Eine Kassenschublade ist eine physische Kasse: die Geldkassette an der Rezeption, die hinter der Poolbar, die, an der der Nachtkassierer arbeitet. Dieser Bildschirm zeigt an, was sich in jeder einzelnen davon befinden sollte und wer es dort hineingelegt hat.
Er existiert, weil Bargeld die einzige Geldart in Prostay ist, die verloren gehen kann, ohne anderswo Spuren zu hinterlassen. Eine Kartenzahlung wird über das Zahlungsgateway abgeglichen. Banknoten und Münzen werden anhand einer Person abgeglichen, die sie zählt, und der Wert dieses Bildschirms liegt ausschließlich darin, wie ehrlich diese Zählung durchgeführt wird.
- Die Kassenschubladen, über die Sie verfügen. Die Auswahl einer Schublade verändert alles rechts davon.
- Die offene Sitzung für diese Kassenschublade, zusammengefasst.
- Wo eine Korrektur verbucht wird.
Was eine Kassenschublade und eine Sitzung sind
Diese Unterscheidung ist wichtig, und der Bildschirm geht davon aus, dass Sie sie bereits kennen.
Eine Kasse ist die physische Kasse. Sie ist eine feste Einrichtung mit einem Namen, einem Standort und einem Standard-Kassenbestand und existiert unabhängig davon, ob sie heute von jemandem genutzt wird oder nicht.
Eine Sitzung ist die Nutzung dieser Kasse während einer Schicht. Sie beginnt, wenn jemand den Startbestand einzählt, erfasst alle Bargeldbewegungen, solange sie geöffnet ist, und endet, wenn jemand den tatsächlichen Kassenbestand zählt. In einer Kassenschublade kann jeweils höchstens eine Sitzung geöffnet sein, was diesen Datensatz aussagekräftig macht: Zu jedem Zeitpunkt ist genau eine Person für den Inhalt jeder Kassenschublade verantwortlich.
Auswahl einer Kasse
Jede Kasse zeigt ihren Namen, ihren Standort und an, ob eine Sitzung geöffnet ist. Diese Anzeige bestimmt, welche Aktionen möglich sind: Eine Kasse ohne geöffnete Sitzung bietet „Open session“ an, eine Kasse mit einer geöffneten Sitzung bietet „ Close session“ an, und keine Kasse bietet jemals beides an.
Eine Sitzung öffnen
- Wählen Sie die Kassenschublade in der Leiste aus.
- Zählen Sie das Bargeld in der Kasse physisch nach, bevor Sie den Bildschirm berühren.
- Drücken Sie „Open session“ und geben Sie diesen Betrag als Eröffnungsbestand ein. Das Feld ist bereits mit dem Standardwert der Kassenschublade vorausgefüllt, der dem vorgesehenen Bestand entspricht. Sollte der von Ihnen gezählte Betrag davon abweichen, geben Sie den tatsächlich gezählten Betrag ein.
Der erwartete Saldo und wie Sie ihn überprüfen
Der erwartete Saldo ist der Betrag, der sich derzeit in der Kasse befinden sollte, wenn nichts schiefgelaufen ist. Es handelt sich nicht um eine Schätzung, und Sie können ihn selbst überprüfen:
Anfangsbestand plus Bareingänge minus Barausgänge plus Anpassungen.
Die Aktivitätstabelle stellt diese Rechenoperation dar, und die Betragsspalte ist so vorzeichenbehaftet, dass sich die Summe ergibt. Von unten nach oben betrachtet : 300,00 Kassenbestand, plus 240,00, plus 85,50, abzüglich 65,00 für die stornierte Spa-Behandlung, plus 420,00, abzüglich 20,00 für die Anpassung, plus 130,00. Das ergibt 1.090,50, was genau dem Betrag auf dem Schild entspricht.
Die anderen drei Felder entsprechen den Angaben. „Opened at“ gibt an, wann die Schicht die Kasse abgezogen hat, „Opening float“ gibt an, was abgezogen wurde, und „Activity entries“ zählt jede Zeile in der Tabelle, einschließlich des Anfangsbestands.
Veröffentlichung einer Korrektur
Eine Korrektur erfasst Bargeldbewegungen, deren Grund das System ansonsten nicht erkannt hätte: eine Aufstockung des Wechselgeldbestands aus dem Safe, ein für einen Gast bezahltes Taxi, ein Mangel, der während der Schicht festgestellt und protokolliert statt verschwiegen wurde. Positiv bedeutet Geldeingang, negativ bedeutet Geldaufwand.
Machen Sie jedes Mal eine Notiz. Der Betrag teilt der nächsten Person mit, wie viel bewegt wurde, und der Zeitstempel gibt an, wann dies geschah, doch nur die Notiz erklärt, warum – und eine unerklärte Korrektur ist nicht von einem ausgeglichenen Fehlbetrag zu unterscheiden, wenn jemand die Schicht eine Woche später überprüft.
