Die Kontoseite
Wenn Sie ein Konto aus der Liste der Hauskonten eröffnen, erhalten Sie die Rechnung: oben eine Zusammenfassung und darunter das Hauptbuch .
Charges „Paid “ sind genau das, was ihr Name sagt, und „Balance due “ ist die Differenz. Wenn das Konto einen Guthabenstand aufweist, ändert die dritte Kachel ihren Namen in „In credit “ und zeigt den Betrag ohne Minuszeichen an, sodass nicht die Zahl, sondern die Bezeichnung Aufschluss darüber gibt, in welche Richtung das Geld fließt. „Payment due “ erscheint nur, wenn das Konto ein Fälligkeitsdatum hat.
Falls Geld als Einzahlung entgegengenommen wurde, wird dies in der Kachel „Paid“ darunter vermerkt: „beinhaltet eine Einzahlung von 300,00 USD“. Die Einzahlung ist bereits in der darüber stehenden Gesamtsumme enthalten und wird nicht zusätzlich hinzugerechnet.
Das Hauptbuch umfasst alle jemals verbuchten Zeilen, beginnend mit den neuesten. Belastungen erscheinen in der Spalte „ Charge “ und Zahlungen in „Payment “, in grüner Schrift, sodass Sie in der einen Spalte die Ausgaben und in der anderen den Geldeingang ablesen können. Zwei Besonderheiten der Beschreibungsspalte sind wert, beachtet zu werden:
- Eine Zahlung wird nicht durch das Wort „Zahlung“ beschrieben, sondern dadurch, wie sie entgegengenommen wurde: Bar, Karte (Mastercard) und jegliche Notiz, die der Kassierer hinterlassen hat – jeweils nach einem Bindestrich. Das ist die Zeile, die jemand, der eine Kassenabrechnung oder einen Kartenauszug abgleicht, abgleichen muss.
- Unter dem Namen, in kleinerer Schrift, stehen alle weiteren Angaben der Zeile neben dem Preis: „Ref“ sowie die Belegnummer oder Buchungsnummer, unter der der Vorgang verbucht wurde, „Part of“ sowie das Paket, aus dem die Ware stammte, und bei einer stornierten Zeile „Voided“ sowie der angegebene Grund.
Buchungsgebühren
Post charges wird derselbe Produktkatalog geöffnet, aus dem die Buchungen im Folio stammen; somit sind ein hier gebuchter Tauchgang und ein auf ein Zimmer gebuchter Tauchgang derselbe Artikel zum gleichen Preis, und sie werden in Ihren Umsatzberichten zusammengezählt.
Tippen Sie auf einen Artikel, um ihn hinzuzufügen, tippen Sie erneut darauf, um die Menge zu erhöhen, oder geben Sie die Menge und den Preis direkt in die Zeile ein, falls diese abweichen. Die Symbole oberhalb des Rasters filtern die Auswahl nach Kategorien, und das Suchfeld durchsucht den gesamten Bestand.
Reference und „Note “ oben beziehen sich auf den gesamten Buchungssatz, nicht auf eine einzelne Zeile. Was auch immer Sie unter „Reference “ eingeben, wird in jede Zeile dieses Stapels übernommen und später im Hauptbuch als Ref. DIVE-4482 angezeigt. Es ist das Günstigste, was Sie jemals für die Person tun können, die fünf Wochen später herausfinden muss, zu welcher Bootsfahrt eine Abrechnung gehörte.
Der Gesamtbetrag am Ende der Seite weist die Steuer separat aus: 109,00 USD, einschließlich 9,00 USD Steuer. Wenn Ihre Preise inklusive Steuer sind, ist die Steuer in dem Betrag enthalten; wenn nicht, wurde sie hinzugerechnet. So oder so ist der Betrag neben „Total“ derjenige, der auf die Rechnung kommt.
