Sieben der Berichte unter „Finanzen“ sind einfache Tabellen zu denselben zugrunde liegenden Folios. Sie unterscheiden sich darin, welche Daten sie durchlassen und was sie darüber anzeigen: Ein Bericht gliedert ausstehende Forderungen nach Fälligkeitszeiträumen, ein anderer listet die Gäste auf, die mit ausstehenden Zahlungen abgereist sind, ein weiterer zeigt jedes Folio mit seinem Saldo an, ein Bericht schlüsselt die Folios in einzelne Buchungen auf, ein weiterer zeigt an, was bereits bezahlt wurde, ein Bericht listet jede Zahlung so auf, wie sie eingegangen ist, und ein weiterer zeigt an, was storniert wurde. Wählen Sie anhand der Frage, die Sie beantworten möchten, und nicht anhand des Namens, da sich mehrere Bezeichnungen überschneiden.
Welchen der sieben sollten Sie öffnen?
| Bericht | Antworten | Angezeigte Zeilen |
|---|---|---|
| Accounts Receivable Aging Report | Wie alt sind die uns zustehenden Forderungen? | Aufenthalte, die mit einem Saldo auf dem Konto abgeschlossen wurden |
| Checked-out Reservations with Outstanding Balance | Wer ist ohne Begleichung der Rechnung abgereist? | Ausgecheckte Konten mit Salden, aufgeschlüsselt nach Zimmer und Extras |
| Payments & Balances Due Report | Wie ist der aktuelle Stand jedes Kontos? | Alle Reservierungen, die in den Bereich eingegangen sind, unabhängig davon, ob sie bezahlt wurden oder nicht |
| Daily Charges by Item | Was wurde gebucht, von wem und wann | Eine Zeile pro Buchung |
| Deposits Ledger Report | Welche Reservierungen weisen einen Geldbetrag auf | Folio-Nummern, für die eine Zahlung eingegangen ist, sortiert nach Ausreisedatum |
| Transaction Report | Welche Zahlungen eingegangen sind und auf welche Weise | Eine Zeile pro entgegengenommener Zahlung, an der Rezeption und in den Ausgabestellen |
| Void and Refund Report | Was wurde storniert und aus welchem Grund | Stornierte und erstattete Transaktionen |
Der Bereich „Finanzberichte“
Vierzehn Berichte befinden sich unter „Finanzen“. Drei davon sind die Übersichten zu den Zimmerumsätzen: „Room Revenue by Rate Plan“, „ Room Revenue by Room Type“ und „Room Revenue by Source“, die außerhalb des Finanzbereichs geöffnet werden und die Zimmerumsätze nach Quelle, Typ und Tarifplan aufschlüsseln. Wenn Sie den Stern in jeder Zeile anklicken, wird diese Zeile zu „Favorites“ im „Reports Dashboard“ hinzugefügt, was der schnellste Weg ist, die zwei oder drei Berichte, die Sie täglich erstellen, zusammenzufassen.
Suchfilter, Drucken und Exportieren
Alle sieben verfügen über dieselbe Symbolleiste. Die Schaltfläche „Filter“ trägt hier die Bezeichnung „ Search filters “, während in den Berichten über die Produktion und Auslastung „Filter Report “ angezeigt wird; sie verhalten sich gleich und öffnen ein Fenster auf der rechten Seite, das keine Filter anwendet, bis Sie auf „Save Changes “ klicken. Jedes Fenster speichert seine eigenen Einstellungen zwischen den Besuchen, sodass ein Bericht, der falsch aussieht, wenn Sie dazu zurückkehren, in der Regel noch nach den Filtereinstellungen vom letzten Mal gefiltert ist.
Jedes Fenster verfügt über einen Datumsbereich, und jedes Fenster versteht darunter etwas anderes. Die Filter „Fälligkeit“ und „Kautionsbuch“ filtern nach dem Abreisedatum, die Filter „Zahlungen“ und „Salden“ nach dem Ankunftsdatum und der Filter „Tagesgebühren“ nach dem Buchungsdatum. Wenn Sie bei drei dieser Filter denselben Zeitraum von zwei Wochen einstellen, erhalten Sie dadurch nicht drei Ansichten derselben Reservierungen.
Ihnen zustehende Beträge
Der Fälligkeitsbericht ist die Mahnliste. Die Zahlungen werden bei der Abreise fällig; daher zählt „Days Outstanding“ ab dem Tag, an dem der Gast abgereist ist, und „Aging“ wandelt diese Zählung in eine von fünf Kennzeichnungen um: „Current“, „ 1-30 days“, „31-60 days“, „ 61-90 days“ und „90+ days“. Die Zeilen sind nach dem Alter der Forderungen sortiert (älteste zuerst), und die Summe neben der Überschrift gibt den Gesamtbetrag an, der dem Objekt für alle auf dem Bildschirm angezeigten Posten zusteht.
