Was ein Hauskonto ist
Jemand gibt Geld an Ihrem Objekt aus, hat aber kein Zimmer. Eine Tauchschule, die einen Kurs für Gäste veranstaltet, die in der Nähe untergebracht sind. Eine Agentur, die einmal im Monat abrechnet. Eine Hochzeitsgesellschaft, die den Veranstaltungsraum nutzt. Ein Spontangast, der am Samstagnachmittag eine Barrechnung eröffnet.
Ein „house account“ ist der Ort, an dem diese Belastungen verbucht werden. Es verhält sich wie eine Rechnung: Belastungen werden darauf verbucht, Zahlungen davon abgezogen, und am Ende rechnet jemand ab und erhält eine Rechnung. Was es nicht tut, ist, ein Zimmer zu belegen. Es beansprucht keine Zimmerkapazität, taucht in keiner Belegungsstatistik auf und ändert nichts daran, was Ihnen noch zum Verkaufen übrig bleibt.
Genau dieser letzte Punkt ist entscheidend. Die alte Vorgehensweise im Umgang mit einem nicht im Hotel wohnenden Gast bestand darin, ihn in ein fiktives Zimmer einzubuchen, damit es ein Folio gibt, auf das die Buchung verbucht werden kann – und jedes fiktive Zimmer verfälscht stillschweigend Ihre Auslastung, Ihre Verfügbarkeit und jeden Bericht, der auf diesen Zahlen basiert. Ein Hauskonto ist dieselbe Rechnung, jedoch ohne das fiktive Zimmer.
Hauskonto oder Nummer für Reservierungen
Die Frage beantwortet sich von selbst: Wenn die Person eine Reservierung hat, verwenden Sie ihr Folio. Kosten gehören zu dem Aufenthalt, bei dem sie angefallen sind, und das Folio bietet Funktionen, die ein Hauskonto nicht bietet, wie beispielsweise die Aufteilung einer Rechnung zwischen dem Gast und einem Unternehmen oder die Zuordnung von Kosten zu einem anderen Zimmer.
Eröffnen Sie ein Hauskonto, wenn keine Reservierung vorliegt, auf die die Kosten verbucht werden können, und wenn auch keine solche Reservierung geplant ist. Alles an diesem Konto, einschließlich seiner Darstellung auf dem Bildschirm, geht davon aus, dass es keine Anreise, keine Abreise, kein Zimmer und nichts gibt, was es später in eine Buchung umwandeln könnte.
Aktivierung und Zugriffsberechtigung
Zwei Voraussetzungen müssen erfüllt sein, bevor „House Accounts“ im Menü unter „Reservations“ erscheint.
Erstens muss der Objekt-Schalter aktiviert sein. „House accounts“ ist einer der vier Schalter unter „Abrechnung“ „Funktionen“, und wenn dieser deaktiviert ist, bleibt die gesamte Funktion für alle verborgen.
Zweitens ist die Berechtigung entscheidend. „House accounts“ verfügt über eine eigene Gruppe von sechs Berechtigungen unter „Reservations“ in „Benutzer“, „Rollen und Berechtigungen“, und es empfiehlt sich, diese einzeln zu erteilen, anstatt als Block:
| Berechtigung | Was sie zulässt |
|---|---|
| List house accounts | Die Liste überhaupt anzuzeigen. Ohne diese oder die nächste Berechtigung ist der Bildschirm gesperrt. |
| Open an account and its ledger | Ein Konto und alle darin veröffentlichten Beiträge lesen. |
| Open a new house account | Die Schaltfläche „New account“. Die Mitarbeiter am Schalter benötigen diese Funktion in der Regel nur selten. |
| Post charges to an account, reopen it | Gebühren hinzufügen und ein bereits geschlossenes Konto wieder eröffnen. |
| Settle and close an account, issuing an invoice number | Schließen. Als vertraulich gekennzeichnet, da die dabei vergebene Rechnungsnummer eine Nummer in Ihrer Buchhaltung ist. |
| View the house-account postings report | Der Buchungsbericht, der unabhängig von der Anzeige der Konten selbst ist. |
Das Entgegennehmen von Geld ist in dieser Liste nicht enthalten. Die Erfassung einer Zahlung auf einem Hauskonto erfordert dieselbe Berechtigung wie die Erfassung einer Zahlung auf einem Folio, da es sich um denselben Vorgang handelt: Ein Kassierer, der Geld entgegennimmt, ist ein Kassierer, der Geld entgegennimmt, ganz gleich, von wem es stammt.
Die Liste
Reservations House Accounts t dann das Register. Jedes Konto, das ein Objekt Ihrer Immobilie führt, mit den jeweiligen Forderungen.
Die drei Kacheln stellen die Zusammenfassung dar, die ein Dienstleiter benötigt: „ Open accounts “ zeigt, wie viele Konten noch offen sind, „Outstanding “ gibt an, was diese Konten Ihnen insgesamt schulden, und „Past due “ gibt an, wie viele das Datum überschritten haben, an dem Sie laut Vereinbarung bezahlt werden sollten. Diese letzte Kachel färbt sich gelb, wenn der Wert nicht Null ist, und sie sollten Sie als Erstes überprüfen.
