Was ist der Unterschied zwischen gesperrten Terminen und „außer Betrieb“?

„Blockierte Termine“ bedeuten, dass das Zimmer in Ordnung ist und Sie sich entschieden haben, es nicht zu vermieten, beispielsweise bei einem Aufenthalt des Eigentümers. „ Out of service “ bedeutet, dass das Zimmer erst aufbereitet werden muss, bevor es vermietet werden kann, beispielsweise durch eine gründliche Reinigung. Die Formulare sind identisch, jedoch erscheint „außer Betrieb“ auf der Tafel der Zimmerreinigung und im „außer Betrieb“-Bericht, während „gesperrte Termine“ dort nicht aufgeführt sind.

Was ist der Unterschied zwischen „außer Betrieb“ und „defekt“?

Out of order dient für einen Defekt: Es erfasst den Fehler, das Wartungsteam, die Reparaturkosten und ein voraussichtliches Wiederinbetriebnahmedatum und speist diese Informationen in den Wartungsbereich des Systems ein. „ Out of service “ dient für ein Zimmer, an dem Arbeiten erforderlich sind, das jedoch nicht defekt ist, und fragt lediglich nach einem Grund.

Läuft eine Höflichkeitsreservierung von selbst ab?

Nr. „ Length of Hold “ protokolliert, was Sie dem Gast versprochen haben, und wird in der Bestätigungs-E-Mail verwendet, aber nichts hebt die Reservierung auf, wenn diese Frist abgelaufen ist. Jemand muss die Karte öffnen und „ Clear Dates “ auswählen.

Kann ich mehrere Zimmer gleichzeitig reservieren?

Nicht aus diesen Formularen. Gesperrte Termine, Außerbetriebnahme und Außer Betrieb beziehen sich jeweils auf ein Zimmer; eine ganze Etage bedeutet daher einen Eintrag pro Zimmer. Wenn der Grund eine Wartung ist, die viele Zimmer betrifft, ist ein Wartungsauftrag der bessere Ausgangspunkt.

Warum ist meine Auslastungsquote gestiegen, obwohl ich ein Zimmer als nicht verfügbar markiert habe?

Denn ein nicht verfügbarer Raum wird aus der Anzahl der Räume herausgenommen, die Sie hätten verkaufen können, sodass die gleiche Anzahl verkaufter Räume nun durch eine geringere Zahl geteilt wird. Bei gesperrten Terminen verhält es sich ebenso. „ Out of service “ und „Courtesy Holds“ haben diesen Effekt nicht, weshalb sie die Zahl unverändert lassen.

Ich habe ein Zimmer versehentlich als „ausgebucht“ markiert. Soll ich die Buchung stornieren oder das Zimmer wieder freigeben?

Beides gibt das Zimmer sofort frei, sodass es keinen praktischen Unterschied macht. „ Cancel Out Of Service “ ist die Formulierung, die im Falle eines Fehlers korrekt lautet; „ Return to Service “ ist für einen Block vorgesehen, der seine Aufgabe erfüllt und beendet hat.

Das Zimmer ist bereits reserviert. Wie kann ich es wieder zum Verkauf freigeben?

Klicken Sie auf die Kachel und wählen Sie „ Cancel Out Of Order “ aus. Es gibt keine separate Aktion „Reparatur abgeschlossen“, und „ Maintenance Status “ verfügt aus demselben Grund über keine Option „Abgeschlossen“: Das Beenden des Blocks markiert diesen als erledigt.

Gesperrte Termine, Reservierungen und nicht verfügbare Zimmer

Nicht jeder Eintrag im Kalender bezieht sich auf einen Gast. Ein Zimmer kann für den Eigentümer reserviert sein, jemandem für zwei Stunden zugesagt werden, während dieser sich entscheidet, aus der Liste für den Verkauf genommen werden, um gründlich gereinigt zu werden, oder tatsächlich defekt sein. Prostay verfügt für jeden dieser Fälle über eine eigene Option, und obwohl sie fast die gleiche Kachel anzeigen, sind sie nicht austauschbar.

