Questi tre rapporti indicano cosa ha venduto la struttura oltre alle camere. Tutti e tre leggono le stesse registrazioni contabili, pertanto non presentano mai discrepanze riguardo al monete, ma solo in merito al livello di dettaglio: una riga per voce, le stesse righe raggruppate in categorie e tali categorie a loro volta confrontate con lo stesso periodo dell’anno precedente.
Tre rapporti, un unico registro contabile
| Rapporti | Una riga per | Risposte |
|---|---|---|
| Revenue by Items & Services | voce nel catalogo della Struttura | Quali prodotti generano profitti e quali invece sono ancora in magazzino senza alcun rendimento |
| Revenue by Item Categories | Categoria in cui sono classificati gli articoli | Quale reparto genera profitti, senza dover consultare quaranta linee di prodotti |
| Revenue Comparison YoY | Categorie, più una voce relativa ai ricavi per camera | Se ciascun reparto sia in vantaggio rispetto a un anno fa |
Le prime due sono la stessa schermata con un raggruppamento diverso, fino alla barra degli strumenti e alle intestazioni delle colonne. La terza ha una struttura diversa: non presenta un intervallo di date, aggiunge i ricavi delle sale che le altre due tralasciano, ed è l’unica delle tre a effettuare confronti.
Il grafico riporta le dieci righe con il fatturato più elevato, ordinate in base all’ Amount e. Una struttura con un ampio catalogo ottiene quindi un grafico dei propri prodotti più venduti e una tabella completa di tutti gli articoli, il che rappresenta l’approccio corretto: l’undicesimo articolo più venduto è una riga della tabella, non una barra degna di attenzione.
Importo, MTD e YTD
Solo la prima colonna relativa agli importi risponde alla Sua domanda. « Amount » rappresenta il fatturato nell’intervallo impostato nel pannello dei filtri . «MTD » indica il periodo dal primo giorno del mese corrente a oggi, mentre «YTD » copre il periodo dal primo gennaio a oggi, indipendentemente dall’intervallo da Lei richiesto. Impostando l’intervallo a febbraio scorso, la riga termina comunque con i dati di questo mese e di quest’anno.
Grand Total accanto all’intestazione della tabella è riportata la somma delle righe presenti sullo schermo, pertanto segue il filtro. Restringete la selezione a una sola voce e il totale generale diventa pari a tale voce, il che lo rende un totale progressivo della Sua interrogazione corrente piuttosto che un totale fisso che può citare.
Il pannello dei filtri
Search filters apre il pannello. Le due date impostano la colonna «Amount ». «Items & Services » elenca tutti i servizi aggiuntivi e i prodotti venduti dalla struttura, con « Select all » in cima; non selezionarne alcuno equivale a selezionarli tutti. «Booking status » contiene gli undici stati di prenotazione da «Reserved » a «Tentative », mentre «Transaction status » contiene «Posted », «Paid » e Voided . Non viene applicata alcuna modifica finché non si preme Save , con un’unica eccezione: Reset all filter azzera i selettori, riporta l’intervallo al primo del mese e ricarica immediatamente il report.
Nel report delle categorie, il terzo campo è invece Item Category , che elenca le categorie anziché i prodotti. Tutto il resto nel pannello rimane invariato.
Un intervallo privo di registrazioni non genera alcun errore. Il rapporto sostituisce il grafico e la tabella con una visualizzazione vuota, riproponendo i filtri; ciò costituisce la risposta a un intervallo impostato nel futuro, piuttosto che un errore.
Le stesse righe, raggruppate per categoria
Otto articoli sono diventati sei categorie e il totale generale è rimasto invariato. Questa è l’intera relazione tra i due rapporti, e vale la pena verificarla la prima volta che li utilizzate: eseguite entrambi sullo stesso intervallo e i totali devono corrispondere; in caso contrario, un articolo è stato classificato in una categoria che non vi aspettavate.
Le categorie sono quelle presenti sui prodotti stessi, impostate nel punto in cui viene definita la voce piuttosto che nel report. Una bevanda classificata sotto « Food & Beverage » anziché «Minibar » non è un problema di reportistica che può risolvere qui: essa si sposta tra le due righe solo quando qualcuno riclassifica il prodotto, e tutti i mesi precedenti si spostano con essa.
