Welche Felder muss ich ausfüllen?

Name sowie „ Source “. Diese beiden Felder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet, und „ Save “ bleibt ausgegraut, bis beide Felder ausgefüllt sind. Alles andere kann später auf der jeweiligen Seite der Quelle hinzugefügt werden, mit einer Ausnahme: „ Source Code “, für das es auf dieser Seite kein Feld gibt; daher müssen Sie es jetzt festlegen oder ganz darauf verzichten.

Warum ist die von mir eingegebene Telefonnummer nicht in der Liste aufgeführt?

Da die Spalte „ Phone “ der Liste das Feld „ Mobile “ anzeigt und das Feld „ Phone “ nur auf der eigenen Seite der Quelle erscheint. Es handelt sich eher um eine wissenswerte Eigenart als um einen Fehler: Tragen Sie die Nummer, die Ihr Team sehen soll, in Mobile ein und verwenden Sie Phone für die Telefonzentrale.

Kann ich eine Quelle von einem Typ in einen anderen ändern?

Ja. Öffnen Sie den Quellcode, ändern Sie die Dropdown-Liste „ Source “ auf der Registerkarte „ Source Details “ und klicken Sie auf „ Save Changes “. Buchungen, die danach eingehen, werden mit der Provision des neuen Typs versehen; bereits vorliegende Buchungen behalten die Provision, die ursprünglich für sie berechnet wurde. Die Änderung wird auf der Registerkarte „ Activity Logs “ nicht angezeigt. Sollten also zwei von Ihnen diese Datensätze verwalten, informieren Sie bitte den jeweils anderen.

Was soll ich unter „Land“ angeben?

Der zweistellige Ländercode, wie beispielsweise DE oder US . Das Feld ist ein reines Textfeld und akzeptiert „ Germany “ ohne Weiteres, doch der Länderfilter der Liste bietet eine feste Liste von Ländern an und gleicht diese anhand ihrer Codes ab, sodass eine Eingabe mit einem ausgeschriebenen Ländernamen für ihn nicht sichtbar ist.

Ich habe denselben Partner zweimal hinzugefügt. Wie kann ich die Einträge zusammenführen?

Das ist nicht möglich. Prostay verfügt über keine Zusammenführung von Buchungsquellen, und das Löschen des Duplikats führt nicht dazu, dass dessen Buchungen auf das von Ihnen beibehaltene Objekt übertragen werden. Entscheiden Sie, welcher Datensatz der richtige ist, ordnen Sie die Buchungen des Duplikats bei jeder Reservierung diesem zu und löschen Sie anschließend das Duplikat aus der Liste. Die Liste zu durchsuchen, bevor Sie etwas anlegen, ist wesentlich weniger aufwendig als diese Vorgehensweise.

Darf ich „Walk-in“ oder andere Quellen bearbeiten, die ich nicht selbst erstellt habe?

Nein. Diese Zeilen verfügen über kein Drei-Punkte-Menü, womit Prostay Ihnen mitteilt, dass sie ihm gehören. Bei Quellen, die über eine Kanalverbindung erstellt wurden, gilt dasselbe Prinzip: Bearbeiten Sie sie auf der Kanalseite, da die Verbindung die Quelle für deren Namen und deren Buchungen ist.

Hinzufügen und Bearbeiten einer Buchungsquelle

Eine Buchungsquelle ist der Datensatz eines Partners, der Ihnen Aufträge vermittelt: Booking.com, ein Firmenkonto, der Reisebüro-Mitarbeiter um die Ecke. Um eine solche anzulegen, sind zwei Felder erforderlich. Alles andere in diesem Bereich sind Kontaktdaten und Verwaltungsangaben, für die Ihr Team Ihnen später dankbar sein wird, und nichts davon beeinflusst den Wert einer Buchung.

Das einzige Feld, das dies tut, ist „Source“, das die Quelle einem Quelltyp zuordnet, und dieser Typ bestimmt die Höhe der Provision. Falls Sie Ihre Quellentypen noch nicht eingerichtet haben, tun Sie dies bitte zuerst unter „Quellentypen und deren Provisionen“, da Sie eine Quelle nicht speichern können, ohne einen Typ auszuwählen.

Bevor Sie eine Quelle hinzufügen

Suchen Sie zunächst in der Liste nach dem Namen des Partners. Duplikate sind der einzige Fehler, dessen Behebung hier wirklich mühsam ist: Zwei Datensätze für denselben Vermittler teilen dessen Umsatz auf zwei Zeilen auf, sodass keiner der beiden Ihnen Aufschluss über den tatsächlichen Wert gibt, und das Zusammenführen dieser Datensätze wird von Prostay nicht angeboten. Das Lesen der Liste wird unter „Lesen der Liste der Buchungsquellen“ behandelt.

