La pagina del conto
L’apertura di un conto dall’elenco dei conti interni genera la fattura: un riepilogo nella parte superiore e il registro sotto di esso.
Charges e «Paid » sono esattamente ciò che dicono, mentre «Balance due » indica la differenza. Quando il conto è in credito, quella terza casella cambia nome in «In credit » e mostra l’importo senza segno meno, quindi è l’etichetta, piuttosto che il numero, a indicare in quale direzione va il saldo. «Payment due » appare solo se il conto ha una data di scadenza.
Se è stato prelevato del denaro a titolo di deposito, il riquadro «Paid» lo indica nella parte sottostante: «include un deposito di 300,00 USD». Il deposito è già conteggiato nel totale riportato sopra, non viene aggiunto ad esso.
Il registro contabile riporta tutte le voci mai registrate, a partire dalle più recenti. Gli addebiti compaiono nella colonna « Charge » e i Pagamenti nella colonna «Payment », in verde, in modo da poter leggere lungo una colonna per vedere le spese e lungo l’altra per vedere le entrate. È utile conoscere due caratteristiche della colonna descrittiva:
- Un pagamento viene descritto in base alla modalità con cui è stato effettuato piuttosto che con la parola «pagamento»: Contanti, Carta (Mastercard) e qualsiasi nota lasciata dal cassiere, seguita da un trattino. Questa è la riga che chi effettua la riconciliazione con la cassa o con l’estratto conto della carta deve far corrispondere.
- Sotto il nome, in caratteri più piccoli, figurano tutte le informazioni contenute nella riga oltre al prezzo: Ref e il numero di documento o di prenotazione a cui è stata registrata, Part of e il pacco da cui proviene e, su una riga annullata, Voided e il motivo fornito.
Addebiti di registrazione
Post charges apre lo stesso catalogo prodotti da cui provengono le registrazioni del folio, pertanto un’immersione registrata qui e un’immersione registrata a una camera sono lo stesso articolo allo stesso prezzo, e vengono sommate nei Suoi Rapporti sui ricavi.
Tocchi una voce per aggiungerla, la tocchi nuovamente per aumentarne la quantità, oppure digiti la quantità e il prezzo direttamente nella riga se questa è diversa. Le icone sopra la griglia consentono di restringere la ricerca per categoria, mentre la casella di ricerca esamina l’intero elenco.
Reference e «Note » in alto si riferiscono all’intera registrazione, non a una singola riga. Qualunque cosa inseriate in «Reference » viene riportata su ogni riga di quel lotto e compare successivamente nel libro mastro come «Ref DIVE-4482 ». È la cosa più economica che potrà mai fare per la persona che, cinque settimane dopo, dovrà capire a quale gita in barca si riferisse un determinato addebito.
Il totale in calce distingue l’imposta: 109,00 USD, di cui 9,00 USD di imposta. Se i Suoi prezzi sono comprensivi di imposta, questa è già inclusa nell’importo; in caso contrario, è stata aggiunta separatamente. In entrambi i casi, l’importo accanto a «Total» è quello che va registrato in contabilità.
La registrazione di un pacco comporta la registrazione delle sue parti. Un solo tocco su un pacco inserisce ogni componente nel registro come riga a sé stante, ciascuna contrassegnata con l’ Part of e del pacco da cui proviene; ecco perché un singolo tocco può generare tre righe. Il prezzo del pacco rimane comunque quello che viene addebitato; le parti sono indicate affinché la fattura risulti chiara.
La registrazione di un acconto o di un pagamento
Take payment registra l’entrata di denaro.
Il primo campo è quello che le persone tendono a tralasciare, ma che non dovrebbero. « Payment against charges » indica il denaro versato per articoli già presenti sul conto. «Deposit taken up front » indica il denaro incassato prima che tali addebiti siano stati effettuati, che rimane sul conto come credito fino al loro arrivo. Entrambi riducono il saldo dello stesso importo; la differenza sta nel fatto che un versamento viene contrassegnato come tale nel libro mastro, nel riquadro «Paid » e sulla fattura, ed è proprio questo che qualcuno vorrà sapere quando chiederà perché un conto fosse in credito a giugno.
Method elenca ciò che la Sua struttura accetta effettivamente, informazioni che provengono da Opzioni di pagamento . «Cash » è sempre presente. «Card » appare solo se è stato selezionato un tipo di carta per i pagamenti effettuati alla reception, il bonifico bancario solo se è attivato, e qualsiasi metodo personalizzato che ha configurato appare per nome.
