L’hub «Rapporti Giornalieri» comprende cinque rapporti, che corrispondono allo stesso rapporto con cinque diverse domande relative alle date. «Arrivi» chiede chi sta arrivando, «Partenze» chi sta partendo, «Ospiti presenti» chi è già presente, «Cancellazioni» quali prenotazioni sono state annullate e «No-Show» chi non si è mai presentato. Condividono un pannello di filtri, un layout con una sezione per ogni data e una barra degli strumenti, tutti elementi spiegati nella sezione dedicata alla ricerca di un rapporto e all’utilizzo dei relativi filtri . Di seguito viene illustrata la funzione di ciascuno di essi e in che modo le colonne differiscono tra loro.
Quale rapporto risponde a quale domanda
La differenza tra loro risiede nella data su cui ciascuna applica il filtro, ed è proprio questo il motivo per cui ne esistono cinque. Una prenotazione con arrivo il 15 e con partenza il 20 figura nel rapporto sugli arrivi del 15, nel rapporto sugli ospiti presenti ogni giorno dal 15 al 19 e nel rapporto sulle partenze del 20. Sceglie il rapporto in base alla data che vi interessa , non in base all’ospite.
| Rapporti | Filtri su | Utilizzatelo per |
|---|---|---|
| Arrival Overview | Data di check-in | Il controllo pre-arrivo: camere da preparare, saldi da riscuotere al check-in, ospiti VIP da segnalare. |
| Departures Overview | Data di check-out | L'elenco dei conguagli: chi deve pagare al momento della partenza e quali camere si libereranno e quando. |
| In House Report | Nulla. Si tratta di chiunque si trovi attualmente nell’edificio | Conteggio delle presenze per il Servizio di pulizia, i coperti del ristorante e l’appello antincendio. |
| Cancellations Overview | Data di arrivo o data di cancellazione, a sua scelta | Fatturato perso e se è generato da un’unica fonte o da un’unica tariffa. |
| No-Show Reservations | Data di check-in | Prenotazioni da addebitare o da liberare, la mattina successiva. |
Panoramica degli arrivi
Ospiti che effettuano il check-in nell’intervallo da Lei impostato, in una sezione per ciascuna data di arrivo. L’intestazione della sezione riporta due cifre: il numero di Prenotazioni e i pernottamenti che esse rappresentano. I pernottamenti corrispondono alla somma della colonna “Pernottamenti” sottostante; pertanto, una sezione di sette prenotazioni pari a 20 pernottamenti indica che tali arrivi occuperanno 20 pernottamenti dell’inventario prima della partenza, non che rimarranno per 20 notti.
Balance Due È il dato su cui si basa il lavoro della reception. Si tratta del totale delle prenotazioni al netto di quanto già pagato; pertanto, una riga che riporta lo zero indica un ospite a cui è possibile consegnare la chiave senza dover discutere di pagamento, mentre ogni altra riga rappresenta l’importo da richiedere al momento del check-in. PAX È il numero di persone presenti nella prenotazione e compare solo su questo rapporto, poiché è nella sezione «Arrivi» che si scopre che la prenotazione per due persone in una Twin Room riguarda in realtà tre persone.
Due caselle di controllo in fondo al pannello modificano il numero di ospiti anziché le colonne. L’opzione «Checked-in Today » (Includi gli arrivi già registrati) aggiunge gli arrivi che sono già stati registrati, trasformando il report da un elenco di lavoro a un registro giornaliero. L’opzione «Cancellations » (Includi le prenotazioni cancellate per quella data di arrivo) aggiunge le prenotazioni che sono state cancellate per quella data di arrivo. Lasciando entrambe deselezionate, otterrete l’elenco delle persone che state ancora aspettando.
Panoramica delle Partenze
Ospiti che effettuano il check-out nell’intervallo specificato, in una sezione per ciascuna data di partenza. Questo è il report su cui lavora il cassiere, motivo per cui riporta la voce « Payment Method » (Paga alla partenza) e suddivide il numero di persone in «Adl » (Adulti paganti) e «Chl » (Bambini) anziché in un unico dato «PAX».
Utilizzatelo come un elenco dei saldi. Una riga con un saldo e un metodo di pagamento già registrato indica una carta su cui addebitare l’importo; una riga con un saldo e nessun metodo di pagamento indica che occorre un colloquio al banco prima che l’ospite se ne vada. Vale la pena scansionare il badge « VIP » (Partenze) per lo stesso motivo per cui viene fatto agli arrivi: è l’ultima occasione per rintracciare qualcuno prima che se ne vada.