Überprüfen Sie außerdem, ob der Partner nicht bereits über einen angeschlossenen Kanal zu Ihnen gelangt. Quellen für Kanäle, die Sie angeschlossen haben, werden automatisch für Sie angelegt, und das manuelle Hinzufügen eines zweiten Datensatzes führt zu genau der Aufteilung, die Sie eigentlich vermeiden wollten.

Hinzufügen einer Quelle

Der obere Bereich des Fensters „Add Booking Source“ mit dem Untertitel „Fügen Sie einen neuen verbundenen Agenten oder Kanal zu Ihrer Liste unter booking sources hinzu“. Die Optionen „Name“ und „Source“ sind jeweils mit einem roten Sternchen gekennzeichnet, „Source“ ist ein Dropdown-Menü mit der Aufschrift „Select“, und darunter befinden sich „Primary Contact“, „Email Address“, „Source Code“, „Phone“ sowie „Mobile“, „Company Tax ID Number“, „Company Name“ und ein Schalter „Is Key Account“, der ausgeschaltet ist. — „Name“ und „Quelle“ sind die einzigen Pflichtfelder. Die übrigen Angaben können warten, bis Sie sie haben.

Klicken Sie auf „Create New“ (Quelle hinzufügen). Oben rechts in der Liste der Buchungsquellen. Das Fenster „Add Booking Source “ öffnet sich auf der rechten Seite.
Geben Sie den „Name“ ein. Pflichtfeld. Dies ist der Name, der in der Liste, in der Quellenauswahl und bei jeder Buchung durch Ihr Team sowie in jedem Bericht des Unternehmens erscheint. Verwenden Sie daher den Namen, den Ihre Kollegen laut aussprechen würden, und nicht den rechtlichen Firmennamen. Für den offiziellen Firmennamen gibt es weiter unten ein eigenes Feld.
Wählen Sie einen „Source“ aus. Erforderlich; hierbei handelt es sich um den Quellentyp. Er legt die Provision für alle Buchungen fest, die dieser Partner an Sie weiterleitet. Die Liste enthält alle von Ihnen definierten Quellentypen, unabhängig davon, ob diese aktiviert sind oder nicht.
Geben Sie die Kontaktdaten ein. Alle Angaben sind optional. Die Person, die in acht Monaten eine Rechnung einfordern muss, ist diejenige, für die Sie diese Angaben machen sollten.
Legen Sie „Is Key Account“ fest. Standardmäßig deaktiviert. Es handelt sich um ein Filterkriterium, nach dem Sie die Liste sortieren können – mehr nicht –, und Sie können es später aktivieren.
Scrollen Sie nach unten zur Adresse und klicken Sie dann auf „Save“. Das Fenster schließt sich und die Quelle erscheint in der Liste.

Das Fenster „Add Booking Source“ ist bis zum unteren Rand gescrollt und zeigt zunächst eine Trennlinie, gefolgt von „Street Address“, „Apt, Suite, Floor etc.“, „City“ und „Country“, „Province / State“ sowie „Postal / ZIP Code“, mit den Schaltflächen „Close“ und einem ausgegrauten „out“ sowie „Save“ am unteren Rand. — Der Adressbereich unterhalb der Trennlinie. Das Feld „Land“ ist hier ein Textfeld, kein Auswahlliste.

Wozu die einzelnen Felder dienen

Sechzehn Felder, die jedoch nicht alle gleichermaßen nützlich sind. Diejenigen, die in der Liste erscheinen, sind diejenigen, die Ihr Team tatsächlich lesen wird; der Rest ist dafür da, falls jemand die Unterlagen benötigt.

