Zimmer in einer Reservierung

Eine Reservierung ist ein Vertrag über ein oder mehrere Zimmer. Auf der Registerkarte „ Rooms “ werden diese Zimmer aufgelistet, jeweils eines pro Zeile, und dies ist der einzige Ort, an dem Sie ändern können, welches konkrete Zimmer ein Gast bezieht, ohne die Buchung neu anzulegen.

Die Anzahl auf der Registerkarte entspricht der Anzahl der Zeilen. Eine Familienbuchung mit zwei Zimmern wird als „Rooms 2“ bezeichnet und gilt weiterhin als eine einzige Reservierung mit einem Folio und einem Saldo.

Die Registerkarte

1. Was gebucht wurde: Zimmertyp, Tarifplan und Verpflegungsart.
2. In welchem Zimmer sich der Gast tatsächlich befindet. Hier direkt vor Ort bearbeitbar.
3. Auf welchen Namen das Zimmer läuft. Ebenfalls direkt vor Ort bearbeitbar.
4. Die Daten für dieses Zimmer. Nicht unbedingt die Daten der Buchung.
5. Wie viele Personen darin untergebracht sind. Erwachsene und Kinder.
6. Was dieses Zimmer kostet. Für den gesamten Aufenthalt und pro Nacht.

Beachten Sie, dass die beiden Zeilen im Screenshot unterschiedliche Daten aufweisen. Eine Buchung kann Zimmer mit unterschiedlichen An- und Abreisetagen umfassen; eine Familie, bei der die Großeltern einen Tag später anreisen, gilt als eine Reservierung, nicht als zwei. Die Daten in der Kopfzeile der Reservierungsseite stellen die Gesamtzeitraum aller Zimmer dar; dies sind die tatsächlichen Daten.

Die Spalten

Die zweite Zeile ist wichtiger, als es auf den ersten Blick erscheint. Zwei Zimmer derselben Buchung können unterschiedlichen Tarifmodellen und unterschiedlichen Verpflegungsarten unterliegen; dies ist bei einer Buchung über einen Kanal üblich, bei der jedes Zimmer separat verkauft wird, und deshalb kann die Antwort auf die Frage eines Gastes „Ist das Frühstück inbegriffen?“ für jedes seiner Zimmer eine andere Antwort erhalten kann.

Zuweisung eines Zimmers

Die Buchung eines Zimmertyps und die Zuweisung einer Zimmernummer sind zwei unterschiedliche Vorgänge. Ein Gast bucht ein „Deluxe King“; welches „Deluxe King“ er erhält, wird später entschieden, manchmal erst, wenn er an der Rezeption steht. In der Dropdown-Liste „ ASSIGNMENT(s) “ wird diese Entscheidung erfasst.

Für jedes Zimmer auf dieser Liste gelten zwei Dinge, und sie sind der Grund, warum Sie daraus auswählen können, ohne etwas anderes zu überprüfen:

• Es handelt sich um den gebuchten Zimmertyp. Die Liste bietet Ihnen niemals ein „Twin Room“-Zimmer an, wenn ein „Deluxe King“-Zimmer verkauft wurde. Die Unterbringung des Gastes in einem anderen Zimmertyp ist ein Zimmerwechsel, keine Zimmertypzuweisung, und wird über „Split Stay / Room Move“ abgewickelt, sodass der Tarif der Änderung folgt.
• Es ist für diese Daten frei. Zimmer, die für eine beliebige Nacht dieses Aufenthalts bereits verkauft wurden, werden nicht angeboten.

Die graue Zeile unter jeder Nummer gibt den Status der Zimmerreinigung an: „Clean“, „Inspected“, „ Dirty“, „Pick-up“. Diese Angaben sind aktuell und keine Momentaufnahme vom heutigen Morgen. Bei einer Anreise am selben Tag ist dies der Unterschied zwischen einem Zimmer, das der Gast sofort beziehen kann, und einem Zimmer, das erst gereinigt werden muss; es lohnt sich also, dies zu lesen, bevor Sie die niedrigste Nummer auf der Liste auswählen.

Wählen Sie ein Zimmer aus, und die Auswahl wird sofort gespeichert. Auf dieser Registerkarte gibt es keine Schaltfläche „Speichern“; die Änderung wird gespeichert, sobald sich das Dropdown-Menü schließt und die Seite dahinter neu geladen wird. Sollte dies fehlschlagen, springt das Dropdown-Menü zurück zu dem Zimmer, das zuvor angezeigt wurde, und es erscheint eine Fehlermeldung; die Zuweisung bleibt niemals in einem Zustand, in dem Bildschirmanzeige und Datenbank nicht übereinstimmen.