La scelta tra contanti o carta aggiunge un secondo passaggio prima che venga registrata qualsiasi transazione: per i contanti viene richiesto l’importo consegnato e viene calcolato il resto, mentre per la carta viene acquisita la ricevuta. Si tratta dello stesso passaggio utilizzato alla reception per un conto, pertanto non richiede alcuna formazione specifica. Tutti gli altri metodi vengono registrati immediatamente, motivo per cui il pulsante riporta la dicitura «Continue» per alcuni metodi e «Record payment» per altri.
Use the full balance Sotto l’importo viene inserito l’intero importo dovuto. È la soluzione più rapida e corretta quando qualcuno sta effettuando il pagamento, e vale la pena utilizzarla piuttosto che digitare la cifra, poiché un saldo che presenta uno scarto di un centesimo non può essere chiuso.
Annullamento di una riga
Nulla viene cancellato da un conto interno. La funzione “Void” alla fine di una riga del registro la esclude dai totali e la lascia sul conto, barrata, con l’indicazione “Voided” e il motivo da Lei indicato accanto.
Il motivo è obbligatorio, sia per la schermata che per il server sottostante. È la differenza tra un registro contabile che si spiega da sé nel giro di sei settimane e uno che presenta una lacuna. «Registrato sul conto sbagliato» richiede quattro secondi e risponde alla domanda che nessuno sarà lì a porre.
L’annullamento è un’autorizzazione distinta dalla registrazione, e ciò è voluto: la registrazione di una voce del minibar è un’operazione d’ufficio, mentre la rimozione di un incasso richiede la firma di un supervisore. Utilizza la stessa autorizzazione prevista per l’annullamento di una riga su un folio.
La liquidazione e la chiusura
Settle and close sopra il registro chiude il conto. La prima operazione da eseguire dipende dal saldo.
Se è ancora dovuto del denaro, si apre il pannello di pagamento con l’importo da saldare già inserito e il pulsante recante la dicitura «Take payment and close». Una volta incassato l’importo, il conto si chiude automaticamente, in un’unica operazione.
Se non vi sono importi dovuti, il pulsante riporta la dicitura «Close account» e le chiede di confermare.
Un conto può essere chiuso solo a saldo zero, e tale regola viene applicata sia sul server che sullo schermo: chiudere un conto che presenta ancora un debito comporterebbe l’emissione di un numero di fattura a fronte di un debito che nessuno ha riscosso. Un conto in credito si chiude correttamente, poiché è l’utente a essere debitore nei confronti del conto, piuttosto che il contrario.
La chiusura emette il numero di fattura, INV- seguito dal numero di conto, e blocca ogni operazione: nessun ulteriore addebito, nessun ulteriore pagamento, nessuna ulteriore annullamento.
Reopen account Ecco come tornare indietro. Riporta il conto allo stato aperto in modo da poter effettuare nuovamente delle registrazioni, e mantiene deliberatamente il numero di fattura che già aveva. Se quel numero fosse già stato utilizzato su un documento, emetterne uno nuovo alla seconda chiusura comporterebbe l’esistenza di due fatture diverse che condividono lo stesso numero, il che rappresenterebbe un problema ancora più grave di quello che si stava risolvendo.
Entrambi i pulsanti di download generano lo stesso tipo di documento tramite lo stesso renderer utilizzato per la fattura di prenotazione, in modo che un ospite non riceva mai due fatture dall’aspetto diverso da parte Sua. Prima della chiusura è Download bill e viene emessa come fattura proforma; dopo la chiusura èDownload invoice e riporta il numero di fattura .
Aspetti che possono creare confusione
Un conto già chiuso rifiuta qualsiasi operazione. Addebiti, Pagamenti e annullamenti vengono tutti bloccati fino alla sua riapertura, e il messaggio di errore lo indica chiaramente. Se desiderate aggiungere un’altra voce, riaprite il conto, registrate l’operazione e chiudetelo nuovamente.
Un solo centesimo Le impedirà di chiudere il conto. La chiusura richiede che il saldo sia pari a zero, quindi un pagamento inserito come 1547,50 a fronte di un saldo di 1547,55 lascia cinque centesimi e il pulsante «Close account » non sarà visibile. Use the full balance evita del tutto questo problema.
Le righe annullate rimangono visibili, e giustamente. Vengono immediatamente rimosse dai totali, ma la riga rimane con la relativa motivazione. Un conto il cui registro è stato ripulito è un conto che nessuno può sottoporre a revisione.
Il riferimento è per registrazione, non per voce. Tutto ciò che è contenuto in un unico lotto riceve lo stesso riferimento. Due distinte significano due registrazioni.
La registrazione in un pacchetto comporta la registrazione delle sue parti. Si attendano diverse righe da un unico tocco, ciascuna contrassegnata dal pacchetto da cui proviene. Il prezzo non raddoppia; si tratta dello stesso importo, suddiviso in voci.