Das Dashboard beantwortet eine Frage: Was erwartet dieses Objekt von Ihnen in den nächsten Stunden? Es handelt sich nicht um einen Berichts-Dashboard. Jede Zahl darauf bezieht sich auf heute, morgen oder die kommenden zwei Wochen, und alles, was Sie über einen längeren Zeitraum betrachten möchten, finden Sie stattdessen unter „ Reports “.
Es ist zudem der Bildschirm, den die Nutzer am häufigsten falsch interpretieren, da zwei seiner Karten fast identisch aussehen und völlig unterschiedliche Dinge erfassen. Diese Unterscheidung finden Sie im Abschnitt „Dinge , die die Nutzer verwirren“ ganz unten, und dieser Teil ist es wert, gelesen zu werden, selbst wenn Sie alles andere überspringen.
Der obere Bereich des Bildschirms
Die Begrüßung ändert sich entsprechend der Uhrzeit des Computers, an dem Sie gerade sitzen, nicht entsprechend der Zeitzone des Objekts: „Good morning“ vor mittags, „Good afternoon“ bis 18 Uhr und „Good evening“ danach. Der Name daneben ist der Vorname Ihres Benutzerkontos.
Sign in as a different user Darunter befindet sich eine Abmeldefunktion, die höflich formuliert ist. Sie werden zur Bestätigung aufgefordert und gelangen anschließend zurück zum Anmeldebildschirm, sodass alles, was Sie an anderer Stelle bereits teilweise eingegeben haben, verloren geht. Auf einem gemeinsam genutzten Rechner an der Rezeption ist dies die Schaltfläche, die Sie bei Schichtwechsel verwenden sollten, aber klicken Sie nicht darauf, um etwas im Auftrag eines Kollegen zu überprüfen.
Die drei Zusammenfassungskarten
- Today at a glance: Was steht heute an?
- Room status today: Wie ist die aktuelle Situation Ihrer Zimmer?
- Occupancy rate summary: Wie hoch ist Ihre Auslastung in Prozent?
Der heutige Tag auf einen Blick
- Arrivals . Alle Reservierungen, bei denen der Check-in heute fällig ist, unabhängig davon, ob der Gast bereits angekommen ist oder nicht. Diese Zahl verringert sich nicht, wenn Sie Gäste einchecken.
- Departures . Alle Reservierungen, bei denen heute der Check-out fällig ist, auf derselben Grundlage.
- New bookings . Heute erstellte Reservierungen, für ein beliebiges zukünftiges Datum. Eine heute Vormittag für Weihnachten vorgenommene Buchung ist in dieser Zahl enthalten und in keiner der anderen.
- Revenue . Der Gesamtwert dieser neuen Buchungen, nicht der Betrag, den das Hotel heute einnimmt.
Der Umsatz wird zur Anpassung an die Kachel abgekürzt, sodass 13.795 Dollar als „ $13.8K “ dargestellt werden. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber, um den genauen Betrag in einem Tooltip anzuzeigen. Währungen mit hohen Nennwerten werden auf dieselbe Weise skaliert und bei Bedarf in „M“ und „B“ umgewandelt.
Zimmerstatus heute
- Occupied . Ein Gast befindet sich derzeit im Zimmer.
- Assigned . Das Zimmer ist für einen ankommenden Gast reserviert, der noch nicht eingecheckt hat. Die Zimmerreinigung muss diese Zimmer zunächst vorbereiten.
- Vacant . Weder belegt noch an einen heute anreisenden Gast reserviert, daher ist es verkäuflich.
Die Karte druckt nicht Ihre Gesamtzimmeranzahl aus, aber die drei Zahlen ergeben immer diese Summe. Im obigen Screenshot sind das 75 plus 9 plus 36, bei einem Objekt mit 120 Zimmern. Sollten sich die Zahlen bei Ihrem Objekt nicht addieren, liegt die Ursache fast immer darin, dass Unterkünfte angelegt oder entfernt wurden, ohne dass die übrigen Einstellungen entsprechend angepasst wurden; es lohnt sich, dies zu korrigieren, bevor Sie den Belegungszahlen Vertrauen schenken.
