Dies ist der umfangreichste Einstellungsbildschirm in Prostay und derjenige mit den weitreichendsten Auswirkungen. Vier Abschnitte, eine Schaltfläche „Save Changes“ oben sowie Einstellungen, die sich auf die Rechnung eines Gastes, auf den Verfügbarkeits-Feed eines Kanals und auf die Umrechnung eines Euro-Preises in Ihre Buchhaltungswährung auswirken. Zwei davon lassen sich nach der Anwendung nicht mehr rückgängig machen.
Formateinstellungen
Dabei handelt es sich um Darstellungsoptionen, mit einer Ausnahme. Sprache, Datumsformat, Zeitformat und Zahlenformat ändern lediglich die Schreibweise und haben keinerlei Auswirkungen auf die Bedeutung der Angaben. Wenn Sie hier Fehler machen, nimmt niemand Schaden, die Nutzer sind lediglich verärgert.
Property Time Zone ist die Ausnahme, und sie ist aus gutem Grund als Pflichtfeld gekennzeichnet. Es handelt sich um die Zeitzone, an die jedes Datum im Produkt gebunden ist. Ein Objekt in Los Angeles, das auf eine europäische Zeitzone eingestellt ist, zeigt die Ankünfte von heute Abend den größten Teil des Arbeitstages über unter dem Datum von morgen an, und jeder Bericht, der nach Datum gruppiert ist, wird an den Rändern fehlerhaft sein. Stellen Sie diese Einstellung einmalig und korrekt ein, wenn das Objekt angelegt wird.
Application Currency ist Ihre Buchhaltungswährung. Sie ist die Währung, in der die Folio-Summen berechnet werden, in der Rechnungen ausgestellt werden und die als Basis für alle anderen Währungen dient. Eine spätere Änderung führt nicht zu einer Neubewertung der Preise, was bedeutet, dass die Zahlen gleich bleiben und sich lediglich das Symbol vor den Zahlen ändert. Behandeln Sie sie nicht als Möglichkeit, die Währung zu wechseln.
Währung und warum sie gesperrt ist
Allow Multi-Currency ermöglicht es Ihnen, Angebote zu erstellen und Zahlungen in anderen Währungen als Ihrer Buchhaltungswährung entgegenzunehmen. Die Währungen, die Sie unter „Supported Currencies “ auswählen, werden zu den angebotenen Optionen überall dort, wo ein Preis festgelegt wird – am deutlichsten in den Tarifplänen und im Tarif- Editor bei einer Reservierung.
Ihre Buchhaltungswährung erscheint niemals in dieser Liste. Da sie die Basiswährung ist, wäre es sinnlos, sie als Fremdwährung gegenüber sich selbst anzubieten.
Wechselkurse, manuell oder automatisch
Jeder Kurs beantwortet eine Frage: Wie viel Ihrer Basiswährung ist eine Einheit dieser Währung wert? Bei USD als Basiswährung bedeutet ein EUR-Kurs von 1,09 bedeutet, dass ein Euro 1,09 Dollar wert ist. Prostay nutzt diese in beiden Richtungen: um einen Fremdwährungspreis aus einem Basispreis abzuleiten und um eine Fremdwährungs-Summe für Reservierungen wieder in die Folio-Währung umzurechnen.
Manual bedeutet, dass die Mitarbeiter die Wechselkurse eingeben und diese unverändert bleiben, bis jemand sie ändert – was den meisten Objekten entspricht: Ein Wechselkurs, der sich während des Aufenthalts nicht ändert, lässt sich einem Gast leichter erklären als einer, bei dem dies der Fall ist. Automatic (from rate API) ruft Preise von einem Anbieter in einer gewählten Häufigkeit ab – stündlich bis wöchentlich – und zeigt an, wann dies zuletzt erfolgreich war. Im automatischen Modus können Sie dennoch eine einzelne Währung fixieren, wodurch dieser eine Preis stabil bleibt, während die übrigen weiterhin aktualisiert werden. Eine fixierte Währung wird als „Pinned “ mit einem eigenen Wert für „Override “ angezeigt.
