È possibile annullare un’importazione?

Non si tratta di un’unica operazione. Tutto ciò che viene creato da un’importazione è una normale prenotazione, pertanto annullare significa cancellarle una alla volta dall’elenco delle prenotazioni. Questo è il motivo per cui la schermata Le fa visualizzare la tabella prima di confermare: la revisione è l’unico momento in cui è possibile cambiare idea senza conseguenze.

Il file è stato caricato, ma la tabella è vuota.

Ogni riga è stata saltata, cosa che accade quando le intestazioni non corrispondono. Il parser cerca nomi di colonne esatti, pertanto Guest name non è Guest Name , e un file esportato con le proprie intestazioni non produrrà alcun risultato anziché un risultato parziale. Scarichi il modello e ne copi la prima riga nel Suo file.

Le prenotazioni importate inviano e-mail di conferma agli ospiti?

Che ciò avvenga o meno dipende dalle Sue pianificazioni delle e-mail, ed è opportuno rifletterci prima di una migrazione piuttosto che dopo. Una regola che si attiva al momento della conferma di una prenotazione può attivarsi contemporaneamente per centinaia di prenotazioni pregresse. Se ciò dovesse risultare indesiderato, disattivate le pianificazioni pertinenti, eseguite l’importazione e riattivatele.

È possibile importare ospiti o tariffe in questo modo?

No. Questa schermata crea prenotazioni e i record degli ospiti che genera corrispondono ai nomi indicati in tali prenotazioni. Le tariffe, le tipologie di alloggio e le Fonti di Prenotazione devono esistere prima dell’esecuzione dell’importazione, ad eccezione delle Fonti di Prenotazione, che verranno aggiunte dall’opzione di creazione automatica.

Cosa succede a una riga che elimino dalla tabella?

Nulla al di fuori della tabella. L’eliminazione di una riga la rimuove da ciò che verrà inviato; non modifica il file e non influisce su nulla di quanto già presente in Prostay. Caricando nuovamente il file, la riga viene ripristinata.

Importazione delle prenotazioni da un file

Questa schermata importa un foglio di calcolo contenente le prenotazioni già in Suo possesso altrove e le trasforma in Prenotazioni Prostay. Si tratta di uno strumento di migrazione, da utilizzare una sola volta al momento dell’inserimento dei dati e, occasionalmente, in seguito, quando un gruppo arriva sotto forma di elenco anziché di prenotazioni. Tutto ciò che viene creato è una normale prenotazione a seguito dell’operazione, modificabile e cancellabile come qualsiasi altra.

Non viene creato nulla finché non avrà visualizzato ogni riga sullo schermo e premuto « Submit Import ». Il caricamento di un file è sicuro; serve solo a compilare una tabella e nient’altro.

Il modello e la colonna che manca

Download Template vi fornisce un file CSV con trentasette colonne e due righe di esempio. Allineate il Suo file di esportazione a questo modello e la maggior parte del lavoro sarà già fatta.

Non importa quale sia l’aspetto dei valori, ma solo che le righe relative a una stessa prenotazione abbiano lo stesso valore. Il riferimento proprio del Suo vecchio sistema è la scelta più ovvia da utilizzare. Una volta creata la colonna, ogni riga deve contenere un valore: una riga lasciata in bianco viene saltata senza alcun avviso, pertanto, se un file importa un numero di prenotazioni inferiore a quello previsto, vale la pena verificare innanzitutto la presenza di spazi vuoti in quella colonna.

Le colonne che vengono lette

Il modello contiene trentasette colonne poiché proviene da un sistema che ne aveva altrettante. Prostay ne legge dodici, mentre le restanti vengono riportate e ignorate. Non vi è alcun problema nel lasciarle presenti.

Colonna	Cosa diventa
Rsv No	La chiave di raggruppamento. Non fa parte della prenotazione stessa. La deve aggiungere Lei; il modello la omette.
Reservation Name	La fonte della prenotazione, ad esempio Booking.com. Nonostante il nome, non si tratta di una persona.
Guest Name	L’ospite, con il cognome per primo: Hart, Amelia Ms. Il titolo viene omesso.
Arrival, Departure	Data di arrivo e data di partenza, nel formato GG/MM/AA.
Nights	Viene effettuato un controllo incrociato tra le due date. Eventuali discrepanze vengono segnalate anziché corrette.
Room Type	L’abbreviazione del tipo di alloggio, esattamente come la scrive la Sua Struttura. Questa è la colonna che più spesso blocca un’importazione.
Room Rate	L’importo nella riga. Vengono gestite le virgole e i decimali.
Qty	Numero di camere di quel tipo a cui si riferisce questa riga. Se il campo è vuoto, viene conteggiato come uno.
Adult, Child, Infant	Occupazione. È richiesto almeno un adulto o un bambino.
Comp Adult, Comp Child	Occupazione in una camera gratuita, ovvero una riga con tariffa pari a zero e uno di questi campi compilato.
Flight Arrival Number, Flight Departure Number	Vengono riportati nelle prenotazioni così come sono.

