Hinter dem Hub „Tagesberichte“ verbergen sich fünf Berichte, bei denen es sich um denselben Bericht handelt, der fünf verschiedene Fragen zu Daten stellt. „Anreisen“ fragt, wer kommt, „Abreisen“, wer abreist, „Im Haus“, wer bereits anwesend ist, „Stornierungen“, welche Buchungen storniert wurden, und „No-Show“, wer nie erschienen ist. Sie verfügen über ein gemeinsames Filterfeld, ein Layout mit einem Abschnitt pro Datum und eine Symbolleiste, die alle im Abschnitt „Einen Bericht finden und dessen Filter verwenden “ erläutert werden. Im Folgenden wird erläutert, wozu die einzelnen Berichte dienen und worin sich die Spalten unterscheiden.
Welcher Bericht beantwortet welche Frage
Der Unterschied zwischen ihnen liegt in dem Datum, nach dem jeweils gefiltert wird, und genau das ist der Grund, warum es fünf Berichte gibt. Eine Reservierung mit Ankunft am 15. und am 20. abreist, erscheint im Anreisebericht für den 15., im Aufenthaltsbericht für jeden Tag vom 15. bis zum 19. sowie im Abreisebericht für den 20. Wählen Sie den Bericht anhand des Datums aus, das für Sie relevant ist, nicht anhand des Gastes.
| Bericht | Filter anwenden | Verwenden Sie dies für |
|---|---|---|
| Arrival Overview | Anreisedatum | Die Überprüfung vor der Ankunft: Zimmer müssen bereit sein, Salden müssen beim Check-in eingezogen werden, VIPs müssen gekennzeichnet werden. |
| Departures Overview | Abreisedatum | Die Abrechnungsliste: Wer schuldet beim Auschecken noch Geld, und welche Zimmer werden wann frei? |
| In House Report | Nichts. Es handelt sich um alle Personen, die sich derzeit im Gebäude befinden | Personenzählung für die Zimmerreinigung, die Gastronomie und die Brandschutz-Anwesenheitskontrolle. |
| Cancellations Overview | Ankunftsdatum oder Stornierungsdatum – ganz nach Ihrer Wahl | Entgangene Umsätze und ob diese durch eine bestimmte Quelle oder einen bestimmten Tarif verursacht werden. |
| No-Show Reservations | Anreisedatum | Buchungen, die am nächsten Morgen in Rechnung gestellt oder freigegeben werden sollen. |
Anreiseübersicht
Gäste, die innerhalb des von Ihnen festgelegten Zeitraums einchecken, in einem Abschnitt pro Anreisedatum . Die Überschrift des Abschnitts enthält zwei Zahlen: die Anzahl der Reservierungen und die damit verbundenen Übernachtungen. Die Zimmerübernachtungen entsprechen der Summe der darunterliegenden Spalte „Zimmerübernachtungen“; ein Abschnitt mit sieben Reservierungen im Umfang von 20 Zimmerübernachtungen bedeutet also, dass diese Ankünfte vor ihrer Abreise 20 Zimmerübernachtungen des Bestands belegen werden, nicht, dass sie 20 Nächte bleiben.
Balance Due ist die Zahl, auf die sich die Rezeption stützt. Es handelt sich um den Gesamtbetrag der Reservierungen abzüglich der bereits geleisteten Zahlungen; eine Zeile, die den Wert Null anzeigt, steht also für einen Gast, dem der Schlüssel ohne Zahlungsgespräch ausgehändigt werden kann, während jede andere Zeile den Betrag angibt, der beim Check-in einzufordern ist. PAX Dies ist die Personenzahl der Reservierung und erscheint nur in diesem Bericht, da Sie bei den Ankünften feststellen, dass es sich bei der Zweipersonen-Reservierung in einem Twin Room tatsächlich um drei Personen handelt.
Zwei Kontrollkästchen am unteren Rand des Fensters ändern die Anzahl der Personen anstelle der Spalten. „Checked-in Today “ fügt Ankünfte hinzu, die bereits eingecheckt wurden, wodurch sich der Bericht von einer Arbeitsliste in eine Tagesübersicht verwandelt. „Cancellations “ fügt Buchungen hinzu, die für dieses Ankunftsdatum storniert wurden. Lassen Sie beide deaktiviert, erhalten Sie die Liste der Personen, auf die Sie noch warten.
Übersicht „Abreisen“
Gäste, die im angegebenen Zeitraum auschecken, in einem Abschnitt pro Abreisedatum. Dies ist der Bericht, auf dessen Grundlage die Kasse arbeitet; daher enthält er „ Payment Method “ und unterteilt die Personenzahl in „Adl “ und „Chl “ anstatt einer einzigen PAX-Zahl.
Behandeln Sie dies als Saldenliste. Eine Zeile mit einem Saldo und einer bereits hinterlegten Zahlungsmethode ist eine Karte, die belastet werden soll; eine Zeile mit einem Saldo und keiner Zahlungsmethode erfordert ein Gespräch am Schalter, bevor der Gast abreist. Das „ VIP “-Abzeichen lohnt es sich hier aus demselben Grund zu scannen wie bei den Ankünften: Es ist die letzte Chance, jemanden zu erreichen, bevor er weg ist.