Die Wechselkurse gelten nur für Umrechnungen, die nach ihrer Festlegung vorgenommen werden. Für bereits preislich festgelegte Reservierungen bleibt der ursprüngliche Wechselkurs bestehen – dies ist das gewünschte Verhalten und der Grund dafür, dass eine Wechselkursänderung zur Saisonmitte keine Welle von Korrekturen auslöst.
Einstellungen zur Automatisierung
In diesem Abschnitt legt das Objekt fest, was geschieht, ohne dass jemand darauf klicken muss. Die beiden Punkte, über die Sie am gründlichsten nachdenken sollten, sind die ersten beiden.
Allow additional bookings when property is at full occupancy Ermöglicht bewusstes Überbuchen. Objekte, die dies tun, tun es in voller Kenntnis der Sachlage, basierend auf der Annahme, dass ein vorhersehbarer Anteil der Buchungen nicht anreisen wird. Wenn Sie diese Berechnung nicht vornehmen, lassen Sie diese Option deaktiviert, denn wenn sie aktiviert ist, sind die Verfügbarkeitszahlen keine Grenze mehr, sondern werden zu einer Empfehlung.
Die Einstellung, die eine Reservierung, bei der niemand eingecheckt hat, automatisch in den Status „ No-Show “ versetzt, ist diejenige, die die Anreiseliste korrekt hält. Ist diese Funktion deaktiviert, bleiben die Nichtanreisen von gestern so lange als „Bestätigt“ stehen, bis es jemand bemerkt, und die No-Show-Gebühren in Ihren Richtlinien werden nie berücksichtigt, da nichts darauf hinweist.
Der Verkauf am selben Tag erfolgt über zwei Schalter, nicht nur einen. „ Allow same-day bookings on the Booking Engine and channels? “ entscheidet, ob der heutige Tag überhaupt online verkaufbar ist. „Same-day bookings until “, der Schalter darunter, blendet ein Zeitfeld ein, und dieser Annahmeschluss ist der Zeitpunkt am Tag, nach dem der Verkauf für heute nicht mehr möglich ist – so vermeiden Sie eine Buchung um 23:40 Uhr für ein Zimmer, für dessen Übergabe niemand an der Rezeption anwesend ist.
Die beiden Einstellungen sind unabhängig voneinander, und nichts hindert Sie daran, eine Kombination festzulegen, die keine Auswirkungen hat. Eine Sperrzeit bei deaktivierten Tagesbuchungen schränkt nichts ein, da es nichts zu einschränken gibt. Bei aktivierten Tagesbuchungen ohne Sperrzeit werden Zimmer heute bis Mitternacht verkauft. Wenn Sie eine Annahmeschlusszeit wünschen, müssen beide Schalter aktiviert sein.
Auto Assign Reservations Weist bestimmte Zimmer zu anstatt Buchungen auf Zimmerkategorieebene zu belassen, und die beiden Kontrollkästchen darunter legen den Geltungsbereich fest: Anwendung auf bestehende aktuelle und zukünftige Reservierungen oder nur auf neue Reservierungen. „Nur neue Reservierungen“ ist die sicherere Wahl, da die andere Option Zuweisungen neu plant, die möglicherweise von jemandem bewusst vorgenommen wurden.
Verschiedene Einstellungen
Enable GDPR Compliance Functionality Aktiviert die Datenschutzbehandlung. Wenn Sie eine einzelne Buchung von einem in der EU ansässigen Kunden entgegennehmen, sollte diese Option aktiviert sein – und zwar vor der Buchung und nicht erst nach der Datenanfrage.
