A cosa serve la lista d’attesa
Qualcuno desidera soggiornare per tre notti in una camera Deluxe King, ma Lei è al completo per la notte centrale. Il cliente verrebbe comunque se si liberasse un posto. Questa è una voce della lista d’attesa: un ospite a cui oggi non ha potuto vendere il soggiorno, ma a cui potrebbe essere in grado di venderlo domani.
Il motivo per cui è preferibile tenerli in Prostay piuttosto che su un blocco note è che Prostay effettua un nuovo controllo. Ogni volta che questa pagina viene caricata, confronta ogni richiesta con la Sua disponibilità attuale e vi comunica se può accettarla in questo momento. Le cancellazioni avvengono costantemente e nessuno se ne accorge una alla volta; è la lista d’attesa che trasforma una cancellazione in una telefonata.
È l’opposto di un “turnaway” , ovvero la nota che si registra quando l’ospite se ne va definitivamente. Se dovesse ancora soggiornare, va inserito qui. Se non lo farà, registri il “turnaway” e vada avanti. Non vi è alcun collegamento tra le due voci, pertanto un ospite che risulta irraggiungibile richiede la chiusura della voce qui e la registrazione di un “turnaway” là.
La pagina
Ogni riga corrisponde a una richiesta. «Rooms» indica ciò che hanno richiesto, che può essere più di una opzione e può essere «Any» se non hanno preferenze. «Dates» indica il soggiorno e il numero di notti. «Waiting since» indica da quanto tempo sono presenti nell’elenco, ed è la colonna che tende a richiedere un intervento.
La pagina si apre con un filtro sui due stati che richiedono un intervento, « Waiting » e «Contacted », quindi ciò che vedrà per primo è l’elenco attuale piuttosto che tutti i dati che vi sono mai stati inseriti.
Priority Spetta a Lei impostarlo: Basso, Normale o Alto. Ordina e assegna colori, e non fa nient’altro. Vale la pena utilizzarlo per le poche richieste per le quali chiamerebbe davvero alle otto del mattino, mentre in caso contrario è preferibile lasciarlo com’è, poiché un elenco in cui tutto è Alto è un elenco privo di qualsiasi priorità.
L’indicatore di disponibilità
La colonna "Availability" è la parte di questa schermata che svolge il vero lavoro. Non viene memorizzata nella richiesta; Prostay la calcola ogni volta che aprite la pagina, prendendo in considerazione la tipologia di camera e le date richieste dall’ospite e verificando quali camere sono disponibili per stasera.
Tre possibili risposte:
Available significa che ogni notte del soggiorno dispone di almeno un'unità libera del tipo richiesto. Può accettare questa prenotazione immediatamente.
Partial significa che alcune notti lo sono e altre no, e il contrassegno indica quante: «Partial 1/3 » indica una notte su tre. Vale la pena provare a contattare l’ospite, poiché un ospite che desiderava tre notti spesso accetta di fermarsi due, e perché spostare un’altra prenotazione potrebbe essere l’unica cosa che si frappone tra voi e l’intero soggiorno.
No availability significa che nessuna delle notti è disponibile. Lasci stare; l’icona cambierà automaticamente non appena si libererà qualcosa.
Una richiesta senza tipo di camera registrato non può essere verificata, poiché non c’è nulla con cui confrontarla. Quelle non mostrano alcun verdetto, il che è un buon motivo per registrare sempre il tipo di camera anche quando l’ospite afferma che non gli importa.
All’interno di una richiesta
Cliccando su una riga si aprono tutti i dettagli relativi alla richiesta.
Availability by night Nella parte superiore è visualizzato correttamente l’indicatore: una casella per ogni notte con il numero di unità disponibili in ciascuna. Questo è ciò che Le permette di capire se una prenotazione “parziale” è quasi completa o ancora lontana dall’esserlo, ed è l’elemento da controllare prima di rispondere al telefono.
Quoted total È il prezzo che ha comunicato all’ospite al momento della richiesta. È memorizzato nella voce e non subisce variazioni. Se le Sue tariffe sono cambiate da allora, non corrisponderà a quanto costerebbe lo stesso soggiorno oggi, e ciò è intenzionale piuttosto che un errore: si tratta di una registrazione di ciò che è stato detto. Lo confronti con la Sua tariffa attuale prima di ripeterlo a chiunque.
