Ho digitato il nome di un ospite nella casella di ricerca, ma non è successo nulla.

Premere Enter . La ricerca viene eseguita solo quando la invia, non mentre digita. La stessa casella ricerca anche i numeri di prenotazione, quindi, se ha a portata di mano il numero di conferma, questa è la ricerca più veloce.

Perché la colonna “Fonti di Prenotazione” risulta vuota in alcune righe?

Poiché al momento della creazione della prenotazione non è stata registrata alcuna fonte. Le prenotazioni effettuate per telefono o alla reception sono solitamente le cause di questo problema. Aprire la prenotazione e impostare una fonte se si desidera che la riga venga conteggiata ai fini del reporting dei canali.

Qual è la differenza tra una prenotazione gratuita e un uso interno?

Una prenotazione gratuita corrisponde a un ospite reale che soggiorna a titolo gratuito. L’uso interno ( House use ) indica che la Struttura stessa utilizza la camera, ad esempio per un membro del personale o per un ufficio. Entrambe le tipologie sono indicate da righe colorate: verde per l’ uso gratuito e blu per l’uso interno, ed entrambe richiedono un’ autorizzazione specifica per la creazione.

Ho ordinato i risultati in base al «Totale complessivo», ma la prenotazione più consistente di cui sono a conoscenza non compare in cima alla lista.

L'ordinamento riorganizza la pagina che sta visualizzando, non l'intero insieme dei risultati. Imposti Rows su 100, oppure applichi prima un filtro e poi proceda all'ordinamento.

I miei filtri sono scomparsi quando sono tornato da una prenotazione.

È quanto ci si aspetta. I filtri non vengono memorizzati tra una visita e l’altra alla schermata. Se state lavorando su un insieme filtrato, aprite ciascuna prenotazione in una nuova scheda del browser in modo che l’elenco mantenga il proprio stato.

L'opzione «Esporta ora» è disattivata.

No fields Non sono ancora stati selezionati. Clicchi su almeno un campo in Available fields per spostarlo in Selected fields . Se viene visualizzato anche un errore che Le chiede di selezionare una prenotazione, significa che non ha spuntato alcuna riga nella tabella.

Un collega non riesce a visualizzare la voce «Uso interno» nel menu «Crea nuovo».

Il loro ruolo non include l’uso gratuito e l’autorizzazione all’uso interno. Le voci di menu che un ruolo non può utilizzare vengono nascoste anziché disabilitate, pertanto il menu risulta semplicemente più breve per tali utenti.

L'elenco delle prenotazioni - Guida di Prostay

Il calendario Le mostra le prossime settimane. L’elenco delle prenotazioni Le mostra tutto. È la schermata che utilizza quando un ospite chiama citando un numero di prenotazione, quando ha bisogno di conoscere tutti gli arrivi di un gruppo in pullman in ottobre e quando il proprietario desidera sapere quante prenotazioni sono state effettuate tramite il sito web in questo trimestre. Una tabella, nove colonne, sei filtri.

La schermata

L'Reservation Liste per The Marlowe Hotel, con un banner relativo alla lista d'attesa, un blocco “reservation requests” contenente due voci, una barra di filtro e una tabella con dieci prenotazioni che riportano guest name, dates, nights, total, status e booking source. — L’intera schermata. Tutto ciò che segue spiega una sua sezione.

L’intestazione. Il numero grigio accanto a «Reservation List » indica quante prenotazioni corrispondono ai criteri di filtro impostati, non quante ne abbia mai ricevute la Struttura. Impostate un filtro e il numero diminuisce.
Il banner della lista d’attesa. Appare solo quando qualcuno è in attesa. È un collegamento diretto alla lista d’attesa, descritta in "Unallocated bookings " e "La lista d’attesa" .
Richieste di prenotazione. Prenotazioni che richiedono una risposta positiva o negativa da parte Sua. Appaiono anch’esse solo quando ce ne sono.
La riga dei filtri. Filtri a sinistra, ricerca ed esportazione a destra.
La tabella. Di default, dieci righe alla volta.
Il piè di pagina. La legenda dei colori, il conteggio delle righe e il selettore di pagine.

Le colonne

La riga di intestazione e le prime quattro rows della tabella delle prenotazioni, con colonne per Guest Name, Date Booked, Check-in, Check-out, Nights, Grand Total, Status e Booking Source, e un’icona a forma di matita nella colonna Action. — Nove colonne. Il numero di prenotazione è riportato sotto il nome dell’ospite anziché in una colonna a sé stante.

