Wie kann ich den Hauptgast ändern?

Öffnen Sie das Zeilenmenü des Gastes, den Sie als Hauptbuchungsträger festlegen möchten, wählen Sie „ Edit “, setzen Sie ein Häkchen bei „ Make Lead Guest “ und speichern Sie die Einstellung. Die Rolle wird von der Person übertragen, die sie bisher innehatte; es kann jeweils nur ein Gast diese Rolle innehaben. Dies ist der Hauptansprechpartner für die Buchung, an den die Adressbestätigungen gesendet werden; der Hauptbuchungsträger pro Zimmer ist eine separate Einstellung auf der Registerkarte „Zimmer“.

Welche Felder muss ich ausfüllen, um einen Gast zu speichern?

First name n, Nachname, Geburtsdatum, Land und E-Mail-Adresse. Alle weiteren Angaben – Geschlecht, Geburtsort, Adresse, Steuernummern, Telefonnummer – sind optional. In der Leiste am unteren Rand werden alle noch fehlenden Angaben aufgelistet, und die Schaltfläche „ Save Guest “ bleibt ausgegraut, bis alle Angaben vollständig sind, sodass Sie nie raten müssen.

Wird der Gast gelöscht, wenn man ihn aus einer Buchung entfernt?

Nein. Dadurch werden sie lediglich aus dieser Reservierung entfernt. Ihr Profil, ihre Aufenthaltshistorie und alle von ihnen hochgeladenen Dokumente bleiben auf dem Bildschirm „Gäste“ erhalten, und sie können dieser oder einer anderen Reservierung erneut hinzugefügt werden. Bereits auf ihren Namen verbuchte Kosten bleiben auf der Rechnung stehen; weisen Sie diese daher zuerst neu zu, falls die Rechnung aufgeteilt wird.

Wo werden der Reisepass und die Ausweisdokumente eines Gastes aufbewahrt?

Im Gästeprofil, nicht in der Buchung. Laden Sie diese über „ Passport “ im Zeilenmenü hoch; bei einem Stammgast sind diese Angaben bereits hinterlegt und in der Spalte „ Passport “ ist bereits ein Häkchen gesetzt. Da es sich um personenbezogene Daten handelt, laden Sie nur das hoch, was Ihre örtlichen Registrierungsregeln erfordern, und löschen Sie diese Daten, sobald Ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Gäste einer Reservierung

Die Registerkarte „Guest“ enthält die Liste der Personen, im Unterschied zur Liste der Zimmer. Alle Personen, die im Rahmen der Buchung reisen, werden hier erfasst, unabhängig davon, in welchem Zimmer sie übernachten, und die Anzahl auf der Registerkarte gibt an, wie viele Personen insgesamt vorhanden sind.

Es gibt zwei Gründe, hier über bloße Höflichkeit hinaus auf Genauigkeit zu achten. Die Gästeerfassung ist in den meisten Rechtsordnungen gesetzlich vorgeschrieben, und diese Aufzeichnung erfüllt diese Anforderung. Außerdem kann einem Namen, der in der Buchung aufgeführt ist, ein Schlüssel zugewiesen, der dem Zimmer in Rechnung gestellt und auf einer Rechnung aufgeführt werden; ein Name, der nicht aufgeführt ist, kann dies nicht.

Die Spalte

Die Registerkarte „Guest“ der Reservierung 20260110 mit einer Schaltfläche „Add Guest“ oberhalb einer Tabelle mit drei Gästen: Amelia Hart mit dem Badge „LEAD GUEST“, Vereinigte Staaten, Female, amelia.hart@example.com und einem grünen Häkchen in der Spalte „Passport“; Marco Rossi, Italien, Male; und Sofia Rossi, Italien, Female, beide mit einem Bindestrich für „Passport“. — Alle Personen, die im Rahmen der Buchung reisen, unabhängig davon, in welchem Zimmer sie untergebracht sind. Das Häkchen bedeutet, dass ein Ausweisdokument hinterlegt ist.

Add Guest. Die einzige Schaltfläche auf der Registerkarte.
Wer diese Personen sind. Name, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, E-Mail-Adresse.
Ob wir ihren Ausweis haben. Ein Häkchen oder ein Strich, nichts dazwischen.
Alle Aktionen, die Sie für eine dieser Personen ausführen können. Hinter den drei Punkten.