Come le righe diventano prenotazioni

Una prenotazione è costituita da tutte le righe che condividono un Rsv No. All’interno di quel gruppo, una riga con una tariffa aggiunge una camera, mentre una riga senza tariffa aggiunge un ospite alla prenotazione. È così che viene descritta una famiglia di tre persone in due camere: tre righe, un unico numero.

L’Reservationse alla scheda import dopo aver caricato il file con una colonna Rsv No, il cui pulsante Submit Import mostra un conteggio pari a 5. Cinque righe: Booking.com Amelia Hart, Direct Booking Kenji Nakamura più 2 con due camere e un total rate pari a 430, Sterling Travel Chidi Okafor, Expedia Mikael Lindqvist e Booking.com Beatriz Costa. Le colonne riportano: «Source» (Fonte), «Lead Guest» (Data di arrivo), «Check-in» (Check-in), «Check-out» (Data di partenza), «Rooms» (Camere), «Total Rate» (Numero di camere) e «Status» (Tipo di camera), mentre ogni riga riporta «Confirmed» (Dettagli della prenotazione). — Sette righe del file, cinque prenotazioni. La seconda riga comprende quattro di queste righe: due camere e un terzo ospite.

Le stesse sette righe con la colonna «Rsv No» eliminata, che è esattamente ciò che offre il modello fornito, producono invece questo risultato.

La stessa scheda, dopo aver caricato le stesse righe senza la colonna «Rsv No», presenta ora il pulsante «Submit Import» che indica un conteggio pari a 7. Sette righe anziché cinque. La prenotazione Nakamura è stata suddivisa in tre prenotazioni separate reservations, e la terza di esse, relativa a Sora Nakamura, non mostra alcuna camera disponibile, presenta una «total rate» pari a zero ed è contrassegnata da un avviso. — Gli stessi dati, con una colonna in meno. La prenotazione di due camere è ora suddivisa in tre prenotazioni, e l’ospite che non aveva una camera propria risulta come una prenotazione vuota.

La riga priva di camere è quella da tenere presente. Non può essere importata e, sebbene sia visualizzata sullo schermo, la colonna «Submit Import» non è disponibile; pertanto, una colonna mancante blocca l’intero file anziché la sola riga interessata.

Verifica di quanto è stato analizzato

Premete «Import CSV», trascinate il file e premete « Import». Il pannello si chiude e la tabella si popola.

L'Import reservationse da un file CSV trascinato sulla schermata vuota. Presenta un'area di trascinamento tratteggiata con la dicitura «Cliccare per caricare o trascinare», «File CSV fino a 10 MB»; il file caricato «import» - «reservations.csv» a 2 KB più in basso; un pulsante attivato con l'etichetta «Automatically <span translate="no">create missing booking sources</span>» e la frase «Le nuove fonti trovate nel file verranno aggiunte alla Sua Struttura»; e un link «Scarica modello CSV». I pulsanti “Annulla” e “Import” si trovano in fondo alla pagina. — Lasci l’interruttore attivato a meno che non si desideri che l’importazione si interrompa ogni volta che viene individuata una fonte non ancora presente nella propria struttura.

Automatically create missing booking sources decide cosa accade quando il file indica una fonte che non possiede. Se l’opzione è attivata, la fonte viene creata come parte dell’importazione. Una fonte indicata nel file che la Sua struttura non possiede ancora viene visualizzata nel selettore delle fonti della prenotazione con la dicitura «(new) » (In via di creazione) accanto, in modo che possiate vedere cosa sta per essere creato prima di confermare l’operazione.

Man mano che la tabella si riempie, un messaggio indica quante prenotazioni sono state generate da quante righe: in verde nella parte superiore dello schermo se ogni riga è corretta, in rosso sopra la tabella se ce ne sono di errate. Vale la pena dedicare due secondi alla lettura di tale messaggio. Se il numero di prenotazioni corrisponde al numero di righe in un file che si sa contenere una prenotazione di due camere, significa che manca la colonna di raggruppamento.

Correzione di una riga contrassegnata

Le righe che lo schermo non può accettare vengono contrassegnate e i motivi sono elencati sulla riga stessa. Il motivo di gran lunga più comune riguarda la tipologia di camera: il file riporta “ DBL ”, mentre la Sua struttura la chiama “STDD ”.

Premete la freccia all’inizio di una riga per aprire il relativo editor. Qui tutto è modificabile e le modifiche rimangono nel browser fino al momento dell’invio, quindi nulla è a rischio mentre lavorate.