Ein Ausschnitt aus dem Kalender, der die Zimmer 101 bis 201 zeigt, mit einem roten „Owner stay“-Block bei 101, einem roten „Air conditioning fault“-Block bei 103, einem blauen „Tomas Carter“-courtesy hold bei 105 und einem roten „Deep clean“-Block bei 201. — Je eine von jeder Art. Drei der vier haben dieselbe rote Farbe, daher unterscheidet man sie anhand der Beschriftung auf der Kachel.

Gesperrte Termine für Zimmer 101 mit der Aufschrift „Owner stay “.
Out of order in Zimmer 103, mit der Aufschrift „Air conditioning fault “.
Eine vorläufige Reservierung für Zimmer 105 mit der Aufschrift „Tomas Carter “. Die einzige der vier, die den Namen einer Person trägt, und die einzige, die blau ist.
Out of service in Raum 201, mit der Aufschrift Deep clean .

Die vier Arten

Typ	Bedeutung	Typischer Grund
Blocked Dates	Das Zimmer ist vollkommen in Ordnung. Sie haben sich entschieden, es nicht zu verkaufen.	Eigennutzung, Personalunterkunft, das Zimmer wird für einen Gruppenvertrag reserviert, den Sie noch nicht unterzeichnet haben.
Courtesy Hold	Das Zimmer ist einer namentlich genannten Person für einen begrenzten Zeitraum zugesagt, es liegt jedoch keine Buchung vor.	Ein Gast, der sich mit seinem Partner abstimmt und heute Nachmittag zurückrufen wird.
Out of Service	Das Zimmer bedarf einer Überarbeitung, aber es ist nichts kaputt. Es wird so zurückgegeben, wie es ist.	Gründliche Reinigung, Teppichtrocknung, Geruchsbeseitigung, ein Matratzenwechsel.
Out of Order	Etwas ist defekt. Es gibt eine Reparatur, ein Team und Kosten.	Defekt der Klimaanlage, Leck im Badezimmer, Elektroarbeiten.

Die Wahl zwischen diesen Optionen

Zwei Fragen klären die Sache fast immer.

Wartet eine bestimmte Person auf diesen Raum? Wenn ja, handelt es sich um eine Höflichkeitsreservierung und um nichts anderes. Eine Reservierung enthält einen Namen, eine E-Mail-Adresse sowie eine Dauer und kann mit einem Klick in eine Buchung umgewandelt werden. Keiner der anderen drei Fälle ist dazu in der Lage.
Gibt es etwas zu reparieren? Wenn ja, handelt es sich um eine „außer Betrieb“-Meldung, denn dies ist die einzige der vier Optionen, die den Defekt, den Verantwortlichen für die Reparatur und die Kosten erfasst und als solche im Wartungsbereich des Systems angezeigt wird. Wenn nichts repariert werden muss, haben Sie die Wahl zwischen „gesperrten Terminen“ und „außer Betrieb“, und der praktische Unterschied besteht darin, wem Sie dies mitteilen.

„Gesperrte Termine“ ist eine geschäftliche Entscheidung: Dieses Zimmer steht nicht zum Verkauf. „ Out of service “ ist eine betriebliche Entscheidung: Die Zimmerreinigung benötigt das Zimmer und es wird in Kürze wieder verfügbar sein. Prostay behandelt diese Status entsprechend. Bei „außer Betrieb“ wird das Zimmer in die Liste der Zimmerreinigung mit dem Vermerk „OUT OF SERVICE “ aufgenommen, sodass das Personal der Zimmerreinigung es auf seiner Liste sieht; „gesperrte Termine“ haben keinerlei Auswirkungen auf die Zimmerreinigung.