Das Verbuchen eines Pakets verbucht dessen Bestandteile. Ein Fingertipp auf ein Paket trägt jede Komponente als eigene Zeile in das Hauptbuch ein, wobei jede mit „ Part of “ und dem Paket, aus dem sie stammt, gekennzeichnet ist; daher kann ein einziger Fingertipp drei Zeilen erzeugen. Der Paketpreis ist nach wie vor der Betrag, der in Rechnung gestellt wird; die Bestandteile dienen dazu, die Rechnung verständlich zu machen.
Eine Anzahlung oder Zahlung entgegennehmen
Take payment erfasst den Geldeingang.
Das erste Feld wird oft übersprungen, sollte aber nicht außer Acht gelassen werden. „ Payment against charges “ bezeichnet Geld, das für bereits auf dem Konto verbuchte Posten übergeben wird. „Deposit taken up front “ bezeichnet Geld, das vor dem Entstehen dieser Belastungen entgegengenommen wird und auf dem Konto als Gutschrift verbleibt, bis diese Belastungen eintreffen. Beide reduzieren den Kontostand um denselben Betrag; der Unterschied besteht darin, dass eine Einzahlung im Hauptbuch, in der Kachel „Paid “ und auf der Rechnung als solche gekennzeichnet ist, und genau das möchte jemand wissen, wenn er fragt, warum ein Konto im Juni ein Guthaben aufwies.
Method listet auf, welche Zahlungsmittel Ihr Objekt tatsächlich akzeptiert, wobei diese Angaben aus den Zahlungsoptionen stammen. „Cash “ ist immer vorhanden. „Card “ erscheint nur, wenn ein Kartentyp für Zahlungen am Schalter angekreuzt wurde, „Banküberweisung“ nur, wenn diese Funktion aktiviert ist, und alle von Ihnen konfigurierten benutzerdefinierten Zahlungsmethoden werden namentlich aufgeführt.
Die Auswahl von „Bargeld“ oder „Karte“ fügt einen zweiten Schritt hinzu, bevor die Buchung erfolgt: Bei „Bargeld“ wird gefragt, welcher Betrag übergeben wurde, und das Wechselgeld berechnet, während bei „Karte“ der Beleg erfasst wird. Es handelt sich um denselben Schritt, den die Rezeption bei einem Folio verwendet, sodass hierfür keine separate Einweisung erforderlich ist. Alle anderen Zahlungsmethoden werden sofort verbucht, weshalb die Schaltfläche bei einigen Methoden „Continue“ und bei anderen „Record payment“ anzeigt.
Use the full balance Unter dem Betrag wird der gesamte fällige Betrag eingetragen. Dies ist die schnellste und korrekte Lösung, wenn jemand bezahlt, und es lohnt sich, diese Funktion zu nutzen, anstatt den Betrag einzugeben, da ein Saldo, der um einen Cent abweicht, nicht abgeschlossen werden kann.
Eine Zeile stornieren
Nichts auf einem Hauskonto wird gelöscht. „Void“ am Ende einer Hauptbuchzeile entfernt diese aus den Summen und belässt sie auf dem Konto – durchgestrichen, mit einem „Voided“-Symbol und dem von Ihnen angegebenen Grund daneben.
Der Grund ist erforderlich – sowohl vom Bildschirm als auch vom dahinterstehenden Server. Er macht den Unterschied zwischen einem Hauptbuch, das sich in sechs Wochen von selbst erklärt, und einem, das eine Lücke aufweist. „Auf das falsche Konto gebucht“ dauert vier Sekunden und beantwortet die Frage, die niemand stellen wird.
Das Stornieren ist eine von der Buchung getrennte Berechtigung, und das ist bewusst so gewollt: Das Buchen eines Minibar-Artikels ist eine Aufgabe für das Personal an der Rezeption, während das Entfernen von Einnahmen die Unterschrift eines Vorgesetzten erfordert. Es wird dieselbe Berechtigung verwendet wie beim Stornieren einer Position auf einer Folio-Rechnung.