Format for customer name in calendar Wählt zwischen „Surname, Name “ und „Name Surname “ in den Kalenderkacheln. „Nachname zuerst“ ist leichter zu überblicken, wenn Sie unter zweihundert Buchungen nach einer bestimmten suchen – und genau dafür ist der Kalender gedacht.
Enable Payment Allocation Legt fest, ob Zahlungen auf bestimmte Posten und nicht auf die Salden angerechnet werden. Objekte, die detaillierte Rechnungen ausstellen, wünschen dies in der Regel; Objekte, die beim Check-out einen Gesamtbetrag abrechnen, in der Regel nicht.
Show Check-outs in Departure List on Dashboard und „Show Estimated Arrival Time “ sind beides Anzeigeeinstellungen für die Rezeption, und bei beiden lohnt es sich, die Rezeption zu fragen, anstatt die Entscheidung für sie zu treffen.
Mindestaufenthaltsdauer
Minimum Length Of Stay ist eine objektweite Untergrenze für die Dauer einer Reservierung, und im Gegensatz zu den meisten Punkten in diesem Abschnitt hat sie spürbare Auswirkungen: Das Formular für Reservierungen verschiebt das Ausreisedatum entsprechend nach vorne, sodass eine Reservierung für eine Nacht schlichtweg nicht eingegeben werden kann, wenn die Mindestaufenthaltsdauer zwei Nächte beträgt.
Es handelt sich um ein stumpfes Instrument. Ein für das Objekt geltendes Mindestaufenthaltsdatum gilt für jede Nacht des Jahres, einschließlich der Nächte unter der Woche, die Sie gerne für eine Nacht verkaufen würden. Wenn Ihr Mindestaufenthaltsdatum je nach Saison oder Tarif variiert, legen Sie es stattdessen in den Tarifintervallen fest, wo es je nach Datum unterschiedlich sein kann, und belassen Sie diese Einstellung auf „1“.
Allow reservations below minimum length of stay Öffnet eine Auswahlliste mit Nutzern, die die Regeln möglicherweise umgehen. Dies ist die Ausnahme für den Rezeptionleiter: Die Mindestaufenthaltsdauer gilt für alle, außer für die zwei oder drei Personen, denen Sie zutrauen, zu beurteilen, wann eine Ausnahme gerechtfertigt ist. Halten Sie diese Liste kurz, sonst ist die Mindestaufenthaltsdauer keine Mindestaufenthaltsdauer.
Häufige Fallstricke
- Währungen auswählen, bevor Sie sie benötigen. Die Liste wird nach dem ersten Speichern gesperrt und kann von diesem Bildschirm aus nicht mehr gekürzt werden. Drei Währungen, mit denen Sie tatsächlich handeln, sind besser als sechs, die Sie vielleicht einmal benötigen.
- Die Zeitzone zu spät festlegen. Jedes bereits erfasste Datum wurde in der alten Zeitzone interpretiert. Korrigieren Sie dies am ersten Tag, nicht erst im dritten Monat.
- Die Anwendungswährung als Währungsumschaltung zu betrachten. Eine Änderung führt zu keiner Umrechnung. Es erfolgt lediglich eine Umbenennung.
- Die automatische No-Show-Funktion deaktiviert lassen. Die gestrigen Nichtanreisen bleiben als „bestätigt“ stehen, die Anreiseliste ist nicht mehr zuverlässig, und No-Show-Gebühren werden gar nicht erst berücksichtigt.
- Die objektweite Mindestaufenthaltsdauer als saisonale Regel verwenden. Diese gilt für jede Nacht des Jahres. Saisonale Mindestaufenthaltsdauern gehören in das Preisintervall.
- Speichern über die Schaltfläche oben und davon ausgehen, dass alles übernommen wurde. Eine Schaltfläche speichert alle vier Abschnitte, sodass eine versehentliche Änderung, die drei Abschnitte weiter entfernt liegt, ebenfalls mitgespeichert wird. Lesen Sie die Seite vor dem Speichern durch, nicht danach.