Zusammenfassung der Auslastungsrate
TODAY ist der Anteil Ihrer Zimmer, die für heute Nacht verkauft sind. Er umfasst sowohl belegte Zimmer als auch Zimmer, die Ankommenden zugewiesen wurden, die noch nicht eingecheckt haben; deshalb liegt er über der Zahl „Occupied “ auf der Karte links davon: 75 plus 9 von 120 Zimmern ergibt 70,00 Prozent. Die „THIS MONTH (MTD) “ ist die gleiche Berechnung, gemittelt über alle Tage des Monats bis heute; daher ändert sie sich nur langsam, und der heutige Wert kann deutlich darüber oder darunter liegen, ohne dass etwas nicht stimmt.
Beide Werte werden auf zwei Dezimalstellen genau angegeben. Betrachten Sie die zweite Dezimalstelle als Rauschen: Bei einem Objekt mit 120 Zimmern entspricht ein Zimmer 0,83 Prozentpunkten, sodass sich auf dieser Karte nichts durch eine Abweichung von weniger als diesem Wert sinnvoll ändern kann.
Zimmerwechsel heute
Dieses Feld ist eine Arbeitswarteschlange für Gäste, die während ihres Aufenthalts den Zimmerwechsel vornehmen. Es ist der einzige Teil des Dashboards, der vollständig verschwindet, wenn nichts zu tun ist; wenn Sie ihn also noch nie gesehen haben, hat niemand an einem Tag, an dem Sie nachgeschaut haben, einen geplanten Zimmerwechsel gehabt.
- Der Weg: das Zimmer, das der Gast verlässt, und anschließend das Zimmer, in das er umzieht.
- „ Mark done “ (Zimmerwechsel abgeschlossen), den Sie anklicken, sobald der Gast und sein Gepäck tatsächlich im neuen Zimmer sind. Eine abgeschlossene Zeile verwandelt sich in ein „ Done “-Symbol mit einer Schaltfläche „Reopen “ daneben, sodass ein vorzeitiger Klick rückgängig gemacht werden kann.
Dazwischen befinden sich der Name des Gastes, ein Link zu einer Reservierung sowie der Grund für den Umzug, sofern dieser erfasst wurde. Die beiden Zeitangaben auf der rechten Seite stellen eher ein Zeitfenster als einen festen Termin dar: Die erste gibt an, wann der Gast das alte Zimmer verlassen haben sollte, die zweite, wann das neue Zimmer bereit sein sollte. Wenn Sie mit der Maus über eine der beiden Zeitangaben fahren, erscheint eine Beschriftung, die angibt, um welche es sich handelt.
Die Symbole in der Kopfzeile des Bereichs zeigen den aktuellen Tag an. Solange noch Arbeit aussteht, erscheint „ N pending “ in Gelb; sobald einige Zeilen abgeschlossen sind, erscheint zusätzlich ein graues „N done “, und beide werden durch ein einzelnes grünes „All done “ ersetzt, sobald die letzte Zeile abgeschlossen ist.
Aktuelle Gästeaktivitäten
Dies kommt einer Arbeitsliste im Dashboard am nächsten: die tatsächlichen Namen hinter den oben genannten Ankunfts- und Abreisezahlen.
- Arrivals ,Departures und Stayovers . „Stayovers“ sind Gäste, die sich bereits im Haus befinden und weder anreisen noch abreisen – dies ist die Liste, anhand derer die Zimmerreinigung arbeitet.
- Today sowieTomorrow . Diese Umschaltfunktion gilt für die jeweilige der drei oben genannten Registerkarten, auf der Sie sich gerade befinden; somit gibt es hier sechs Listen statt drei.
- Suche nach Gastnamen. Die Filterung erfolgt nicht während der Eingabe; drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf „Search “.
Die Spalten sind in allen sechs Kombinationen identisch.
