Ich habe einen Gastnamen in das Suchfeld eingegeben, doch es ist nichts passiert.

Klicken Sie auf „ Enter “. Die Suche wird erst ausgeführt, wenn Sie die Eingabe abschließen, nicht bereits während der Eingabe. Das gleiche Feld findet auch Buchungsnummern, sodass die Suche schneller erfolgt, wenn Sie die Bestätigungsnummer zur Hand haben.

Warum ist die Spalte „Buchungsquellen“ in einigen Zeilen leer?

Da bei der Erstellung der Buchung keine Quelle erfasst wurde. Buchungen, die telefonisch oder an der Rezeption vorgenommen wurden, sind hierfür in der Regel verantwortlich. Öffnen Sie die Reservierung und legen Sie eine Quelle fest, wenn Sie möchten, dass die Zeile in den Berichten zu den Kanälen berücksichtigt wird.

Was ist der Unterschied zwischen einer kostenlosen Buchung und der Nutzung für interne Zwecke?

Eine kostenlose Buchung bezeichnet einen echten Gast, der kostenlos übernachtet. „ House use “ bezeichnet die Nutzung des Zimmers durch das Objekt selbst, beispielsweise für einen Mitarbeiter oder ein Büro. Beide werden als farblich hervorgehobene Zeilen angezeigt, grün für kostenlose Buchungen und blau für die Nutzung durch das Objekt, und für beide ist eine eigene Berechtigung zum Anlegen erforderlich.

Ich habe nach „Gesamtsumme“ sortiert, aber die größte mir bekannte Buchung steht nicht an erster Stelle.

Durch das Sortieren wird die Seite, die Sie gerade betrachten, neu geordnet, nicht die gesamte Ergebnismenge. Setzen Sie „ Rows “ auf 100 oder filtern Sie zunächst, bevor Sie sortieren.

Meine Filter sind verschwunden, als ich von einer Reservierung zurückgekommen bin.

Das ist zu erwarten. Filter werden zwischen den Aufrufen des Bildschirms nicht gespeichert. Wenn Sie eine gefilterte Auswahl durcharbeiten, öffnen Sie jede Reservierung in einem neuen Browser-Tab, damit die Liste ihren Status beibehält.

„Jetzt exportieren“ ist ausgegraut.

No fields wurden noch nicht ausgewählt. Klicken Sie auf mindestens ein Feld in Available fields , um es nach Selected fields zu verschieben. Sollte zudem eine Fehlermeldung erscheinen, in der Sie aufgefordert werden, eine Reservierung auszuwählen, haben Sie keine Zeilen in der Tabelle markiert.

Ein Kollege kann den Eintrag „Hausgebrauch“ im Menü „Neu anlegen“ nicht sehen.

Zu deren Rolle gehört weder die kostenlose Nutzung noch die Nutzung für den Hausgebrauch. Menüpunkte, die eine Rolle nicht nutzen darf, werden ausgeblendet und nicht deaktiviert, sodass das Menü für diese Rolle lediglich kürzer ist.

Die Liste der Reservierungen

Der Kalender zeigt Ihnen die nächsten Wochen an. Die Liste der Reservierungen zeigt Ihnen alles. Dies ist der Bildschirm, den Sie verwenden, wenn ein Gast anruft und eine Buchungsnummer angibt, wenn Sie alle Ankunftszeiten für eine Busreise im Oktober benötigen und wenn der Eigentümer wissen möchte, wie viele Reservierungen in diesem Quartal über die Website eingegangen sind. Eine Tabelle, neun Spalten, sechs Filter.

Der Bildschirm

Die Seite „Reservation List“ für The Marlowe Hotel mit einem Banner zur Warteliste, einem Block „reservation requests“ mit zwei Einträgen, einer Filterleiste und einer Tabelle mit zehn Buchungen, in der „guest name“, „dates“, „nights“, „total“, „status“ und „booking source“ angezeigt werden. — Der gesamte Bildschirm. Alles darunter erläutert einen Bereich davon.

