Utenti, ruoli e autorizzazioni

L'accesso in Prostay si articola in tre elementi distinti, e quasi ogni domanda al riguardo è in realtà una domanda su quale dei tre si stia considerando. Una persona è un utente. Un utente ricopre un ruolo presso una Struttura. Un ruolo comporta delle autorizzazioni. Nulla viene mai concesso direttamente a una persona; pertanto, se desiderate assegnare a un membro del personale qualcosa che nessun altro possiede, state creando un ruolo, non modificando un utente.

Tre livelli, in ordine

Createli anche in quell’ordine. Definite i ruoli necessari prima di invitare chiunque, poiché a un utente deve essere assegnato un ruolo nel momento stesso in cui viene creato, e la tentazione, quando il ruolo giusto non esiste ancora, è quella di scegliere “Amministratore” e sistemare la cosa in seguito. Ma quel “in seguito” non arriva mai.

Tutti e tre si trovano nella sezione «Impostazioni», insieme a tutto il resto che viene configurato una volta sola e poi lasciato invariato; la mappa delle impostazioni vi aiuterà a capire quale schermata gestisce cosa, qualora non ne foste certi.

Le persone

Una riga per persona. Il ruolo accanto al loro nome è l’unico elemento qui che determina ciò che possono fare.

Una riga corrisponde a una persona: il suo nome, l’indirizzo e-mail con cui effettua l’accesso, la Struttura presso cui lavora e il ruolo che ricopre in tale Struttura. L’indirizzo e-mail funge da credenziale di accesso, pertanto deve essere quello effettivamente utilizzato.

Status è indipendente dal ruolo. Un utenteInactive e mantiene il proprio ruolo ma non può effettuare l’accesso, il che è proprio ciò che si desidera per qualcuno in congedo prolungato o per un collaboratore esterno tra un incarico e l’altro. La disattivazione è quasi sempre la scelta più appropriata rispetto alla cancellazione, poiché il registro delle attività continua a riportarne il nome anche molto tempo dopo che se ne sono andati, mentre un utente cancellato è più difficile da identificare in tale registro.

Il controllo «Prostay» e «Tableview» nella parte superiore consente di passare da un gruppo di persone all’altro. Gli account della vista Tableview sono addetti al Punto Vendita, creati tramite un percorso specifico, e i loro ruoli costituiscono un insieme a sé stante, distinto dai ruoli relativi alle Strutture descritti nella sezione successiva. Se state cercando qualcuno che non figura nell’elenco, controllate l’altra scheda prima di crearlo nuovamente.

I ruoli

La schermata «Ruoli». Una casella «Cerca ruoli...», un conteggio di 8 ruoli e una tabella con le colonne «Ruolo», «Autorizzazioni» e «Utenti». Ogni ruolo presenta una barra colorata e la relativa descrizione sotto il nome. Administrator presenta una pillola contrassegnata da un asterisco Administrator con la dicitura «Tutte le autorizzazioni per 1 utente»; No Access presenta una pillola «Sistema» con la dicitura «0 autorizzazioni e 0 utenti». Ogni altra riga riporta un conteggio: «Front Desk» (49 autorizzazioni e 3 utenti), «Servizio di pulizia» (43 e 1), «Read-only» (104 e 1), «Calendario» (View contrassegnato come «Inactive» con 0 autorizzazioni e 0 utenti), «Room» (Attendant 13 e 15) e «Spa Therapist» (6 e 2). Le righe modificabili terminano con Edit, Clone, Deactivate e un pulsante rosso delete, mentre la riga inactive presenta l’opzione “Activate” al posto di Deactivate; la riga Administrator presenta solo Edit, mentre la riga No Access non presenta alcuna opzione. — I due numeri da considerare sono il numero di autorizzazioni e il numero di utenti: ciò che il ruolo può fare e per quante persone lo fa.

Un ruolo per ogni mansione, descritto in una frase che un responsabile possa comprendere. La descrizione è l’unica documentazione di cui disporrà il Suo successore, pertanto la scriva come se fosse destinata a lui.

