House Status È la schermata di consegna. Riunisce in un’unica pagina l’occupazione di stasera, i movimenti che hanno portato a tale risultato, il numero di camere disponibili, il valore economico della notte e lo stato delle camere, in modo che un responsabile di turno possa avere una panoramica della struttura in un minuto senza dover aprire sei rapporti. Ogni dato riportato descrive la stessa notte.
- Today’s Activity: i movimenti, per camere, persone e VIP.
- Complimentary and House Use: le camere per le quali nessuno sta pagando.
- Room Summary: quante camere esistono e quante possono essere vendute.
- End of Day Projection: dove si conclude la serata e quanto frutta.
- Housekeeping Status: stato delle camere rispetto al tasso di occupazione.
- Turndown Service: l’elenco dei servizi serali.
- Country Statistics: la clientela di stasera suddivisa per nazionalità.
Sette carte, una notte
Lo schermo effettua sei chiamate dietro una rotella, e le carte sono complete solo quando si azzera. Quattro di esse contano in Rooms ,Persons e VIP , e la distinzione è importante: una stanza è una chiave, una persona è un corpo in un letto. I turni del personale del Servizio di pulizia e gli elenchi del servizio di couverture sono basati sulle stanze; i coperti per la colazione, le scialuppe di salvataggio e le note sulle allergie sono basati sulle persone.
Attività odierna
Sette righe, e le prime tre definiscono l’andamento della giornata. Le quattro sottostanti rappresentano le eccezioni di cui è bene essere a conoscenza prima che giungano alla reception.
| Riga | Cosa conta |
|---|---|
| Stayovers | Camere occupate stasera da ospiti che vi soggiornavano già ieri sera. Queste necessitano di pulizia, ma non di cambio chiavi. |
| Expected Departures | Camere con check-out previsto per oggi. Ciascuna diventa una camera libera ma non pulita, e ognuna di esse deve essere riordinata dal Servizio di pulizia prima che un nuovo ospite possa occuparla. |
| Expected Arrivals | Camere riservate per gli ospiti in arrivo oggi, indipendentemente dal fatto che si siano già presentati o meno. |
| Extended Stays | Ospiti che avrebbero dovuto partire oggi e che invece rimangono. La camera non è disponibile per chiunque le fosse stata promessa. |
| Early Departures | Ospiti che partono prima della data di partenza indicata nella prenotazione. Le notti vengono rimosse dal conto, pertanto il denaro previsto nelle proiezioni si sposta di conseguenza. |
| Walk Ins | Arrivi prenotati oggi anziché in anticipo. Si tratta di un sottoinsieme degli arrivi previsti, non di un’aggiunta agli stessi. |
| Day of Arrival Cancellations | Prenotazioni per stanotte cancellate oggi. Queste camere tornano a far parte dell’inventario con alcune ore a disposizione per rivenderle. |
Camere gratuite e ad uso interno
Si tratta di due tipi di camere non pagate, suddivise nelle stesse categorie di arrivi, pernottamenti e partenze. “Complimentary” indica un ospite che soggiorna gratuitamente: un risarcimento per un disservizio, l’ispezione di un agente, un amico del proprietario. “House Use” indica l’utilizzo di una camera da parte della Struttura stessa: un responsabile di turno durante la notte, una camera trasformata in ufficio, un’unità riservata a un appaltatore.
Entrambe occupano una camera ed entrambe riempiono i letti, pertanto rientrano nelle cifre relative all’occupazione e nel carico di lavoro del Servizio di pulizia, pur non generando alcun ricavo. Questo è il motivo per cui sono riportate in una scheda a sé stante: quando l’occupazione è in aumento e l’ADR è in calo, questa è la prima scheda da esaminare.
Riepilogo delle camere e proiezioni
Room Summary è l’inventario. Il totale delle camere meno le camere fuori uso e fuori servizio dà come risultato il numero di “Total Rooms to Sell ”, ovvero il numero di camere che la reception può effettivamente vendere stasera. “Out of order ” significa che la camera non può essere occupata affatto; “fuori servizio” significa che non è in vendita ma è abitabile. La differenza è rilevante alla reception quando l’albergo è al completo, e viene determinata in base alle camere stesse piuttosto che qui.
End of Day Projection è dove viene registrata la notte. Occupied Tonight corrisponde al totale dei pernottamenti più gli arrivi previsti: 75 e 9 danno 84 nella tabella, e le colonne “persone” e “VIP” si sommano allo stesso modo. Le tre righe sottostanti derivano da tale conteggio.
| Riga | Come viene calcolato |
|---|---|
| Occupancy Rate % | Occupazione di stanotte rispetto al numero totale di camere, non rispetto alle camere disponibili per la vendita. Una camera fuori servizio rimane nel denominatore e abbassa la cifra, il che è intenzionale: la camera comporta comunque un costo. |
| Total Room Revenue | Il valore delle camere occupate stasera in termini di costi di alloggio. Le voci, i servizi e qualsiasi altra voce registrata sul conto non sono inclusi. |
| RevPAR | Tale ricavo viene ripartito su tutte le camere della Struttura, vendute o meno. È sempre inferiore alla Sua tariffa media, e la differenza tra i due valori corrisponde alle camere vuote. |
Servizio di pulizia e preparazione della camera
Questo è il quadro del Servizio di pulizia ridotto a dieci numeri: ogni condizione è contrassegnata in base alla presenza o meno di un ospite nella camera. La colonna da cui si effettuano le vendite è «Vacant» (libere e pulite), e al suo interno le camere che possono essere assegnate immediatamente a un ospite in arrivo sono quelle ispezionate e pulite. «Libere e sporche» costituisce la coda di riconsegna, ed è il dato da confrontare con gli arrivi previsti: nove camere in arrivo a fronte di nove camere libere e sporche rappresentano un turno senza alcun margine di manovra.
