Fast alles andere in Prostay kann warten. Diese beiden Vorgänge jedoch nicht: Sie finden statt, während der Gast vor Ihnen steht, und sie sind ausschlaggebend dafür, wie der Rest des Systems entscheidet, ob ein Zimmer belegt ist, ob die Zimmerreinigung es reinigen soll und ob der Umsatz des heutigen Abends tatsächlich erzielt wird. Dieser Artikel behandelt den gesamten Ablauf eines Aufenthalts aus der Sicht der Rezeption.
Wo dies geschieht
In der Reservierung selbst, im Kopfbereich. Das Dashboard zeigt Ihnen die heutigen An- und Abreisen an, und der Kalender zeigt Ihnen dieselben Buchungen, zugeordnet zu den Zimmern, aber beides sind lediglich Möglichkeiten, die Buchung zu finden. Keines von beiden checkt jemanden ein. Öffnen Sie die Reservierung, und der Kopfbereich bietet genau die Aktionen an, die für den aktuellen Status der Reservierung sinnvoll sind.
Einchecken eines Gastes
- Die Statusanzeige. „ARRIVAL“ bedeutet, dass die Anreise heute fällig ist und der Gast noch nicht da ist.
- Einchecken. Die gesamte Aktion. Ein Klick.
- Das Status-Dropdown-Menü. Der manuelle Weg für Zustände, für die es keine Schaltfläche gibt.
Klicken Sie auf „Check In“, und der Gast gilt als im Haus. Es gibt keinen Assistenten, keine Bestätigung und kein Formular: Prostay geht davon aus, dass Sie den Check-in bereits an der Rezeption vorgenommen haben und die Schaltfläche dies lediglich protokolliert.
Die Kopfzeile passt sich automatisch an den neuen Status an. Das Symbol leuchtet grün, „ Check In “ wird durch „Check Out “ ersetzt, und daneben erscheint „Check-out early “, da der Gast nun Übernachtungen hat, die er zurückgeben könnte.
Beim Check-in wird das Zimmer nicht überprüft
Prostay hindert Sie nicht daran, einen Gast in eine Buchung einzuchecken, auch wenn kein Zimmer zugewiesen ist, die Registrierungskarte nicht unterzeichnet ist oder ein Restbetrag aussteht. Keines dieser Kriterien ist eine Voraussetzung für den Check-in. Falls Ihre Rezeption dies verlangt, handelt es sich um ein Verfahren, das Ihr Team befolgt, nicht um eine Hürde, die die Software auferlegt.
Wenn die Schaltfläche „Einchecken“ nicht angezeigt wird
Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein, und die Schaltfläche fehlt einfach, wenn eine der beiden Bedingungen nicht erfüllt ist.
| Bedingung | Was dies in der Praxis bedeutet |
|---|---|
| Die Buchung ist noch nicht eingetroffen | Der Status lautet „Reserviert“, „Bestätigt“, „Ankunft“ oder „Vorläufig“. Bei einer Buchung, die bereits eingecheckt, storniert oder ausgecheckt wurde, gibt es nichts mehr einzuchecken. |
| Der heutige Tag liegt innerhalb des Aufenthaltszeitraums | Vom Ankunftsdatum bis einschließlich des Abreisedatums. Dies verhindert, dass Sie die Ankünfte von morgen einen Tag zu früh einchecken, wodurch ein Gast als im Haus befindlich ausgewiesen würde, obwohl er sich nicht im Gebäude befindet. |
Dass ein Gast einen Tag früher erscheint, ist der übliche Fall, und die Lösung besteht nicht darin, den Check-in zu erzwingen. Ändern Sie zunächst das Anreisedatum in der Buchung, wodurch der Aufenthalt korrekt neu berechnet wird und die Schaltfläche von selbst erscheint.
Auschecken eines Gastes
Check Out wird bei jeder Buchung angeboten, bei der sich der Gast im Gebäude befindet, was drei Zustände umfasst statt nur einem: eingecheckt, noch an einem späteren Abend hier und heute abreisend. Der letzte dieser Zustände ist der übliche Fall um elf Uhr morgens, und genau davon ist die Abreiseliste voll.