Expires È la data oltre la quale non vale più la pena dare seguito alla richiesta. Impostela sulla data in cui i piani dell’ospite diventano irrilevanti, solitamente la data di arrivo.
Diary notes rappresentano la cronologia di ciò che è stato detto. Ciascuna voce riporta chi l’ha scritta e quando. È qui che si trova la nota “l’agente ha chiesto di essere contattato per primo se si libera una camera”, ed è il motivo per cui la prossima persona che aprirà la voce gestirà la situazione proprio come avrebbe fatto Lei.
I tre modi per convertire
Convert una richiesta aperta sono tre, e si differenziano in base al grado di impegno richiesto.
Convert to Reservation apre la nuova schermata di prenotazione con l’ospite, le date, le tipologie di camera e il numero di persone già inseriti dalla richiesta. La completate come fareste per qualsiasi prenotazione. Questa è l’ opzione da utilizzare quando l’ospite è al telefono e conferma la prenotazione.
Convert to Tentative fa la stessa cosa ma crea la prenotazione come provvisoria, quindi blocca la camera pur rimanendo non confermata. Utilizzatela quando l’ospite ha dato il proprio consenso e qualcun altro deve approvarla.
Convert to Courtesy Hold rimane su questa pagina e apre il pannello di prenotazione di cortesia già precompilato. Una prenotazione di cortesia blocca la camera per un breve periodo senza creare alcuna prenotazione. Utilizzatela quando desiderate mantenere la camera libera mentre l’ospite ci riflette.
Tutte e tre le opzioni compilano la schermata successiva con i dati della richiesta, evitando di doverli digitare nuovamente, e tutte e tre contrassegnano la voce come “ Converted ” una volta salvata la prenotazione o la prenotazione provvisoria. Se abbandonate la schermata senza salvare, la voce rimane nella posizione in cui si trovava.
I cinque stati
Waiting è nuovo e non modificato. «Contacted » significa che qualcuno ha parlato con l’ospite, e «Mark contacted » sulla richiesta aperta indica come essa sia giunta a tale stato. Questi due costituiscono l’elenco attivo.
Converted viene impostato automaticamente quando la richiesta diventa una prenotazione o una prenotazione provvisoria. “Expired ” è la destinazione di una voce una volta scaduta la sua data di scadenza. “Removed ” è ciò che fa “Remove ”: rimuove la voce dall’elenco attivo senza cancellarla, in modo che la traccia della richiesta rimanga conservata.
Una voce convertita può essere riaperta come «Waiting» (Prenotazione) qualora la prenotazione non vada a buon fine, il che evita di dover digitare nuovamente tutte le informazioni che l’ospite Le ha fornito la prima volta.
Aspetti che possono creare confusione
L’indicatore di disponibilità si riferisce alla serata odierna, non al momento in cui è stata effettuata la richiesta. Viene ricalcolato ad ogni caricamento della pagina. Una voce che la settimana scorsa indicava “Nessuna disponibilità” potrebbe oggi indicare “Disponibile”, e nulla Le segnalerà che è cambiata. L’apertura della pagina costituisce la notifica.
Il prezzo indicato è storico, non una tariffa in tempo reale. È quello che ha comunicato all’ospite. Verificate la tariffa attuale prima di confermare qualsiasi cosa, specialmente nel caso di una richiesta che è rimasta in sospeso per un po’ di tempo.
Una richiesta senza indicazione della tipologia di camera non riceve alcun riscontro. Prostay non ha alcun riferimento con cui verificare la disponibilità. Indichi una tipologia anche quando l’ospite è flessibile; potrà sempre modificarla.
La scadenza non insegue nessuno. Rimuove la voce dalla Sua visuale una volta superata la data. Non invia un’e-mail all’ospite e non vi avvisa in anticipo.
Il pannello del calendario è lo stesso elenco, in versione ridotta. Il pulsante «Waitinglist » sul calendario apre le stesse richieste con gli stessi indicatori e gli stessi tre pulsanti di conversione. È possibile operare da entrambi; si tratta di un unico elenco. Le prenotazioni non assegnate e la lista d’attesa coprono quella parte.