Colonna	Cosa contiene
Guest Name	L’ospite principale, con il numero di prenotazione in grigio sotto. Una prenotazione con quattro camere e quattro nomi mostra solo la persona che l’ha effettuata. Questo è il motivo per cui la colonna è più stretta di quanto ci si aspetterebbe, pur contenendo due informazioni.
Date Booked	La data di creazione della prenotazione, che quasi mai coincide con quella di arrivo dell’ospite. Questa è la colonna che risponde alla domanda «quanto abbiamo venduto la settimana scorsa».
Check-in e Check-out	Arrivo e partenza. Entrambe seguono il formato della data impostato per la Sua struttura, pertanto un collega in un altro Paese potrebbe visualizzare la stessa prenotazione scritta nell’ordine inverso.
Nights	Calcolato in base alle due date anziché memorizzato, e mai visualizzato come zero: una prenotazione per lo stesso giorno conta come una notte.
Grand Total	L’importo totale del soggiorno, nella valuta della Sua struttura, comprendente tutte le camere incluse nella prenotazione. Non si tratta dell’importo che l’ospite deve ancora pagare; per verificarlo è necessario aprire la prenotazione.
Status	Lo stato attuale della prenotazione, indicato da un badge colorato. L’ elenco completo è riportato nella sezione successiva.
Booking Source	Da quale canale proviene, in corrispondenza delle fonti impostate nella sezione “Fonti di Prenotazione”. Un trattino indica che la prenotazione è stata creata senza una fonte.
Action	Una matita che consente di aprire la prenotazione. Cliccando in qualsiasi altro punto della riga si ottiene lo stesso risultato.

Cosa significa ogni stato

Undici stati, in cui il colore è significativo tanto quanto la parola. Il verde indica che è tutto a posto, l’ambra richiede attenzione oggi, il rosso segnala un problema, il grigio indica che la pratica è chiusa.

Badge	Colore	Significato
Reserved	Blu	Prenotato, ma non ancora confermato all’ospite.
Confirmed	Verde	Confermata e in programma. Lo stato di riposo normale di una prenotazione.
Tentative	Giallo	Una prenotazione in sospeso con una data di scadenza. Occupa la camera fino alla scadenza.
Arrival	Blu	Due in Oggi, ma il check-in non è ancora stato effettuato.
Checked-In	Verde	Si trova nell’edificio.
Stayover	Blu	Si trova nell’edificio e non se ne andrà oggi.
Due-Out	Giallo	Partenza prevista per oggi e check-out non ancora effettuato. Il Servizio di pulizia è in attesa di questo ospite.
Checked-Out	Grigio	Partito. Il soggiorno è terminato.
Canceled	Rosso	Annullato. La prenotazione rimane nell’elenco per sempre, in modo che si possa segnalare l’annullamento stesso.
No-Show	Rosso	Non si è mai presentato. Da distinguere dalle cancellazioni poiché in caso di mancata presentazione viene solitamente comunque addebitato il costo.
Skipped	Grigio	Partito senza effettuare il check-out. Raro, ma vale la pena ricontattarlo quando si verifica.

Righe verdi e blu

Due rows di prenotazione colorati di verde e blu, sopra un rows non colorato, con una legenda sottostante recante la dicitura «Complimentary and House Use». — Una riga colorata indica una prenotazione per la quale nessuno sta pagando. La legenda in calce alla tabella ne spiega il significato.

Due tipi di prenotazione danno luogo a una riga colorata, ed entrambe indicano che non vi è alcuno scambio di denaro. «Complimentary» è in verde: un ospite reale in una camera reale a cui non viene addebitato alcun costo, come ad esempio un giornalista o un ospite che beneficia di un compenso. «House Use» è in blu: la camera è utilizzata dalla Struttura stessa, per un membro del personale, un collaboratore esterno o un ufficio.

La distinzione è importante alla fine del mese. Entrambe comportano l’occupazione di una camera ed entrambe incidono sul tasso di occupazione, ma solo l’uso interno dovrebbe essere escluso dalle camere disponibili per la vendita quando si calcola la tariffa media . La creazione di entrambe richiede un’autorizzazione specifica, motivo per cui le due voci in fondo alla pagina Create New risultano mancanti per la maggior parte del personale.

Come trovare una prenotazione

A destra della riga del filtro: una casella di ricerca con la dicitura “Cerca guest name o booking number”, un pulsante “Advanced”, un pulsante blu “Export” e l’icona di una stampante. — Ricerca, pannello dei filtri completo, esportazione e stampa.

Ricerca. Trova corrispondenze con il nome dell’ospite principale o con il numero di prenotazione. È possibile digitare parole parziali: digitando “hart ” si trovano Amelia Hart e Tomas Hart.
Avanzata. Apre tutti e sei i filtri in un unico pannello.
Esporta. Scarica le prenotazioni che ha selezionato.
Stampa. La stessa operazione, direttamente sulla stampante.

