Questa è la schermata delle impostazioni più estesa in Prostay e quella con il raggio d’azione più ampio. Quattro sezioni, un pulsante "Save Changes" nella parte superiore, e le impostazioni qui configurate che compaiono sulla fattura dell’ospite, nel feed di disponibilità di un canale e nei calcoli che convertono una tariffa in euro nella Vuestra valuta contabile. Due di queste non possono essere annullate una volta applicate.
Preferenze di formattazione
Si tratta di impostazioni di presentazione, con un’unica eccezione. La lingua, il formato della data, il formato dell’ora e il formato dei numeri modificano il modo in cui le informazioni vengono visualizzate, ma non il loro significato. Se si commettono errori in queste impostazioni, nessuno subisce danni, ma si prova semplicemente fastidio.
Property Time Zone L’eccezione è rappresentata dal campo “Fuso orario”, contrassegnato come obbligatorio per un motivo ben preciso. Si tratta del fuso orario a cui ogni data nel prodotto è ancorata. Una struttura a Los Angeles impostata su una zona europea mostrerà gli arrivi di stasera sotto la data di domani per gran parte della giornata lavorativa e ogni rapporto raggruppato per data risulterà errato ai margini. Impostatela una volta sola, correttamente, al momento della creazione della struttura.
Application Currency È la Sua valuta contabile. È quella in cui vengono calcolati i totali del folio, in cui vengono emesse le fatture e la base rispetto alla quale vengono misurate tutte le altre valute. Modificarla in un secondo momento non comporta alcun ricalcolo dei prezzi, il che significa che i numeri rimangono gli stessi e cambia solo il simbolo che li precede. Non la consideri come un modo per cambiare valute.
Valuta e perché viene bloccata
Allow Multi-Currency Le consente di fornire preventivi e accettare pagamenti in valute diverse da quella contabile. Le valute selezionate alla voce “Supported Currencies ” diventano le opzioni disponibili ovunque venga impostato un prezzo, in particolare nei piani tariffari e nell’editor delle tariffe all’interno di una Prenotazione.
La Sua valuta contabile non compare mai in questo elenco. Essendo la valuta di base, proporla come valuta estera rispetto a se stessa non avrebbe alcun senso.
Tassi di cambio, manuali o automatici
Ogni tasso risponde a una domanda: a quanto ammonta, nella Sua valuta di base, il valore di un’ unità di questa valuta. Con l’USD come valuta di base, un tasso dell’EUR pari a 1,09 significa che un euro vale 1,09 dollari. Prostay utilizza questi tassi in entrambi i modi, per calcolare un prezzo in valuta estera a partire da un prezzo di base e per riconvertire il totale di una prenotazione in valuta estera nella valuta del conto.
Manual significa che il personale digita i tassi e questi rimangono fissi finché qualcuno non li modifica, il che è ciò che la maggior parte delle strutture desidera: un tasso che non vari durante il soggiorno è più facile da spiegare a un ospite rispetto a uno che invece varia. Automatic (from rate API) recupera le tariffe da un fornitore con una frequenza prescelta, da oraria a settimanale, e indica quando l’ultimo aggiornamento è andato a buon fine. In modalità automatica è comunque possibile bloccare una singola valuta, mantenendo stabile quella tariffa mentre le altre continuano ad aggiornarsi. Una valuta bloccata viene visualizzata come “Pinned ” con un valore “Override ” proprio.
I tassi si applicano solo alle conversioni effettuate dopo la loro impostazione. Le prenotazioni già tariffate mantengono il tasso al quale sono state calcolate, il che rappresenta il comportamento desiderato ed è il motivo per cui una variazione dei tassi a metà stagione non provoca un’ondata di correzioni.
Preferenze di automazione
In questa sezione la struttura stabilisce cosa avviene senza che nessuno deva cliccare. Le due opzioni su cui vale la pena riflettere maggiormente sono le prime due.
Allow additional bookings when property is at full occupancy Consente l’overselling deliberato. Le strutture che lo praticano lo fanno consapevolmente, partendo dal presupposto che una percentuale prevedibile di prenotazioni non si concretizzerà. Se non state effettuando tale calcolo, disattivatelo, poiché, se attivato, i dati sulla disponibilità smettono di essere un limite e diventano un suggerimento.
L’impostazione che sposta automaticamente una prenotazione per la quale nessuno ha effettuato il check-in su No-Show è quella che garantisce l’accuratezza dell’elenco degli arrivi. Se disattivata, i non arrivi di ieri rimangono contrassegnati come «Confermati» finché qualcuno non se ne accorge, e le penali per mancata presentazione previste nelle Sue politiche di cancellazione non vengono mai prese in considerazione poiché nulla le segnala.