| Spalte | Was angezeigt wird |
|---|---|
| Gästname | Der Hauptgast der Buchung oder der erste aufgeführte Gast, falls niemand als Hauptgast gekennzeichnet ist. Sortierbar. |
| Anzahl der Gäste | Die Gesamtzahl der Erwachsenen und Kinder aus allen Zimmern der Reservierung; bei einer Reservierung mit zwei Zimmern wird also eine Gesamtzahl angezeigt und nicht jeweils eine pro Zimmer. |
| Confirmation Number | Die Buchungsnummer. Sortierbar – dies ist der schnellste Weg, eine Buchung zu finden, wenn ein Gast Ihnen am Telefon eine Nummer nennt. |
| Zimmer | Die Zimmernummer, die dem ersten Zimmer der Buchung zugewiesen wurde, zum Beispiel 209. Bei einer Ankunft, bei der noch kein Zimmer zugewiesen wurde, wird stattdessen der Unterkunftstyp angezeigt. Bei einer Buchung mit mehreren Zimmern bezieht sich diese Spalte nicht auf die anderen Zimmer. |
| Status | Wo sich die Reservierung in ihrem Lebenszyklus befindet: Reserviert, Bestätigt, Ankunft, Eingecheckt, Abreise fällig, Ausgecheckt, Verlängerung, Vorläufig, Storniert, Nichterscheinen oder Übersprungen. Die Farbe richtet sich nach der Bedeutung, sodass Stornierungen und Nichtanreisen rot und alle hauseigenen Buchungen grün dargestellt werden. |
| Aktionen | View öffnet die vollständige Reservierung. |
Listen beginnen bei fünf Zeilen. „Load more...“ fügt jeweils fünf Zeilen hinzu und wechselt zu „Show less“, sobald Sie das Ende erreichen, wodurch die Liste wieder auf die ersten fünf Zeilen reduziert wird. Keiner der beiden Schaltflächen wird angezeigt, wenn die Liste fünf Zeilen oder weniger umfasst.
Die heutigen Aktivitäten bei den Reservierungen
Während es bei den Gästeaktivitäten um Personen im Gebäude geht, dreht sich bei dieser Karte alles um den Verkauf. Alle darin enthaltenen Einträge wurden heute erstellt, und fast keiner davon bezieht sich auf den heutigen Tag.
- Die drei Zahlen für den jeweiligen Reiter, auf dem Sie sich gerade befinden. „Zimmerübernachtungen“ ist die Summe der Übernachtungen aus diesen Buchungen; elf Buchungen mit durchschnittlich weniger als vier Übernachtungen ergeben also 41.
- Sales ,Cancellations und Overbookings . Beim Wechseln der Registerkarte werden sowohl die Tabelle als auch die darüber stehenden Zahlen ausgetauscht, und die erste Kachel benennt sich entsprechend um, sodass auf der mittleren Registerkarte „# CANCELLATIONS “ zu lesen ist.
Auf den Registerkarten „Cancellations “ und „Overbookings “ werden die Übernachtungen und der Umsatz anhand der tatsächlich geladenen Zeilen gezählt. Wenn die Liste lang genug ist, sodass darunter noch die Schaltfläche „Load more... “ angezeigt wird, zeigen diese beiden Kacheln einen Strich anstelle einer Zahl an, da eine Gesamtsumme, die die von Ihnen noch nicht geöffneten Zeilen stillschweigend ausschließt, schlechter wäre als gar keine Gesamtsumme. Laden Sie den Rest, und die Zahlen werden angezeigt.
Die Tabelle enthält andere Spalten als die darüber liegende.
| Spalte | Was sie anzeigt |
|---|---|
| Gästname | Hauptgast, wie oben. Sortierbar. |
| Anzahl der Gäste | Erwachsene und Kinder der gesamten Buchung. |
| Umsatz | Der Gesamtbetrag der Reservierung für den gesamten Aufenthalt und nicht nur für eine Nacht. Sortierbar – so finden Sie die umsatzstärkste Reservierung des Tages. |
| Anreisedatum | Der Zeitpunkt der Ankunft des Gastes im Datumsformat Ihres Objekts. An einem normalen Tag verteilen sich diese Termine über die kommenden Wochen. |
| # Übernachtungen | Aufenthaltsdauer, gezählt als Kalendernächte zwischen Anreise und Abreise. |
| Aktionen | View öffnet die Reservierung. |
Overbookings ist die Registerkarte, die Sie täglich überprüfen sollten. Hier werden Buchungen für Termine aufgelistet, für die Sie bereits ausgebucht sind; diese gehen in der Regel über einen Kanal während einer Synchronisationslücke ein. Es ist kostengünstig, diese einen Monat im Voraus zu korrigieren, und teuer, dies erst um 18:00 Uhr am Abend zu tun.
14-Tage-Umsatz
Das Diagramm stellt den Umsatz für jeden der letzten vierzehn Tage dar. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen beliebigen Punkt, um den genauen Wert für dieses Datum anzuzeigen.
Die beiden darüber liegenden Zahlen, die im Screenshot hervorgehoben sind, bilden die Zusammenfassung. „ AVG DAILY INCOME “ ist der Mittelwert über diese vierzehn Tage. „14 Day Outlook “ ist die Auslastung, die Sie derzeit für die kommenden zwei Wochen verzeichnen; es handelt sich also eher um eine Prognose als um einen historischen Wert.