I due conteggi costituiscono la parte utile di questa schermata. Il conteggio dei permessi indica quanto sia ampio un ruolo, mentre il conteggio degli utenti indica quanto sia rilevante quando lo si modifica. Modificare un ruolo che comprende quindici persone durante il servizio è un’ operazione ben diversa dal modificarne uno che non ne comprende alcuna.

Non interpretate tuttavia il numero di autorizzazioni come una misura di potere. Nella demo, la struttura Read-only detiene 104 autorizzazioni mentre Front Desk ne detiene 49; tuttavia, Front Desk è di gran lunga il ruolo più potente. Il ruolo “Solo lettura” consente di visualizzare un gran numero di schermate senza poter modificare nulla in nessuna di esse. Cento visualizzazioni valgono meno di un rimborso.

Due righe si distinguono dalle altre. Il ruolo «Administrator» detiene tutti i permessi e non può essere limitato né eliminato, il che è intenzionale: si tratta del ruolo in grado di correggere sempre un errore commesso in questa sezione. Il ruolo «No Access» è un ruolo di sistema che non detiene alcun permesso ed è quello da assegnare a una persona di cui si desidera revocare l’accesso senza eliminarla.

Clone È il modo più rapido e sicuro per creare un ruolo. Copiate quello più simile, quindi eliminate gli elementi superflui. Partire da zero significa che scoprirete cosa ha tralasciato solo quando qualcuno non sarà in grado di svolgere il proprio lavoro.

Deactivate disattiva un ruolo senza eliminarlo e senza interferire con le persone ad esso assegnate: è così che si ritira un ruolo. Spostate prima le persone in un altro ruolo. L’operazione non richiede alcuna conferma.

Creazione di un ruolo

Nella parte superiore di un riquadro intitolato «Create: un nuovo ruolo», con il sottotitolo «Sceglierà le autorizzazioni nel passaggio successivo». Contiene un campo «Nome ruolo» con il segnaposto «ad es. Responsabile del Front Desk», un campo «Descrizione» con il segnaposto «Di cosa si occupa questo ruolo...» e un gruppo «Colore» composto da ventisette piccoli campioni di colore, di cui il primo è selezionato. I pulsanti «Annulla» e «Createa ruolo» si trovano nella parte inferiore del pannello, al di sotto della sezione qui mostrata. — Un nuovo ruolo parte senza alcuna autorizzazione, il che rappresenta il punto di partenza più sicuro.

Un nuovo ruolo è costituito da un nome, una descrizione e un colore, a cui seguono le autorizzazioni nella schermata successiva. Inizialmente non contiene nulla, quindi un ruolo che si crea e che si dimentica di compilare non concede nulla anziché concedere tutto.

Il colore non è un semplice elemento decorativo. È il modo in cui il ruolo viene identificato nell’elenco dei ruoli e accanto al nome di ciascuna persona; scegliere uno schema ben definito, ad esempio una famiglia di colori per ogni reparto, si rivela utile fin dalla prima volta che qualcuno scorre l’elenco degli utenti alla ricerca di chi si trova alla scrivania.

L’editor delle autorizzazioni

La modifica di un ruolo apre una schermata che contiene sia i dettagli del ruolo che le sue autorizzazioni, salvati insieme dall’Save changese. Nulla viene registrato finché non si preme il pulsante, quindi è possibile spostarsi liberamente tra i moduli e uscire senza conseguenze.