Die Überschrift. Die graue Zahl neben „Reservation List “ gibt an, wie viele Buchungen Ihren Filterkriterien entsprechen – nicht, wie viele Buchungen das Objekt insgesamt jemals erhalten hat. Legen Sie einen Filter fest, sinkt diese Zahl.
Das Wartelisten-Banner. Es erscheint nur, wenn jemand auf der Warteliste steht. Es ist eine Verknüpfung zur Warteliste, die unter „Unallocated bookings “ und „Die Warteliste“ behandelt wird.
Reservierungen. Reservierungen, für die Sie eine Zusage oder Ablehnung erteilen müssen. Erscheint ebenfalls nur, wenn solche vorliegen.
Die Filterzeile. Filter auf der linken Seite, Suche und Export auf der rechten Seite.
Die Tabelle. Standardmäßig werden jeweils zehn Zeilen angezeigt.
Die Fußzeile. Die Farblegende, die Zeilenanzahl und die Seitenumschaltung.

Die Spalten

Die Kopfzeile und die ersten vier Zeilen rows der Tabelle für Reservierungen mit Spalten für „Guest Name“, „Date Booked“, „Check-in“, „Check-out“, „Nights“, „Grand Total“, „Status“ und „Booking Source“ sowie einem Bleistift-Symbol in der Spalte „Action“. — Neun Spalten. Die Buchungsnummer befindet sich unter dem Namen des Gastes und nicht in einer eigenen Spalte.

Spalte	Inhalt
Guest Name	Der Hauptgast, darunter in Grau die Buchungsnummer. Bei einer Buchung mit vier Zimmern und vier Namen wird nur die Person angezeigt, die die Buchung vorgenommen hat. Aus diesem Grund ist die Spalte schmaler, als Sie erwarten würden, enthält aber dennoch zwei Angaben.
Date Booked	Das Erstellungsdatum der Reservierung, das fast nie mit dem Ankunftsdatum des Gastes übereinstimmt. Dies ist die Spalte, die die Frage „Wie viel Umsatz haben wir letzte Woche erzielt?“ beantwortet.
Check-in sowie Check-out	Ankunft und Abreise. Beide folgen dem für Ihres Objekts festgelegten Datumsformat, sodass ein Kollege in einem anderen Land die gleiche Buchung möglicherweise in umgekehrter Reihenfolge sieht.
Nights	Wird aus den beiden Daten berechnet und nicht gespeichert; der Wert wird niemals als Null angezeigt: Eine Buchung für denselben Tag zählt als eine Übernachtung.
Grand Total	Der Gesamtbetrag für den gesamten Aufenthalt in der Währung Ihres Objekts, einschließlich aller Zimmer der Buchung. Es handelt sich nicht um den Betrag, den der Gast noch schuldet; dazu müssen Sie die Reservierung öffnen.
Status	Der aktuelle Status der Buchung, dargestellt als farbiges Symbol. Die vollständige Liste finden Sie im nächsten Abschnitt.
Booking Source	Über welchen Kanal die Buchung eingegangen ist, abgeglichen mit den unter „Buchungsquellen“ eingerichteten Quellen. Ein Strich bedeutet, dass die Buchung ohne Angabe einer Quelle erstellt wurde.
Action	Ein Bleistift, der die Reservierungen öffnet. Ein Klick auf eine beliebige andere Stelle in der Zeile bewirkt dasselbe.

Was die einzelnen Status bedeuten

Elf Status, wobei die Farbe ebenso aussagekräftig ist wie die Bezeichnung. Grün bedeutet „in Ordnung“, Gelb signalisiert, dass heute Maßnahmen erforderlich sind, Rot weist auf ein Problem hin, Grau bedeutet, dass die Angelegenheit abgeschlossen ist.

Symbol	Farbe	Bedeutung
Reserved	Blau	Gebucht, aber dem Gast noch nicht bestätigt.
Confirmed	Grün	Bestätigt und für die Zukunft vorgesehen. Der normale Ruhezustand einer Buchung.
Tentative	Gelb	Eine Reservierung mit Ablaufdatum. Sie hält das Zimmer bis zu ihrem Ablauf.
Arrival	Blau	Due in Heute, aber noch nicht eingecheckt.
Checked-In	Grün	Befindet sich im Gebäude.
Stayover	Blau	Befindet sich im Gebäude und wird es heute nicht verlassen.
Due-Out	Gelb	Reist heute ab und hat noch nicht ausgecheckt. Die Zimmerreinigung wartet auf diesen Gast.
Checked-Out	Grau	Abgereist. Der Aufenthalt ist abgeschlossen.
Canceled	Rot	Storniert. Die Buchung bleibt dauerhaft in der Liste erhalten, damit die Stornierung selbst gemeldet werden kann.
No-Show	Rot	Nicht eingetroffen. Wird von „Storniert“ unterschieden, da bei Nichterscheinen in der Regel weiterhin Gebühren anfallen.
Skipped	Grau	Ohne Check-out abgereist. Selten, aber es lohnt sich, nachzufragen, wenn dies geschieht.