Beachten Sie, was in dieser Kopfzeile fehlt: „ Check-out early “. Es ist nichts „Frühes“ daran, am Ihrem Abreisetag abzureisen, daher wird die Schaltfläche nicht angeboten.
Auschecken bei ausstehenden Zahlungen
Prostay warnt, anstatt den Vorgang zu blockieren, da der Check-out mit einem ausstehenden Saldo legitim ist: Einem Unternehmen wird eine Rechnung gestellt, eine Kaution wird eingezogen, ein Kanal rechnet monatlich ab. Was das System jedoch nicht zulässt, ist, dass dies versehentlich geschieht, denn sobald der Gast das Gebäude verlassen hat, ist es wesentlich schwieriger, das Geld einzutreiben.
| Entscheidung | Was geschieht |
|---|---|
| Take payment first | Es ändert sich nichts. Wechseln Sie zur Registerkarte „Folio“, begleichen Sie den Restbetrag und kehren Sie dann zurück. |
| Check out anyway | Der Gast wird abgemeldet, und das Folio bleibt mit dem ausstehenden Betrag offen. Die Forderung wird nicht abgeschrieben, und in der Buchung wird weiterhin der ausstehende Betrag angezeigt. |
Vorzeitige Abreise
Ein Gast, der bis Freitag gebucht hat und am Mittwoch abreist, stellt keinen gewöhnlichen Check-out dar, da zwei Übernachtungen, die ihm eigentlich in Rechnung gestellt worden wären, nun nicht stattfinden. „Check-out early“ kümmert sich darum: Es beendet den Aufenthalt und verschiebt das Abreisedatum auf heute, sodass die Buchung, der Kalender und das Zimmer übereinstimmend anzeigen, dass das Zimmer wieder frei ist.
Dies ist der einzige Fall, in dem ein ausstehender Betrag ein absolutes Hindernis und keine bloße Warnung darstellt, und der Grund dafür ist, dass eine vorzeitige Abreise die Höhe der vom Gast geschuldeten Summe verändert. Begleichen Sie zunächst die Rechnung, und der Dialog lässt Sie fortfahren. Sollte der Gast tatsächlich heute nicht bezahlen, verwenden Sie stattdessen die gewöhnliche Funktion „Check Out“ und deren Warnmeldung.
Das Abreisedatum verschiebt sich
Bei einem vorzeitigen Check-out wird das Abreisedatum der Buchung auf den heutigen Tag geändert und die Kopfzeile mit einem „Checked-out early“-Symbol versehen. Das ist beabsichtigt: Dadurch wird das Zimmer im Kalender für die Nächte freigegeben, in denen der Gast nicht mehr verweilt, und dadurch kann der Abreisebericht im Nachhinein ein korrektes Bild vermitteln.
Rückgängigmachen eines Check-ins
Das Einchecken der falschen Buchung kann leicht passieren, wenn zwei Gäste gemeinsam anreisen, und es lohnt sich, dies ordnungsgemäß rückgängig zu machen, anstatt den Status manuell zurückzusetzen, da ein Check-in sowohl das Zimmer als auch die Reservierungen betrifft.
Die Option wird angeboten, solange der Gast heute angekommen ist und noch keine Buchungen für einen späteren Zeitpunkt auf der Rechnung verbucht wurden. Sobald der Aufenthalt fortgesetzt wurde, verschwindet die Option, und zu diesem Zeitpunkt besteht die richtige Korrektur in einem Zimmerwechsel oder einer Anpassung, anstatt so zu tun, als hätte der Check-in nie stattgefunden.