La barra dei moduli dell’editor delle autorizzazioni relativa al ruolo «Front Desk»: ventisei moduli, ciascuno rappresentato da una riga con un puntino colorato, il proprio nome e una casella contenente il numero di autorizzazioni selezionate al suo interno. «Reservations» è selezionato ed evidenziato, con il numero 30, mentre «Waitinglist» ne mostra 9, «Servizio di pulizia» 7 e «Comunicazione» 3; ciascuno di questi quattro presenta un piccolo punto color ambra alla sua destra. I restanti ventidue mostrano tutti uno «0» grigio e nessun punto: «Calendario», «Spa & Wellness», «Rates & Inventory», «Guests», «Booking Sources», «Knowledge Base», «Rapporti», «Gestore Canale», «Booking Engine,», «Prostay Pay», «Prostay AI», «Accounting», «Gestione dei ricavi», «Integrations», «General Settings», «System Settings», «Fatturazione e abbonamento», «User Activity Log», «Point of Sale», «Centro immersioni», «Attività» e «Administration». — La barra laterale è l’elemento più veloce da consultare sullo schermo: un numero accanto a ciascun modulo e un punto color ambra indicano che il modulo è concesso solo in parte.

La barra a sinistra comprende ventisei moduli e il numero accanto a ciascuno di essi indica il numero di autorizzazioni che il ruolo detiene al suo interno. Legga la barra prima di leggere qualsiasi altra cosa. Front Desk sopra indica 30 in Prenotazioni, 9 in Lista d’attesa, 7 nel Servizio di pulizia e 3 in Comunicazione, mentre non vi è nulla negli altri ventidue moduli: questa è la struttura di un ruolo ben definito, in cui alcuni moduli sono gestiti correttamente e il resto lasciato intatto.

Un 0e grigio indica che il ruolo non contiene nulla in quel modulo e il punto ambra indica che ne contiene una parte, ma non la totalità. Un modulo senza punto e con un numero è quello che il ruolo detiene completamente.

Risorse, azioni e i due chip

Il modulo «Reservations» è aperto nell’editor delle autorizzazioni per il ruolo «Front Desk». Il titolo presenta un quadrato colorato e la descrizione «Prenotazioni, check-in / check-outi, folio, addebiti, lettere», con i pulsanti «Allow all in this module» e «Clear module». Sotto di esso, ogni risorsa è rappresentata da un blocco con una casella di selezione, un titolo, un conteggio nel formato «spuntato su total» e un pulsante con un segno di spunta e uno con una croce. Module access riporta «0 di 1» ed è deselezionato. Reservations riporta «8 di 11», con la casella di selezione del blocco che mostra un trattino anziché un segno di spunta; le opzioni relative alla visualizzazione dell’elenco, all’apertura di una voce in dettaglio, alla creazione di una nuova voce, alla modifica degli ospiti, delle date, delle informazioni su room e stay, alla riassegnazione di un room, alla segnalazione di una confirmed, all’esportazione di Rapporti e all’importazione in blocco da un file sono selezionate, mentre la cancellazione di una prenotazione, la cancellazione di una prenotazione effettuata tramite Canale o OTA a livello locale e la cancellazione definitiva di una prenotazione non lo sono. Check-in / Check-Out: il valore indicato è 2 su 4; le opzioni relative al check-in degli ospiti e a out sono selezionate, mentre quelle relative alla marcatura di un no-show e alla riapertura di una prenotazione checked-out non lo sono. Il folio riporta 8 su 14. I segnalini arancioni «sensitive» compaiono in caso di annullamento di una prenotazione, indicazione di una «no-show», rimozione di addebiti da un folio e registrazione di un «refund» su un folio «checked-out», mentre i segnalini rossi «danger» compaiono in caso di cancellazione definitiva di una prenotazione, annullamento locale di una prenotazione OTA e riapertura di una prenotazione «checked-out». — Un blocco per ogni risorsa, una casella di spunta per ogni azione. Un blocco le cui azioni sono spuntate solo in parte mostra un trattino al posto del segno di spunta, e il numero accanto indica la percentuale di completamento.

All’interno di un modulo, le autorizzazioni sono raggruppate in base all’oggetto su cui agiscono. Nel caso delle "Prenotazioni" tali gruppi sono la prenotazione stessa, il check-in e il check-out, il folio, i conti della struttura, le modifiche ai prezzi e agli sconti, i rifiuti di prenotazione, la lista d’attesa e così via; ogni gruppo elenca le proprie azioni, una per casella di selezione.