Grüne und blaue Zeilen

Zwei Reservierungsrows, die grün und blau eingefärbt sind, über einem ungefärbten „rows“, mit einer Legende darunter, die lautet: „Complimentary and House Use“. — Eine farblich hervorgehobene Zeile steht für eine Buchung, für die niemand bezahlt. Die Legende am Fuß der Tabelle dient als Erläuterung.

Zwei Arten von Buchungen erhalten eine getönte Zeile, und beide bedeuten, dass kein Geld fließt. „Complimentary“ ist grün: ein echter Gast in einem echten Zimmer, dem keine Kosten in Rechnung gestellt werden, beispielsweise ein Journalist oder ein auf Kosten der Unterkunft untergebrachter Gast. „House Use“ ist blau: Das Zimmer wird wird vom Objekt selbst genutzt, sei es für einen Mitarbeiter, einen Auftragnehmer oder ein Büro.

Diese Unterscheidung ist am Monatsende von Bedeutung. Beide belegen ein Zimmer und beide zählen zur Auslastung, doch nur die interne Nutzung sollte bei der Berechnung des Durchschnittspreises von den zum Verkauf stehenden Zimmern abgezogen werden. Für beide ist eine eigene Berechtigung erforderlich, weshalb die beiden Einträge am Ende von „Create New“ für die meisten Mitarbeiter fehlen.

Eine Buchung finden

Rechts in der Filterzeile: ein Suchfeld mit der Aufschrift „Search“ (guest name) oder „booking number“, eine Schaltfläche „Advanced“, eine blaue Schaltfläche „Export“ sowie ein Druckersymbol. — Suche, die vollständige Filterleiste, Export und Druck.

Suche. Sucht nach dem Namen des Hauptgastes oder der Buchungsnummer. Teilwörter sind zulässig: Bei Eingabe von „hart “ werden Amelia Hart und Tomas Hart gefunden.
Erweitert. Öffnet alle sechs Filter in einem Fenster.
Exportieren. Lädt die von Ihnen markierten Buchungen herunter.
Drucken. Das Gleiche, direkt auf dem Drucker.

Filtern

Die Suche findet eine Buchung, die Sie bereits kennen. Filter beantworten Fragen zu Gruppen von Buchungen. Es gibt sechs Filter, die sich kombinieren lassen: Wenn Sie zwei auswählen, erhalten Sie nur die Buchungen, die beiden Kriterien entsprechen.

Filter	Funktion	Nützlich für
Status	Markieren Sie eine beliebige Anzahl der elf Status.	Alle Stornierungen in diesem Monat. Alle Nichterscheinen. Alle noch vorläufigen Termine.
Booking Source	Markieren Sie einen oder mehrere Kanäle.	Überprüfen Sie, was eine OTA tatsächlich geliefert hat, bevor Sie über Provisionen diskutieren.
Room Type	Kreuzen Sie eine oder mehrere Unterkunftsarten an.	Prüfen, ob sich die Suiten verkaufen oder nur die Doppelzimmer.
Date Booked	Ein Zeitraum, von bis. Filter nach dem Zeitpunkt der Buchung.	„Wie viel haben wir in der ersten Augustwoche verkauft?“
Check-in	Ein einzelnes Datum. Buchungen, die an diesem Tag eingehen.	Erstellung einer Ankunftsliste für ein bestimmtes Datum.
Check-out	Ein einzelnes Datum. Buchungen, bei denen die Gäste an diesem Tag abreisen.	Ermittlung der Anzahl der Zimmer, die die Zimmerreinigung zurückerhält.