Filtraggio

La ricerca individua una prenotazione che già conosce. I filtri rispondono a domande relative a gruppi di prenotazioni. Ce ne sono sei e sono combinabili: impostatene due e otterrete solo le prenotazioni che corrispondono a entrambi.

Si apre il popover “Add filter”, che elenca sei filtri: “Status”, “Booking Source”, “Room Type”, “Date Booked”, “Check-in” e “Check-out”. — Sei criteri in base ai quali è possibile filtrare. Selezionandone uno, viene posizionato un segnalino sulla barra.

Filtro	Cosa fa	Utile per
Status	Selezionare un numero qualsiasi degli undici stati.	Tutte le cancellazioni di questo mese. Tutti i casi di mancata presentazione. Tutti i casi ancora in sospeso.
Booking Source	Selezionare uno o più canali.	Verificare cosa ha effettivamente fornito una determinata OTA prima di discutere in merito alla commissione.
Room Type	Selezionare una o più tipologie di alloggio.	Verificare se si vendono le suite o solo le camere doppie.
Date Booked	Un intervallo, da e a. Filtri relativi alla data di effettuazione della prenotazione.	"Quanto abbiamo venduto nella prima settimana di agosto?"
Check-in	Una singola data. Prenotazioni in arrivo in quel giorno.	Creazione di un elenco degli arrivi per una data specifica.
Check-out	Una singola data. Prenotazioni con partenza in quel giorno.	Calcolo del numero di camere che il Servizio di pulizia riceve indietro.

Esistono tre modi per accedere agli stessi sei filtri, e quale utilizzare è puramente una questione di preferenze. L’opzione «Add filter» (Seleziona uno alla volta) a sinistra della barra li seleziona uno alla volta e lascia un indicatore per ciascuno; l’indicatore è modificabile, mentre l’opzione «Clear all» (Seleziona tutti) accanto ad essi li rimuove tutti.

Il pannello dei filtri di Advanced è aperto sulla destra, con tutti e sei i filtri visualizzati contemporaneamente come campi. — Gli stessi sei filtri, tutti visibili contemporaneamente. Più veloce quando se ne impostano diversi.

Advanced apre tutti e sei come pannello, il che risulta più rapido quando se ne impostano tre o quattro contemporaneamente. Il numero sul pulsante indica quanti sono attualmente applicati.

La colonna “Status” (Stato delle prenotazioni) è aperta, mostrando le opzioni “Ordina in ordine crescente” e “Ordina in ordine decrescente” sopra una casella di ricerca e un elenco a scorrimento degli stati, tra cui sono visibili “Reserved”, “Confirmed”, “Canceled”, “Arrival”, “Checked-In”, “Due-Out”, “Checked-Out” e “No-Show”. — L’icona a forma di imbuto nell’intestazione di una colonna ordina e filtra quella colonna senza uscire dalla tabella.

Il terzo metodo è rappresentato dal piccolo imbuto presente nelle intestazioni delle colonne «Status» e «Booking Source», che combina l’ordinamento e il filtraggio per quella singola colonna. Tutti e tre i metodi attivano lo stesso filtro, pertanto lo stato impostato dall’intestazione della colonna viene visualizzato anche come un indicatore sulla barra.

Ordinamento e paginazione

A piè di tabella: una legenda che mostra a sinistra un campione verde Complimentary e un campione blu House Use, mentre a destra sono riportati i valori compresi tra 1 e 10 su una scala di 55, un selettore Rows impostato su 10 e i numeri di pagina da 1 a 6. — Numero di righe, dimensione della pagina e legenda dei colori, tutto in un’unica barra.

Sette delle nove colonne sono ordinabili; clicchi una volta sull’intestazione per l’ordinamento ascendente e di nuovo per quello discendente. Il pulsante «Rows» in fondo alla pagina consente di passare da dieci a cinquanta a cento prenotazioni per pagina.

Richieste di prenotazione

Il blocco «Reservation requests», che mostra due prenotazioni tentative con nome, cognome, date booked, room numeri, date, nights, grand total, provenienza, un conto alla rovescia nella colonna «Scade tra» e i link Accept e Decline. — Le richieste non sono ancora prenotazioni. Il conto alla rovescia indica il tempo a Sua disposizione prima che la prenotazione venga annullata.

Un riquadro sopra la tabella principale appare quando ci sono prenotazioni in attesa di una decisione. Si tratta di richieste piuttosto che di prenotazioni: la camera è stata riservata, l’ospite non è stato informato di nulla e spetta a voi dire sì o no.