Ogni azione rappresenta un’abilità, a cui è assegnato un nome. Questa è la differenza fondamentale rispetto alla schermata che è stata sostituita: non spetta più a voi decidere se un’operazione richieda la funzione “Modifica” su qualcosa e sperare che tale funzione copra gli aspetti corretti. “ Check guests in ” e “Check guests out ” sono due caselle di controllo distinte, così come lo sono “Add manual charges to a folio ” e “Remove charges from a folio ”. Concedete l’autorizzazione corrispondente alla frase che descrive l’operazione.

I comandi per spostarsi rapidamente sono la casella di selezione accanto a ciascuna risorsa, i pulsanti con il segno di spunta e la croce a destra di essa, nonché Allow all in this module e Clear module nella parte superiore.Allow all e poi toglierli è di solito più veloce rispetto alla procedura inversa e presenta il vantaggio di farvi esaminare ogni azione una sola volta; tuttavia, vi consigliamo di farlo prima di salvare, piuttosto che come metodo per scoprire cosa c’è all’interno.

I due gettoni

Un chip «sensitive» di colore ambra indica che l’azione sposta denaro o sovrascrive un controllo: rimuovere un addebito da un conto, registrare un rimborso dopo il check-out, contrassegnare una prenotazione come «no-show». Un gettone rosso danger indica che l’azione distrugge qualcosa di cui un rapporto potrebbe avere bisogno in seguito, oppure va oltre i limiti di Prostay: cancellare definitivamente una prenotazione, riaprire una prenotazione già completata, annullare localmente una prenotazione effettuata tramite un canale senza annullarla direttamente sul canale stesso. Nessuno dei due simboli vi impedisce di concedere l’autorizzazione. Essi esistono affinché possiate rendervi conto di ciò che state concedendo, e rappresentano le righe da leggere con particolare attenzione per qualsiasi ruolo che non abbia creato voi stessi. Vi sono 44 autorizzazioni sensibili e 72 pericolose in totale.

Individuare un’autorizzazione

L’editor delle autorizzazioni con la parola «refund» digitata nella casella di ricerca. La barra dei moduli si è ridotta ai cinque moduli che contengono un’autorizzazione corrispondente: «Reservations», «Rapporti», «Prostay Pay», «Accounting» e «Integrations», ciascuno dei quali mostra un conteggio pari a 0. «Reservations» è aperto e mostra un’unica risorsa, «Folio», con il valore 0 su 2, con solo le due azioni corrispondenti sottostanti: «Pubblicare un refund su un folio checked-out», contrassegnato come sensitive, e «Generare un refund receipt sugli allegati». Entrambe le opzioni sono deselezionate. — La ricerca risponde alla domanda con cui gli utenti si presentano effettivamente, che non è «quale modulo» ma «chi è autorizzato a fare questa specifica azione». Mentre una ricerca è attiva, i conteggi si restringono ai risultati corrispondenti, quindi 0 su 2 in questo caso significa che nessuna delle due autorizzazioni di rimborso è concessa.

Nessuno arriva a questa schermata con l’intenzione di navigare. Gli utenti vi giungono perché qualcuno non riesce a fare qualcosa, o non avrebbe dovuto essere in grado di farlo. Digiti la richiesta nella casella di ricerca e sia la barra laterale che i blocchi si restringono ai risultati corrispondenti; così, refund Le indica a colpo d’occhio che i rimborsi sono menzionati in cinque moduli e che questo ruolo non detiene nessuno dei due in "Prenotazioni".

Cercate il verbo utilizzato dall’utente piuttosto che il modulo in cui ritenete si trovi. discount ,void , override ,export e delete raccolgono ciascuna le autorizzazioni da moduli che non avreste mai pensato di aprire, ed è proprio questo il punto.