Tre caselle di selezione restringono l’elenco a una fase specifica della mattinata. « Due Out » indica gli ospiti che non sono ancora partiti, «Checked-Out » quelli che se ne sono già andati e «Early Check-Out Only » quelli che partiranno prima della data di partenza indicata nella prenotazione; quest’ultimo gruppo rappresenta il costo delle notti di soggiorno che aveva già conteggiato come vendute.
Rapporto sugli ospiti presenti
Tutti gli ospiti presenti nella struttura, raggruppati in base alla data di arrivo. In questo pannello non è presente alcun intervallo di date né è possibile aggiungerne uno, poiché il report rappresenta una situazione attuale. La sezione più in alto, relativa agli ospiti più anziani, indica i suoi ospiti con il soggiorno più lungo.
Questo report si apre senza le due colonne relative ai pagamenti che la maggior parte dei gestori desidera. “ Rate Amount ” e “Balance Due ” sono caselle di selezione nel gruppo “Display ” in fondo al pannello dei filtri; spuntandole si aggiunge una colonna a destra di “Paid Amount”. Non filtrano alcun dato.
La terza opzione di quel gruppo fa l’opposto. « Display VIP only » (Escludi i non VIP) elimina ogni riga che non sia un VIP, ed è lo stesso controllo presente in tutti e cinque i rapporti. Se un rapporto risulta molto più breve di quanto vi aspettaste, quella casella di controllo è la prima cosa da verificare, poiché il pannello di filtro ne memorizza lo stato tra una visita e l’altra.
Panoramica delle cancellazioni
Cosa è stato cancellato dalla prenotazione, chi l’ha effettuata e quando. Due colonne sono presenti solo qui: «Cancelled By», che distingue le cancellazioni effettuate dagli ospiti da quelle effettuate dalla reception, e « Cancel Time» accanto alla data, che è rilevante quando una politica di cancellazione prevede un’ora limite.
Non è presente la colonna «Saldo dovuto», e proprio la sua assenza è il punto fondamentale. Una prenotazione annullata non presenta alcun importo in sospeso da riscuotere, pertanto la coppia di dati rilevante è quella tra «Rate Amount» e «Amount Paid»: il ricavo perso e la quota di esso trattenuta a titolo di caparra. Una riga in cui i due valori sono uguali indica una cancellazione per la quale ha ricevuto il pagamento completo.
Display preference si trova sopra i campi data e determina a quale data si applica l’intervallo. Arrival Date risponde alla domanda «quanto ho perso per la prossima settimana», mentreCancellation Date risponde alla domanda «quanto abbiamo perso oggi». Impostando prima le date e poi la preferenza, si rischia di leggere il report errato senza accorgersene.
Prenotazioni con mancata presentazione
Prenotazioni in cui l’ospite non si è presentato. Un’unica sezione che copre l’ intero intervallo di date anziché una per ogni giorno, poiché l’elenco dei no-show viene elaborato in un unico passaggio anziché giorno per giorno.
A differenza delle cancellazioni, questo rapporto riporta la voce “Balance Due ” accanto a “Rate Amount” e “Amount Paid”, e i tre valori si riconciliano: la tariffa meno l’importo pagato corrisponde al saldo. Questa è l’unica decisione da prendere in questa schermata. Una riga pagata per intero non richiede alcun intervento da parte Sua. Una riga con un saldo rappresenta o una penale per mancata presentazione da addebitare o una cancellazione dal bilancio, e la colonna “Fonti di Prenotazione” di solito determina quale delle due, poiché una prenotazione tramite canale e una prenotazione diretta raramente hanno la stessa politica.
Il pannello dei filtri in questa schermata è il più semplice dei cinque: un intervallo di date e una tipologia di camera, nient’altro.
Rapporto sugli ospiti interni
Un sesto rapporto riguarda gli stessi ospiti del rapporto “Ospiti in struttura”, ma presenta una riga per ogni ospite anziché una per ogni prenotazione, e risponde a una domanda diversa: chi sono queste persone piuttosto che cosa hanno prenotato. Il Paese, due numeri di telefono , la data di nascita e l’eventuale precedente soggiorno sono tutti riportati qui, e nessuno di questi dati compare in nessuno degli altri cinque rapporti.