| Frage | Wie man sie beantwortet |
|---|---|
| Room Options | Maintain Room behält das Zimmer in der Buchung bei – genau das, was Sie wollen, wenn der Check-in lediglich verfrüht erfolgte. „Remove Room“ entfernt es und versetzt die Buchung wieder in den Status „nicht zugewiesen“ – genau das, was Sie wollen, wenn Sie den Gast in das falsche Zimmer eingecheckt haben. |
| Room Status | Wie sollte die Zimmerreinigung das Zimmer nun einstufen? „Clean“, wenn niemand das Zimmer betreten hat, „Dirty“, wenn dies der Fall war. Dies ist das Feld, das oft übersehen wird, und es entscheidet darüber, ob das Zimmer vor der Ankunft des nächsten Gastes erneut gereinigt wird. |
Die Buchung geht zurück auf „ARRIVAL“ und ist bereit für den erneuten Check-in – diesmal korrekt. Für den Check-out gibt es keine entsprechende Funktion: Um einen Check-out rückgängig zu machen, setzen Sie den Status über das Dropdown-Menü zurück.
Buchungen mit mehreren Zimmern
Check-in und Check-out gelten für die gesamte Reservierung, nicht für einzelne Zimmer. Eine Familie mit einer Reservierung über zwei Zimmer wird einmal eingecheckt, und beide Zimmer gelten gemeinsam als belegt.
Wenn dies nicht Ihren Wünschen entspricht, weil die Hälfte der Gruppe am Donnerstag und die andere Hälfte am Freitag anreist, sollte die Buchung in separate Reservierungen aufgeteilt werden, damit jede Gruppe an ihrem jeweiligen Tag eingecheckt werden kann. Dies wird unter „Aufteilung eines Aufenthalts“ und „Zimmerwechsel“ behandelt.
Die Status, die Ihnen tatsächlich angezeigt werden
Es gibt elf Status, die alle in der Dropdown-Liste aufgeführt sind; die vollständige Tabelle finden Sie auf der Seite für Reservierungen . Fünf davon bilden den Ablauf eines normalen Aufenthalts.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| ARRIVAL | Due in Heute, noch nicht vor Ort. Darauf bezieht sich der Vorgang „Einchecken“. |
| CHECKED-IN | Im Haus. |
| DUE-OUT | Im Haus und reist heute ab. Check-out ist weiterhin möglich. |
| CHECKED-OUT | Abgereist. Das Zimmer ist für die Zimmerreinigung freigegeben. |
| NO-SHOW | Due in und ist nie angekommen. Über das Dropdown-Menü einstellen, nicht über eine Schaltfläche. |
Markieren Sie einen No-Show, anstatt die Buchung zu stornieren oder zu löschen. Eine Stornierung bedeutet, dass der Gast Sie informiert hat; ein No-Show bedeutet, dass er dies nicht getan hat, und die beiden haben unterschiedliche Auswirkungen auf Ihre No-Show-Quote und darauf, ob Sie die hinterlegte Karte belasten.
Dinge, die den Nutzern oft Probleme bereiten
- Anreisen für morgen können heute nicht eingecheckt werden. Die Schaltfläche ist nicht vorhanden, nicht deaktiviert; es gibt also nichts, worüber Sie mit der Maus fahren könnten, um eine Erklärung zu erhalten. Verschieben Sie das Anreisedatum, falls der Gast tatsächlich früher anreist.
- Durch den Check-out wird die Rechnung nicht beglichen. Er ändert lediglich den Status. Ein offener Restbetrag bleibt nach dem Check-out unverändert bestehen.
- Ein vorzeitiger Check-out ändert das Abreisedatum. Ein gewöhnlicher Check-out tut dies nicht. Wenn Sie die falsche Funktion verwenden, bleibt im Kalender ein Zimmer reserviert, das niemand belegt.
- Der „Check-in rückgängig machen“ läuft ab. Am nächsten Tag ist er nicht mehr verfügbar. Machen Sie den Fehler rückgängig, solange Sie noch daran denken.
- Bei einer eingeschränkten Buchung sind die Schaltflächen ausgegraut. Es wird nicht erklärt, warum. Das bedeutet, dass Sie nicht auf der Liste der Benutzer stehen, die berechtigt sind, an dieser Reservierung zu arbeiten; ein Administrator legt dies unter „Actions “ fest.