Erstellen

Alle vier werden auf dieselben zwei Arten angelegt. Das Menü „ Create New “ oben rechts im Kalender enthält für jeden einen Eintrag, und wenn Sie auf eine freie Nacht in einer Zimmerzeile klicken, öffnet sich ein kleines Menü mit denselben Optionen sowie den beiden Buchungstypen.

Das Menü „Hinzufügen“ oben rechts im Kalender, das folgende Einträge enthält: „new reservation“, „new tentative“, „blocked dates“, „courtesy hold“, „out of service“, „out of order“, „house use“ und „complimentary reservation“. — Vier dieser acht Einträge erzeugen etwas, das keine Buchung ist.

Der Unterschied liegt lediglich in der Benutzerfreundlichkeit. Wenn Sie über das Menü beginnen, erhalten Sie ein leeres Formular und wählen Zimmer und Termine selbst aus; wenn Sie von einer leeren Zelle ausgehen, werden das Zimmer und die Nacht, auf die Sie geklickt haben, automatisch eingetragen. Alles danach ist identisch.

Gesperrte Termine

Das Fenster „Blocked Dates“ mit vier Feldern: „From“, „To“, „Select Room“ und einem Freitextfeld „Reason“, oberhalb der Schaltflächen „Close“ und „Save Changes“. — Vier Felder. Kein Gast, kein Preis, keine Kosten: Das Zimmer steht schlichtweg nicht zum Verkauf.

Feld	Was dort einzutragen ist
From und To	Die zu sperrenden Übernachtungen. Wie überall im Kalender wird das Abreisedatum selbst nicht gesperrt: Eine Sperre vom 14. bis zum 15. umfasst eine Übernachtung.
Select Room	Ein Zimmer. Um eine ganze Etage zu reservieren, müssen Sie pro Zimmer eine Reservierung vornehmen, was mühsam ist und der Hauptgrund dafür ist, dass Nutzer stattdessen auf die Option „Außer Betrieb“ zurückgreifen.
Reason	Freitext – und genau dieser wird auf die Kachel gedruckt. Schreiben Sie etwas, worauf ein Kollege reagieren kann. „Owner stay“ ist sinnvoll; „Blocked“ hingegen nicht.

Prostay weigert sich, eine Sperre zu speichern, die sich mit einer bestehenden Buchung, einer Reservierung oder einer anderen Sperre für denselben Raum überschneidet, und weist Sie oberhalb des Raumfeldes darauf hin. Es erfolgt keine Überprüfung hinsichtlich „außer Betrieb“ oder „defekt“, sodass es möglich ist, einen Raum zu sperren, der bereits defekt ist. Es kommt zu keinen Fehlern, doch am Ende haben Sie zwei Kacheln, die unterschiedliche Informationen über dieselbe Nacht anzeigen.

Das Menü, das sich über die Kachel „blocked dates“ öffnet, trägt die Überschrift „Blocked Dates“ und enthält darunter den Eintrag „date range“, der die Optionen „Clear Dates“ und „Edit“ anbietet. — Eine geblockte Kachel verhält sich auf zwei Arten: Sie verschwindet oder sie ändert sich.

Wenn Sie auf das Kästchen klicken, erhalten Sie die Option „Clear Dates“, die die Sperre nach einer Bestätigung aufhebt, sowie „Edit“, wodurch dasselbe Formular erneut geöffnet wird. Mehr gibt es über gesperrte Termine nicht zu wissen, was ja gerade der Sinn der Sache ist.

Höflichkeitsreservierung

Eine „Courtesy Hold“ ist die einzige der vier Reservierungsarten, die mit einem Gast verbunden ist, und die einzige, die zu einer tatsächlichen Buchung führen kann. Sie wird verwendet, wenn jemand Sie gebeten hat, ein Zimmer freizuhalten, während er sich entscheidet.