Unter jeder Zahl befindet sich ein Vergleich zur Vorwoche mit einem Pfeil, der nach unten zeigt und seine Farbe ändert, wenn der Wert negativ ist. Im Screenshot sind die Einnahmen um 12,4 Prozent gestiegen, während die Prognose um 3,1 Prozent gesunken ist. Dies entspricht dem Muster einer starken vergangenen Woche, gefolgt von einer leichten Erholung – eine Kombination, auf die Sie am ehesten reagieren sollten.
Die Schaltfläche „Neu erstellen“
Create New befindet sich oben rechts im Dashboard und ist der schnellste Weg zu allen Buchungen, die ein Zimmer belegen.
| Option | Was wird erstellt? |
|---|---|
| New Reservation | Eine normale Buchung, die im Formular für Reservierungen geöffnet wird. |
| New Tentative | Eine vorläufige Buchung, die noch nicht bestätigt wurde. Sie belegt das Zimmer im Kalender, sodass niemand es doppelt verkauft, und ist die richtige Wahl für eine Gruppenanfrage, von der Sie erwarten, dass sie feststeht. |
| Blocked Dates | Termine, die aus dem Verkauf genommen wurden, ohne dass ein Gast zugeordnet ist. |
| Höflichkeitsreservierung | Eine kurzfristige Reservierung eines Zimmers für jemanden, der sich noch nicht entschieden hat. |
| Out of Service | Ein Zimmer, das nicht verkauft werden kann, aber physisch in Ordnung ist, zum Beispiel während einer gründlichen Reinigung. |
| Out of Order | Ein Zimmer, das tatsächlich unbenutzbar ist, zum Beispiel aufgrund eines defekten Badezimmers. „Out of order“-Zimmer sind diejenigen, die die Auslastung unbemerkt verzerren, wenn Sie vergessen, sie wieder freizugeben. |
| Hausnutzung | Ein Zimmer, das vom Hotel selbst und nicht von einem zahlenden Gast belegt wird. |
| Kostenlose Reservierung | Ein echter Gastaufenthalt ohne Kosten. |
Dinge, die viele Nutzer verwirren
„Gästeaktivitäten“ und „Reservierungen“ sind nicht dieselbe Liste
Sie befinden sich direkt übereinander, haben ähnliche Bezeichnungen und tragen beide den Vermerk „Heute“. Unter „Todays guest activity“ werden Personen aufgeführt, die physisch ankommen, abreisen oder übernachten. „Todays reservation activity“ umfasst Buchungen, die heute vorgenommen wurden, für Termine, die größtenteils in der Zukunft liegen. Ein Gast kann in beiden Listen erscheinen, jedoch nur durch Zufall: Er hat heute gebucht und reist ebenfalls heute an.
Dies sollten Sie bewusst berücksichtigen, wenn Sie jemandem eine Zahl nennen. „Wir hatten heute elf Buchungen“ und „Wir haben heute elf Ankünfte“ beschreiben zwei völlig unterschiedliche Tage.
Der Umsatz auf den beiden Karten hat in „“ zwei unterschiedliche Bedeutungen
Revenue : In „Today at a glance “ ist dies der Wert der heute entgegengenommenen Reservierungen, und dieser Wert bleibt unverändert, unabhängig davon, welche Registerkarte die unten angezeigte Karte der Reservierungen gerade anzeigt. „# REVENUE “ auf dieser unteren Karte richtet sich nach der jeweiligen Registerkarte. Auf „Sales “ stimmen beide Werte überein, da es sich um dieselben Reservierungen handelt. Auf den beiden anderen Registerkarten stimmen sie nicht überein, und beide Angaben sind korrekt.
Die Zahlen sinken nicht, während Sie arbeiten
Arrivals Es handelt sich um die Anzahl der heute fälligen Reservierungen, nicht um die Anzahl der Personen, die noch einchecken müssen. Der Wert wird um 23:00 Uhr derselbe sein wie um 7:00 Uhr. Um zu sehen, wer noch aussteht, öffnen Sie die Ankunftsliste und lesen Sie die Spalte „Status “ ab, in der alle Personen, die sich bereits im Gebäude befinden, als „CheckedIn“ angezeigt werden.
Das Dashboard ist eine Zusammenfassung, und nichts daran kann geändert werden. Wenn eine Zahl hier Fragen aufwirft, liegt die Antwort in der Regel in der detaillierten Anzeige einzelner Zimmer im Kalender .