Un esempio pratico: un ruolo ben circoscritto

Il modulo Spa & Wellness, aperto nell’editor delle autorizzazioni per il ruolo di Terapista termale, descritto come «Diario dei trattamenti, terapisti e sale, abbonamenti, spa charges.» Module access, riporta il valore 1 su 1 ed è spuntato. Appointments & the diary riporta la dicitura «4 of 6», con la casella di controllo del blocco che mostra un trattino anziché un segno di spunta: le voci «Diario dei trattamenti» e «today’s list», «Aprire un appuntamento», «Riprogrammare o modificare il prezzo di un appuntamento» e «Completare un appuntamento» sono contrassegnate, mentre «Prenotare un appuntamento» e «Cancel an appointment» non lo sono, e «Annullare» presenta un’icona «sensitive». Spa charges riporta “0 su 5” e “Memberships & prepaid courses” riporta “0 su 5”, entrambe completamente prive di spunta, con i chip “sensitive” relativi alla modifica di un addebito e allo sconto su un trattamento e un chip “danger” relativo alla cancellazione di un abbonamento. — Un ruolo volutamente limitato. Il terapista gestisce l’agenda ed esegue i trattamenti; non può accettare una nuova prenotazione, cancellarne una, né modificare un addebito o un abbonamento.

Il ruolo di «Terapista della Spa» comprende sei autorizzazioni e merita di essere preso come modello. Il terapista può visualizzare l’agenda, aprire un appuntamento, spostarlo o modificarne il prezzo e completarlo, operazione che registra l’addebito. Non può accettare nuove prenotazioni, né cancellarle, e non ha alcuna competenza in materia di addebiti o abbonamenti.

Si noti il vantaggio offerto da tale separazione. Il completamento di un trattamento registra l’importo in un conto cliente, trattandosi quindi di un’autorità effettiva, e si trova accanto all’ Cancel an appointment e, che il ruolo non possiede. Un ruolo concepito come «il terapeuta deve modificare gli appuntamenti» avrebbe concesso entrambe le autorizzazioni. Sei voci specifiche descrivono il lavoro meglio di un unico verbo applicato a un sostantivo.

L’intero catalogo in un’unica pagina

La pagina Permissions Catalog con la parola “membership” digitata nella casella di ricerca. Quattro riquadri di statistiche sopra la casella di ricerca riportano: Moduli 26 “Raggruppamenti di primo livello”, Risorse 203 “Elementi su cui è possibile agire”, Autorizzazioni atomiche 595 “Ciascuna concedibile individualmente” e Sensitive / dangerous “44 sens. · 72 dang.” con il suggerimento “Evidenziato nell’editor dei ruoli”. I gettoni “Sensitive” e “dangerous” si trovano a destra della casella di ricerca come chiave. Sotto, la griglia dei moduli si è ristretta alla scheda “Spa & Wellness”, che mostra un’iniziale colorata, la descrizione del modulo, un indicatore di conteggio e la risorsa “Memberships & prepaid courses” con le sue cinque azioni elencate sotto forma di piccoli indicatori: la modifica di un’appartenenza è colorata di arancione per “sensitive” e la cancellazione di una di rosso per “dangerous”. — L’intero menu su un’unica pagina, in sola lettura e ricercabile. Utile per decidere quali autorizzazioni un ruolo debba avere prima di procedere a selezionarle.

La sezione “ Permissions catalog ”, sotto “Utenti”, elenca ogni autorizzazione esistente: 595 abilità individuali, raggruppate in 203 risorse distribuite su 26 moduli. Non concede nulla e non modifica nulla. È il riferimento da consultare mentre si decide quali autorizzazioni un ruolo debba avere, lontano dalle caselle di selezione che potrebbero portarvi a modificarne una per sbaglio.

È anche la risposta sincera alla domanda «cosa può effettivamente fare questo prodotto?», che è una domanda a cui è più difficile rispondere dai menu. Se state annotando ciò che ogni figura professionale nella Sua struttura è autorizzata a fare, fatelo prima qui e poi spuntate le caselle.

Se conoscevate la vecchia schermata

Questa schermata era composta da nove blocchi modulari su un’unica pagina, ciascuno costituito da una tabella di autorizzazioni con le caselle “Create”, “ Edit”, “View” e “Delete”. Sono cambiate tre cose che vale la pena conoscere se l’aveva già imparata.

