Entrambe queste pagine si trovano all’indirizzo System Settings ed entrambe svolgono lo stesso tipo di funzione: stabiliscono quali strumenti sono disponibili nella Sua struttura, piuttosto che come tali strumenti si comportino. Una modifica qui non altera un importo su una fattura. Rimuove un pulsante dallo schermo di qualcuno oppure ne reinserisce uno. Questo le rende le impostazioni più veloci da configurare correttamente in Prostay e le più facili da dimenticare di aver mai modificato.
Interruttori delle funzionalità, non preferenze
La distinzione è importante per ciò che accade quando si disattiva qualcosa dopo mesi di utilizzo. Nulla di ciò che è già stato fatto viene annullato. I soggiorni frazionati già creati rimangono tali. Gli addebiti già registrati tramite Quick Charge rimangono sul conto. Ciò che scompare è la possibilità di ripeterlo. La pagina delle Funzionalità di fatturazione lo afferma chiaramente, e lo stesso vale per la pagina delle Prenotazioni.
Pertanto, disattivare una funzione è un esperimento sicuro, mentre attivarla rappresenta un cambiamento che merita una riflessione, poiché conferisce il potere di agire a ogni membro del personale in possesso dell’autorizzazione pertinente.
Le cinque funzionalità di prenotazione
Allow split stays (room moves) Consente di suddividere un soggiorno in parti, ciascuna con la propria tipologia di camera, camera o tariffa. È così che un ospite che soggiorna in una Camera Standard Double per due notti e in una Sea View Suite per la terza notte viene registrato come un’unica prenotazione anziché come due. Se la si disattiva, la reception dovrà effettuare due prenotazioni, il che è meno conveniente per l’ ospite e complica la gestione dell’elenco degli arrivi.
Allow splitting multi-room reservations Si tratta di un’operazione diversa, nonostante il nome simile. Separa le camere da una prenotazione che ne comprende diverse, assegnando a ciascuna un proprio numero di conferma. Utile quando una prenotazione familiare si trasforma in due fatture separate pagate da due persone diverse.
Allow separating shares suddivide gli addebiti sul foglio di conto di una camera condivisa tra le persone che la condividono, in modo equo o in base alla percentuale. È l’opzione da attivare se gestite in qualsiasi modo prenotazioni di gruppo.
Le ultime due opzioni, «Allow rate editing when creating a reservation» e «Allow rate editing on existing reservations», sono volutamente separate. Una configurazione comune prevede la prima opzione attiva e la seconda disattivata: la reception può negoziare il prezzo al Punto Vendita, ma non può modificarlo successivamente.
Elenchi dei motivi e quando sono obbligatori
Due schede gestiscono gli elenchi dei motivi: una per i cambi di camera e una per le deroghe tariffarie. Entrambe funzionano allo stesso modo ed entrambe dispongono di un selettore sopra l’ elenco che trasforma il motivo da facoltativo a obbligatorio.
Edit list Apre un piccolo editor in cui è possibile aggiungere e rimuovere i motivi. Mantenete l’elenco breve. Un menu a scelta con sei voci viene letto per intero; un menu a scelta con trenta voci viene selezionato automaticamente in base a ciò che si trova in cima, il che compromette la reportistica per cui ha creato l’elenco.
I motivi non sono un semplice elemento decorativo. Ogni cambio di camera e ogni modifica tariffaria, con il relativo motivo, l’utente che l’ha effettuata e la prenotazione a cui appartiene, vengono raccolti nel report « Room Moves & Rate Overrides » (Modifiche alle tariffe) alla voce «Rapporti» (Rapporti) e nella scheda «Activity Log » (Dettagli) di ciascuna prenotazione. Se intendete consultare tale report, rendete obbligatori i motivi. In caso contrario, lasciatele facoltative e risparmiate al Suo personale quel clic.
Approvazione della deroga
L’ultima scheda è quella che fa davvero la differenza. Imposta una soglia percentuale per le sostituzioni delle tariffe e inoltra qualsiasi valore superiore a tale soglia a un responsabile.
