La camera 104 è pulita e non c’è nessuno al suo interno. La camera 105 è sporca e c’è qualcuno che dorme al suo interno. Entrambe le situazioni sono perfettamente normali e nessuna delle due può essere descritta con una sola parola. Prostay conserva due risposte distinte per ogni camera poiché due team diversi necessitano di informazioni diverse, e gran parte della confusione nella bacheca del Servizio di pulizia deriva dall’interpretare una delle due come se fosse l’altra.
Due domande relative alla stessa camera
Room Status risponde a un’unica domanda: in quale stato si trova la camera dal punto di vista fisico.CLEAN , INSPECTED ,PICK-UP , DIRTY ,OUT OF ORDER , OUT OF SERVICE e AVAILABLE sono le sue sette possibili risposte, e il significato di ciascuna di esse è indicato nella bacheca del Servizio di pulizia . Il Servizio di pulizia è responsabile di questa risposta. Essa non fornisce alcuna indicazione riguardo alla presenza o meno di un ospite nella camera.
Le altre due colonne rappresentano la risposta della reception, suddivisa in due parti. FO Status è la versione breve e presenta solo due valori: Occupied eVacant : indica se c’è un ospite in questa camera stanotte. Reservation Status è la versione lunga: indica a che punto è arrivata la prenotazione attualmente associata alla camera, oppure un trattino qualora non vi sia alcuna prenotazione associata.
Dove viene visualizzata ciascuna di esse
| Schermata | Cosa viene visualizzato |
|---|---|
| Il pannello del Servizio di pulizia | Tutte e tre le colonne affiancate, una riga per camera. L’unico posto in cui è possibile visualizzare e modificare contemporaneamente lo stato delle camere dell’intera struttura. |
| Il selettore delle camere in una prenotazione | Alla voce “ASSIGNMENT(s)” (Gestione delle camere) nella scheda “Rooms booked” (Gestione delle prenotazioni) e alla voce “Room Assignment” (Dettagli della prenotazione) durante la creazione di una prenotazione, ogni camera del tipo corretto viene elencata con lo stato del Servizio di pulizia indicato sotto il numero della camera. |
| Il report “House Status” | La scheda “Housekeeping Status” incrocia lo stato delle camere tra “libere” e “occupate” per l’intera Struttura, mentre la sezione “Room Summary” (Stato delle camere) sopra di essa esclude le camere “fuori uso” e “fuori servizio” dal conteggio delle camere vendibili. |
| Fogli delle attività degli addetti | Nessuno dei due stati appare come colonna, poiché il foglio li combina già entrambi nelle attività. Una camera con check-out imminente diventa una pulizia di partenza; una camera occupata e sporca diventa una pulizia di pernottamento. Si vedano gli addetti, i fogli delle attività e le previsioni. |
Cosa determina lo stato della stanza
| Azione | Quale diventa lo stato della camera |
|---|---|
| Il controllo notturno | DIRTY su ogni camera occupata. Le camere libere e quelle bloccate rimangono invariate. |
| Check-out di un ospite | DIRTYe, a meno che la camera non sia fuori servizio o inagibile; in tal caso, il blocco rimane invariato e viene modificata solo la parte relativa alla reception. |
| Un addetto che completa un'attività | CLEAN, per la pulizia in occasione di una partenza o di un pernottamento. Il completamento di un’attività di preparazione della camera per la notte lascia deliberatamente invariato lo stato della camera. |
| Il menu a tendina dello stato, o la barra di selezione in blocco | Qualunque opzione si scelga. Nulla imposta automaticamente “INSPECTED”, pertanto una camera raggiunge tale stato solo perché qualcuno lo ha selezionato. |
| Annullamento di un check-in | Qualunque opzione si scelga nel campo “Room Status” della finestra di dialogo. La finestra di dialogo richiede questa conferma poiché solo l’utente è in grado di stabilire se l’ospite abbia effettivamente varcato la soglia della camera. |
| Risoluzione di un ordine di intervento che ha reso la camera non disponibile | DIRTY. La camera torna nell’elenco delle pulizie anziché rientrare direttamente nell’inventario, il che è corretto: al suo interno è intervenuto un tecnico. |
Il check-in di un ospite non figura in tale elenco, e la sua assenza è l’ informazione più utile in assoluto contenuta in questo articolo. Il check-in non influisce sullo stato della camera . Una camera che era sporca alle quattro del pomeriggio rimane sporca anche dopo che l’ospite vi ha effettuato il check-in, e l’unico segnale che qualcosa non va è il ritorno dell’ospite alla reception.
