Una struttura ricettiva che vende a ospiti stranieri spesso desidera indicare i prezzi nella valuta degli ospiti piuttosto che nella propria. Prostay supporta questa funzionalità, e la cosa importante da comprendere prima di iniziare è che non funziona tramite conversione. Lei digita un prezzo in ciascuna valuta, e quel prezzo digitato è quello che verrà addebitato all’ospite. Se si aspettava che il sistema prendesse il Suo tasso in dollari e lo dividesse per un tasso di cambio ogni notte, legga il resto di questa pagina prima di aprire la griglia.
Cosa fa effettivamente la funzione multivaluta per le valute
Con la funzione multivaluta attivata, una prenotazione può essere quotata e accettata in una delle Sue valute supportate. Ogni tipo di alloggio necessita quindi di un prezzo in quella valuta per le date in vendita, impostato sullo stesso intervallo che contiene il prezzo base. Non esiste una tabella separata per i tassi di cambio esteri, né una schermata separata.
Nulla di tutto ciò avviene in modo automatico. Una valuta aggiunta nelle impostazioni non determina alcun prezzo di per sé, e un intervallo creato prima dell’aggiunta della valuta non contiene alcun prezzo.
Da dove proviene l’elenco delle valute
La scheda si trova in «Settings», alla voce « General System Settings», e contiene tre elementi:
| Impostazione | Cosa determina |
|---|---|
| Allow Multi-Currency | Se questa opzione sia attiva o meno. Se disattivata, nessuna tabella dei prezzi in valuta estera apparirà in nessuna sezione di "Tariffe e disponibilità". |
| Supported Currencies | In quali valute vende oltre alla propria. Ciascuna di esse aggiunge una tabella a ogni intervallo di prezzo che imposta da quel momento in poi. |
| Exchange Rates | Il valore di un’unità di ciascuna valuta rispetto alla propria. Utilizzato per la rendicontazione e per i servizi aggiuntivi, non per il prezzo della camera. |
La propria valuta, quella in cui viene riportato tutto, è indicat Application Currency , più in alto nella stessa pagina. Non può comparire nell’elenco delle valute supportate, poiché non è una valuta estera: è quella in cui sono già espressi i campi relativi ai sette giorni di un intervallo.
Due decisioni irreversibili
Anche l’elenco delle valute viene bloccato. Finché è vuoto, la pagina avverte che una volta salvato l’elenco, le valute supportate non potranno più essere modificate. Dopo il primo salvataggio, il pulsante risulta disattivato, reca un’icona di “ Locked ” e riporta la dicitura “Locked - currencies have been configured ” (Non è possibile modificare le valute). Le tre valute visibili nella schermata sopra sono definitive.
Pertanto, è opportuno riflettere attentamente sull’elenco una volta sola, anziché lasciarlo crescere accidentalmente. Aggiunga le valute in cui intende realmente vendere. Ogni valuta aggiunta comporta una griglia di sette cifre su ogni intervallo di ogni tipo di alloggio, per sempre.
A cosa servono i tassi di cambio
Questa è la parte che sorprende le persone. I tassi di cambio non determinano il prezzo delle camere. Una camera viene venduta al numero che ha inserito nella griglia di quella valuta e, se il tasso varia, il prezzo in valuta estera della camera rimane invariato.
A cosa servono i tassi di cambio:
- Convertire una prenotazione nella propria valuta. Un soggiorno venduto in euro deve comunque figurare nei Suoi rapporti e nel Suo folio nella Sua valuta, ed è il tasso di cambio a garantire ciò.
- Servizi aggiuntivi senza un prezzo fisso in valuta estera. Un servizio aggiuntivo il cui prezzo è indicato solo nella Sua valuta viene convertito al tasso di cambio quando viene venduto in un’altra valuta. Se invece gli assegnate un prezzo fisso per ciascuna valuta, tale prezzo viene utilizzato tal quale, proprio come avviene per i prezzi delle camere.