Es gibt drei Möglichkeiten, auf dieselben sechs Filter zuzugreifen, und welche Sie verwenden, ist rein Geschmackssache. „Add filter“ auf der linken Seite der Leiste wählt sie nacheinander aus und hinterlässt für jeden einen Marker; der Marker ist bearbeitbar, und „Clear all“ daneben entfernt alle Markierungen.

Die Filterleiste „Advanced“ ist auf der rechten Seite geöffnet, wobei alle sechs Filter gleichzeitig als Felder angezeigt werden. — Dieselben sechs Filter, alle auf einmal sichtbar. Das geht schneller, wenn Sie mehrere einstellen.

Advanced Öffnet alle sechs als Bedienfeld, was schneller ist, wenn Sie drei oder vier gleichzeitig einstellen. Die Zahl auf der Schaltfläche gibt an, wie viele derzeit angewendet sind.

Die Spalte „Status“ ist geöffnet und zeigt die Optionen „Aufsteigend sortieren“ und „Absteigend sortieren“ über einem Suchfeld und einer scrollbaren Checkliste mit Status an, von denen „Reserved“, „Confirmed“, „Canceled“, „Arrival“, „Checked-In“, „Due-Out“, „Checked-Out“ und „No-Show“ sichtbar sind. — Das Trichtersymbol in einer Spaltenüberschrift sortiert und filtert diese Spalte, ohne die Tabelle zu verlassen.

Die dritte Möglichkeit ist der kleine Trichter in den Spaltenüberschriften „Status“ und „Booking Source“, der Sortierung und Filterung für diese eine Spalte kombiniert. Alle drei Wege steuern denselben Filter, sodass ein über die Spaltenüberschrift festgelegter Status auch als Symbol auf der Leiste angezeigt wird.

Sortieren und Paginieren

Am Fuß der Tabelle: eine Legende, die links ein grünes Farbfeld „Complimentary“ und ein blaues Farbfeld „House Use“ zeigt, sowie rechts den Bereich von 1 bis 10 von insgesamt 55, einen auf 10 eingestellten „Rows“-Wahlschalter und die Seitenzahlen 1 bis 6. — Zeilenanzahl, Seitengröße und die Farblegende – alles in einem Streifen.

Sieben der neun Spalten lassen sich sortieren; klicken Sie einmal auf die Kopfzeile für aufsteigende Reihenfolge und erneut für absteigende. „Rows“ am Fuß des Bildschirms wechselt zwischen zehn, fünfzig und hundert Buchungen pro Seite.

Anfragen für Reservierungen

Der Block „Reservation requests“, der zwei tentative-Buchungen mit Vor- und Nachnamen, date booked, room-Nummern, Daten, nights, grand total, Quelle, einem Countdown in der Spalte „Expires in“ sowie den Links Accept und Decline anzeigt. — Anfragen sind noch keine Buchungen. Der Countdown gibt an, wie viel Zeit Ihnen noch bleibt, bevor die Reservierung verfällt.

Ein Block oberhalb der Haupttabelle erscheint, wenn Buchungen auf eine Entscheidung warten. Dabei handelt es sich um Anfragen und nicht um Reservierungen: Das Zimmer ist reserviert, der Gast wurde noch nicht informiert, und es liegt an Ihnen, „Ja“ oder „Nein“ zu sagen.

Läuft ab in. Ein Live-Countdown. Wenn die Zeit abgelaufen ist, verfällt die Anfrage und der Raum wird wieder zum Verkauf freigegeben; daher sollten Sie diese Spalte im Auge behalten.
„Annehmen“ / „Ablehnen“. Mit „Accept “ wird die Anfrage in eine bestätigte Buchung umgewandelt und in die Haupttabelle übernommen. Mit „Decline “ wird sie abgelehnt und das Zimmer wieder freigegeben. In beiden Fällen werden Sie zunächst um eine Bestätigung gebeten.

Etwas Neues erstellen

Das Menü „Create New“ ist geöffnet und enthält folgende Einträge: „New Reservation“, „New Tentative“, „Add to Waitinglist“, „Blocked Dates“, „Courtesy Hold“, „Out of Service“, „Out of Order“, „House Use“ und „Complimentary Reservation“. — Es gibt neun Möglichkeiten, von hier aus zu beginnen, und nur die ersten beiden sind gewöhnliche Buchungen.