Der Bericht umfasst die letzten zwölf Monate und nicht nur den aktuellen Monat, was absichtlich so gewählt wurde: Ein Bericht, der nur einen Monat zurückreicht, kann keinen die Kategorien „61–90“ oder „90+“ überhaupt anzeigen; durch die Einschränkung des Zeitraums werden also genau jene Forderungen ausgeblendet, die Sie mit dem Bericht eigentlich ausfindig machen wollten. Outstanding Status grenzt die Anzeige auf Outstanding only, Fully Paidoder Credit Balance ein, und Include Zero Balanceszeigt beglichene Folios an, sodass Sie nachweisen können, dass eine Forderung beglichen wurde und nicht etwa nie existiert hat.
Checked-out Reservations with Outstanding Balance ist aus Sicht der Rezeption dieselbe Forderung. Es verzichtet auf die Fälligkeitsberechnung und fügt die Aufschlüsselung hinzu, die Sie für ein Gespräch mit dem Gast benötigen:Room Revenue Total , Items / Services ,Grand Total und Reservation Balance Due , sodass Sie erkennen können, ob der unbezahlte Teil die Zimmerrechnung oder die Extras betrifft. Das Filterfeld bietet lediglich einen Datumsbereich und einen Gastnamen, und es bezieht sich auf den Reservierungsstatus anstatt auf den Kalender; daher erscheint ein Gast, der heute abreisen sollte, aber noch nicht ausgecheckt wurde, dort nicht.
Das gesamte Buch: Zahlungen und ausstehende Salden
Dies ist der umfangreichste der Berichte. Er listet jede Reservierung auf, die im Zeitraum eintrifft, unabhängig von ihrem Status; so steht ein vollständig bezahlter Folio neben einem, bei dem noch nichts bezahlt wurde, und das „Status“-Symbol unterscheidet beide voneinander. „Grand Total“ minus „Paid Amount“ ergibt „Balance Due“ in jeder Zeile, und die Zahl neben der Überschrift ist die Summe dieser Spalte.
Verwenden Sie diese Funktion lieber vor der Ankunft als nach der Abreise. Durch Filtern nach „ Arrival “ und „Confirmed “ für die nächsten paar Tage erhält die Rezeption eine Liste der Gäste, die mit einem offenen Saldo anreisen – ein Gespräch, das beim Check-in wesentlich einfacher zu führen ist als beim Check-out. Das Fenster akzeptiert außerdem eine Reservierungsnummer, einen Gastnamen und eine Buchungsquelle, und die Statusliste enthält alle elf Reservierungs- Status.
Jede Buchung: Tageskosten nach Posten
Während die anderen fünf Berichte sich auf Rechnungen beziehen, bezieht sich dieser Bericht auf Buchungen: eine Zeile pro Belastung, mit minutengenauem Zeitstempel, mit dem Posten, seiner Kategorie, der Menge und dem Einheitspreis hinter dem Betrag, einem „ Posting # “ sowie dem Mitarbeiter, der den Posten auf die Rechnung gesetzt hat. Dies ist der Bericht, den Sie öffnen sollten, wenn ein Gast eine Position beanstandet, und der Bericht, den Sie bei der Schichtübergabe ausführen sollten, wenn die Einnahmen einer Nacht falsch erscheinen.
Die Filter sind entsprechend ausgelegt. „Charge Category“ stammt aus den hauseigenen Kategorien des Objekts, „Processed by“ aus der Benutzerliste, und es gibt Freitextfelder für den Artikelnamen, die Nummer für Reservierungen und die Buchungsnummer. Die Filterung nach Kategorie ist der schnellste Weg, um zu erfahren, was das Restaurant gestern eingenommen hat, ohne den Bericht zu verlassen.
Das Kautionsbuch
Deposits Ledger Report listet Folios auf, für die Geld entgegengenommen wurde, sortiert nach dem Auscheckdatum, mit den Bezeichnungen „Room Nights “, „Room # “, „ Reservation Status “, „ Reservation Paid Amount “, „ Reservation Balance Due “ und „Grand Total “. Filtern Sie nach Status, um die Frage zu beantworten, für die es eigentlich gedacht ist: Wie viel Geld ist für Reservierungen hinterlegt, bei denen die Gäste noch nicht eingetroffen sind.
Verstehen Sie den Namen nicht zu wörtlich. Der Hub beschreibt die Funktion als Nachverfolgung von erhaltenen, verrechneten und erstatteten Anzahlungen, doch die Tabelle enthält weder eine Spalte für „verrechnet“ noch für „erstattet“ und keine separate Angabe für Anzahlungen: Sie zeigt, was insgesamt auf dem Folio bezahlt wurde. Eine Anzahlung, die inzwischen auf den Aufenthalt angerechnet wurde, sieht hier genauso aus wie eine beim Check-out entgegengenommene Zahlung.
Stornierungen und Rückerstattungen
Eine Stornierung hebt eine Buchung auf, die nicht hätte vorgenommen werden dürfen; eine Rückerstattung gibt bereits entgegengenommenes Geld zurück. Das „Type“-Symbol gibt an, um welche Art es sich handelt, „Transaction Type“ zeigt an, was storniert wurde („Payment“, „Room“ oder „Item/Service“), und „Notes“ enthält den Grund, den jemand damals eingegeben hat. Das Fenster filtert nach beiden Kriterien und verwendet dabei „Voided“ und „Refunded“ als Bezeichnungen.