Das Abrechnen und Schließen
Settle and close über dem Hauptbuch beendet das Konto. Was dabei zuerst geschieht, hängt vom Saldo ab.
Wenn noch Geld geschuldet wird, öffnet sich das Fenster für Zahlungen, in dem der ausstehende Betrag bereits eingetragen ist und die Schaltfläche „Take payment and close“ (Zahlung vornehmen) angezeigt wird. Nehmen Sie das Geld entgegen, und das Konto wird im Anschluss geschlossen – in einem einzigen Schritt.
Ist nichts mehr geschuldet, lautet die Schaltfläche „Close account“ und Sie werden zur Bestätigung aufgefordert.
Ein Konto kann nur bei einem Saldo von null geschlossen werden, und diese Regel wird sowohl auf dem Server als auch auf dem Bildschirm durchgesetzt: Das Schließen eines Kontos, das noch Schulden aufweist, würde eine Rechnungsnummer für eine Forderung ausstellen, die niemand eingezogen hat. Ein Konto mit Guthaben lässt sich problemlos schließen, da Sie dem Konto Geld schulden und nicht umgekehrt.
Durch die Schließung wird die Rechnungsnummer „INV-“, gefolgt von der Kontonummer, vergeben und alle Vorgänge gestoppt: keine weiteren Belastungen, keine weiteren Zahlungen, keine weiteren Stornierungen.
Reopen account ist der Rückweg. Dadurch wird das Konto wieder in den offenen Status versetzt, sodass Sie erneut Buchungen vornehmen können, und die bereits vorhandene Rechnungsnummer wird bewusst beibehalten. Wenn diese Nummer bereits auf einem Dokument verwendet wurde, würde die Ausstellung einer neuen Nummer beim zweiten Schließen dazu führen, dass zwei verschiedene Rechnungen dieselbe Nummer tragen – was ein größeres Problem darstellt als das, das Sie gerade beheben wollten.
Beide Download-Schaltflächen erzeugen dieselbe Art von Dokument über denselben Renderer wie eine Rechnung für eine Reservierung, sodass ein Gast niemals zwei unterschiedlich aussehende Rechnungen von Ihnen erhält. Vor dem Schließen lautet die Adresse Download bill und es wird eine Proforma-Rechnung ausgegeben; nach dem Schließen lautet die AdresseDownload invoice und die Rechnung trägt die Rechnungsnummer.
Dinge, die viele Nutzer überraschen
Ein abgerechnetes Konto lehnt alles ab. Buchungen, Zahlungen und Stornierungen werden alle blockiert, bis es wieder geöffnet wird, und die Fehlermeldung weist darauf hin. Wenn Sie noch etwas hinzufügen wollten, öffnen Sie das Konto erneut, verbuchen Sie den Eintrag und schließen Sie es wieder.
Schon ein Cent verhindert das Schließen. Zum Schließen muss der Saldo bei Null liegen, sodass eine Zahlung in Höhe von 1547,50 bei einem Saldo von 1547,55 einen Rest von fünf Cent hinterlässt und die Schaltfläche „Close account “ nicht angezeigt wird. „Use the full balance “ umgeht dieses Problem vollständig.
Stornierte Zeilen bleiben sichtbar, und das sollten sie auch. Sie werden sofort aus den Summen entfernt, doch die Zeile bleibt mit ihrem Grund erhalten. Ein Konto, dessen Hauptbuch bereinigt wurde, ist ein Konto, das niemand prüfen kann.
Die Referenz gilt pro Buchung, nicht pro Posten. Alles in einem Stapel erhält dieselbe Referenz. Zwei Belege bedeuten zwei Buchungen.
Eine Buchung in ein Paket bucht dessen Bestandteile. Rechnen Sie mit mehreren Zeilen bei einem einzigen Tippen, die jeweils mit dem Paket gekennzeichnet sind, aus dem sie stammen. Der Preis verdoppelt sich nicht; es handelt sich um dieselbe Gebühr, nur aufgeschlüsselt.