Il folio è il conto dell’ospite. Ogni addebito relativo al soggiorno e ogni pagamento effettuato a fronte di esso, elencati nell’ordine in cui si sono verificati, con il saldo progressivo riportato in fondo. Quando qualcuno chiama la reception per chiedere a cosa si riferisca una voce presente sull’estratto conto della propria carta, questa è la schermata che fornisce la risposta.
Che cos’è un folio
Un folio è un contenitore di transazioni, non un documento. Non viene emesso al momento del check-out e non è la fattura. La fattura viene stampata a partire da un folio, e un singolo folio può generare diverse fatture nel corso di un soggiorno prolungato. Il folio stesso esiste dal momento in cui viene effettuata la prenotazione e continua a riempirsi fino alla partenza dell’ospite.
Due regole danno un senso a tutto il resto in questa schermata:
- Un folio cresce sempre e solo. Nulla viene modificato e nulla viene cancellato. Un errore viene corretto aggiungendo una riga che lo annulla: un annullamento, un accredito o una rettifica. La cronologia di ciò che è accaduto rimane intatta. Si tratta di un requisito legale nella maggior parte dei luoghi e di un requisito di revisione contabile ovunque.
- Una prenotazione può comprendere più di un conto. Il motivo più comune è che qualcun altro paghi parte del conto: l’azienda si fa carico della camera e delle imposte, mentre l’ospite paga il proprio conto del bar. Due conti, un unico soggiorno.
La scheda «Tab»
Apra una prenotazione qualsiasi e faccia clic su «Folio». Su questa scheda non è presente alcun indicatore di conteggio; a differenza di «Rooms» o «Guest», un folio vuoto e uno con quaranta righe appaiono identici finché non lo si apre.
- Il folio che state visualizzando. Inoltre, un’opzione per passare dall’elenco generale alla suddivisione per ospite.
- I tre modi per aggiungere voci: Pagamenti e accrediti, addebiti e rettifiche, nonché le azioni a livello di folio.
- Le transazioni. Le più recenti per prime.
- I totali. Nella barra laterale, dove rimangono visibili da ogni altra scheda.
Questa è la scheda più ampia della pagina di prenotazione. La freccia a forma di V nella parte superiore della barra di Riepilogo la comprime e concede alla tabella circa 350 pixel in più, il che fa la differenza tra la lettura della colonna «Note» e il doverne indovinare il contenuto.
La barra degli strumenti
- Viewing Folio. Quale dei folio della prenotazione viene visualizzato nella tabella sottostante. Uno alla volta, mai tutti contemporaneamente.
- All transactions/ By guest. Le stesse righe, in un unico elenco piatto o raggruppate in base alla persona a cui appartengono.
- Add Payment/Credit. Denaro in entrata, o in uscita: un pagamento, un accredito o un rimborso.
- Add / Adjust Charge. Somme dovute. Voci del catalogo, imposte e commissioni, ricavi extra per le camere e correzioni a una riga già presente.
- Folio Actions. Operazioni che agiscono sul folio nel suo complesso anziché su una singola riga: trasferimento di registrazioni e ripartizione delle quote su una prenotazione condivisa da più persone.
Tutti e tre i pulsanti sono descritti nella sezione “Registrazione di addebiti, Pagamenti e rimborsi ”. Se non li vede affatto, significa che il Suo utente ha restrizioni su questa prenotazione. Consulti la sezione “Aspetti che possono creare confusione ”.
Scelta del folio da visualizzare
L’esistenza dei folio e le voci che vi vengono inserite per impostazione predefinita vengono configurate per struttura piuttosto che per prenotazione. Una configurazione del folio può essere associata a particolari fonti di prenotazione e particolari tipi di pagamento, pertanto una prenotazione proveniente da un’OTA può essere indirizzata a un folio diverso rispetto a una prenotazione senza prenotazione, senza che nessuno debba effettuare alcuna scelta.
Quello contrassegnato come predefinito nell’elenco è quello che si apre per primo. Se un addebito che vi aspettavate non è presente nella tabella, controllate il menu a tendina prima di registrarlo nuovamente: in una prenotazione con due folio, metà della fattura è sempre a portata di clic.
Un secondo folio parte vuoto e rimane vuoto finché non vi viene registrata direttamente una voce o vi viene trasferita dal folio principale. Non è difettoso e non occorre crearlo: si tratta semplicemente di un conto su cui nessuno ha ancora inserito nulla.