Ciò che muove il reparto reception
| Azione | FO Status | Reservation Status |
|---|---|---|
| A questa camera viene assegnata una prenotazione per stanotte | Vacant | Arrival |
| Check In | Occupied | Checked-In |
| Check Out o Check-out early | Vacant | Un trattino. La prenotazione mantiene il proprio stato di Checked-Out, ma l’ospite non si trova più nella camera. |
| Reverse Check-in, mantenendo la camera | Vacant | Ritorno a “Arrival”, poiché si prevede il ritorno dell’ospite. |
| Contrassegnare una prenotazione come «CANCELED», «NO-SHOW» o «SKIPPED» | Nessuna modifica. Nessuno era presente nella camera, quindi non cambia nulla. | Un trattino. La camera non è più riservata e torna disponibile. |
| Selezionando qualsiasi altro stato dal menu degli stati delle prenotazioni | Nessuna modifica, a meno che non si scelgano “CHECKED-IN” o “CHECKED-OUT”, che hanno esattamente la stessa funzione dei pulsanti | Qualunque sia uno degli undici stati selezionati |
Gli undici stati di prenotazione si suddividono in tre gruppi, e il gruppo è più importante del singolo valore. “Reserved”, “ Confirmed”, “Arrival” e “Tentative” sono tutti precedenti all’arrivo, e la camera dovrebbe essere libera. “Checked-In”, “ Due-Out” e “Stayover” indicano tutti che l’ospite si trova nell’edificio, motivo per cui Prostay offre “Check Out” per tutti e tre. Checked-Out, No-Show, Cancelede Skipped indicano tutti che non è previsto alcun arrivo e che la camera viene restituita alla reception non appena si imposta uno di questi codici.
Cosa fa il responsabile del controllo notturno per ciascuna di esse
Il rollover è l’unico momento in cui le due risposte si allineano. Ogni camera occupata torna allo stato «DIRTY», poiché qualcuno vi ha pernottato, mentre dal punto di vista della reception la situazione rimane invariata: un ospite che soggiorna quattro notti risulta ancora occupato al mattino. Ecco perché il pannello alle sette del mattino è un muro di rosso, con quasi nessuno che se ne sia ancora andato. Ciò che il rollover modifica e ciò che lascia invariato è illustrato in dettaglio nelle sezioni «discrepanze», «servizio ospiti» e «rollover notturno».
Lettura congiunta dei due documenti
| Combinazione | Cosa significa |
|---|---|
| CLEAN e «Occupied» | Servizio effettuato oggi con l’ospite ancora presente in struttura. La situazione normale di un pernottamento a partire da metà mattina. |
| DIRTY e Occupied | Normale a colazione, una richiesta entro metà pomeriggio. Verifichi la colonna “Servizio” prima di intervenire: una camera con il cartellino “Non disturbare” è sporca perché a nessuno è stato consentito l’accesso. |
| DIRTY e Vacant | Una partenza in attesa di essere gestita. Questa è la coda a cui la reception si riferisce realmente quando qualcuno è in attesa alla reception. |
| INSPECTED e Vacant con Arrival | Pronta e già prenotata. Non resta altro da fare che mantenerla tale. |
| CLEAN e Vacant con un trattino | Pronto e non venduto. È questa la soluzione che la reception può offrire stasera a un cliente senza prenotazione. |
| PICK-UP e Vacant con Arrival | Quello su cui intervenire. Qualcuno sta per arrivare in una camera che necessita di una seconda visita, e il problema non si risolverà da solo. |
| Qualsiasi stato con «Occupied» e «Checked-Out» | C'è qualcosa che non quadra. La prenotazione è scaduta, ma il sistema della camera continua a ritenere che vi sia un ospite, pertanto non può essere venduta. |
In questa conversazione è presente una terza voce, che compare solo quando il Servizio di pulizia apre una porta e trova qualcosa che la reception non aveva previsto. La segnalazione che genera uno stato “Skip” o uno “Sleep” nella colonna “Discrepancy” indica una discrepanza tra la colonna “FO Status” e ciò che l’addetto ha constatato, non tra i due stati descritti in questo articolo. L’argomento è trattato nei paragrafi “Discrepanze”, “Servizio ospiti” e “Passaggio notturno”.
Richiedere al pannello una combinazione
Leggere le combinazioni scorrendo 120 righe non è una strategia. Premete « Search filters » (Visualizza combinazioni) sopra la tabella e il menu a tendina mostrerà le tre colonne come tre elenchi separati, consentendovi di richiedere lo stato di una camera, lo stato della reception, lo stato di una prenotazione o qualsiasi combinazione dei tre.