La soglia è una percentuale del prezzo originale, quindi dieci significa che una deroga che modifica il prezzo di oltre un decimo in entrambe le direzioni viene segnalata. Le deroghe segnalate non vengono bloccate. La tariffa viene applicata, viene comunicata all’ospite e la deroga appare come “ Pending approval ” nel rapporto, affinché se ne occupi qualcuno in possesso dell’autorizzazione “Approve rate overrides ” per gestirla. Il rifiuto ripristina il prezzo originale, cosa che vale la pena sapere prima di impostare una soglia troppo bassa: un rifiuto modifica ciò che è stato già comunicato all’ospite.
Sceglie il valore osservando ciò che il Suo personale fa effettivamente. Una soglia inferiore al margine di negoziazione abituale trasforma ogni normale sconto in un'attività per il responsabile e la coda smette di essere monitorata.
Funzionalità di fatturazione
La seconda pagina, alla voce «System Settings», costituisce il pannello di controllo principale per i più recenti strumenti di fatturazione.
- Add several items at once trasforma l’azione “Aggiungi articoli” del folio in un carrello, in modo che un tavolo con quattro bevande costituisca un’unica registrazione anziché quattro. Se disattivata, si ottiene la finestra di registrazione originale a singolo articolo.
- Quick Charge Si tratta della vendita al banco: un pulsante “Ricevuta” nella barra superiore e un’azione sulle tessere del Calendario, per addebitare un ospite senza aprire la sua prenotazione. Quali articoli vi compaiono è controllato per singolo articolo, nella schermata “Articoli e servizi ”.
- Charge several rooms at once Consente a “Addebito rapido” di accettare più di una camera, in modo che una colazione di gruppo costituisca un unico addebito. A ciascuna camera viene addebitato l’intero importo, il che rappresenta il comportamento desiderato per una gita in barca e non per un conto da dividere. A tal fine, si utilizzi la funzione di separazione delle quote.
- House accounts Consente di fatturare persone che non soggiornano, senza dover prenotare una camera su cui addebitare gli importi.
Un'opzione non è un'autorizzazione
Tutto ciò che è presente su entrambe le pagine è a livello di struttura. Determina se uno strumento esiste o meno, ma non stabilisce chi possa utilizzarlo. La seconda scheda nella pagina “Funzionalità di fatturazione” serve proprio a chiarire questo punto: “Ricarica rapida” richiede il permesso “Reservation folio management. ” con diritti di creazione, concesso in base al ruolo, mentre i due interruttori di modifica delle tariffe ricordano entrambi che l’utente necessita comunque del permesso di modifica dei prezzi.
La conseguenza pratica è che una funzionalità può sembrare non funzionante anche se è configurata correttamente. L’interruttore è attivato, il pulsante non è visibile e il motivo è da ricercarsi nel ruolo piuttosto che nell’impostazione. Verifichi il ruolo prima di intervenire su questa pagina.
La pagina «Funzionalità di fatturazione» è a sua volta protetta da autorizzazioni: senza l’autorizzazione alle Impostazioni di sistema generali, si visualizza una schermata vuota e bloccata anziché i pulsanti di attivazione. Ciò è intenzionale, poiché questi quattro pulsanti determinano ciò che ogni cassiere dell’edificio può visualizzare.
Errori comuni
- Attivare l’obbligo di specificare un motivo lasciando l’elenco vuoto. La selezione obbligatoria da un elenco vuoto è un vicolo cieco. Compili prima l’elenco, poi renda obbligatoria la selezione.
- Impostare una soglia di approvazione troppo bassa. Ogni deroga viene inoltrata a un responsabile, la coda viene ignorata e i rifiuti iniziano ad annullare i prezzi che erano stati comunicati agli ospiti giorni fa.
- Abilitare la funzione «Quick Charge» per più camere al fine di suddividere un conto. Si ottiene l’ effetto opposto: a ciascuna camera viene addebitato l’intero importo. La suddivisione di un unico conto tra più camere è la separazione delle quote.
- Attivare una funzione di fatturazione e aspettarsi che il pulsante appaia. I flag vengono memorizzati nella cache ad ogni caricamento della pagina. Ricarichi la pagina prima di concludere che non abbia funzionato e verifichi il ruolo prima di trarre qualsiasi conclusione.
- Incolpare l’impostazione per un’azione mancante. Sia gli interruttori di modifica delle tariffe che la funzione “Quick Charge” richiedono anch’essi un’autorizzazione. L’interruttore rende possibile la funzione; il ruolo la rende disponibile.