si applica.

Link to Reservation Type limita una politica a particolari tipi di prenotazione, pertanto una tariffa aziendale può prevedere condizioni diverse rispetto a una prenotazione senza prenotazione anticipata. Lasci l’opzione “None Selected ” e la politica non sarà soggetta a restrizioni.

Solo una politica viene trasferita al Motore di prenotazione

La colonna “Booking Engine” nella tabella delle politiche presenta esattamente una riga con l’indicazione “Displayed”, e tale impostazione è obbligatoria piuttosto che meramente convenzionale. Selezionando “ Display on Booking Engine” su una nuova polizza, in tutte le altre polizze il flag viene deselezionato come parte della stessa operazione di salvataggio.

Il pannello di controllo Le avvisa prima che ciò avvenga. Spuntando la casella quando un’altra politica occupa già lo spazio, viene visualizzato un banner di avviso che indica quella attuale, in modo che sappiate cosa state per sostituire. Vale la pena leggerlo, poiché in seguito la modifica avviene in modo silenzioso: nulla nell’elenco spiega perché una politica abbia smesso di essere visualizzata, ma solo che ora si trova all’indirizzo Not displayed .

Le politiche non visualizzate continuano a esistere e rimangono condizioni valide che il personale può applicare. L’indicatore regola un unico aspetto, ovvero ciò che viene mostrato a chi effettua una prenotazione online al momento del checkout.

I motivi di cancellazione alimentano il rapporto

Questa è l’unica scheda della pagina con un effetto a valle concreto, e si tratta di un effetto positivo. I motivi che definite qui costituiscono il menu a tendina da cui un utente effettua la scelta al momento della cancellazione di una prenotazione, e rappresentano anche il filtro nel rapporto “Panoramica cancellazioni”. Ciò significa che la qualità di tale rapporto è determinata interamente dall’elenco che inserite qui.

Tre motivi sono un numero gestibile. Trenta non lo sono, perché a trenta la persona che effettua la cancellazione sceglie quello più vicino alla cima dell’elenco e il report diventa inaffidabile. La struttura demo utilizza i motivi “Cancellazione richiesta dall’ospite”, “Mancata presentazione” e “Overbooking”, il che è sufficiente per distinguere le cancellazioni da voi causate da quelle non causate da voi.

La colonna «Use cases this year» (Conteggio) rappresenta il conteggio aggiornato delle prenotazioni cancellate per ciascuna motivazione. È il modo più rapido per individuare una motivazione che nessuno utilizza, e una motivazione che nessuno utilizza dovrebbe essere eliminata piuttosto che lasciata ad ingombrare il menu a tendina.

Termini e condizioni, informativa sulla privacy

Due schede, due editor di testo avanzato, un unico salvataggio. Condividono un unico endpoint, pertanto la selezione di “ Save Changes ” in una delle due schede agisce su entrambe. Ciò è comodo e talvolta sorprendente: modificate i Suoi termini, passate alla scheda “Privacy” per verificare qualcosa, salvate da lì e anche le modifiche ai termini verranno salvate.

La casella di controllo nella scheda «Termini», « Require acceptance of terms and conditions, privacy policy », è l’unico comando qui presente che modifica il comportamento anziché il contenuto. Attivatela e il Motore di prenotazione richiederà all’ospite di accettare prima del pagamento. Disattivatela e il testo rimarrà comunque disponibile per la lettura, ma nessuno verrà bloccato.

Arrivo e partenza

L’orario di check-in standard viene mostrato agli ospiti nella pagina di completamento della prenotazione del Motore di prenotazione , indicato come “After: 3:00 PM”. Questo è il campo di questa scheda con la portata più ampia al di fuori del PMS, e il motivo per cui è fondamentale impostarlo correttamente prima di rendere accessibile al pubblico il Motore di prenotazione.

