Rapporti Finanziari: saldi, addebiti e rimborsi

Sette dei rapporti presenti nella sezione Finanziaria sono tabelle fisse relative agli stessi fogli contabili sottostanti. Si differenziano per i dati che includono e per ciò che riportano al riguardo: uno suddivide i crediti insoluti in fasce temporali, uno elenca gli ospiti che hanno lasciato l’albergo con debiti in sospeso, uno mostra ogni folio con il relativo saldo, uno scompone i folio in singole registrazioni contabili, uno mostra ciò che è stato pagato, uno elenca ogni pagamento così come è stato effettuato e uno mostra ciò che è stato stornato. Sceglie in base alla domanda a cui state rispondendo piuttosto che in base al nome, poiché diversi nomi si sovrappongono.

Quale dei sette aprire

L’hub dei Rapporti Finanziari

Quattordici rapporti si trovano nella sezione Finanza. Tre di essi sono le schermate relative ai ricavi delle camere — Room Revenue by Rate Plan, Room Revenue by Room Typee Room Revenue by Source — che si aprono al di fuori della sezione Finanza e trattano i ricavi delle camere per fonte, tipo e piano tariffario. L’icona a forma di stella su ciascuna riga aggiunge il report a «Favorites» (Report preferiti) nel menu «Reports Dashboard» (Menu di ricerca), il che rappresenta il modo più rapido per tenere raggruppati i due o tre report che si generano quotidianamente .

Filtri di ricerca, stampa ed esportazione

Tutti e sette presentano la stessa barra degli strumenti. Il pulsante di filtro è etichettato qui come “ Search filters ”, mentre nei Rapporti sulla produzione e sull’occupazione è indicato come “Filter Report ”; il loro funzionamento è lo stesso: aprono un pannello sulla destra che non applica alcun filtro finché non si preme “Save Changes ”. Ogni pannello memorizza le proprie impostazioni tra una visita e l’altra, pertanto un rapporto che appare errato quando vi ritornate è solitamente ancora filtrato in base alle impostazioni dell’ultima volta.

Ogni pannello ha un intervallo di date, e ogni pannello attribuisce un significato diverso a tale intervallo. I filtri «Scadenza» e «Registro dei depositi» si basano sulla data di partenza , i filtri «Pagamenti» e «Saldi» sulla data di arrivo , mentre il filtro «Addebiti giornalieri» sulla data di registrazione . Impostare lo stesso periodo di due settimane su tre di essi non fornirà tre viste delle stesse Prenotazioni.

Crediti a Suo favore

Il report di anzianità costituisce l’elenco dei crediti da riscuotere. Il pagamento matura alla partenza, pertanto Days Outstanding calcola a partire dal giorno in cui l’ospite ha lasciato la struttura e Aging trasforma tale conteggio in uno dei cinque indicatori: Current, 1-30 days, 31-60 days, 61-90 dayse 90+ days. Le righe sono ordinate in ordine cronologico decrescente e il totale accanto all’intestazione corrisponde all’importo dovuto alla Struttura per tutte le voci presenti sullo schermo.

Il rapporto si apre sugli ultimi dodici mesi anziché su quello corrente, il che è intenzionale: un rapporto che copre solo un mese non può mostrare un fascia 61-90 o 90+, pertanto restringere l’intervallo nasconde proprio il debito che ha cercato aprendo il rapporto. Outstanding Status restringe la ricerca a Outstanding only, Fully Paido Credit Balance, mentre Include Zero Balancesriporta i folio saldati in modo che possiate dimostrare che un debito è stato estinto anziché non essere mai esistito.

Checked-out Reservations with Outstanding Balance rappresenta lo stesso debito dal punto di vista della reception. Elimina i calcoli relativi all’anzianità del debito e aggiunge la suddivisione necessaria per una conversazione con l’ ospite:Room Revenue Total , Items / Services ,Grand Total e Reservation Balance Due , in modo da poter verificare se la parte non pagata riguarda la camera o i servizi extra. Il suo pannello di filtro offre solo un intervallo di date e il nome dell’ospite, e legge lo stato della prenotazione anziché il Calendario; pertanto, un ospite che dovrebbe partire oggi ma non ha ancora effettuato il check-out non compare nell’elenco.

Il registro completo: pagamenti e saldi dovuti

Questo è il più ampio di tutti. Elenca ogni prenotazione in arrivo nell’ intervallo, indipendentemente dal suo stato; pertanto, un folio pagato per intero figura accanto a uno non pagato, e il badge «Status» (Pagato per intero) li distingue. «Grand Total» (Totale) meno «Paid Amount» (Totale da pagare) equivale a «Balance Due» (Totale residuo) in ogni riga, e la cifra accanto all’intestazione rappresenta la somma di quella colonna.

Utilizzatelo prima degli arrivi piuttosto che dopo le partenze. Filtrando per Arrival eConfirmed per i prossimi pochi giorni, si ottiene un elenco di coloro che stanno per arrivare con un saldo non pagato, il che rende la conversazione molto più agevole al momento del check-in piuttosto che al check-out. Il pannello accetta anche un numero di prenotazione, il nome di un ospite e una fonte di Prenotazione, mentre l’elenco degli stati riporta tutti gli undici stati di prenotazione.

Ogni registrazione: addebiti giornalieri per voce

Mentre gli altri cinque report riguardano i conti, questo riguarda le registrazioni: una riga per ogni addebito, con indicazione dell’ora esatta al minuto, con la voce, la sua categoria, la quantità e il prezzo unitario a fronte dell’importo, un codice identificativo dell’ Posting # e e il membro del personale che l’ha inserito nel conto. È il rapporto da aprire quando un ospite contesta una voce e quello da eseguire al momento del passaggio di consegne, qualora gli incassi della serata sembrino errati.