Das Fenster „Courtesy Hold“ mit den Feldern „From“, „To“, „Adults“, „Children“, „Select Accommodations“, „Select Rate“, „First Name“, „Last Name“, „Length of Hold“, „Format“, „Email“ und „Phone“, von denen die meisten mit einem Sternchen als Pflichtfelder gekennzeichnet sind. — Das längste der vier Formulare, da eine Reservierung im Namen einer namentlich genannten Person vorgenommen wird.

Feld	Erforderlich	Was dort einzutragen ist
From, To	Ja	Die Übernachtungen, für die die Reservierung gilt.
Adults, Children	Siehe Hinweis	Anzahl der Personen. Sie können diese Felder leer lassen, wenn Sie keinen Preis angeben; sobald Sie jedoch einen Tarifplan auswählen, muss die Anzahl der Erwachsenen mindestens eins betragen, da der Preis davon abhängt.
Select Accommodations	Ja	Das reservierte Zimmer.
Select Rate	Nein	Der anzugebende Tarifplan. Durch die Auswahl eines Tarifplans wird der Preis für diese Daten und die Gruppengröße abgerufen, sodass der Betrag, den Sie dem Gast nennen, der tatsächliche Preis ist. Mit „No rate plan“ wird das Zimmer reserviert, ohne dass ein Preis angegeben wird.
First Name, Last Name	Ja	Für wen das Zimmer reserviert wird. Dies wird auf der Kachel angezeigt.
Length of Hold und Format	Ja	Wie lange Sie zugesagt haben, das Zimmer zu reservieren: eine Zahl und ob diese Zahl Stunden oder Tage bedeutet. Beachten Sie den Hinweis unten.
Email	Ja	Auf eine gültige Adresse geprüft. An diese Adresse wird die Reservierungsbestätigung gesendet.
Phone	Nein	Es lohnt sich, dieses Feld auszufüllen. Sie werden nachhaken müssen.

Das Menü auf der Kachel „courtesy hold“ mit der Überschrift „Courtesy Hold“ bietet die Optionen „Confirm Reservation“, „Convert to Tentative“, „Clear Dates“ und „Edit“ an. — Das einzige der vier Elemente, das zu einer Buchung führen kann, und es bietet zwei Möglichkeiten, dies zu tun.

Aktion	Was passiert
Confirm Reservation	Wandelt die Vormerkung in eine echte Buchung um und öffnet sie, damit Sie die Details vervollständigen können. Das ist das Happy End.
Convert to Tentative	Macht daraus stattdessen eine vorläufige Buchung mit einem von Ihnen festgelegten Ablaufdatum. Das Fenster fragt zudem, ob „ Deduct from room inventory “ aktiviert werden soll, wodurch entschieden wird, ob das Zimmer über Ihre Kanäle nicht mehr buchbar ist, solange die vorläufige Buchung besteht.
Clear Dates	Gibt das Zimmer frei. Verwenden Sie diese Option, wenn der Gast absagt oder wenn die Reservierung bereits seit einer Woche besteht.
Edit	Öffnet das Formular erneut, um Daten, Zimmer oder Kontaktdaten zu ändern.

Außer Betrieb

Das Fenster „Out of Service“ mit den Feldern „From“, „To“, „Select Room“ und einem Freitextfeld „Reason“, oberhalb der Schaltflächen „Close“ und „Save Changes“. — Feld für Feld handelt es sich hierbei erneut um das Fenster „**Blocked Dates**“. Der Unterschied liegt darin, was die beiden Optionen anschließend bewirken.

Das Formular fragt dieselben vier Angaben ab wie bei „Gesperrte Termine“: Termine, ein Zimmer und einen Grund, der auf der Kachel angezeigt wird. Der Unterschied liegt in allen nachfolgenden Schritten. Ein als „außer Betrieb“ gekennzeichneter Raum erscheint auf der Zimmerreinigungstafel mit einem eigenen Symbol, verfügt über einen eigenen Bericht unter „Reports“ und kann nicht in eine Zimmerreinigung-Eilwarteschlange verschoben werden.

