Zwei Bildschirmansichten, ein Thema: Wie eine Rechnung aussieht. Die Folio-Konfiguration legt fest, wie die Kosten eines Aufenthalts gruppiert werden, solange sich der Gast noch im Haus befindet. Die Rechnungsstellung bestimmt, wie das Dokument bei der Abreise aussieht und wie viel im Voraus von ihm verlangt wurde. Sie sind unter unterschiedlichen Menüeinträgen zu finden und werden separat gespeichert, doch Sie können das eine nicht ohne das andere betrachten.
Was eine Folio-Konfiguration ist
Ein Folio ist eine Rechnung. Die meisten Aufenthalte benötigen eines. Manche benötigen zwei, da jemand anderes einen Teil davon übernimmt: ein Reisebüro, das den Zimmerpreis, nicht aber die Minibar vereinbart hat, oder ein Unternehmen, das die Unterkunft übernimmt, während der Gast die Extras bezahlt. Eine Folio-Konfiguration ist die Regel, die festlegt, welche dieser Konfigurationen für eine Reservierung gilt.
- Das „Standard“-Abzeichen. Die Konfiguration, die für jede Buchung verwendet wird, deren Quelle nicht von einer anderen Konfiguration beansprucht wird.
- Eine zweite Konfiguration. Gilt nur für die darin aufgeführten Quellen und hat für diese Vorrang vor der Standardkonfiguration.
Die Standardeinstellung wird innerhalb des Menüs festgelegt, und die Umschaltung ist einseitig: Bei der Konfiguration, die bereits als Standard festgelegt ist, ist die Schaltfläche ausgegraut, mit einem Hinweis, dass die einzige Möglichkeit zur Änderung darin besteht, eine andere Konfiguration zum Standard zu machen. Sie ändern die Standardeinstellung, indem Sie eine andere Konfiguration zur Standardeinstellung ernennen, nicht indem Sie diese herabstufen; das bedeutet, dass Sie niemals versehentlich ganz ohne Standardeinstellung dastehen können.
Wenn die Schaltflächen „Create Configuration“ und die Aktion „Edit“ in einer Zeile auf Ihrem Bildschirm nicht angezeigt werden, umfasst Ihre Rolle keine Berechtigung für diese Funktionen, und Sie betrachten die Konfigurationen als Leser und nicht als Bearbeiter. Ein Administrator kann diese unter „Users“ in den Systemeinstellungen unter „Integrations“ › „Folio configuration“ hinzufügen.
Quellen sind die Abgleichsregel
Dies ist der Teil, bei dem es sich lohnt, etwas genauer hinzuschauen. Eine Konfiguration gilt nicht für einen Tarif, einen Zimmertyp oder einen Gast. Sie gilt für eine Buchungsquelle , und die Checkliste in der Ausklappleiste umfasst die gesamte Logik.
Die Checkliste ist ein eigenes Scrollfeld; bei einem Objekt mit einer langen Quellenliste sehen Sie daher nicht alle Häkchen auf einmal. Der schnellere Weg, um zu überprüfen, was zu einer Konfiguration gehört, ist die Funktion „View Details“ in der entsprechenden Zeile, die die Quellen und die Transaktionsarten als Chips anzeigt.
In dem Demo-Objekt beansprucht „Master Folio“ Direktbuchungen und Walk-ins, während „Extras Folio“ Booking.com, Expedia und Reisebüros beansprucht. Alles andere wird an die Standardkonfiguration weitergeleitet. Das ist die Struktur, die die meisten Objekte wünschen: Ihre eigenen Buchungen erhalten eine übersichtliche Rechnung, und die Kanäle, über die jemand anderes einen Teil des Aufenthalts abrechnet, erhalten die Aufteilung.
Aufschlüsselung der Zimmererlöse
Ein Dropdown-Menü mit zwei Optionen, das festlegt, wie die Zimmergebühr auf der Abrechnung ausgewiesen wird – und nicht, wie hoch der Gesamtbetrag ist.
| Option | Was auf der Abrechnung erscheint |
|---|---|
| Total | Eine Unterkunftszeile für den gesamten Aufenthalt. Übersichtlich und die übliche Wahl, wenn der Gast seine Rechnung selbst bezahlt. |
| Breakdown per room per night | Eine Zeile pro Zimmer und Nacht. Ausführlich und genau das, was Sie benötigen, wenn jemand die Abrechnung prüft: beispielsweise ein Mitarbeiter, der einen Tarif abgleicht, oder ein Unternehmen, das überprüft, für welche Nächte es die Kosten übernommen hat. |
Woher die Rechnungsnummer stammt
Auf Invoicing ist die erste Registerkarte das Dokument selbst.
Prefix ,Starting Index Number und Suffix werden zu der Referenz auf jeder Rechnung zusammengefügt, sodass das nächste Objekt der Demo-UnterkunftMRL-1042 lautet und das darauffolgendeMRL-1043 . Der Index ist eher ein Ausgangspunkt als ein Zähler, den Sie bedenkenlos zurücksetzen können: Wenn Sie ihn nach der Rechnungsstellung verringern, erhalten Sie zwei Dokumente mit derselben Nummer, was einem Wirtschaftsprüfer natürlich auffallen würde.