Confronto dei ricavi su base annua
Una riga per i ricavi delle camere, una per ciascuna categoria di articoli e un totale generale in grassetto. Le due colonne relative agli importi sono intestate con gli anni stessi, pertanto la cifra a sinistra corrisponde all’anno indicato nella barra degli strumenti e quella a destra all’anno precedente. YOY % Change riporta un indicatore verde quando la linea è cresciuta e uno rosso quando si è ridotta, e YOY Change mostra lo stesso andamento in termini monetari.
Entrambe le colonne coprono lo stesso periodo trascorso del rispettivo anno. A metà agosto il report mette a confronto il periodo da gennaio al 15 agosto 2026 con quello da gennaio al 15 agosto 2025, non rispetto all’intero 2025, ed è proprio questo che rende le percentuali degne di attenzione prima della fine dell’anno. Il pulsante «Calendario» nella barra degli strumenti offre l’anno in corso e i nove precedenti, e aggiorna il rapporto al momento della selezione.
Il grafico riporta tutte e sette le linee su un unico asse e le camere sono di due ordini di grandezza superiori alle altre, per cui le sei coppie di categorie risultano appiattite nella parte inferiore. Si consiglia di leggere la linea relativa alle camere dal grafico e le categorie dalla tabella. Passando il cursore su una coppia si ottengono le cifre esatte, qualora si desideri comunque ricavarle dal grafico.
Far coincidere i numeri
Quattro somme collegano questi Rapporti tra loro e al resto dei Rapporti. Quando una di esse non corrisponde, i Rapporti non presentano discrepanze riguardo alle somme: è cambiato qualcosa nel mezzo.
| Questa cifra | corrisponde |
|---|---|
| Grand Total nel rapporto sulle voci | Grand Total nel rapporto per categorie, per lo stesso intervallo |
| La colonna «MTD» (Totale) | L'Items and Servicese mensile fino ad oggi nell'Daily Revenue Report |
| YTD di una categoria | La colonna relativa all’anno in corso della stessa categoria nel “Revenue Comparison YoY” |
| Room Revenue nel rapporto anno su anno | I dati mensili cumulativi su Occupancy Report, sommati |
L’ultimo di questi è quello a cui fare riferimento quando un direttore generale richiede informazioni sul fatturato delle camere. Il rapporto sull’occupazione riporta il fatturato delle camere per mese, quindi sommando gennaio al mese corrente si ottiene la stessa cifra mostrata dal rapporto anno su anno, con un margine di errore pari alla frazione di mese in cui ci si trova.
Cosa non riportano questi rapporti
- Nessuna voce relativa alle camere nei dettagli. I ricavi per voce e per categoria riguardano esclusivamente gli extra. I ricavi delle camere compaiono su Revenue Comparison YoY e nei Rapporti relativi alle camere, non qui; pertanto, il totale complessivo rappresenta solo una frazione di quanto incassato dalla Struttura.
- Nessun dettaglio relativo agli ospiti o ai folio. Una riga rappresenta un totale, non un elenco di chi ha effettuato l’acquisto. Si prega di consultare Daily Charges by Item per visualizzare le singole registrazioni relative a una voce.
- Nessun intervallo di tempo nel report anno su anno. Il confronto è sempre da inizio anno a oggi rispetto a da inizio anno a oggi. In questa schermata non è possibile confrontare un singolo mese con lo stesso mese dell’anno precedente.
- Nessun intervallo di date nell’esportazione. Export salva ciò che appare sullo schermo in formato PDF o Excel; l’icona della stampante genera lo stesso PDF per la stampa, pertanto l’intervallo è definito nel pannello dei filtri anziché nel nome del file.
Sia i report di dettaglio che il report anno su anno sono soggetti a autorizzazioni separate: Revenue by items & services, Revenue by item categoriese Revenue comparison year-over-year sono tre voci all’interno dei Rapporti Finanziari, pertanto un ruolo può disporre dell’accesso a una di esse senza necessariamente disporre delle altre.