Im Gegensatz zu gesperrten Terminen überprüft dieses Formular überhaupt nicht auf Überschneidungen. Sie können ein Zimmer an Nächten außer Betrieb setzen, an denen bereits ein Gast darin untergebracht ist, und nichts wird Sie daran hindern. Überprüfen Sie die Zeile, bevor Sie speichern.

Das Menü auf einer Kachel der Webout of service, mit der Überschrift „Out of Service“, bietet die Optionen „Cancel <span translate="no">Out Of Service</span>“, „Return to Service“ und „Edit“ an. — Sowohl „Stornieren“ als auch „Wieder freigeben“ beenden die Sperre. Der Unterschied liegt in Ihrer Absicht.

Zwei der drei Aktionen beenden die Sperre, wobei der Unterschied eher in der Absicht als in der Wirkung liegt. „Return to Service“ ist die normale Beendigung: Die Arbeit ist erledigt und das Zimmer ist wieder verfügbar. „Cancel Out Of Service“ ist für die Sperre gedacht, die gar nicht erst hätte gesetzt werden dürfen – jene, die Sie dem falschen Zimmer zugewiesen haben. Beide geben das Zimmer sofort wieder frei.

„Out of order“

Out of order bezieht sich auf einen Raum, der defekt ist. Es ist der einzige der vier Befehle, der sich wie ein Arbeitsauftrag verhält, und das Formular ist entsprechend länger.

Feld	Was dort einzutragen ist
Block From und Block To	Wann der Raum außer Betrieb ging und wann Sie die Wiederinbetriebnahme erwarten. Das zweite Feld ist eine Schätzung, und es wird erwartet, dass Sie zurückkommen und den Wert ändern, wenn sich die Schätzung als falsch herausstellt.
Room Type, dann Room #	Zwei Schritte statt einem: Die Raumliste bleibt deaktiviert, bis Sie einen Typ ausgewählt haben.
Maintenance Status	Pending oderIn Progress . Es gibt hier bewusst keine Option „abgeschlossen“: Eine abgeschlossene Reparatur ist kein außer Betrieb befindlicher Raum, daher beenden Sie den Block anstatt ihn als erledigt zu markieren.
Issue type	Ausgewählt aus der Liste Ihres Objekts. Die Liste selbst ist über den letzten Eintrag in der Dropdown-Liste bearbeitbar; sollte der bei Ihnen vorliegende Mangel also nicht aufgeführt sein, können Sie ihn hinzufügen, anstatt die am ehesten passende Option auszuwählen.
Maintenance Team	Wer führt die Arbeiten durch? Aus Ihrer eigenen Liste, die auf dieselbe Weise bearbeitet werden kann.
Cost of repair	Die Kosten in der Währung Ihres Objekts. Das ist der Grund, warum es sich lohnt, den Störungsbericht zu erstellen: Er wandelt eine Liste defekter Räume in Wartungskosten um.
Diary Notes	Ein laufendes Protokoll. Notizen, die Sie hier hinzufügen, werden mit dem Formular verknüpft und zusammen mit diesem gespeichert; fügen Sie sie daher lieber vor dem Speichern als danach hinzu.

Das Menü auf einer Kachel der Webout of order, mit der Überschrift „Out of Order“, bietet die Optionen „Cancel <span translate="no">Out Of Order</span>“ und „Edit“ an. — **Out of order** Es gibt keine Entsprechung für „Wieder in Betrieb nehmen“. Durch das Abbrechen wird der Raum wieder freigegeben.

Es gibt nur zwei Aktionen. „Cancel Out Of Order “ beendet die Sperrung und gibt Ihnen das Zimmer zurück; diese Option wählen Sie sowohl bei Abschluss der Reparatur als auch dann, wenn die Sperrung versehentlich erfolgte. „ Edit “ öffnet das Formular erneut; dort können Sie das voraussichtliche Rückgabedatum verschieben oder den Rechnungsbetrag hinzufügen, sobald Sie diesen kennen.