Die Spalten

Spalte	Inhalt
#	Position in der Liste, keine Kennung. Wenn Sie jemanden löschen, rücken die darunter liegenden Nummern nach oben.
Full Name	Vor- und Nachname, mit einem Abzeichen „LEAD GUEST“ für die Person, die diese Rolle innehat.
Nationality	Wie im Gästeprofil vermerkt. Oftmals die Grundlage, auf der Ihre lokale Gästeanmeldung eingereicht wird.
Gender	„Male“, „Female“ oder „N/A“, wenn das Feld nicht ausgefüllt wurde.
Email	Die Adresse im Gästeprofil. Die Bestätigung wird an die Adresse des Hauptgastes gesendet.
Passport	Ein grünes Häkchen, wenn mindestens ein Ausweisdokument für diesen Gast hinterlegt ist, andernfalls ein Strich. Es gibt keinen Hinweis darauf, um welches Dokument es sich handelt oder ob es abgelaufen ist; öffnen Sie „Passport“ über das Zeilenmenü, um dies zu überprüfen.

Keine Spalte hier ist sortierbar, und es gibt keine Suchfunktion. Die Liste ist von Natur aus kurz: Es handelt sich um die Gruppe einer einzelnen Buchung, nicht um Ihre Gästedatenbank. Die Datenbank ist der Bildschirm „Gäste“, zu dem Sie über den Menüpunkt „ View “ im Zeilenmenü gelangen.

Der Hauptgast

Die Zelle „Full Name“ in der ersten Zeile: Amelia Hart, gefolgt von einem kleinen blauen Namensschild mit der Aufschrift „LEAD GUEST“. — Pro Buchung gibt es einen Hauptgast. Dieser bestimmt, an wen die Bestätigung gesendet wird.

Der Hauptgast ist der Hauptansprechpartner der Buchung: der Name, unter dem die Reservierung überall sonst in Prostay aufgeführt ist, sowie die E-Mail- Adresse, an die Bestätigungen und Nachrichten vor der Ankunft gesendet werden. Genau ein Gast kann diesen Status innehaben; wenn Sie ihn einer anderen Person zuweisen, wird er von der Person entfernt, die ihn zuvor innehatte. Über das Kontrollkästchen „Make Lead Guest“ im Gäste- Menü können Sie den Status verschieben.

Das Menü auf der Seite guest, das vier Einträge enthält: „Edit“, „View“, „Passport“ und „Delete“. — Vier Aktionen, die Sie für einen Gast ausführen können. Die Option „Löschen“ verschwindet, wenn nur noch ein Gast übrig ist.

Element	Funktion
Edit	Öffnet das Gastmenü mit den Details dieses Gastes. Änderungen werden für den Gast gespeichert, sodass sie in dieser Buchung und im Profil des Gastes angezeigt werden.
View	Verlässt die Reservierung und öffnet den Gast auf dem Bildschirm „Gäste“ mit seiner vollständigen Historie, allen Aufenthalten und allen Notizen. Verwenden Sie diese Option, wenn sich die Frage eher auf die Person als auf diese Reservierung bezieht.
Passport	Öffnet das Dokumentenfeld. Siehe Reisepässe und Ausweisdokumente.
Delete	Entfernt den Gast aus dieser Reservierung. Diese Schaltfläche ist ausgeblendet, wenn nur noch ein Gast übrig ist, da eine Reservierung ohne Gäste keine gültige Reservierung darstellt.

Einen Gast hinzufügen

Der Bereich „Guest Details“ auf der Registerkarte „Personal Details“: eine Suche nach „Existing client“, ein Kontrollkästchen „Make Lead Guest“, gefolgt von „First Name“, „Last Name“, „Date of Birth“, „Gender“, „Birthplace“, „Country“ und „Guest Tax Id Number“, gefolgt von einem Block „Address“. In der Fußzeile steht „Noch erforderlich: First Name, Last Name, Date of Birth, Country, Email“ neben einer ausgegrauten Schaltfläche „out Save Guest“. — In der Fußzeile wird angezeigt, was noch fehlt, und die Schaltfläche „Speichern“ bleibt deaktiviert, bis alle Felder ausgefüllt sind.

Zwei Registerkarten: „Personal Details “ und „Contact Details “ sowie „ Custom Fields “, falls Ihr Objekt solche für Gäste definiert hat.
Was noch fehlt. Wird in der Fußzeile angezeigt und aktualisiert sich während der Eingabe, sodass Sie nie nach dem Feld suchen müssen, das das Speichern verhindert.