Le impostazioni relative al check-out posticipato costituiscono un dato di riferimento piuttosto che un meccanismo. L’ orario, la scelta tra importo fisso o percentuale e il valore sono tutti memorizzati presso la Struttura, e nessuna funzione di Prostay registra l’addebito quando un ospite parte in ritardo. Una partenza posticipata è un addebito che qualcuno aggiunge manualmente al conto, proprio come una penale di cancellazione. Compilate questi campi in modo che tutti gli addetti alla reception indichino lo stesso importo, non perché il sistema provvederà a riscuoterlo.

Impostando l’opzione «Do you offer a late check-out?» (Consenti il check-out tardivo) su «No» (Non consentire il check-out tardivo) l’orario del check-out tardivo viene disattivato ma i campi relativi agli addebiti rimangono modificabili, pertanto un valore obsoleto potrebbe rimanere lì inosservato. Cancellatelo se smettete di offrire il servizio.

Conferma in sospeso

Queste due impostazioni determinano lo stato iniziale di una prenotazione diretta e ciò che ne determina l’evoluzione. Impostando l’opzione predefinita su « Confirmation pending », una prenotazione effettuata al telefono o tramite il Motore di prenotazione viene messa in attesa anziché confermata. Impostandola su «Confirmed », la prenotazione viene considerata confermata immediatamente.

La combinazione preferita dalla maggior parte delle strutture è quella riportata nella schermata: impostazione predefinita su “in sospeso” e opzione “ Auto change status to Confirmed when a payment is added ” attivata. Una prenotazione si conferma quindi automaticamente nel momento in cui viene versato un acconto, mentre qualsiasi importo non pagato rimane visibilmente non confermato finché qualcuno non ne sollecita il pagamento. Disattivate l’opzione e ogni conferma diventerà un’operazione manuale, il che è giustificato solo se disponete di un vero e proprio processo di approvazione.

Entrambe le impostazioni si applicano alle prenotazioni dirette. Le prenotazioni che arrivano tramite il Gestore Canale riportano lo stato inviato dal canale, pertanto questa scheda non le regola.

Errori comuni

• Leggere i due menu a tendina nell’ordine sbagliato. « Cancelation Policy » ( Addebito ) è l’addebito e «Cancelation Type » (Base) è la base, nonostante le etichette suggeriscano il contrario. Verifichi in seguito il nome della politica generata nella tabella: indica prima l’addebito, poi la base, poi la finestra.
• Aspettarsi che una commissione di cancellazione compaia sul folio. Non apparirà. La registri Lei stesso come addebito e, se lo fa spesso, configuri una voce o una commissione apposita affinché la dicitura e la contabilità rimangano coerenti.
• Si presume che venga visualizzata anche la seconda politica indicata. Ne può essere visualizzata solo una. Se una politica che riteneva attiva ora riporta la dicitura «Not displayed », significa che qualcuno ha aggiunto o modificato un’altra politica con la casella selezionata.
• Lasciare che l’elenco dei motivi si allunghi. Ogni motivo aggiunto indebolisce il rapporto “Panoramica delle cancellazioni”. Elimini quelli con uno zero nella colonna “Use cases this year ”.
• Applicare la propria politica a una prenotazione proveniente da un canale. Una prenotazione proveniente da Booking.com, Expedia, Airbnb o qualsiasi altro canale collegato è regolata dalla politica che l’ospite ha accettato su quel canale, non da quanto riportato in questa schermata. La cancellazione di tale prenotazione in Prostay non comporta la cancellazione sul canale: l’ospite mantiene la propria conferma, la commissione non viene sospesa e la camera che ha appena liberato può essere venduta a qualcun altro mentre l’ospite originario ha ancora intenzione di arrivare. La cancelli nell’extranet del canale stesso e lasci che la cancellazione giunga automaticamente a Prostay.
• Salvataggio dalla scheda sbagliata. I termini e la privacy condividono lo stesso salvataggio. Arrivo e partenza, conferma in sospeso e cancellazione hanno ciascuno la propria scheda. Passare da una scheda all’altra non salva nulla, pertanto una modifica che ha apportato due schede fa andrà persa.