Drei Kontrollkästchen grenzen die Liste auf einen bestimmten Zeitpunkt am Vormittag ein. „ Due Out “ bezeichnet die Gäste, die noch nicht abgereist sind, „Checked-Out “ diejenigen, die bereits abgereist sind, und „Early Check-Out Only “ diejenigen, die vor dem in der Buchung angegebenen Abreisedatum abreisen – dies ist die Gruppe, die Ihnen Zimmerübernachtungen kostet, die Sie bereits als verkauft verbucht hatten.
Hausbericht
Alle Personen im Gebäude, gruppiert nach ihrem Ankunftsdatum. In diesem Bereich gibt es keinen Datumsbereich und keine Möglichkeit, einen hinzuzufügen, da der Bericht eine Momentaufnahme der aktuellen Situation darstellt. Der älteste Abschnitt ganz oben zeigt Ihre Gäste mit der längsten Aufenthaltsdauer.
Dieser Bericht beginnt ohne die beiden Finanzspalten, die die meisten Manager wünschen. „ Rate Amount “ und „Balance Due “ sind Kontrollkästchen in der Gruppe „Display “ am Fuß des Filterfensters, und wenn Sie diese ankreuzen, wird rechts neben „Paid Amount“ eine Spalte hinzugefügt. Sie filtern nichts heraus.
Die dritte Option in dieser Gruppe bewirkt das Gegenteil. „ Display VIP only “ entfernt jede Zeile, die kein VIP ist, und es handelt sich dabei in allen fünf Berichten um dasselbe Steuerelement. Sollte ein Bericht deutlich kürzer ausfallen als erwartet, sollten Sie als Erstes dieses Kontrollkästchen überprüfen, da sich der Filterbereich diese Einstellung zwischen den Besuchen merkt.
Übersicht über Stornierungen
Was aus dem Buch herausgefallen ist, wer es storniert hat und wann. Zwei Spalten gibt es nur hier: „Cancelled By“, die vom Gast veranlasste Stornierungen von denen der Rezeption unterscheidet, und „ Cancel Time“ neben dem Datum, was wichtig ist, wenn eine Stornierungsrichtlinie eine Stornierungsfrist vorsieht.
Es gibt keine Spalte „Ausstehender Betrag“, und genau das ist der springende Punkt. Bei einer stornierten Buchung gibt es keine ausstehenden Beträge mehr einzuziehen, daher ist das entscheidende Paar Rate Amount im Vergleich zu Amount Paid: der entgangene Umsatz und der Betrag, den Sie als Anzahlung einbehalten haben. Eine Zeile, in der beide Werte gleich sind, steht für eine Stornierung, für die Sie bereits den vollen Betrag erhalten haben.
Display preference befindet sich über den Datumsfeldern und legt fest, für welches Datum der Bereich gilt. „Arrival Date “ beantwortet die Frage „Was habe ich für die nächste Woche verloren?“, und „Cancellation Date “ beantwortet die Frage „Was haben wir heute verloren?“. Legen Sie zuerst die Daten und erst danach die Einstellung fest, sonst lesen Sie den falschen Bericht, ohne es zu bemerken.
No-Show-Reservierungen
Reservierungen, bei denen der Gast nicht erschienen ist. Ein Abschnitt, der den gesamten Zeitraum abdeckt, anstatt eines pro Tag, da eine No-Show-Liste in einem einzigen Durchgang und nicht Tag für Tag abgearbeitet wird.
Im Gegensatz zu Stornierungen enthält dieser Bericht neben „Rate Amount“ und „Amount Paid“ auch „Balance Due “, und die drei Werte werden abgeglichen: Der Tarif abzüglich des gezahlten Betrags ergibt den Restbetrag. Das ist die gesamte Entscheidung auf diesem Bildschirm. Eine Zeile, die vollständig bezahlt ist, erfordert keinen weiteren Aufwand Ihrerseits. Eine Zeile mit einem Saldo ist entweder eine zu berechnende No-Show-Gebühr oder eine Abschreibung, und die Spalte „Buchungsquellen“ entscheidet in der Regel darüber, da eine Buchung über einen Kanal und eine Direktbuchung selten dieselben Richtlinien haben.
Das Filterfeld ist hier das kürzeste der fünf: ein Datumsbereich und ein Zimmertyp, sonst nichts.
Bericht über Hausgäste
Ein sechster Bericht umfasst dieselben Gäste wie der „In-House“-Bericht, jedoch eine Zeile pro Gast statt einer pro Buchung, und er beantwortet eine andere Frage: wer diese Personen sind, anstatt was sie gebucht haben. Land, zwei Telefonnummern, Geburtsdatum und die Angabe, ob sie bereits zuvor hier übernachtet haben, sind alle hier enthalten, und keine dieser Angaben erscheint in einem der anderen fünf Berichte.