Selezionando i valori all’interno di un elenco si amplia la risposta, mentre aggiungendo un secondo elenco la si restringe. Le combinazioni «Dirty» e «Pick-up» vi mostrano tutte le camere che necessitano di interventi; aggiungendo «Vacant» si restringe il campo alle camere che potreste vendere stasera se fossero pronte. Il pulsante riporta quindi la dicitura «2 filters applied», e « Clear active filters» accanto ad esso riporta l’intera struttura allo stato iniziale.
Le stanze in cui qualcuno sta entrando
Filtrate Reservation Status in Arrival e otterrete l’elenco che determinerà come si svolgerà questa serata: le stanze in cui è previsto un ospite per stasera che non è ancora arrivato.
Ogni riga qui riporta Vacant, che è il significato di Arrival: la prenotazione è associata alla camera ma l’ospite non è ancora entrato. La colonna da esaminare è lo stato della camera a sinistra. Nove camere che riportano tutte la dicitura “INSPECTED” o “CLEAN” indicano una serata tranquilla. Una camera che riporta la dicitura “DIRTY” alle quattro del pomeriggio è quella per cui qualcuno la attenderà alla reception, e vale la pena affidarla a un addetto indicando il nome piuttosto che lasciarla su un foglio.
L’elenco dei ritardi
L’immagine speculare è quella traRoom Status Dirty eFO Status Vacant : camere in cui non si trova nessuno e in cui non è possibile sistemare nessuno.
Ognuna di queste presenta un trattino sotto la voce « Reservation Status », il che significa che non è associata ad alcuna prenotazione . Nessuno è bloccato a causa loro stasera, ed è proprio per questo che vale la pena occuparsene per prime: ognuna è una camera che potreste ancora vendere oggi, e ogni ora in cui rimane sporca è un’ora in cui non è sul mercato. Una stanza presente in questo elenco che riportasse anche la dicitura «Arrival » (stanza occupata) avrebbe un’urgenza di altro tipo e figurerebbe nell’elenco precedente piuttosto che in questo.
L’intera casa su una sola scheda
Il tabellone risponde stanza per stanza. Quando la domanda riguarda la Struttura anziché una singola stanza, la scheda «Housekeeping Status» (Stato di pulizia) del rapporto House Status incrocia le due risposte e conta tutte le stanze dell’edificio.
Legga la colonna «Vacant» dall’alto verso il basso e otterrà la sua posizione di vendita: 15 camere ispezionate e 20 pulite sono già pronte, mentre le 9 sporcizie rappresentano il lavoro che deve svolgere per arrivare a 44 camere libere. Legga la colonna «Occupied» e otterrà il quadro della situazione mattutina: 43 camere sporche con ospiti all’interno, 3 che necessitano di una seconda ispezione. La scheda riporta solo i dati relativi a oggi e alle date passate, poiché nessuno può sapere in che stato si troverà una camera martedì prossimo.
Aspetti che possono creare confusione
- Nulla impedisce il check-in in una camera non pulita. Prostay verifica che la data odierna rientri nel periodo di soggiorno e che la prenotazione non sia già stata registrata. Non controlla lo stato della camera e non viene visualizzato alcun avviso. La colonna relativa allo stato della camera nella sezione «Arrivi» funge da controllo, ed è un controllo effettuato manualmente.
- Pulire una camera non la rende disponibile, e renderla disponibile non la pulisce . Impostare una camera come pulita mentre l’ospite è ancora in struttura la lascia occupata e non vendibile. Effettuare il check-out di un ospite da una camera che nessuno ha toccato la lascia sporca e non vendibile. Entrambe le operazioni devono essere eseguite.
- Un trattino non equivale a «libera». Il trattino nella colonna «Stato delle prenotazioni» indica che alla camera non è associata alcuna prenotazione. Una camera può essere libera e presentare comunque unArrival e, ovvero una camera che non deve essere assegnata a nessun altro.
- Sia «due-out» che «stayover» indicano che la camera è occupata. Non si tratta di fasi di partenza. Una camera in stato «due-out» ospita qualcuno fino al momento del check-out, e fino ad allora rimane esclusa dal conteggio delle camere vendibili.
- La colonna relativa allo stato della camera può essere del tutto assente. Il suo accesso è limitato in base alla "Housekeeping status management. ", mentre "FO Status " e "Reservation Status " sono visibili a tutti. Un collega che descrive una bacheca priva di icone colorate non sta osservando uno schermo difettoso, ma sta visualizzando un ruolo privo di tale autorizzazione.
- La barra di selezione in blocco non includerà una stanza bloccata. Selezionando un piano e impostando lo stato “pulito”, vengono saltate tutte le stanze non funzionanti o fuori servizio, e vengono elencate le stanze che sono state saltate. Si tratta di una misura di protezione, non di un malfunzionamento.