Quattro verbi sono stati trasformati in azioni con nome specifico. Laddove una riga offriva l’opzione “Modifica”, ora sono presenti caselle di spunta separate per le funzioni che in precedenza erano coperte da “Modifica”. Nulla di quanto Le era stato concesso è stato revocato, ma un ruolo che in precedenza disponeva dell’opzione “Modifica” su una voce ora mostra diverse caselle di spunta anziché una sola; questo spiega perché il numero delle autorizzazioni Le sembri maggiore rispetto a quanto possa ricordare.
Le impostazioni relative alle autorizzazioni sono state spostate fuori dalla sezione "Prenotazioni". In precedenza erano raggruppate lì perché influivano tutte sul costo di una prenotazione. Ora si trovano sotto il modulo a cui appartengono: imposte e commissioni, impostazioni di fatturazione e opzioni di pagamento si trovano suIntegrations ; politiche e tipi di alloggio si trovano suGeneral Settings ; la gestione degli utenti e dei ruoli si trova suAdministration . Se ha acquisito familiarità con la vecchia struttura, questa vi richiederà qualche minuto per familiarizzarvi.
I dati della carta degli ospiti sono ora suddivisi in tre autorizzazioni anziché una sola. La visualizzazione dei dati della carta mascherati, la visualizzazione o la decrittografia del numero completo e l’addebito su una carta registrata sono concessi separatamente, all’indirizzo Reservations › Guest Credit Card data . Nella vecchia riga unica, chiunque potesse visualizzare un numero mascherato poteva visualizzarlo per intero. Verifichi chi detiene l’ autorizzazione centrale.

Perché a volte una modifica non viene applicata

Le autorizzazioni vengono memorizzate nella cache del browser dopo l’accesso. Quando si modifica un ruolo, gli utenti già connessi con quel ruolo mantengono l’accesso di cui disponevano al momento dell’ accesso e lo conservano fino a quando non si disconnettono e si riconnettono. Nulla lo segnala a loro, e nulla lo segnala a voi.

Pertanto, una modifica alle autorizzazioni non è completa quando si preme « Save changes ». È completa quando le persone interessate hanno effettuato nuovamente l’accesso. Se ha appena revocato a qualcuno l’accesso a qualcosa per un motivo importante, gli dica di disconnettersi, oppure lo disconnetta lei stesso. L'accesso e l'orientamento all'interno del sistema riguardano ciò che una persona vede al momento del rientro , ovvero il momento in cui il nuovo ruolo diventa effettivamente operativo.

Insidie comuni

Considerare il numero di autorizzazioni come un indicatore di potere. Il ruolo «Solo lettura» detiene il doppio delle autorizzazioni rispetto a «Front Desk » e non consente di eseguire alcuna delle operazioni rilevanti. Conteggiate invece le autorizzazioni sensibili e pericolose.
Dare per scontato che una modifica di ruolo sia già attiva. Diventa effettiva al successivo accesso per chiunque si trovi attualmente nel prodotto, e non prima.
Assegnare il ruolo di «Amministratore» come segnaposto. Un utente necessita di un ruolo al momento della creazione; pertanto, sotto pressione, si finisce per scegliere il ruolo sbagliato, che non viene mai rivisto. Creare prima i ruoli, oppure assegnare «No Access » e tornare in un secondo momento.
Utilizzare l’opzione «Consenti tutto» in questo modulo per verificarne il contenuto. In questo modo vengono selezionate tutte le voci, comprese quelle pericolose. Utilizzi la pagina del catalogo per la consultazione e il modulo per l’assegnazione dei permessi.
Disattivare un ruolo mentre vi sono ancora utenti assegnati. Spostateli prima. La disattivazione non richiede conferma.
Eliminare un utente invece di disattivarlo. Il registro delle attività ne riporta il nome per anni. Disattivatelo, in modo che il nome rimanga risolvibile.
Concedere il modulo “Amministrazione” con noncuranza. È il modulo che contiene questa schermata, quindi è l’autorizzazione che concede le autorizzazioni.