Feld	Erforderlich	Anmerkungen
Existing client	Nein	Füllt das gesamte Formular anhand eines bereits vorhandenen Gastdatensatzes aus. Siehe unten.
Make Lead Guest	Nein	Wenn Sie dieses Kästchen ankreuzen, wird die Rolle von der Person entfernt, die sie derzeit innehat.
First Name, Last Name	Ja	So wie es in dem Dokument steht, mit dem Sie die Person registrieren, nicht so, wie sie gerne genannt werden möchte.
Date of Birth	Ja	Eingetragen als „yyyy/MM/dd“. Dies ist erforderlich, da sowohl die Gästeanmeldung als auch altersbeschränkte Dienste diese Angabe benötigen.
Gender	Nein	Lassen Sie das Feld unverändert, dann wird auf der Registerkarte „N/A“ angezeigt – das ist die ehrliche Antwort.
Birthplace	Nein	In einigen Ländern für die polizeiliche Registrierung erforderlich, in den meisten Ländern wird dies ignoriert.
Country	Ja	Die Staatsangehörigkeit des Gastes. Diese Angabe füllt die Spalte „Nationality“ aus.
Guest Tax Id Number	Nein	Für Rechtsordnungen, in denen eine persönliche Steuernummer auf der Rechnung angegeben wird.
Address Block	Nein	Straße, Ort, Bundesland oder Region, Postleitzahl. Sollte von jedem ausgefüllt werden, der eine Rechnung wünscht.
Company Name, Company Tax ID Number	Nein	Für Gäste, die die Rechnung an ihren Arbeitgeber stellen lassen. Auf der Rechnung werden die Daten des Unternehmens angegeben, nicht die des Gastes.
Email	Ja	Auf der Registerkarte „Contact Details“ – daher kann in der Fußzeile ein Pflichtfeld aufgeführt sein, das Sie nicht sehen können.

Speichern Sie die Eingaben, und der Gast erscheint sofort in der Tabelle. Das Hinzufügen eines Gastes ändert nichts an der Belegung, auf deren Grundlage die Zimmerpreise berechnet wurden (das ist die Spalte „ # GUESTS “ auf der Registerkarte „Zimmer“), und wenn tatsächlich eine vierte Person zur Gruppe hinzugekommen ist, muss dies ebenfalls geändert werden, da sonst der Preis falsch ist.

Einen bereits vorhandenen Gast verwenden

Das Dropdown-Menü „Existing client“ oben im Bereich „guest“ öffnet ein Suchfeld über fünf gespeicherten „guest“-Profilen, die jeweils einen Namen und eine E-email address anzeigen: Eleanor Whitfield, Tobias Lindqvist, Priya Raghunathan, Mathieu Bergeron und Keiko Watanabe. — Wenn Sie ein gespeichertes Profil auswählen, wird das Formular anhand des Gastdatensatzes ausgefüllt, sodass Sie die Angaben nicht erneut eingeben müssen.

Über das Dropdown-Menü oben in der Schublade können Sie alle Gästeprofile des Objekts nach Namen und E-Mail-Adresse durchsuchen. Durch die Auswahl eines Profils wird das gesamte Formular – Name, Geburtsdatum, Nationalität, Adresse, Kontaktdaten – aus dem gespeicherten Datensatz ausgefüllt.

Nutzen Sie diese Funktion für alle, die bereits bei Ihnen übernachtet haben. Wenn Sie die Daten eines wiederkehrenden Gastes erneut eingeben, wird ein zweites Profil für dieselbe Person angelegt, und sobald dies geschehen ist, wird deren Historie auf zwei Datensätze aufgeteilt: Die Hälfte der Aufenthalte unter dem einen, die andere Hälfte unter dem anderen, und keiner der beiden Datensätze weist darauf hin, dass es sich um einen Stammgast handelt.

Kontaktdaten

Die Registerkarte „Contact Details“ im Menü „guest“ für Amelia Hart, mit einem Pflichtfeld „Email“, das mit „amelia.hart@example.com“ ausgefüllt ist, sowie den Feldern „Phone“ und „Mobile“, die mit „+1 310 555 2317“ und „+1 310 555 4402“ ausgefüllt sind. — Drei Felder, wobei jedoch nur die E-Mail-Adresse Pflichtfeld ist: Dorthin wird die Bestätigung gesendet.

Email ist für jeden Gast erforderlich, nicht nur für den Hauptgast. An diese Adresse werden die Bestätigung, etwaige Nachrichten vor der Ankunft und die per E-Mail versandte Rechnung gesendet; eine Buchung ohne Adresse des Hauptgastes ist eine Buchung, von der niemand außerhalb Ihres Gebäudes etwas weiß.