La tabella delle transazioni
Le righe sono ordinate in base alla data più recente e ogni colonna può essere selezionata per ordinare in base ad essa. L’ordinamento ha solo scopo di consultazione; non modifica in alcun modo il foglio.
| Colonna | Cosa contiene |
|---|---|
| DATE/TIME | Data di registrazione della riga, non la causale. Un addebito di tre notti registrato all’arrivo riporta come data il giorno dell’arrivo, e la tariffa della camera per l’ultima notte riporta lo stesso timestamp della prima. |
| GUEST NAME | A chi è assegnata la riga. In caso di prenotazione per un singolo ospite, il nome è lo stesso in ogni riga. In caso di prenotazione condivisa, corrisponde al criterio di raggruppamento della visualizzazione «By guest» e determina su quale fattura apparirà la riga. |
| ROOM | Il numero di camera a cui si riferisce l’addebito. Vuoto per gli addebiti non collegati a una camera, come un pagamento effettuato alla reception. |
| PRODUCT NAME | La natura della riga. Gli articoli del catalogo riportano il proprio nome; i ricavi delle camere, le imposte e le spese indicano il tipo di riga; un pagamento riporta il metodo di pagamento, pertanto un pagamento con carta riporta il tipo di carta e le ultime quattro cifre. |
| NOTES | Testo libero, digitato al momento della registrazione della voce o generato dal sistema. In questo campo viene indicata la provenienza di un trasferimento e dovrebbe essere riportato il motivo di un addebito dall’aspetto insolito. |
| QTY | Quantità. Significativa per le voci di catalogo e i crediti; è sempre pari a 1 per i ricavi delle camere, le imposte e i Pagamenti, indipendentemente dall’importo. |
| DEBIT | Importo dovuto dall’ospite. Ricavi delle camere, imposte e spese, articoli, registrazioni al Punto Vendita e rimborsi. |
| CREDIT | Somma che l’ospite ha versato o che gli è stata restituita dal conto. Pagamenti e accrediti. |
Addebito e accredito
Ogni riga rientra esattamente in una delle due colonne relative al denaro, e la colonna in cui rientra è determinata dal tipo di transazione. Nulla sul foglio di conto è mai negativo: una riduzione è una riga nella colonna opposta, non un segno meno.
| Tipo di riga | Colonna | Cosa rappresenta |
|---|---|---|
| Ricavi delle camere | DEBIT | La tariffa giornaliera. Registrata per camera, per soggiorno. |
| Imposte / spese | DEBIT | Tassa di soggiorno, IVA, spese di soggiorno. Indicate separatamente dalla tariffa della camera, in modo che quest’ultima rimanga chiara e comprensibile. |
| Voce | DEBIT | Qualsiasi voce del catalogo prodotti: colazione, parcheggio, trattamento termale. Una voce inclusa nella tariffa viene indicata con valore zero e ciò viene specificato. |
| Punto Vendita | DEBIT | Un addebito trasmesso dal ristorante o dal bar e addebitato sulla camera. |
| Rimborso | DEBIT | Somma restituita all’ospite. Si tratta di un addebito poiché aumenta nuovamente l’importo dovuto dall’ospite: avendo restituito denaro contante, l’importo della fattura aumenta. |
| Pagamento | CREDIT | Somma ricevuta. Carta di credito, contanti, bonifico bancario, acconto al momento della prenotazione. |
| Accredito | CREDIT | Somma detratta dal conto senza che nessuno l’abbia pagata: un gesto di cortesia, un risarcimento, uno sconto applicato a posteriori. |
Cosa è possibile fare su una singola riga
| Voce | Cosa fa |
|---|---|
| Move to Folio | Sposta la riga in uno degli altri folio della prenotazione. L’addebito rimane invariato; cambia solo il conto su cui è registrato. |
| Void Transaction | Annulla la riga. Questa scompare dal tavolo e non viene più conteggiata nel saldo, ma non viene eliminata: la relativa registrazione rimane in background. |
| View Receipt | Solo per le righe del Punto Vendita. Apre lo scontrino originale, dettagliato, in modo da poter indicare esattamente all’ospite a cosa corrispondono gli 84 USD spesi al ristorante. |
| Assign to guest | Solo per le prenotazioni con più di un ospite. Sposta la riga a nome di un altro ospite, il quale determina su quale fattura verrà addebitata. Un segno di spunta indica a chi appartiene ora, mentre la funzione «Unassign guest» la rimuove da tutti. |
Lo spostamento e l’annullamento sono trattati in modo esaustivo, compreso ciò che accade ai totali, nella sezione Registrazione di addebiti, Pagamenti e rimborsi .