Wie sich die einzelnen Aktionen auf Ihre Auslastung auswirken

Der Prozentsatz unter jedem Datum im Kalender entspricht den verkauften Zimmern geteilt durch die Zimmer, die Sie hätten verkaufen können. Wenn Sie ein Zimmer aus der zweiten Zahl herausnehmen, steigt der Prozentsatz, da Sie nicht mehr anhand eines Zimmers bewertet werden, das nie verfügbar war. Bei welcher dieser vier Optionen dies nicht einheitlich geschieht, sollten Sie wissen:

Typ	Aus den verkaufbaren Zimmern herausgenommen?	Auswirkung auf den Prozentsatz
Blocked Dates	Ja	Die Auslastung steigt leicht an.
Out of Order	Ja	Die Auslastung steigt leicht an.
Out of Service	Nein	Die Auslastung bleibt unverändert, daher wird der Raum so angerechnet, als ob er im Verkauf wäre.
Courtesy Hold	Nein	Unverändert. Ein reserviertes Zimmer wird weder verkauft noch entfernt, was sinnvoll ist: Es handelt sich noch nicht um eine Buchung.

Die praktische Folge ist, dass eine Woche Grundreinigung Ihre Auslastungszahl stillschweigend senkt, während eine Woche Wartungsarbeiten dies nicht tut. Wenn Sie die Auslastung über verschiedene Zeiträume hinweg vergleichen und einer davon viel Ausfallzeit enthielt, sollten Sie dies als Erstes überprüfen, bevor Sie Rückschlüsse auf die Nachfrage ziehen.

Dinge, die den einen oder anderen überrumpeln

„Gesperrt“, „außer Betrieb“ und „defekt“ werden alle rot dargestellt

Es gibt keine Möglichkeit, diese drei Begriffe anhand der Farbe in der Tabelle voneinander zu unterscheiden, und die Legende weist allen dreien denselben Farbfeld zu. Der Text, den Sie in das Feld „Grund“ eingeben, übernimmt die gesamte Unterscheidung – ein gutes Argument dafür, etwas Spezifisches einzutragen.

Reservierungen verfallen nicht

Die von Ihnen eingegebene Dauer dient nur als Dokument, nicht als Timer. Unbeachtet bleibt eine Höflichkeitsreservierung auf unbestimmte Zeit im Kalender stehen und macht einen Raum stillschweigend unverkäuflich. Blaue Kacheln sind diejenigen, die zu Beginn einer Schicht überprüft werden müssen.

„Außer Betrieb“ prüft nicht, ob das Zimmer belegt ist

Sowohl gesperrte Termine als auch „Courtesy-Hold“-Einträge lassen keine Überschneidung mit einer bestehenden Buchung zu. „Out of service“ und „Out of Order“ führen keine Überprüfung durch, sodass es möglich ist, ein Zimmer in einer Nacht als „Out of Service“ zu kennzeichnen, in der sich ein Gast darin befindet. Werfen Sie vor dem Speichern einen Blick auf die Zeile.

Durch das Bearbeiten eines „außer Betrieb“-Blocks verlängern Sie dessen Dauer

Es gibt keine „Verlängern“-Funktion. Falls das Ersatzteil nicht eintrifft, öffnen Sie die Kachel, wählen Sie „Edit“ und verschieben Sie „ Block To“. Wenn Sie einen zweiten Block erstellen, der dort beginnt, wo der erste endet, entstehen zwei Kacheln und doppelte Reparaturkosten für einen einzigen Defekt.

Ein defekter Block protokolliert einen Fehler, weist jedoch niemanden an, diesen zu beheben. Dies ist die Aufgabe von Wartungs- und Serviceanfragen , und ein Block, neben dem keine Anfrage steht, ist ein Raum, an dem niemand arbeitet.