Die blaue Schaltfläche oben rechts kann weit mehr als nur Reservierungen erstellen. Das Menü ist in drei Gruppen unterteilt, und die Gruppierung ist die Erklärung.

Gruppe	Einträge	Was sie gemeinsam haben
Buchungen	New Reservation, New Tentative, Add to Waitinglist	Es ist ein Gast beteiligt. Die ersten beiden öffnen das Buchungsformular; der dritte erfasst eine Anfrage, der Sie nicht nachkommen können.
Sperrungen und Reservierungen	Blocked Dates, Courtesy Hold, Out of Service, Out of Order	Ein Zimmer wird ohne Buchung aus dem Bestand genommen. Dies wird unter „Gesperrte Termine, Reservierungen und nicht verfügbare Zimmer“ behandelt.
Nicht umsatzrelevante	House Use, Complimentary Reservation	Die abgedunkelten Zeilen aus dem vorherigen Abschnitt. Für beide ist eine Berechtigung erforderlich, über die die meisten Mitarbeiter nicht verfügen, weshalb diese beiden Einträge häufig fehlen.

Exportieren und Drucken

Der Bereich „Export-Reservierungen“ mit einer Liste der „available fields“ auf der linken Seite, einem leeren Feld „Selected fields“ auf der rechten Seite sowie den Schaltflächen „Abbrechen“ und „Export Now“ am unteren Rand. — Wählen Sie die gewünschten Spalten aus und wählen Sie anschließend „PDF“ oder „Excel“.

Markieren Sie die gewünschten Buchungen. Verwenden Sie dazu das Kontrollkästchen in jeder Zeile oder das Kontrollkästchen in der Kopfzeile, um die gesamte Seite auszuwählen. Sind keine Kästchen markiert, bedeutet dies, dass nichts exportiert wird, und Prostay wird Sie darauf hinweisen, anstatt alles zu exportieren.
Klicken Sie auf „Export“. Es öffnet sich ein Fenster mit allen verfügbaren Feldern auf der linken Seite und einer leeren Liste auf der rechten Seite.
Klicken Sie auf die Felder, um sie hinüberzuziehen. Von links nach rechts fügen Sie sie hinzu, von rechts nach links entfernen Sie sie, und „Add all “ übernimmt alle. Die Reihenfolge, in der Sie sie hinzufügen, entspricht der Spaltenreihenfolge in der Datei.
Klicken Sie auf „Export Now“ und wählen Sie ein Format aus. PDF, um die Datei jemandem zu übergeben, Excel, um damit zu arbeiten.

Das Druckersymbol neben „Export“ führt denselben Vorgang aus, jedoch für den Drucker statt für einen Download, und es müssen die Zeilen genau auf dieselbe Weise markiert werden.

Punkte, die oft zu Verwirrung führen

Die Anzahl neben dem Titel richtet sich nach Ihren Filtern

Es handelt sich um die Anzahl der Treffer, nicht um die Anzahl der Buchungen. Wenn Ihnen jemand eine Gesamtsumme aus diesem Bildschirm nennt, fragen Sie nach, nach welchen Kriterien gefiltert wurde.

Die „Gesamtsumme“ entspricht nicht dem Salden

Die Spalte „Betrag“ gibt die Gesamtkosten des Aufenthalts an. Bei einem Gast, der vor sechs Monaten eine Anzahlung geleistet hat, wird hier weiterhin der Gesamtbetrag angezeigt. Der tatsächlich zu zahlende Betrag ist in den Reservierungen selbst angegeben.

Eine stornierte Buchung verschwindet nie aus der Liste

Stornierungen und Nichtanreisen bleiben dauerhaft erhalten, was beabsichtigt ist: Sie können keine Stornierungsquote ausweisen, wenn die Stornierungen gelöscht wurden. Falls Ihre Liste voller erscheint als Ihr Hotel, filtern Sie die beiden roten Status heraus.

Die Liste und der Kalender sind sich uneinig darüber, was relevant ist

Der Kalender zeigt nur Buchungen an, für die ein Zimmer zugewiesen wurde. Eine Buchung, die noch auf eine Zimmernummer wartet, erscheint in dieser Liste wie jede andere und ist im Kalender nicht zu finden. Das ist kein Fehler in einer der beiden Ansichten, bedeutet jedoch, dass die Liste die vollständigere der beiden ist.