I filtri seguono questa struttura. L’Charge Categorye proviene dalle categorie di articoli della Struttura stessa, Processed by dall’elenco degli utenti, e sono presenti campi di testo libero per il nome dell’articolo, il numero di prenotazione e il numero di registrazione. Il filtraggio per categoria è il modo più rapido per verificare quanti incassi ha registrato ieri il ristorante senza uscire dal report.

Il registro dei depositi

Deposits Ledger Report elenca i folio per i quali sono stati incassati fondi, ordinati in base alla data di check-out, con Room Nights ,Room # , Reservation Status , Reservation Paid Amount , Reservation Balance Due e Grand Total . Filtri la tabella per stato per rispondere alla domanda a cui è realmente destinata: quanto denaro è vincolato a Prenotazioni per le quali gli ospiti non sono ancora arrivati.

Si prega di interpretare il nome con una certa flessibilità. L’hub lo descrive come uno strumento per il monitoraggio dei depositi ricevuti, applicati e rimborsati, ma la tabella non presenta colonne dedicate agli importi applicati o rimborsati, né una cifra separata relativa ai depositi: mostra semplicemente l’importo totale pagato sul conto. Un acconto che è stato successivamente applicato al soggiorno appare qui allo stesso modo di un pagamento effettuato al momento del check-out.

Annullamenti e rimborsi

Un annullamento cancella una registrazione che non avrebbe dovuto essere effettuata; un rimborso restituisce il denaro che era stato incassato. Il badge «Type» indica di quale si tratta, «Transaction Type» specifica cosa è stato stornato (Payment, Room o Item/Service), mentre «Notes» riporta il motivo digitato dall’operatore in quel momento. Il pannello applica filtri su entrambi, utilizzando «Voided» e «Refunded» come etichette.

La colonna delle note è troncata a 40 caratteri nella tabella, mentre il testo completo è riportato nel suggerimento della cella. Poiché il motivo costituisce il vero e proprio soggetto del report, si consiglia di passare il mouse su una riga prima di trarne conclusioni.

Tutti i pagamenti ricevuti: il report delle transazioni

Gli altri sei rapporti sono organizzati in base ai folio. Questo è organizzato in base agli incassi. Ogni pagamento incassato nel periodo ha una riga dedicata, indipendentemente da chi lo abbia incassato e dal luogo in cui sia avvenuto, il che lo rende il rapporto con cui riconciliare le operazioni bancarie giornaliere.

Source È la colonna che lo rende diverso. «Reservation » significa che il pagamento è stato effettuato a fronte di un conto presso la reception; «Tableview » significa che è stato effettuato in un punto di ristoro, pertanto le righe relative al «Terrace Restaurant» e al «Lobby Bar» rappresentano gli incassi di ristoranti e bar che figurano nello stesso elenco dei Pagamenti delle camere. Nessun altro Rapporto Finanziario mostra entrambi.

Folio Name Inoltre, «Room No. » assume un significato diverso nei due tipi di riga. Un pagamento relativo a una prenotazione indica la camera; un pagamento relativo a un punto di vendita indica il punto di vendita in «Folio Name » e inserisce la camera dell’ospite in «Room No. », che è il modo in cui appare il conto del bar addebitato sulla camera . «Posted By » indica il membro del personale che ha effettuato l’operazione, dato da utilizzare quando è necessario verificare un importo con qualcuno.

L’TOTALe fissata in calce è il dato che il report è destinato a produrre: tutto quanto incassato nel periodo, considerando entrambe le fonti e ogni metodo di pagamento. Segue i filtri, pertanto filtrando per Cash si ottiene ciò che dovrebbe trovarsi fisicamente nei cassetti.

Il pannello dei filtri è quello utilizzato dagli altri sei, con due aggiunte. Sia « Payment Method » che «Source » accettano più valori contemporaneamente, pertanto è possibile richiedere i Pagamenti con carta effettuati nei punti vendita e ottenere esattamente tali dati. L’intervallo di date va dal primo del mese ad oggi.

Farli coincidere

I rapporti condividono un unico insieme di folio, pertanto i dati che descrivono lo stesso folio corrispondono ovunque esso compaia, a condizione che gli intervalli coincidano. Per ogni riga valgono tre corrispondenze:

• Paid Amount inoltreBalance Due è Grand Total .
• Room Revenue Total più Items / Services è Grand Total .
• Le registrazioni relative a un folio su Daily Charges by Item corrispondono al valore di Items / Services riportato nel rapporto controllato.

Quando due rapporti presentano discrepanze, verifichi innanzitutto il campo della data, poiché non utilizzano lo stesso filtro. Un folio che arriva il 30 e parte il 2 risulta in luglio in un rapporto e in agosto nel successivo.

Cosa non fanno questi rapporti

• No sorting and no paging. Le intestazioni delle colonne non sono cliccabili e tutte le righe corrispondenti vengono visualizzate contemporaneamente. Restringete la ricerca utilizzando il pannello dei filtri anziché scorrere la pagina.
• No totals row. Ogni rapporto riporta un unico dato di riepilogo accanto all’intestazione della sezione e nient’altro: importo in sospeso per anzianità, saldo dovuto per i Pagamenti e, nel rapporto sui prestiti in corso, l’importo registrato a titolo di addebito e stornato a titolo di annullamento.
• No aged credit. Le fasce di anzianità di esigibilità si calcolano solo in avanti a partire dalla data di scadenza. Un folio in credito viene visualizzato come saldo negativo sotto «Credit Balance », non come anzianità di esigibilità.
• Nothing here posts or takes money. Si tratta di rapporti. L’addebito su una voce di conto, l’accettazione di un pagamento e l’emissione di un rimborso avvengono tutti sulla voce di conto della prenotazione.