Darunter entspricht eine Zeile einem Konto. Zwei Spalten verdienen einen zweiten Blick.
Status Es gibt drei Werte, nicht zwei. „Open “ bedeutet, dass das Konto aktiv ist. Settled bedeutet, dass es geschlossen und mit einer Rechnungsnummer versehen wurde. „Overdue “ ist kein Status, den jemand festlegt: Es handelt sich um ein offenes Konto, das an einem Tag nach dem Due -Datum noch Geld schuldet; dieser Wert wird jedes Mal neu berechnet, wenn die Seite geladen wird. Bezahlen Sie den Betrag oder verschieben Sie das Fälligkeitsdatum, und der Status wechselt von selbst zurück zu Open .
Balance wird fett dargestellt, wenn Geld geschuldet wird, und kann negativ werden. Ein negativer Saldo ist kein Fehler, sondern ein Guthaben: Sie verfügen über mehr Geld des Kunden, als dieser ausgegeben hat – dies ist der normale Zustand eines Kontos, auf das eine Einzahlung eingegangen ist, bevor die Belastungen eintrafen.
Das Suchfeld durchsucht den Kontonamen, den Kontakt, das Unternehmen, die E-Mail-Adresse und die Kontonummer, sodass „HA-1004 “ ebenso leicht ein Konto findet wie ein Nachname. Das Steuerelement „ Open “ / „Settled “ / „All “ daneben legt fest, in welchen Konten die Suche durchgeführt wird; die Liste wird unter „Open “ geöffnet, weshalb ein Konto, das jemand letzte Woche beglichen hat, scheinbar verschwunden ist.
Das Eröffnen eines Kontos
New account eröffnet ein Fenster mit acht Feldern, von denen genau eines ausgefüllt werden muss.
Account name ist das Pflichtfeld, und es lohnt sich, dafür zehn Sekunden Zeit zu investieren. So wird das Konto anschließend überall bezeichnet: in dieser Liste, im Bericht über die Buchungen, auf der Rechnung. Benennen Sie es nach dem Gegenstand der Abrechnung und nicht nach der Person, die vor Ihnen steht, denn die Person wechselt, der Gegenstand jedoch nicht. Die Kontonummer, beginnend mit „HA-1001 “, wird Ihnen beim Speichern zugewiesen.
Credit limit Dies ist ein Hinweis, keine Sperre. Nichts verhindert eine Belastung, die das Konto über dieses Limit hinausführt. Stattdessen erscheint auf der Kontoseite ein Warnbanner, das darauf hinweist, dass der Saldo über dem Limit liegt – dieser Hinweis ist für denjenigen gedacht, der das Konto als Nächstes einsieht. Wenn Sie eine strikte Sperre benötigen, ist dies nicht die richtige Lösung.
Payment due ist das Feld, das das Register lesenswert macht. Es steuert das „Overdue “-Abzeichen, die „Past due “-Kachel und jeden Bereich im Panel „Alte Salden“ des Buchungsberichts an. Ein Konto ohne Fälligkeitsdatum ist niemals überfällig und altert nie, ganz gleich, wie lange es dort verbleibt.
Notes ist ein Freitextfeld zum Konto, das am Ende der Kontoseite angezeigt wird. Hier ist der richtige Platz für die Angaben: wer diese Personen sind, was sie tun und wie sie zu zahlen beabsichtigen. Wer auch immer das Konto in drei Wochen aufgreift, wird darüber froh sein.
Mit „Speichern“ gelangen Sie direkt zum neuen Konto, bereit zum Buchen von Gebühren und zum Einziehen von Geld . Alle Angaben auf dem Bereich außer der Kontonummer können später geändert werden.
Dinge, die den Nutzern oft Probleme bereiten
Ein abgerechnetes Konto ist nicht verschwunden. Die Liste öffnet sich unter „Open “. Wechseln Sie zu „Settled “ oder „All “, um es zu finden; es kann wieder geöffnet werden, falls es zu früh geschlossen wurde.
Das Kreditlimit stellt für niemanden ein Hindernis dar. Es löst lediglich eine Warnmeldung auf dem Konto aus und hat keine weiteren Auswirkungen. Betrachten Sie es eher als Hinweis für Ihre Kollegen als als Kontrollmechanismus.
Kein Fälligkeitsdatum bedeutet, dass es niemals überfällig wird. Es leer zu lassen, ist sinnvoll für eine Rechnung, die innerhalb einer Stunde beglichen wird, und eine schlechte Idee für eine Agentur, da das Konto niemals in der Kachel „Past due “ oder in einer Fälligkeitsübersicht erscheint, egal wie lange es läuft.
Niemand behält diese für Sie im Auge. Es gibt keine Erinnerung, keine automatische E-Mail und keine Eskalation. Ein Hauskonto ist eine Notiz, dass Ihnen jemand Geld schuldet, und es lohnt sich, zu entscheiden, wer diesen Bildschirm öffnet und wie oft, bevor Sie dreißig davon haben.