Title „Rechnung“ steht oben aufgedruckt, was in Rechtsordnungen, die zwischen einer Rechnung, einer Quittung oder einer Pro-forma-Rechnung unterscheiden, von größerer Bedeutung ist, als es auf den ersten Blick erscheint. Das Logo und „Show company details “ bestimmen den Kopfzeilenblock. „Preview invoice “ oben rechts zeigt ein Beispiel mit Ihren aktuellen Einstellungen an und ist wesentlich schneller als das Speichern und Erstellen einer echten Rechnung.
Zeitpunkt, Layout und Sprache
| Einstellung | Was sich ändert |
|---|---|
| Default due date | Wie viele Tage nach dem Rechnungsdatum die Zahlung fällig ist. Liefert das auf dem Dokument aufgedruckte Fälligkeitsdatum sowie die Fälligkeitsdauer für alle Forderungsberichte. |
| At reservation creation | Eine Rechnung liegt ab dem Zeitpunkt der Buchung vor. Geeignet für Vorauszahlungen und für Reisebüros, die ein Dokument benötigen, um eine Zahlung abzuwickeln. |
| At check-out | Die Rechnung wird bei der Abreise des Gastes erstellt und spiegelt somit alle tatsächlich angefallenen Kosten wider. Die übliche Wahl. |
| Manually | Es wird nichts erstellt, bis jemand danach fragt. Am wenigsten Überraschungen, die meisten vergessenen Rechnungen. |
| Invoice Layout Settings | Eine Auswahlmöglichkeit, nicht zwei Schalter. Sie erhalten entweder die Spalte mit den Zimmernummern oder die Aufschlüsselung der Steuern und Gebühren, nicht beides. |
| Use the guest language when available | Die Rechnung wird in der Sprache des Gästeprofils angezeigt; falls im Profil keine Sprache angegeben ist, wird die Sprache des Objekts verwendet. |
Anzahlungsrichtlinie
Diese Einstellung befindet sich auf der Registerkarte „Rechnungsstellung“ und ist die einzige Einstellung auf beiden Bildschirmen, die den Betrag beeinflusst, den ein Gast zum Zeitpunkt der Buchung zahlen soll.
Wenn die Richtlinie aktiviert ist, wählen Sie einen Prozentsatz oder einen Festbetrag aus und geben den Betrag an. Ein Prozentsatz wird auf den Buchungsbetrag angewendet; ein Festbetrag ist genau dieser Betrag, unabhängig von der Dauer des Aufenthalts. Der Schalter darunter wird oft übersehen: „Include taxes and fees specified as part of the deposit“ (Auf den Bruttobetrag anwenden) legt fest, ob der Prozentsatz vom Zwischensumme des Zimmers oder vom Gesamtbetrag einschließlich Steuern berechnet wird. Bei dem Demo-Objekt betragen 30 Prozent inklusive Steuern bei einem Aufenthalt von 720,00 mit 9 Prozent Mehrwertsteuer 235,44 statt 216,00.
Die Anzahlung gilt nur für Reservierungstypen, die eine solche erfordern, und wird bei vorläufigen Reservierungen übersprungen. Ob eine bestimmte Reservierung eine Anzahlung erfordert, wird durch den Reservierungstyp bestimmt; daher wird bei einer hier festgelegten Richtlinie, bei der kein Reservierungstyp eine Anzahlung erfordert, nichts eingezogen.
Häufige Fallstricke
| Symptom | Ursache |
|---|---|
| Eine Buchung wurde mit der falschen Folio-Einstellung erfasst | Die Quelle wird von einer Konfiguration beansprucht, die Sie nicht erwartet haben, oder von keiner – in diesem Fall wurde die Standardkonfiguration übernommen. |
| Die Schaltfläche „Änderungen speichern“ lässt sich bei einer neuen Konfiguration nicht aktivieren | Name, Beschreibung und mindestens eine Quelle sind erforderlich. Die Beschreibung wird häufig leer gelassen. |
| Die Standardkonfiguration lässt sich nicht deaktivieren | Dies ist beabsichtigt. Legen Sie eine andere Konfiguration als Standard fest, wodurch diese deaktiviert wird. |
| Zwei Rechnungen haben dieselbe Nummer | Der Startindex wurde nach der Rechnungsstellung herabgesetzt. Es handelt sich um einen Startpunkt, nicht um einen Zähler. |
| Die Steuern werden auf der Rechnung nicht einzeln aufgeführt | Das Layout ist so eingestellt, dass stattdessen die Spalte „Zimmernummer“ angezeigt wird. Beides schließt sich gegenseitig aus. |
| Die geforderte Anzahlung ist höher als erwartet | Steuern und Gebühren sind in der Anzahlungsgrundlage enthalten. Deaktivieren Sie den Schalter, um ausschließlich den Prozentsatz der Zimmer-Zwischensumme zu berücksichtigen. |
| Trotz der Richtlinien wird keine Anzahlung verlangt | Die Reservierung sieht keine Anzahlung vor, oder es handelt sich um eine vorläufige Reservierung. |