Feld	Wozu es dient und wo es angezeigt wird
Name (Partner), Pflichtfeld	Der Arbeitsname des Partners. Wird in der Liste, in der Quellenauswahl bei einer Reservierung und in Berichten angezeigt. Eine spätere Änderung wirkt sich überall aus, auch bei bereits vorgenommenen Buchungen.
Source, erforderlich	Die Quelle und damit die Provision. Wird in der Liste als „Source Type“ sowie als Badge auf der Seite der jeweiligen Quelle angezeigt.
Primary Contact	Die Person, mit der Sie zu tun haben. Wird in der Liste als eigene Spalte angezeigt, was die schnellste Möglichkeit darstellt, die Frage „Wen rufen wir in dieser Angelegenheit an?“ zu beantworten.
Email Address	Eine Adresse. Wird in der Liste als funktionierender E-Mail-Link sowie im Kontaktbereich auf der Seite der Quelle angezeigt. Es wird nicht überprüft, ob es sich um eine gültige Adresse handelt; überprüfen Sie diese daher bitte noch einmal, bevor Sie sie speichern.
Source Code	Ein eigener Kurzcode für diesen Partner. Wird in der Liste angezeigt. Legen Sie ihn jetzt fest, falls Sie dies wünschen, da die Seite der Quelle später kein Feld dafür mehr enthält.
Phone	Die Telefonzentrale oder Festnetznummer. Erscheint ausschließlich auf der Seite der Quelle selbst. Die Spalte „Phone“ der Liste zeigt dieses Feld nicht an.
Mobile	Die Nummer, unter der eine bestimmte Person erreichbar ist. Diese wird in der Spalte „Phone“ der Liste sowie im Kontaktblock auf der Seite der Quelle angezeigt. Wenn Sie nur eine Nummer angeben, geben Sie bitte diese ein.
Company Tax ID Number	Die Registrierungsnummer, die Ihre Finanzabteilung auf einer Rechnung benötigt. Wird auf der Seite der Quelle gespeichert, erscheint jedoch nicht in der Liste.
Company Name	Die juristische Person, sofern diese vom Firmennamen abweicht. Gleicher Ort: ausschließlich auf der Seite der Quelle.
Is Key Account	Ein Schalter. Wird in der Spalte „Key Account“ der Liste als „Yes“ oder „No“ angezeigt und kann als Filterkriterium verwendet werden. Er bewirkt keine besondere Behandlung der Quelle.
Street Address, Apt, Suite, Floor etc., City, Province / State, Postal / ZIP Code	Die Rechnungsadresse, die auf der Seite der Quelle hinterlegt ist. Es lohnt sich, diese für jeden einzutragen, dem Sie Rechnungen stellen; für einen Kanal, in dem Sie nie etwas veröffentlichen, können Sie diesen Punkt ignorieren.
Country	Ein Textfeld, und in der Spalte „Country“ der Liste wird genau das angezeigt, was Sie eingeben. Der Länderfilter der Liste arbeitet mit zweistelligen Ländercodes; geben Sie daher „DE“ statt „Germany“ ein, wenn Sie möchten, dass diese Quelle angezeigt wird, wenn jemand danach filtert.

Nachträgliche Bearbeitung einer Quelle

Öffnen Sie die Liste, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü am Ende der Zeile und wählen Sie „ Edit “ aus. Dadurch wird die eigene Seite der Quelle auf der Registerkarte „ Source Details “ geöffnet, die dieselben Felder enthält wie das Erfassungsfenster, jedoch auf zwei Karten verteilt. Zeilen verfügen über kein Menü, wenn es sich bei der Quelle um eine von Prostay selbst verwaltete Quelle handelt, wie beispielsweiseWalk-in , und diese können überhaupt nicht bearbeitet werden.

Die Registerkarte „Source Details“ der „Booking.com-source“. Eine Karte mit der Bezeichnung „Source information“ enthält die Angaben „Name“, „Primary Contact“, „Source“, „Email Address“, „Phone“, „Mobile“, „Company Name“ und „Company Tax ID Number“, die alle ausgefüllt sind. Eine darunter liegende Karte mit der Bezeichnung „Address“ enthält die Angaben „Street Address“, „Apt, Suite, Floor etc.“, „Country“, „City“, „Province / State“ und „Postal / ZIP Code“. — Die gleichen Felder wie im Erfassungsfenster, aufgeteilt auf zwei Karten, wobei die Quelle bereits geladen ist.

Source information. Name, Kontaktdaten, Telefonnummern, Angaben zum Unternehmen und das Dropdown-Menü „Source “. Alle Angaben hier können direkt bearbeitet werden, ohne Sternchen und ohne Validierung.
Address. Die Rechnungsadresse. Die Felder sind dieselben wie im Erstellungsfenster, allerdings steht „Country “ hier vor „City “ und dort dahinter – das sollten Sie besser noch einmal überprüfen, bevor Sie etwas in das falsche Feld eingeben.

Der Rest der Seite umfasst die Historie der Quelle: was sie hervorgebracht hat, Notizen, die Ihr Team hinterlassen hat, Dokumente und ein Protokoll darüber, wer was geändert hat. Dies wird im Abschnitt „Das Quellenprofil und seine Erstellung“ behandelt.

Der obere Teil der Karte „Source information“, beschnitten auf das Feld „Name“ mit der Aufschrift „Booking.com“, das Feld „Primary Contact“ mit der Aufschrift „Lars Jansen“ und das Dropdown-Menü „Source“ mit der Auswahl „OTA“. — „Quelle“ bezeichnet den Typ, zu dem diese Quelle gehört, und ist das einzige Feld hier, das darüber entscheidet, welche Kosten Ihnen für die Buchungen entstehen.