La visualizzazione «Per ospite»
Passando alla barra degli strumenti “By guest”, le stesse transazioni vengono suddivise in un pannello per persona, ciascuno con i propri totali.
- A chi è destinato il gruppo. La persona a cui sono assegnate le voci, con un contrassegno “LEAD ” su chi ha effettuato la prenotazione.
- I totali di tale persona. Addebiti, pagamenti e il saldo tra di essi, conteggiando solo le voci di questo gruppo. Il saldo diventa rosso finché è superiore a zero.
- Invoice guest. Genera una fattura relativa esclusivamente alle voci di questa persona, anziché all’intero conto.
Le righe non assegnate a nessuno vengono raccolte in un gruppo finale denominato “ Unassigned ”, che si trova dopo tutti i gruppi con nome. Se il gruppo di un ospite è completamente assente, ovvero nessuna delle sue righe è stata assegnata a lui, utilizzi la funzione “Assign to guest ” sulle righe in questione e il gruppo apparirà.
I gruppi costituiscono il totale del folio. Due ospiti con addebiti pari a 738,00 USD e 660,00 USD danno come risultato il totale complessivo di 1.398,00 USD nella riga; la vista suddivide l’importo, ma non lo modifica.
Come viene calcolato il saldo
| Riga | Cosa rappresenta |
|---|---|
| Sub Total | Ogni addebito al netto delle imposte. Ricavi della camera più voci aggiuntive. |
| Ogni imposta, su una riga a sé stante | Una riga per ogni imposta applicabile, denominata secondo la denominazione utilizzata nella configurazione delle imposte. Elencarle separatamente consente all’ospite di comprendere perché il totale sia superiore alla tariffa che gli era stata indicata. |
| Grand Total | Totale parziale più le imposte. Il costo del soggiorno. |
| Amount Paid | L’importo totale ricevuto finora, relativo a tutti i folio della prenotazione. |
| Balance Due | Totale generale meno l’importo pagato. L’importo ancora dovuto. |
Aspetti che spesso creano confusione
| Ciò che vede | Perché |
|---|---|
| Assenza totale di pulsanti sulla barra degli strumenti | L’utente si trova nell’elenco degli utenti con restrizioni della prenotazione. Gli utenti con restrizioni possono visualizzare il folio ma non possono effettuare registrazioni su di esso, e i menu a tre puntini scompaiono insieme ai pulsanti. Un amministratore gestisce l’elenco dalla finestra di dialogo “Azioni” della prenotazione. |
| Un addebito che ha inserito non compare nella tabella | Quasi sempre è stato selezionato il folio sbagliato. Verifichi innanzitutto il menu a tendina «Viewing Folio» (Folli da registrare), quindi controlli se qualcuno ha spostato o annullato la riga; la scheda «Activity Log» (Stato delle transazioni) registra entrambe le operazioni. |
| Una riga è scomparsa e il saldo è cambiato | È stata annullata. Le righe annullate sono nascoste dalla tabella per impostazione predefinita, in modo che il conto presentato all’ospite corrisponda all’importo da lui dovuto. La sezione “Activity Log” (Dettagli della prenotazione) consente di verificare chi l’ha annullata e quando. |
| Una voce con prezzo “0 (Inclusa)” | La voce è inclusa nella tariffa della camera. Appare sul folio affinché l’ospite possa verificare di averla ricevuta, a costo zero, poiché l’ha già pagata all’interno della tariffa. |
| Ricavi relativi alla camera per tre notti in un’unica riga | Normale. La tariffa viene registrata per l’intero soggiorno anziché per singola notte; pertanto, un soggiorno di tre notti corrisponde a un’unica riga del valore di tre notti, con data di registrazione corrispondente a quella dell’inserimento. Nella scheda “Camere” è possibile visualizzare il dettaglio per singola notte. |
| Una riga contrassegnata come «Pending approval» | È stata emessa una rettifica relativa a tale addebito, in attesa che un utente con diritti di approvazione la autorizzi. L’importo non viene conteggiato nel saldo finché non viene approvato. |