Scade tra. Un conto alla rovescia in tempo reale. Allo scadere, la richiesta decade e la camera torna disponibile per la Vendita; pertanto, questa è la colonna da controllare.
Accetta / Rifiuta. «Accept » trasforma la richiesta in una prenotazione confermata e la inserisce nella tabella principale. «Decline » la rifiuta e rende nuovamente disponibile la camera. Entrambe le opzioni richiedono una Sua conferma preventiva.

Creare qualcosa di nuovo

Il menu "Create New" è aperto e elenca New Reservation, New Tentative, Add to Waitinglist, Blocked Dates, Courtesy Hold, Out of Service, Out of Order, House Use e Complimentary Reservation. — Da qui è possibile avviare nove operazioni, e solo le prime due sono prenotazioni ordinarie.

Il pulsante blu in alto a destra fa ben più che creare Prenotazioni. Il menu è suddiviso in tre gruppi, e la suddivisione stessa ne costituisce la spiegazione.

Gruppo	Voci	Cosa hanno in comune
Prenotazioni	New Reservation, New Tentative, Add to Waitinglist	È coinvolto un ospite. Le prime due voci aprono il modulo di prenotazione; la terza registra una richiesta che non è possibile soddisfare.
Blocchi e prenotazioni provvisorie	Blocked Dates, Courtesy Hold, Out of Service, Out of Order	Una camera viene ritirata dalla disponibilità senza una prenotazione. Argomento trattato in «Date bloccate, prenotazioni in sospeso e camere fuori servizio ».
Non a pagamento	House Use, Complimentary Reservation	Le righe colorate menzionate in precedenza. Entrambe richiedono un’autorizzazione che la maggior parte del personale non possiede, pertanto queste due voci sono spesso assenti.

Esportazione e stampa

La schermata “Prenotazioni” (Export), con un elenco di “available fields” (Prenotazioni in corso) sulla sinistra, un pannello vuoto “Selected fields” (Prenotazioni in attesa) sulla destra e i pulsanti “Cancel” (Annulla) e “Export Now” (Gestisci) in fondo alla pagina. — Selezionate le colonne desiderate, quindi sceglie PDF o Excel.

Selezionate le prenotazioni desiderate. Utilizzate la casella di controllo in ciascuna riga oppure quella nell’intestazione per selezionare l’intera pagina. Se non viene selezionato nulla, non verrà esportato nulla e Prostay lo segnalerà anziché esportare tutto.
Clicchi su «Export». Si aprirà il pannello con tutti i campi disponibili a sinistra e un elenco vuoto a destra.
Fare clic sui campi per spostarli. Da sinistra a destra si aggiungono, da destra a sinistra si rimuovono, mentre “Add all ” (Seleziona tutto) include tutti i campi. L’ordine in cui vengono aggiunti corrisponde all’ordine delle colonne nel file.
Premere «Export Now» e scegliere un formato. PDF per un documento da consegnare a qualcuno, Excel per un documento su cui lavorare .

L’icona della stampante accanto a «Export» (Esporta tutto) corrisponde alla stessa operazione, ma destinata alla stampa anziché al download, e richiede che le righe siano selezionate esattamente allo stesso modo.

Aspetti che spesso creano confusione

Il conteggio accanto al titolo dipende dai filtri applicati

Si tratta del numero di corrispondenze, non del numero di prenotazioni. Se qualcuno Le comunica un totale da questa schermata, chieda quali criteri di filtro siano stati applicati.

Il “Totale generale” non corrisponde al saldo

La colonna “Importo” indica il costo totale del soggiorno. Un ospite che ha versato un acconto sei mesi fa risulta ancora con l’importo totale in questa colonna. L’importo che effettivamente deve pagare è indicato nella prenotazione stessa.

Una prenotazione cancellata non viene mai rimossa dall’elenco

Le cancellazioni e i no-show rimangono per sempre, e ciò è intenzionale: non è possibile calcolare un tasso di cancellazione se le cancellazioni sono state eliminate. Se il Suo elenco appare più pieno rispetto alla capienza del Suo hotel, filtri gli due stati contrassegnati in rosso.

L’elenco e il Calendario presentano discrepanze riguardo a ciò che è rilevante

Il calendario mostra solo le prenotazioni a cui è stata assegnata una camera. Una prenotazione ancora in attesa di un numero di camera appare in questo elenco come qualsiasi altra e non è presente nella griglia. Non si tratta di un errore in nessuna delle due schermate, ma ciò significa che l’elenco è il più completo dei due.

L'elenco delle prenotazioni