Abschluss und Zählung
- Zählen Sie die Kasse ab. Den gesamten Betrag, physisch, bevor Sie das Dialogfeld öffnen.
- Drücken Sie „Close session“ und geben Sie den gezählten Betrag in „Counted balance“ ein.
- Sollte der Betrag nicht mit dem über dem Feld angezeigten erwarteten Saldo übereinstimmen, geben Sie bitte, soweit möglich, den Grund dafür in der Abschlussnotiz an. „Zweimal gezählt, immer noch 5,50 zu wenig“ ist für den Dienstleiter hilfreicher als ein leeres Feld.
- Speichern. Die Sitzung wird geschlossen und verschoben in den Bereich „Vergangene Sitzungen“.
Abweichungen in vergangenen Sitzungen lesen
Die Differenz ergibt sich aus dem gezählten Betrag abzüglich des erwarteten Betrags; ein negativer Wert bedeutet also, dass in der Kasse zu wenig vorhanden war, und ein positiver Wert, dass sich mehr darin befand, als es eigentlich sollte. Beides ist eine genauere Überprüfung wert. Ein Überschuss ist keine gute Nachricht; er bedeutet in der Regel, dass eine Zahlung in die Kasse gelangt ist, ohne erfasst worden zu sein, oder dass eine Rückerstattung verbucht wurde, die physisch nie erfolgt ist.
| Abweichung | Bedeutung | Übliche Ursache |
|---|---|---|
| Null | Die Zählung und die Berechnung stimmen überein. | Keine Maßnahme erforderlich. In der Tabelle grün markiert. |
| Negativ, Fehlbetrag | Weniger Bargeld als vorhanden sein sollte. | Falsches Wechselgeld ausgegeben, eine Zahlung entgegengenommen, aber nicht verbucht, oder ein tatsächlicher Verlust. |
| Positiv, Überschuss | Mehr Bargeld als vorhanden sein sollte. | Eine Zahlung, die der falschen Kasse zugeordnet wurde, oder eine verbuchte, aber nicht ausgezahlte Rückerstattung. |
Eine Sitzung, deren Kasse auf „Parkieren bis zur Zählung“ eingestellt ist, wird in den Status „ Awaiting manager verification “ (In Bearbeitung) statt direkt in den Status „Closed“ (Geschlossen) versetzt. Dies ist eine Warteschlange: Es bedeutet, dass die Schicht beendet ist, aber noch niemand mit der Berechtigung, die Abweichung zu akzeptieren, den Vorgang geprüft hat.
Öffnen und Schließen nach Zeitplan
Eine Kassenschublade kann sich zu festgelegten Zeiten selbst öffnen und schließen, was für eine Kasse geeignet ist, die nach einem Dienstplan betrieben wird, wie beispielsweise eine Poolbar, die um sieben Uhr öffnet und um elf Uhr schließt. Legen Sie die Zeiten und die Zeitzone in den Einstellungen der Kassenschublade fest.
Das Feld, das Sie unbedingt beachten sollten, ist „Park pending manager count instead of auto-closing“ (Schließung nach Zeitplan beendet die Sitzung). Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, beendet die planmäßige Schließung die Sitzung, ohne jedoch eine Abrechnung zu erfassen, und die Sitzung wartet auf eine Person. Ist das Kontrollkästchen deaktiviert, schließt der Zeitplan die Sitzung selbstständig, was bedeutet, dass eine Abrechnung erfolgt, die niemand vorgenommen hat. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für jede Kassenschublade, in der echtes Geld aufbewahrt wird.
Wer dies tun darf
Cash drawers gehört nicht zu den Zugriffsrechten, die mit der Anmeldung verbunden sind. Die Rechte für die Kassenschublade sind in der Berechtigungsliste zusammengefasst, und ein Administrator erteilt sie unter „Benutzer“, „User Roles “.
| Richtig | Was dies ermöglicht |
|---|---|
| Anzeigen | Öffnen Sie den Bildschirm und lesen Sie Sitzungen und Abweichungen. |
| Erstellen | Fügen Sie einen Ordner hinzu und öffnen Sie darin eine Sitzung. |
| Bearbeiten | Ändern Sie eine Ablage, verbuchen Sie eine Anpassung und schließen Sie eine Sitzung. |
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Wo das Bargeld nach dem Verlassen dieses Bildschirms hingeht, wird unter „Buchung von Gebühren, Zahlungen und Rückerstattungen“ behandelt, und die Konten, von denen eine Barrückerstattung ausgezahlt werden kann, werden unter „Gutschriften und Rückerstattungen “ eingerichtet. Um die Tageseinnahmen mit den von den Kassierern gezählten Beträgen abzugleichen, verwenden Sie den Transaktionsbericht in den Finanzberichten .