«Occupata e sporca» è l’elenco delle camere da pulire, e si riduce nel corso della mattinata. Il significato di ciascuna condizione, chi la imposta e come si evolve è riportato nello stato delle camere rispetto allo stato delle Prenotazioni , mentre la bacheca stessa è descritta nella bacheca del Servizio di pulizia .
Turndown Service È il giro serale. "Required " e "Not Required " coprono ogni camera della Struttura, quindi "not required" include tutte le camere libere così come quelle occupate i cui ospiti hanno rifiutato il servizio. "Completed " conta le camere già pulite e indica 0 fino a quando il turno serale non inizia a lavorare sull’elenco; "required less completed" indica ciò che resta da fare.
Statistiche per paese
La stessa struttura, questa volta suddivisa per nazionalità: camere, adulti, bambini e la percentuale di camere occupate per ciascun paese. La colonna «camere» riporta il totale delle camere occupate questa sera e le due colonne «persone» riportano il totale delle persone accanto ad esse; pertanto, le 22 camere nella parte superiore dell’immagine corrispondono a 22 delle 84 totali, mentre i 39 adulti e i 5 bambini in esse presenti fanno parte del totale di 177.
Si guadagna il proprio posto al momento del passaggio di consegne per le questioni legate alla nazionalità : quali quotidiani ordinare, quale colazione preparare, quale lingua mettere sulla scrivania stasera e se sia arrivato un gruppo che necessita di un traduttore. Se nessuno si trova in casa nella data da Lei scelta, la scheda mostra « No in-house guests for the selected date. » anziché un tavolo vuoto.
Il campo della data
È disponibile un solo filtro, che si riferisce a una singola data anziché a un intervallo. Se lo si lascia vuoto , sullo schermo compare la scritta «Today». Selezionando una data, tutti gli elementi della pagina si spostano su quella serata; se si seleziona una data e poi si cambia idea, accanto al campo compare la scritta « Reset to today» per ripristinare la data precedente.
Sceglie una data futura e le schede «Housekeeping Status» e «Turndown Service» scompaiono, lasciandone cinque. Ciò è corretto e non un malfunzionamento: lo stato di una camera in una notte che non si è ancora verificata non è conoscibile, e mostrare lo stato di pulizia odierno in relazione agli arrivi di martedì prossimo sarebbe peggio che non mostrare nulla. Le altre cinque schede rimangono visibili e, in una data futura, fungono da previsione basata sulle prenotazioni in essere, che si aggiorna ogni volta che qualcuno effettua una prenotazione o una cancellazione.
Confrontarla con le altre schermate
House Status è la schermata che il personale utilizza per verificare la correttezza delle altre; pertanto, è utile sapere quali numeri debbano corrispondere a quali.
| La cifra qui | Dovrebbe corrispondere a |
|---|---|
| Occupied Tonight e Occupancy Rate % | La scheda di stato delle camere sul Cruscotto, che riporta lo stesso numero di camere occupate e assegnate. |
| Expected Arrivals e Expected Departures | Le schede «Arrivi» e «Partenze» dei rapporti giornalieri sulle prenotazioni, espresse in camere anziché in prenotazioni. |
| Housekeeping Status | La bacheca del Servizio di pulizia filtrata in base alla stessa condizione. Le dieci celle qui riportate corrispondono a quelle conteggiate da tale bacheca. |
| Total Rooms e Total Rooms to Sell | Le camere elencate nelle sezioni “Tipi di alloggio” e “Camere”, al netto di quelle fuori servizio o non funzionanti. |
| RevPAR | Gli stessi dati relativi a occupazione, ADR e RevPAR per la notte in questione, che indicano la tariffa e il ricavo da cui deriva la cifra. |
Tre totali sono visibili direttamente sullo schermo e rappresentano il modo più rapido per capire se si sta interpretando erroneamente una scheda. I pernottamenti più gli arrivi previsti corrispondono alle camere occupate questa notte, in tutte e tre le colonne. Il totale delle camere, al netto di quelle fuori uso e fuori servizio, rappresenta le camere disponibili per la vendita, che è anche il totale delle dieci celle relative al Servizio di pulizia. Le camere e le persone nella tabella dei paesi sono le camere e le persone della proiezione, suddivise per passaporto.
Cosa non fa questa schermata
- No export, no print. A differenza del resto dei Rapporti, «House Status » non dispone di un menu di esportazione né di un pulsante di stampa. I dati in esso contenuti provengono da report che consentono l’esportazione.
- No past dates. Solo per oggi e in avanti.
- No room type filter. Tutti i dati riguardano l’intera Struttura. Per un singolo tipo di alloggio, si utilizzino le schermate relative all’occupazione o alla disponibilità.
- Nothing drills down. Nessuna riga apre un elenco, pertanto, per ottenere un conteggio con i nomi corrispondenti, è necessario eseguire i Rapporti Giornalieri.
- No VIP list. La colonna VIP riporta il conteggio, ma non i nomi. L’identità degli ospiti è riportata nel rapporto sugli arrivi e nei profili degli ospiti.