Phone undMobile sind hier optional. Geben Sie die Handynummer für Anreisen dennoch an: Sie benötigen diese, wenn ein Gast bis acht Uhr nicht erschienen ist und Sie entscheiden müssen, ob Sie das Zimmer freihalten sollen.

Reisepässe und Ausweisdokumente

Das Fenster „UploadPassports / Ausweisdokumente“: ein Drag-and-Drop-Bereich für Bilder, eine Liste mit der Überschrift „Hochgeladene Passport“, in der die bereits vorhandenen Dateien angezeigt werden, mit den Schaltflächen „view“ und „delete“ sowie eine Schaltfläche „Save“. — Dokumente sind an den Gast gebunden, nicht an die Buchung; daher folgen sie dem Gast bei seinem nächsten Aufenthalt.

Laden Sie ein Bild hoch oder klicken Sie, um die Datei auszuwählen. Bereits gespeicherte Dokumente werden darunter mit einem Download-Button und einem Papierkorb-Symbol aufgelistet; der Papierkorb fragt nach, bevor er etwas löscht. Es wird nichts gespeichert, bis Sie auf „ Save “ klicken; das Schließen des Fensters mit einer ungespeicherten Datei darin löscht die Datei.

Die Dokumente gehören zum Gästeprofil und nicht zu diesem Aufenthalt; daher ist bei einem wiederkehrenden Gast der Reisepass bereits hinterlegt und das Kontrollkästchen „ Passport “ bereits angekreuzt. Das ist der Sinn dahinter, sie aus „Existing client “ auszuwählen, anstatt sie neu einzugeben.

Einen Gast entfernen

Die Bestätigungsseite „delete“: die Überschrift „Bestätigung“, die Frage „Möchten Sie diese guest wirklich delete?“, sowie die Schaltflächen „Ja“ und „Nein“. — Dadurch wird der Gast aus der Buchung entfernt. Sein Gastprofil bleibt davon unberührt.

Delete entfernt den Gast aus dieser Reservierung. Die Person wird dabei nicht gelöscht: Ihr Profil, ihre Historie und ihre Dokumente bleiben auf dem Bildschirm „Gäste“ erhalten, und sie kann wieder hinzugefügt oder einer anderen Buchung zugeordnet werden.

Ihm bereits zugewiesene Kosten werden nicht mit übertragen. Eine Folio-Zeile auf den Namen eines entfernten Gastes verbleibt auf dem Folio, ist weiterhin fällig und gehört nun niemandem Bestimmten mehr; weisen Sie diese Zeilen daher zuerst neu zu oder verschieben Sie sie, falls die Rechnung aufgeteilt werden soll.

Dinge, die oft zu Verwirrung führen

Was Sie sehen	Warum
In der Fußzeile wird ein Pflichtfeld aufgeführt, das nicht auf dem Bildschirm	Email befindet sich auf der Registerkarte „Contact Details“. Die Fußzeile berücksichtigt beide Registerkarten; das Formular zeigt Ihnen jeweils nur eine an.
Keine Schaltfläche „Add Guest“ und keine Zeilenmenüs	Ihr Benutzer steht auf der Sperrliste der Buchung. Gesperrte Benutzer können diese Registerkarte einsehen, aber nicht bearbeiten. Ein Administrator verwaltet die Liste über das Dialogfeld „Actions“ der Buchung.
Keine Option „Delete“ im Zeilenmenü	Die Buchung enthält nur einen Gast. Fügen Sie zunächst den Ersatzgast hinzu und entfernen Sie dann den ursprünglichen Gast.
Das Feld „Geschlecht“ lautet „N/A“	Niemand hat dieses Feld ausgefüllt. Es handelt sich um ein optionales Feld, und so sieht ein leeres Feld aus – es ist kein Fehler.
Derselbe Gast erscheint zweimal auf dem Bildschirm „Gäste“	Jemand hat die Daten manuell eingegeben, anstatt sie aus „Existing client“ auszuwählen. Führen Sie die Profile auf dem Bildschirm „Gäste“ zusammen und verwenden Sie beim nächsten Mal die Auswahlliste.
Ein Gast, der keinem Zimmer zugeordnet ist	Das ist normal und oft korrekt. Gäste sind der Buchung zugeordnet; auf der Registerkarte „Zimmer“ wird nur der Hauptgast jedes Zimmers namentlich aufgeführt.

Gäste mit einer Reservierung