Due schermate, un unico argomento: l’aspetto di una fattura. La configurazione del folio determina come vengono raggruppati gli addebiti relativi al soggiorno mentre l’ospite è ancora in hotel. La fatturazione determina l’aspetto del documento al momento della partenza e l’importo richiesto in anticipo. Si trovano in voci di menu diverse e vengono salvate separatamente, ma non è possibile considerare l’una senza l’altra.
Che cos’è una configurazione del folio
Un folio è una fattura. La maggior parte dei soggiorni ne richiede uno. Alcuni ne richiedono due, poiché qualcun altro ne copre una parte: un agente di viaggio che ha concordato la tariffa della camera ma non il minibar, un’azienda che copre l’alloggio mentre l’ospite si fa carico degli extra. Una configurazione del folio è la regola che stabilisce quale di queste opzioni venga assegnata a una prenotazione.
- Il contrassegno “Predefinito”. La configurazione utilizzata da qualsiasi prenotazione la cui fonte non sia rivendicata da un’altra configurazione.
- Una seconda configurazione. Si applica solo alle fonti in essa elencate e, per quelle, ha la precedenza su quella predefinita.
L’impostazione predefinita viene configurata dall’interno del pannello, e l’operazione è unidirezionale: sulla configurazione che è già predefinita, l’opzione è disattivata, con un suggerimento che indica che l’unico modo per modificarla è rendere un’altra configurazione l’ impostazione predefinita. È possibile modificare l’impostazione predefinita promuovendo una diversa configurazione, non declassando quella attuale, il che significa che non è mai possibile rimanere accidentalmente senza alcuna configurazione predefinita.
Se le opzioni «Create Configuration» (Modifica configurazione) e l’azione «Edit» (Rimuovi configurazione) su una riga non sono visibili sullo schermo, il Suo ruolo non include l’autorizzazione per tali operazioni e Lei sta visualizzando le configurazioni in qualità di lettore anziché di editore. Un amministratore può aggiungerle da Users nelle Impostazioni di sistema , alla voce «Integrations» (Gestione configurazioni) › «Folio configuration» (Impostazioni avanzate).
Le fonti costituiscono la regola di corrispondenza
Questa è la parte su cui vale la pena soffermarsi. Una configurazione non si applica a una tariffa, a una tipologia di camera o a un ospite. Si applica a una fonte di Prenotazione , e la checklist nel pannello laterale rappresenta l’intera logica.
La lista di controllo è una finestra a scorrimento autonoma, pertanto in una struttura con un lungo elenco di fonti non sarà possibile visualizzare tutte le voci contemporaneamente. Il modo più rapido per verificare a cosa si riferisce una configurazione è cliccare su «View Details» dalla relativa riga, che mostra le fonti e i tipi di transazione sotto forma di icone.
Nella struttura di esempio, «Master Folio» rivendica «Prenotazione diretta» e «Clienti senza prenotazione», mentre «Extras Folio» rivendica «Booking.com», «Expedia» e «Agenzia di viaggi». Tutto il resto viene assegnato all’impostazione predefinita. Questa è la struttura preferita dalla maggior parte delle strutture ricettive: le proprie prenotazioni ricevono una fattura unica e chiara, mentre i canali in cui qualcun altro si fa carico di una parte del soggiorno ricevono la ripartizione.
Ripartizione dei ricavi per camera
Un menu a tendina con due opzioni, che modifica il modo in cui l’importo della camera viene riportato sul folio, piuttosto che il suo totale.
| Opzione | Cosa compare sul conto |
|---|---|
| Total | Una sola riga relativa all’alloggio per l’intero soggiorno. Formato compatto, la scelta più comune quando l’ospite paga di tasca propria. |
| Breakdown per room per night | Una riga per camera per notte. Una voce estesa, indicata quando è prevista una verifica: ad esempio da parte di un agente che deve riconciliare una tariffa o di un’Azienda che verifica quali notti si è impegnata a coprire. |
Da dove proviene il numero di fattura
Su Invoicing, la prima scheda è il documento stesso.
Prefix ,Starting Index Number e Suffix vengono uniti per formare il riferimento su ogni fattura, pertanto la prossima fattura della Struttura di esempio saràMRL-1042 e quella successiva saràMRL-1043 . L’indice è un punto di partenza piuttosto che un contatore che si può azzerare in tutta sicurezza: ridurne il valore dopo che le fatture sono state emesse comporta la presenza di due documenti con lo stesso numero, cosa che non sfugge a un revisore.