Una prenotazione inserita nella tabella «import». A sinistra, i campi Check-In, Check-Out, Nights, Arrival Flight e Departure Flight. A destra, un selettore Reservation Source con la dicitura «Sterling Travel» (new), un elenco Ospiti con Chidi Okafor contrassegnato come «Lead» e un pulsante Add guest, nonché un elenco Camere con un Room Type di «Family» Room, la relativa tariffa, quantità e i conteggi relativi a adult, child e infant, e un pulsante Aggiungi room. Un pulsante «Fatto» chiude la finestra. — L’editor per una singola prenotazione. Qui è possibile aggiungere sia le camere che gli ospiti: questo rappresenta l’altro modo per descrivere una prenotazione che il file non è riuscito a identificare.

"Tipo di camera" è un menu a tendina che elenca le tipologie di alloggio della Sua Struttura. Scegliendo quella corretta, l’errore viene immediatamente risolto.
Reservation Source Elenca le Sue fonti di Prenotazione. Una fonte proveniente dal file e non ancora esistente appare con la dicitura «(new) » (Da importare) al seguito.
Sia gli ospiti che le camere dispongono di un pulsante di aggiunta, pertanto una prenotazione che il file ha descritto in modo errato può essere corretta qui anziché nel foglio di calcolo. Esattamente un ospite presenta l’indicatore “Lead”.
Il campo “Notti” viene verificato rispetto alle date. Corregga l’elemento errato tra i tre.

Se un numero elevato di righe viene segnalato per lo stesso motivo, è più rapido correggere il foglio di calcolo e caricarlo nuovamente. Un secondo caricamento sostituisce la tabella anziché aggiungervi nuovi dati.

Invio e importazioni parziali

Submit Import diventa disponibile non appena nessuna riga risulta contrassegnata. L’invio trasmette tutte le prenotazioni presenti nella tabella in un’unica operazione.

Il server applica un’ulteriore serie di regole che il browser non è in grado di applicare, e l’occupazione è quella che dovrete rispettare: una tipologia di alloggio ha un numero massimo di adulti e bambini, e un file che assegna quattro adulti in una Twin Room supera tutti i controlli su questa schermata ma viene rifiutato all’arrivo. Quando ciò accade, l’importazione è parziale. Vengono create tutte le prenotazioni accettabili, mentre quelle rifiutate non vengono create, e un messaggio indica ciascuna di esse per riga e per ospite.

Un banner rosso sopra la tabella “import” recita: “Importati 4 su 5 reservations. 1 skipped”, seguito da “Riga 4 (Mikael Lindqvist): Room 1: una camera doppia Room può ospitare 2 adulti, mentre il file inserisce 4 adulti in 1 room”. — Ora sono presenti quattro prenotazioni. La quinta non esiste e la tabella rimane sullo schermo in modo da poter essere corretta e inviata nuovamente.

Quando tutto viene accettato, la tabella si svuota e appare una conferma. Le prenotazioni sono presenti nel Calendario e nell’elenco delle prenotazioni a partire da quel momento.

Ciò che la voce “Tariffa totale” Le indica

Total Rate in ogni riga è la somma dei valoriRoom Rate i delle camere di quella prenotazione. Non moltiplica per il numero di notti, non moltiplica per la quantità e non aggiunge imposte né altro. Una prenotazione di tre notti a 185 a notte mostra 185, mentre una prenotazione di due camere a 240 e 190 mostra 430.

Consideratelo un modo per distinguere le righe piuttosto che il valore della prenotazione. Che il numero presente nel Suo file sia una tariffa giornaliera o il totale del soggiorno dipende dal sistema da cui proviene, e questa schermata non lo richiede.

Chi può eseguire questa operazione

L’accesso alla schermata è limitato all’autorizzazione « Individual reservations management. », nel gruppo « Reservations » dell’editor dei ruoli, che corrisponde alla stessa autorizzazione richiesta per la creazione manuale di una prenotazione. Si tratta di una scelta deliberata: un’importazione crea prenotazioni in blocco, pertanto non si tratta di un’autorizzazione di livello inferiore rispetto alla creazione manuale. In assenza di tale autorizzazione, la schermata lo segnala e non offre alcuna opzione. Se si dispone dei diritti di visualizzazione ma non di creazione, la schermata si apre ma i pulsanti che consentirebbero di salvare non sono disponibili.

Prossimi passi

Tipi di alloggio, camere e Servizi: le abbreviazioni presenti nel Suo file devono corrispondere a queste voci.
L’elenco delle fonti di Prenotazione, per i dati che l’opzione di creazione automatica aggiunge.
Creazione di una prenotazione, per la modalità “una alla volta”.
Chi ha eseguito quale operazione e quando, qualora fosse necessario verificare in un secondo momento quale membro del personale abbia effettuato un’importazione.

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