Die Spalte „Notizen“ wird in der Tabelle auf 40 Zeichen gekürzt, und der vollständige Text ist im Tooltip der Zelle zu finden. Da der Grund der eigentliche Sinn des Berichts ist, sollten Sie den Mauszeiger über eine Zeile bewegen, bevor Sie Schlussfolgerungen daraus ziehen.
Alle eingegangenen Zahlungen: der Transaktionsbericht
Die anderen sechs Berichte sind nach Folios gegliedert. Dieser hier ist nach eingehenden Zahlungen gegliedert. Jede im Berichtszeitraum entgegengenommene Zahlung erhält eine Zeile, unabhängig davon, wer sie entgegengenommen hat und wo dies geschah – damit ist dies der Bericht, anhand dessen Sie Ihre täglichen Bankvorgänge abgleichen.
Source ist die Spalte, die den Unterschied ausmacht. „Reservation “ bedeutet, dass die Zahlung gegen ein Folio an der Rezeption verbucht wurde; „Tableview “ bedeutet, dass sie in einer Gaststätte verbucht wurde, sodass die Zeilen für das „Terrace Restaurant“ und die „Lobby Bar“ Restaurant- und Barumsätze sind, die in derselben Liste wie Zimmerzahlungen aufgeführt sind. Kein anderer Finanzbericht zeigt Ihnen beides.
Folio Name und „Room No. “ werden in den beiden Zeilenarten unterschiedlich dargestellt. Bei einer Zahlung für eine Reservierung wird das Zimmer angegeben; bei einer Zahlung in einer Verkaufsstelle wird in „Folio Name “ die Verkaufsstelle genannt und das Zimmer des Gastes in „Room No. “ aufgeführt – so erscheint eine Barrechnung, die auf ein Zimmer gebucht wird. „Posted By “ bezeichnet den Mitarbeiter, der die Zahlungen entgegengenommen hat; diese Angabe verwenden Sie, wenn eine Zahl mit jemandem abgeklärt werden muss.
Die am Fuß des Berichts angeheftete „TOTAL“ ist die Zahl, zu deren Ermittlung der Bericht dient: alle im Berichtszeitraum verbuchten Beträge, über alle Quellen und jede Zahlungsmethode hinweg. Sie folgt den Filtern, sodass eine Filterung auf „Cash“ Ihnen die Beträge anzeigt, die physisch in den Schubladen vorhanden sein sollten.
Es handelt sich um denselben Filterbereich, den auch die anderen sechs Berichte verwenden, mit zwei Ergänzungen. Sowohl „ Payment Method “ als auch „Source “ akzeptieren mehrere Werte gleichzeitig, sodass Sie beispielsweise nach Zahlungen mit Karten in den Filialen fragen können und genau diese Ergebnisse erhalten. Der Datumsbereich reicht vom ersten des Monats bis zum heutigen Tag.
Die Zahlen in Einklang bringen
Die Berichte nutzen denselben Satz an Folios, sodass Zahlen, die dasselbe Folio beschreiben, überall übereinstimmen, sofern die Zeiträume übereinstimmen. Für jede Zeile gelten drei Kriterien:
- Paid Amount sowieBalance Due ist Grand Total .
- Room Revenue Total plus Items / Services ergibt Grand Total .
- Die Buchungen für ein Folio auf Daily Charges by Item summieren sich zu dem Wert unter „Items / Services“ im ausgecheckten Bericht.
Wenn zwei Berichte voneinander abweichen, überprüfen Sie vor allem das Datumsfeld, da die Filterung nicht auf demselben Datum basiert. Ein Folio, das am 30. eintrifft und am 2. auscheckt, erscheint in einem Bericht im Juli und im nächsten im August.
Was diese Berichte nicht leisten
- No sorting and no paging. Spaltenüberschriften sind nicht anklickbar, und alle übereinstimmenden Zeilen werden auf einmal angezeigt. Verfeinern Sie die Auswahl lieber mit dem Filterbereich, anstatt zu scrollen.
- No totals row. Jeder Bericht zeigt eine Zusammenfassung neben der Abschnittsüberschrift an und sonst nichts: ausstehende Beträge nach Fälligkeit, offener Restbetrag bei Zahlungen und im Ausleihbericht den Betrag, der bei Belastungen verbucht und bei Stornierungen rückgebucht wurde.
- No aged credit. Die Fälligkeitsgruppen erstrecken sich nur ab dem Fälligkeitsdatum nach vorne. Ein Folio mit Guthaben wird als negativer Saldo unter „Credit Balance “ angezeigt, nicht als Fälligkeitsgruppe.
- Nothing here posts or takes money. Dies sind Berichte. Das Belasten eines Kontos, das Entgegennehmen einer Zahlung und die Ausstellung einer Rückerstattung erfolgen alle auf dem Konto der Reservierung.