Title è la dicitura stampata in alto, che riveste maggiore importanza di quanto sembri nelle giurisdizioni che distinguono una fattura da una ricevuta o da un proforma. Il logo e l’Show company details e controllano il blocco dell’intestazione. L’opzione «Preview invoice » in alto a destra genera un esempio con le Sue impostazioni attuali ed è molto più veloce rispetto al salvataggio e alla generazione di un documento vero e proprio.
Tempistica, layout e lingua
| Impostazione | Cosa modifica |
|---|---|
| Default due date | Quanti giorni dopo la data della fattura è previsto il pagamento. Determina la data di scadenza riportata sul documento e l’anzianità di esigibilità in qualsiasi rapporto sui crediti. |
| At reservation creation | La fattura viene emessa nel momento stesso in cui viene effettuata la prenotazione. Soluzione ideale per i pagamenti anticipati e per gli agenti che necessitano di un documento a fronte del quale effettuare un pagamento. |
| At check-out | La fattura viene emessa al momento della partenza dell’ospite, in modo da riflettere l’effettivo importo speso. La scelta più comune. |
| Manually | Non viene emesso nulla finché qualcuno non ne fa richiesta. Meno sorprese, più fatture dimenticate. |
| Invoice Layout Settings | Una scelta, non due opzioni. È possibile visualizzare la colonna del numero di camera oppure il dettaglio delle imposte e delle spese, ma non entrambe. |
| Use the guest language when available | La fattura viene visualizzata nella lingua indicata nel profilo dell’ospite; se il profilo non ne contiene alcuna, si ricorre alla lingua della Struttura. |
Politica sui depositi
Condivisa nella scheda “Impostazioni di fatturazione”, è l’unica impostazione in entrambe queste due schermate che modifica l’importo che viene richiesto all’ospite al momento della prenotazione.
Con la politica attivata, si sceglie una percentuale o un importo fisso e si inserisce il valore. Una percentuale viene applicata al totale della prenotazione; un importo fisso corrisponde a tale somma indipendentemente dalla durata del soggiorno. L’interruttore sottostante è quello che spesso sfugge: l’opzione «Include taxes and fees specified as part of the deposit» determina se la percentuale venga calcolata sul subtotale della camera o sul totale complessivo, imposte incluse. Nella struttura di dimostrazione, il 30% con imposte incluse su un soggiorno da 720,00 soggetto a IVA al 9% corrisponde a 235,44 anziché a 216,00.
Il deposito si applica solo ai tipi di prenotazione che lo richiedono e viene omesso per le prenotazioni provvisorie. La necessità di un deposito per una determinata prenotazione è determinata dal tipo di prenotazione; pertanto, una politica impostata qui in assenza di un tipo di prenotazione che richieda un deposito non comporta alcun addebito.
Errori comuni
| Sintomo | Causa |
|---|---|
| Una prenotazione presenta un’impostazione errata del folio | La sua origine è attribuita a una configurazione che non si aspettava, oppure a nessuna configurazione, nel qual caso è stata applicata l’impostazione predefinita. |
| L’opzione «Salva modifiche» non si attiva su una nuova configurazione | Sono obbligatori il nome, la descrizione e almeno una fonte. La descrizione è il campo che gli utenti tendono a lasciare vuoto. |
| Non è possibile disattivare l’impostazione predefinita nella configurazione predefinita | È una scelta progettuale. Impostando una configurazione diversa come predefinita, questa verrà disattivata. |
| Due fatture condividono lo stesso numero | L’indice iniziale è stato abbassato dopo l’emissione delle fatture. Si tratta di un punto di partenza, non di un contatore. |
| L’imposta non è dettagliata in fattura | Il layout è impostato per visualizzare invece la colonna del numero di camera. Le due opzioni si escludono a vicenda. |
| Il deposito richiesto è superiore al previsto | Le imposte e le spese sono incluse nella base di calcolo del deposito. Disattivi l’opzione per considerare esclusivamente la percentuale del subtotale della camera. |
| Non viene richiesto alcun acconto nonostante quanto previsto dalla politica | Il tipo di prenotazione non lo richiede, oppure la prenotazione è provvisoria. |