I tassi di cambio possono essere inseriti manualmente o recuperati da un servizio di quotazioni. L’opzione “ Manual ” (Inseriti manualmente) prevede che li digitiate e che rimangano validi fino a quando non li modificate . L’opzione “Automatic (from rate API) ” (Aggiornati automaticamente) li aggiorna secondo la frequenza da voi scelta, mostra quando sono stati aggiornati l’ultima volta e offre un pulsante “Update now ” (Ricalcola). In modalità automatica, è comunque possibile fissare una singola valuta tramite «Override », che la contrassegna come « Pinned » e lascia che le altre si aggiornino automaticamente.
Prezzi esteri su un intervallo
Apra un qualsiasi intervallo su Base Rates e osservi sotto le caselle dei sette giorni. È presente una riga nascosta.
All’inizio è chiusa ad ogni visita, anche su un intervallo in cui sono già stati salvati i prezzi esteri; pertanto, una sezione chiusa non fornisce alcuna indicazione sul fatto che l’operazione sia stata eseguita. La apra.
Ogni valuta supportata presenta la stessa disposizione della valuta di base sopra di essa: una casella “Input Price” con “Apply To All” accanto, e caselle relative ai sette giorni da domenica a sabato. Il pulsante compila i sette giorni di quella valuta con il valore contenuto nella sua casella, senza modificare nient’altro.
Ospiti aggiuntivi in ciascuna Valuta
Se l’intervallo prevede un supplemento per adulti o bambini aggiuntivi, la scheda «per persona» dispone di una propria sezione dedicata alle valute estere, intitolata « Multi-Currency Per Person Pricing » e comprimibile nello stesso modo. Al suo interno è presente un blocco per ciascuna valuta, con le stesse righe del blocco della valuta di base.
Il pulsante «Save» accanto a una riga funge da pulsante di riempimento, esattamente come nel blocco della valuta di base: copia il valore di quella riga in tutti i sette giorni. L’intervallo stesso viene salvato tramite il pulsante in fondo alla pagina.
Griglie vuote e prezzi pari a zero
La griglia della valuta di base è protetta. Non è possibile salvare un intervallo con uno zero in uno qualsiasi dei suoi sette giorni. Tale protezione non si estende alle griglie delle valute estere, e i due modi in cui è possibile lasciarne una incompleta si comportano in modo molto diverso.
| Ciò che è stato tralasciato | Cosa vede l’ospite |
|---|---|
| La sezione non è mai stata aperta, quindi la Valuta non presenta alcun prezzo. | La tipologia di alloggio non è disponibile per quelle date in cui la prenotazione viene quotata in quella Valuta. Semplicemente non compare. |
| La sezione è stata aperta e lasciata a zero. | La tipologia è disponibile, a costo zero. Per il sistema, lo zero è considerato un prezzo. |
Quanto finisce per pagare un ospite
Quando una prenotazione viene quotata in valuta estera, il prezzo per notte è la cifra riportata nella griglia di quella valuta, utilizzata così com’è. Non si tratta del prezzo base convertito, né viene effettuato alcun controllo in base al tasso di cambio; pertanto, una tabella dei prezzi in euro lasciata ai valori dell’anno scorso continuerà a essere applicata ai prezzi dell’anno scorso.
Una prenotazione è espressa in un’unica valuta dall’inizio alla fine. Una volta che una camera è stata aggiunta al carrello, la valuta viene bloccata per quella prenotazione, il che impedisce che un conto presenti dollari in una riga ed euro in quella successiva. I totali vengono riconvertiti nella Sua valuta interna in background ai fini della rendicontazione, utilizzando i tassi di cambio.
Dove non compaiono i prezzi in valuta estera
- L’elenco delle Tariffe base. Le righe mostrano le date, le regole di soggiorno e i giorni con prezzo. Non vi sono prezzi di alcun tipo, in nessuna Valuta.
- La matrice di disponibilità. La riga relativa alla tariffa è espressa esclusivamente nella propria valuta . Non è possibile visualizzare il prezzo in euro in questa sezione, né sovrascriverlo per una singola data. Si veda la matrice di disponibilità .
- La griglia di occupazione. Nessun prezzo di alcun tipo. Si veda la griglia di occupazione .
I piani tariffari riportano i propri prezzi in valuta estera, impostati allo stesso modo nei rispettivi intervalli di determinazione dei prezzi e trattati negli intervalli di determinazione dei prezzi relativi ai piani tariffari .