La vendita per lo stesso giorno richiede due opzioni, non una sola. L’opzione « Allow same-day bookings on the Booking Engine and channels? » determina se oggi è possibile vendere online. Same-day bookings until , l’opzione sottostante, rivela un campo orario, e tale orario limite rappresenta il momento della giornata oltre il quale la vendita per oggi non è più consentita; in questo modo si evita una prenotazione alle 23:40 per una camera che nessuno alla reception è in grado di consegnare.
I due sono indipendenti e nulla vi impedisce di impostare una combinazione che non abbia alcun significato. Un orario limite con le prenotazioni in giornata disattivate non limita nulla, poiché non c’è nulla da limitare. Se le prenotazioni in giornata sono attive senza orario limite, le vendite per oggi proseguono fino a mezzanotte. Se si desidera un orario limite, entrambe le opzioni devono essere attivate.
Auto Assign Reservations Assegna camere specifiche anziché lasciare le prenotazioni a livello di tipologia di camera, e le due caselle di controllo sottostanti ne determinano l’ambito di applicazione: applicarla alle prenotazioni esistenti, attuali e future, oppure solo alle nuove prenotazioni. «Solo nuove prenotazioni» è la scelta più sicura, poiché l’altra opzione riprogrammerà le assegnazioni che qualcuno potrebbe aver effettuato deliberatamente.
Preferenze varie
Enable GDPR Compliance Functionality attiva la gestione della protezione dei dati. Se si accetta una singola prenotazione da un residente nell’UE, questa opzione deve essere attivata, e va attivata prima della prenotazione piuttosto che dopo la richiesta dei dati.
Format for customer name in calendar Consente di scegliere tra Surname, Name e Name Surname nelle caselle del Calendario. L’ordine «Cognome prima» facilita la ricerca quando si cerca una prenotazione tra duecento, che è proprio lo scopo del Calendario.
Enable Payment Allocation Determina se i pagamenti vengano applicati a voci di spesa specifiche anziché al saldo complessivo. Le strutture che emettono fatture dettagliate generalmente lo richiedono; quelle che saldano un unico importo totale al momento del check-out generalmente non lo richiedono.
Show Check-outs in Departure List on Dashboard E «Show Estimated Arrival Time » sono entrambe preferenze di visualizzazione per la reception, ed è opportuno chiedere chiarimenti alla reception piuttosto che decidere al posto loro.
Durata minima del soggiorno
Minimum Length Of Stay è un limite minimo a livello di struttura relativo alla durata di una prenotazione e, a differenza della maggior parte degli argomenti trattati in questa sezione, ha un impatto evidente: il modulo di prenotazione sposta la data di check-out in modo da rispettarlo, pertanto non è possibile inserire una prenotazione di una sola notte quando il minimo è di due.
Si tratta di uno strumento poco flessibile. Un limite minimo a livello di struttura si applica ogni notte dell’anno, comprese le notti infrasettimanali che vendereste volentieri per una sola notte. Se il Suo limite minimo varia a seconda della stagione o della tariffa, impostatelo invece negli intervalli tariffari , dove può differire in base alla data, e lasciate questo valore su uno.
Allow reservations below minimum length of stay apre un menu a tendina degli utenti che potrebbero infrangere la regola. Si tratta dell’eccezione del responsabile della reception: il limite minimo rimane valido per tutti tranne che per le due o tre persone di cui Vi fidate per valutare quando non debba essere applicato. Mantenete tale elenco breve, altrimenti il limite minimo non ha più senso.
Errori comuni
- Scegliere le valute prima che siano necessarie. L’elenco si blocca dopo il primo salvataggio e non può essere ridotto da questa schermata. Tre valute con cui operi sono meglio di sei che potresti utilizzare.
- Impostare il fuso orario in ritardo. Ogni data già registrata è stata interpretata secondo il fuso orario precedente. Corregga l’impostazione il primo giorno, non al terzo mese.
- Considerare la «valuta dell’applicazione» come un cambio di valuta. Modificarla non comporta alcuna conversione. Serve solo a rietichettarla.
- Lasciare disattivata l’opzione “No-show automatico”. I non arrivi di ieri rimangono “Confermati”, l’elenco degli arrivi smette di essere attendibile e gli addebiti per no-show non vengono nemmeno presi in considerazione.
- Utilizzare il soggiorno minimo a livello di struttura come regola stagionale. Essa si applica a ogni notte dell’anno. I soggiorni minimi stagionali devono essere inseriti nell’intervallo tariffario .
- Salvare dal pulsante in alto e dare per scontato che tutto sia stato applicato. Un unico pulsante salva tutte e quattro le sezioni, quindi una modifica isolata effettuata tre sezioni più in là viene inclusa nel salvataggio. Legga la pagina prima di salvare, non dopo.