Das Verschieben einer Quelle in einen anderen Typ ändert die Provision für die Buchungen, die ab diesem Zeitpunkt über sie laufen. Dies ist der richtige Schritt, wenn ein Partner neu verhandelt, und es ist ein unbemerkt bleibender Fehler, wenn jemand an einem hektischen Morgen den falschen Typ auswählt, da sich danach nichts anderes auf der Seite anders darstellt . Wenn die Produktion einer Quelle in einem Bericht falsch angezeigt wird, ist dieses Dropdown-Menü das Erste, was Sie überprüfen sollten.

Was die Schaltfläche „Änderungen speichern“ bewirkt

Am unteren Rand der Profilleiste: eine Karte „Key Account“ mit aktiviertem Schalter und dem Hinweis „Markieren Sie diesen booking source als key account“ sowie darunter eine blaue Schaltfläche „Save Changes“ in voller Breite. — Ein Klick auf „**Save Changes**“ (Änderungen speichern) wirkt sich auf die gesamte Seite aus, einschließlich des darüber liegenden Schalters „Key Account“.

Es gibt eine Schaltfläche „Save Changes“ am unteren Rand des Fensters auf der linken Seite, die sowohl die Karten als auch den Schalter „Key Account“ gemeinsam speichert. Sie erhalten „Successfully updated booking source!“, wenn die Seite geladen wird. Prostay schreibt außerdem eine Zeile in den Reiter „Activity Logs“ der Quelldatei, in der jedes von Ihnen geänderte Feld, sein alter Wert und sein neuer Wert aufgeführt sind, versehen mit Ihrem Namen und der Uhrzeit.

Wenn Sie die Seite verlassen, ohne zu speichern, gehen Ihre Änderungen verloren, und es erfolgt keine Warnung. Das Wechseln zwischen den Registerkarten auf der Seite ist unbedenklich, da sie alle Teil derselben Seite sind; erst das Verlassen der Quelle führt dazu, dass die Eingaben verworfen werden.

Was Sie hier nicht ändern können

Element	Wo es tatsächlich gespeichert ist
Die Provision für diese Quelle	Bei den Quellentypen. Ändern Sie den Prozentsatz des Typs oder weisen Sie die Quelle einem anderen Typ zu.
Die „Source Code“ der Quelle	Nur bei der Erstellung der Quelle einstellbar. Da die Seite kein entsprechendes Feld enthält, bleibt ein falsch eingegebener Code unverändert.
Welche Buchungen werden dieser Quelle zugeordnet	Bei jeder Reservierung. Auf der Registerkarte „History“ der Quelle werden diese aufgelistet, jedoch nicht neu zugeordnet.
Löschen der Quelle	Über das Zeilenmenü in der Liste. Auf der Seite der Quelle selbst gibt es keine Löschfunktion.
Informationen zu „Walk-in“ und den anderen Systemquellen	Nichts. Diese werden von Prostay verwaltet und verfügen über kein Zeilenmenü, das sich öffnen lässt.

Dinge, die den Nutzern oft Probleme bereiten

Was Sie sehen	Warum
Save auf einem von Ihnen ausgefüllten Bereich ausgegraut ist	Source befinden sich weiterhin unter „Select“. Es handelt sich um ein Pflichtfeld, an dem man leicht vorbeiscrollt.
Ein Bindestrich in der Spalte „Phone“ der Liste bei einer Quelle mit einer Telefonnummer	Die Nummer wurde in „Phone“ eingegeben. In der Spalte wird „Mobile“ angezeigt.
Eine Quelle, die im Länderfilter der Liste fehlt	Im Feld „Country“ ist ein Name statt eines zweistelligen Codes angegeben. Der Filter gleicht Codes ab.
Kein Feld „Source Code“ auf der Seite der Quelle	Es gibt kein solches Feld. Der Code wird bei der Erstellung der Quelle festgelegt und kann anschließend nicht mehr bearbeitet werden.
Eine offensichtlich falsche E-Mail-Adresse wird ohne Fehlermeldung gespeichert	Das Feld überprüft nicht, was Sie eingeben. Lesen Sie die Eingabe selbst noch einmal durch, denn E-Mails an eine falsche Adresse kommen nicht an, und Sie werden nicht darauf hingewiesen.
Ihre Bearbeitungen sind verschwunden, wenn Sie zur Quelle zurückkehren	Sie haben die Seite verlassen, ohne auf „Save Changes“ zu klicken. Beim Verlassen der Seite erhalten Sie keine Warnung.
Eine Typänderung fehlt auf der Registerkarte „Activity Logs“	Das Protokoll erfasst die Textfelder und die Umschaltung. Das Verschieben einer Quelle in einen anderen Typ wird gespeichert, erscheint jedoch nicht im Protokoll; notieren Sie dies daher an anderer Stelle, falls es von Bedeutung ist.