Änderung des Hauptgastes

Der Hauptgast ist die Person, unter deren Namen das Zimmer reserviert ist: der Name auf der Zimmerkarte, der Name, den die Zimmerreinigung und die Rezeption für dieses Zimmer sehen, und der Name, der angezeigt wird, wenn jemand von diesem Zimmer aus anruft. Dies gilt pro Zimmer, nicht pro Buchung – und genau das ist der springende Punkt: Bei einer Familienbuchung mit zwei Zimmern kann jedes Zimmer auf den Namen des Erwachsenen laufen, der tatsächlich darin übernachtet.

Die Liste enthält alle Gäste der Reservierungen. Sollte die gewünschte Person nicht darin aufgeführt sein, fügen Sie sie bitte zunächst auf der Registerkarte „Gäste“ hinzu; über dieses Dropdown-Menü werden keine neuen Personen angelegt.

Genau wie bei der Zuordnung wird die Änderung sofort gespeichert, sobald Sie Ihre Auswahl treffen. Eine Änderung hat keine Auswirkungen auf die Abrechnung; eine bereits einem Gast zugeordnete Buchungszeile bleibt bei diesem Gast, bis jemand sie im Folio neu zuordnet.

Daten, Belegung und Kosten

1. Die Daten für dieses Zimmer. Die Übernachtungen werden zwischen den beiden Daten gezählt; somit sind der 16. bis 19. August drei Übernachtungen, nicht vier. Eine Änderung erfolgt über „Edit “ im Kopf der Reservierung, nicht hier.
2. Erwachsene und Kinder. Die Preisgrundlage für das Zimmer. Ein Kind wird auf die Belegungsgrenze angerechnet und oft auch auf den Preis, weshalb es separat erfasst wird und nicht als Personenzahl.
3. Die Gesamtsumme für das Zimmer. Alles darunter in der Auflistung – Steuern, Einzelposten, der Restbetrag – umfasst die gesamte Buchung; diese Zahl bezieht sich auf dieses Zimmer.

Das Zeilenmenü

Die drei Punkte am Ende jeder Zeile enthalten alle Optionen, die die Struktur der Buchung verändern, nicht jedoch einen Wert darin. Was im Menü zu finden ist, hängt davon ab, woher die Buchung stammt.

Dies ist weder ein Berechtigungsproblem noch ein Fehler. Eine Buchung, die von Booking.com, Expedia oder einem GDS stammt, gehört diesem Kanal: Ihre Struktur ist dort hinterlegt, und eine hier vorgenommene Änderung würde nicht zurück synchronisiert werden. Prostay blendet die Umstrukturierungsaktionen aus, anstatt Ihnen zu erlauben, eine Änderung vorzunehmen, die stillschweigend im Widerspruch zum Kanal stünde. Um einen Kanalgast in einen anderen Zimmertyp umzubuchen, nehmen Sie die Änderung im Kanal vor oder stornieren Sie die Buchung und buchen Sie direkt neu.

Löschen eines Zimmers

Das Löschen eines Zimmers entfernt die Zeile, gibt das Zimmer im Kalender frei und entfernt die Gebühren für dieses Zimmer aus der Abrechnung. Der Gesamtbetrag und der Restbetrag der Buchung verringern sich entsprechend. Im Dialogfeld wird darauf hingewiesen, dass der Vorgang unwiderruflich ist, und das ist auch so gemeint: Eine Wiederherstellung ist nicht möglich, und das Hinzufügen des Zimmers ist ein neuer Eintrag in der Buchung zu dem heute geltenden Preis.

Zwei Dinge, die Sie wissen sollten, bevor Sie auf „Confirm“ klicken:

• Zahlungen werden nicht entfernt. Es entfallen lediglich die Kosten für das Zimmer. Falls der Gast bereits für das soeben gelöschte Zimmer bezahlt hat, weist die Buchung nun ein Guthaben auf, das als negativer Saldo angezeigt wird, bis jemand eine Rückerstattung vornimmt.
• Das Löschen des letzten Zimmers führt nicht zur Stornierung der Buchung. Es bleibt eine Reservierung bestehen, die keine Zimmer mehr enthält. Falls der Gast nicht kommt, stornieren Sie die Reservierung stattdessen über den Kopfbereich; dadurch wird ein Grund erfasst und ein nachvollziehbarer Nachweis hinterlassen. Bei einer Buchung, die über einen Kanal eingegangen ist, stornieren Sie diese bitte im Extranet des jeweiligen Kanals und nicht hier: Eine Stornierung in Prostay wird nicht an den Kanal weitergeleitet, sodass der Gast weiterhin eine aktuelle Bestätigung erhält und die Provision weiterhin fällig bleibt.

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