Greifen Sie darauf zurück, wenn Sie Gäste kontaktieren müssen, die gerade im Haus sind, wenn für einen polizeilichen oder tourismusbezogenen Bericht Nationalitäten und Geburtsdaten benötigt werden oder wenn Sie wissen möchten, wie viele der heutigen Gäste bereits zuvor bei Ihnen übernachtet haben. Der Name des Gastes in der ersten Spalte ist ein Link zur Reservierung, mit der Buchungsnummer darunter.
Spalten, Bericht für Bericht
Acht Spalten sind allen fünf Berichten gemeinsam und müssen nicht erneut aufgeführt werden: Zimmernummer, Name des Gastes, Buchungsquelle, Anreisedatum, Abreisedatum, Zimmertyp, die Übernachtungszahl und der gezahlte Betrag. Die letzten beiden sind nicht einmal einheitlich benannt: Die Übernachtungszahl heißt „ Room Nights “ bei „Arrivals“ und „Nights “ an anderer Stelle, und der gezahlte Betrag lautet „Paid Amount “ bei „Arrivals“, „Departures“ und „In House“, aber „Amount Paid “ bei „Cancellations“ und „No-Show“. Die Zahlen sind in beiden Fällen identisch. Die folgende Tabelle zeigt nur die Stellen, an denen sich die Berichte tatsächlich unterscheiden.
| Spalte | Erscheint in | Was sie aussagt |
|---|---|---|
| PAX | Ankünfte | Gesamtzahl der Personen in der Buchung als eine Zahl. Die anderen Berichte unterteilen diese stattdessen in „Erwachsene“ und „Kinder“. |
| Adl sowie „Chl“ | Abreisen, Gäste im Haus, Stornierungen, Nichterscheinen | Erwachsene und Kinder werden separat gezählt und über alle Zimmer der Buchung hinweg summiert. |
| VIP | Anreisen, Abreisen, Hausgäste | Ein Symbol bei Gästen, die in ihrem Profil als „VIP“ gekennzeichnet sind. Fehlt bei Stornierungen und Nichtanreisen. |
| Payment Method | Abreisen, im Haus | Die für die Reservierungen hinterlegte Zahlungsmethode, anhand derer Sie erkennen, ob ein Saldo ohne Rückfrage abgebucht werden kann. |
| Balance Due | Anreisen, Abreisen, Nichterscheinen und im Haus, sofern Sie das Kästchen ankreuzen | Gesamtbetrag abzüglich bereits gezahlter Beträge. Bei Stornierungen entfällt dieser Punkt, da keine offenen Beträge mehr zu begleichen sind. |
| Rate Amount | Stornierungen, Nichterscheinen und „Im Haus“, sofern Sie das Kästchen ankreuzen | Der Wert der Buchung selbst, bevor Zahlungen geleistet wurden. |
| Cancelled By, Cancel Date, Cancel Time | Stornierungen | Wer hat storniert und zu welcher Uhrzeit – dies ist der Maßstab, an dem die Stornierungsrichtlinien gemessen werden. |
| Anzahl der Übernachtungen | Alle fünf | Abreisedatum abzüglich Anreisedatum. In „Ankünfte“ als „Zimmerübernachtungen“ und in den anderen vier Spalten als „Übernachtungen“ bezeichnet. |
Es gibt zwei Sortiermöglichkeiten, die unterschiedliche Funktionen haben. „ Guest Name “ ist die einzige anklickbare Spaltenüberschrift und sortiert innerhalb eines Abschnitts; bei einem Bericht mit einem Abschnitt pro Datum werden somit nur die Einträge dieses Tages alphabetisch sortiert und nichts anderes. Das Steuerelement „Sort Order “ im Filterbereich sortiert das gesamte Ergebnis, bevor es in Abschnitte unterteilt wird, und bietet die Optionen „Zimmer-Nr.“, „Gästname“, „Zimmerübernachtungen“, „Bezahlter Betrag“ und „Abreisedatum“. Nur „Anreisen“, „Abreisen“ und „Im Haus“ verfügen darüber; die Bereiche „Stornierungen“ und „No-Shows“ haben überhaupt kein Sortiersteuerelement.
Was diese Berichte nicht leisten
- A failed report looks like an empty one. Wenn die Abfrage fehlschlägt, wird der Fehler in der Browserkonsole angezeigt, und die Seite zeigt einen leeren Zustand an, der als „Keine Ankünfte gefunden“ ausgewiesen wird. Bevor Sie zu dem Schluss kommen, dass keine Ankünfte vorliegen, erweitern Sie den Datumsbereich: Ein leeres Ergebnis, das sich ändert, wenn Sie die Filter anpassen, ist korrekt, und eines, bei dem dies nicht der Fall ist, sollte gemeldet werden.
- Filters persist and there is no reset. Jeder Bericht behält seine eigenen Filter zwischen den Besuchen bei, sodass ein Zimmertyp, den Sie letzte Woche ausgewählt haben, auch heute noch ausgewählt ist. Das Löschen erfolgt manuell, Steuerelement für Steuerelement.
- The Print button in the filter panel is the same export. Sowohl die Schaltfläche „Print “ in beiden Fenstern als auch die Funktion „Export “ in der Symbolleiste rufen denselben Endpunkt auf und erzeugen dieselbe Datei, sodass es keinen Grund gibt, zwischen ihnen zu wählen.