Lo utilizzi quando ha bisogno di contattare gli ospiti presenti in struttura, quando un rapporto per la polizia o per l’ente turistico richiede nazionalità e date di nascita, oppure quando desidera sapere quanti degli ospiti di stasera hanno già soggiornato presso la Sua struttura in precedenza. Il nome dell’ospite nella prima colonna è un link alla prenotazione, con il numero di prenotazione riportato sotto di esso.
Colonne, rapporto per rapporto
Otto colonne sono comuni a tutti e cinque i rapporti e non vale la pena ripeterle: Numero camera, Nome ospite, Fonti di Prenotazione, Data di arrivo, Data di partenza, Tipo di camera, numero di notti e importo pagato. Le ultime due voci non presentano nemmeno una denominazione coerente: il numero di notti è « Room Nights » (numero di notti) nel rapporto «Arrivals» e «Nights » altrove, mentre l’importo pagato è «Paid Amount » (importo pagato) nei rapporti «Arrivals», «Departures» e «In House», ma «Amount Paid » (numero di notti) nei rapporti «Cancellations» e «No-Show». I numeri sono gli stessi in entrambi i casi. La tabella sottostante riporta solo i punti in cui i rapporti differiscono effettivamente.
| Colonna | Compare su | Cosa indica |
|---|---|---|
| PAX | Arrivi | Numero totale di persone presenti nella prenotazione come cifra unica. Gli altri rapporti lo suddividono invece in Adl e Chl. |
| Adl e Chl | Partenze, Ospiti presenti, Cancellazioni, Mancata presentazione | Adulti e bambini conteggiati separatamente, sommati per ogni camera inclusa nella prenotazione. |
| VIP | Arrivi, Partenze, Ospiti in struttura | Un contrassegno sugli ospiti contrassegnati come VIP nel loro profilo. Non presenti nelle voci “Cancellazioni” e “Mancata presentazione”. |
| Payment Method | Partenze, Soggiorni | Il metodo di pagamento associato alla prenotazione, che indica se è possibile addebitare un saldo senza richiedere l’autorizzazione. |
| Balance Due | Arrivi, Partenze, Mancata presentazione e Ospiti presenti, se si seleziona questa opzione | Totale al netto dei pagamenti effettuati. Le cancellazioni lo omettono poiché non vi è alcun importo residuo da regolare. |
| Rate Amount | Cancellazioni, mancata presentazione e "In House" se selezionato | Il valore della prenotazione stessa, prima che fosse stato pagato alcunché. |
| Cancelled By, Cancel Date, Cancel Time | Cancellazioni | Chi ha annullato e a che ora; è su questi dati che si basa l’applicazione della politica di cancellazione. |
| Numero di notti | Tutte e cinque | Data di check-out meno data di check-in. Contrassegnate come “Pernottamenti” nella colonna “Arrivi” e “Notti” nelle altre quattro. |
Esistono due modalità di ordinamento, che svolgono funzioni diverse. « Guest Name » è l’unica intestazione di colonna cliccabile e effettua l’ordinamento all’interno di una singola sezione; pertanto, in un rapporto con una sezione per data si ordina in ordine alfabetico solo quel giorno e nient’altro. Il controllo “Sort Order ” nel pannello dei filtri ordina l’ intero risultato prima che venga suddiviso in sezioni e offre le opzioni “Numero camera”, “Nome ospite”, “Pernottamenti”, “Importo pagato” e “Data di partenza”. Solo Arrivi, Partenze e Soggiorni in hotel dispongono di tale controllo; i pannelli Cancellazioni e No-show non presentano alcun controllo di ordinamento.
Cosa non fanno questi rapporti
- A failed report looks like an empty one. Se la richiesta fallisce, l’errore viene visualizzato nella console del browser e la pagina appare vuota, con il messaggio “nessun arrivo trovato”. Prima di concludere che non vi siano arrivi in programma, allarghi l’intervallo di date: un risultato vuoto che cambia quando si modificano i filtri è attendibile, mentre uno che non cambia merita di essere segnalato.
- Filters persist and there is no reset. Ogni rapporto mantiene la propria impostazione di filtri tra una visita e l’altra, pertanto una tipologia di camera selezionata la settimana scorsa risulta ancora selezionata oggi. La cancellazione deve avvenire manualmente, controllo per controllo.
- The Print button in the filter panel is the same export. Sia il pulsante «Print » (Esporta) di entrambi i pannelli che la voce «Export » (Esporta) della barra degli strumenti richiamano lo stesso endpoint e generano lo stesso file, pertanto non vi è alcuna differenza tra le due opzioni.