Quattro schede, che non rappresentano quattro versioni della stessa cosa. Le carte di credito costituiscono un elenco di tipologie con relative autorizzazioni. Il bonifico bancario e PayPal consistono in un selettore e in alcuni dettagli. Prostay Pay è un unico indicatore relativo alla Struttura. Ciò che li accomuna è l’elenco dei metodi di pagamento proposti al cassiere quando un ospite regola il conto, e ciascuna di queste schede contribuisce a tale elenco.
- Le schede. Quattro metodi di pagamento indipendenti, ciascuno salvato separatamente con il proprio pulsante «Salva modifiche».
- American Express, a cui manca un'autorizzazione. Accettata alla reception e per le prenotazioni dirette, non offerta sul Motore di prenotazione pubblico.
- JCB, con un solo badge. L’opposto: prenotabile online, ma il cassiere non può selezionarla.
Le carte di credito e i tre contesti in cui vengono offerte
L’aggiunta di un tipo di carta comporta due decisioni: quale carta e dove è consentita. L’elenco dei tipi di carta offre solo quelli che non sono stati ancora aggiunti, pertanto un tipo può apparire una sola volta.
Un’unica autorizzazione copre l’intera schermata. Se l’opzione «Add Credit Card» è disattivata, anche la scheda «metodi personalizzati» risulta disattivata e nessuna riga propone «Edit» o «Delete»; il Suo ruolo non include tale opzione e Lei sta visualizzando ciò che la Struttura accetta anziché impostarlo. Un amministratore può aggiungerla da «Users» nelle Impostazioni di sistema, alla voce «Integrations» › «Payment options».
| Casella di controllo | Dove viene visualizzata |
|---|---|
| Direct/Dashboard Reservations | I tipi di carta offerti quando un membro del personale effettua una prenotazione all’interno di Prostay e registra una carta a essa associata. |
| Booking Engine | I tipi di carta che un ospite può scegliere al momento del pagamento sulle Sue pagine pubbliche di prenotazione. Lasciare questa opzione deselezionata non impedisce all’ospite di effettuare la prenotazione, ma gli impedisce di pagare con quella carta. |
| Payments taken at the desk | Se «Card» compare o meno come metodo di pagamento in Quick Charge, sui conti interni e al momento del pagamento presso la spa. |
Bonifico bancario
Un’opzione e un blocco di testo. L’opzione aggiunge " Bank transfer " all’elenco dei metodi di pagamento. Il testo costituisce le istruzioni fornite all’ospite per completare il bonifico, ed è opportuno redigerlo con cura: è l’unico punto in cui è possibile indicare a qualcuno quale riferimento citare, e un bonifico privo di riferimento è un pagamento che nessuno può ricollegare a un folio.
PayPal e Prostay Pay
Entrambe le opzioni sono attivate qui e configurate altrove. PayPal richiede un indirizzo e-mail, un ID cliente e un token dal Suo conto PayPal e, una volta attivato, può accettare i depositi di prenotazione. Prostay Pay è un unico pulsante che abilita il pagamento con carta tramite l’elaborazione interna di Prostay all’interno del Motore di prenotazione. Nessuno dei due aggiunge nulla all’elenco dei conteggi alla reception: si tratta di canali di pagamento rivolti agli ospiti, non alla cassa.
Metodi di pagamento personalizzati
Si trova dietro il pulsante in alto a destra ed è facile non notarlo per mesi. È qui che si registrano le modalità di pagamento effettivamente utilizzate dalla Sua struttura per le quali Prostay non dispone di un concetto integrato: una carta aziendale city ledger, un buono regalo, un buono di un tour operator, una banca tramite la quale effettuate il saldo una volta al mese.
Ogni voce che aggiungete e attivate diventa un metodo selezionabile ovunque venga effettuato il pagamento. La descrizione è destinata al Suo personale piuttosto che agli ospiti, quindi utilizzatela per indicare quando tale metodo è appropriato: «addebitato su un conto aziendale e liquidato mensilmente» evita che una nuova addetta alla reception debba chiedere chiarimenti.
Ciò che il cassiere vede alla fine
Tutto quanto sopra confluisce in un unico menu a tendina. Quando un addetto alla cassa effettua un pagamento, Prostay genera l’elenco dei metodi da questa schermata in un ordine prestabilito:
| Voce | Da dove proviene |
|---|---|
| Cash | Sempre al primo posto e sempre presente. Il contante non necessita di configurazione, pertanto non può essere disattivato. |
| Card | Presente se per qualsiasi tipo di carta di credito è selezionata l’opzione «Payments taken at the desk». |
| Bank transfer | Presente se la scheda "Bonifico bancario" è attiva. |
| I Suoi metodi personalizzati | Una voce per ogni metodo personalizzato abilitato, nell’ordine in cui sono stati aggiunti. |
| Other | Sempre per ultimo. Una via di fuga, non una scelta: un pagamento registrato come “Altro” non fornisce alcuna informazione al revisore notturno. |
I pagamenti in contanti e con carta hanno procedure di registrazione distinte: il conteggio delle banconote per i primi e un codice di approvazione per i secondi. Tutto il resto viene registrato come semplice importo. Questo è anche il motivo per cui l’elenco è importante ai fini della riconciliazione e non solo per comodità: un bonifico bancario registrato come contante è una cassa che non quadra.
Errori comuni
| Sintomo | Causa |
|---|---|
| La carta non è presente nel menu a tendina dei pagamenti | Nessun tipo di carta ha l’opziPayments taken at the deske selezionata. Il menu a tendina non tiene conto dei marchi che accettate, ma solo del fatto che uno di essi sia consentito alla reception. |
| Un ospite non può pagare con una carta che voi accettate sicuramente | Per quel tipo di carta non è stata selezionata l’opzione “Booking Engine”. Amex è il caso più comune, spesso in modo deliberato. |
| Un metodo di pagamento personalizzato aggiunto non viene proposto | L’averlo aggiunto non lo rende attivo. È necessario attivare l’interruttore nella sezione “Impostazioni” del menu a tendina. |
| I bonifici arrivano senza causale | Il campo delle istruzioni è vuoto o non ne richiede l'inserimento. È l'unico punto in cui viene fornito un riferimento all'ospite. |
| Un tipo di carta non compare nel menu "Aggiungi" | È già presente nella tabella. Modifichi la riga esistente anziché aggiungerne una seconda. |