Wozu dient die Warteliste?
Jemand möchte drei Nächte in einem „Deluxe King“-Zimmer buchen, doch das mittlere Zimmer ist bereits ausgebucht. Der Gast würde dennoch kommen, wenn etwas frei würde. Das ist ein Eintrag auf der Warteliste: ein Gast, an den Sie heute noch nicht verkaufen konnten, an den Sie aber morgen vielleicht verkaufen können.
Der Grund, diese Einträge in Prostay statt in einem Notizblock zu führen, ist, dass Prostay die Verfügbarkeit erneut überprüft. Jedes Mal, wenn diese Seite geladen wird, vergleicht das System jede Anfrage mit Ihrer aktuellen Verfügbarkeit und teilt Ihnen mit, ob Sie den Gast jetzt aufnehmen könnten. Stornierungen kommen ständig vor, und niemand bemerkt sie einzeln; die Warteliste ist es, die aus einer Stornierung einen Anruf macht.
Dies ist das Gegenteil eines abgelehnten Gastes , bei dem es sich um den Vermerk handelt, den Sie anlegen, wenn der Gast endgültig weg ist. Wenn die Möglichkeit besteht, dass er doch noch bleibt, gehört er hierher. Wenn nicht, vermerken Sie die Absage und machen Sie weiter. Nichts verbindet diese beiden Vorgänge miteinander, daher muss für einen Gast, der letztendlich nicht erreichbar ist, hier ein Eintrag geschlossen und dort ein Abgelenntes Gäste-Profil vermerkt werden.
Die Seite
Eine Zeile entspricht einer Anfrage. „Rooms“ gibt an, was der Gast angefragt hat, was mehr als eine Option sein kann und auch „Any“ lauten kann, wenn ihm beides recht war. „Dates“ zeigt den Aufenthalt und die Anzahl der Übernachtungen an. „Waiting since“ gibt an, wie lange der Gast bereits auf der Liste steht, und diese Spalte ist es, die in der Regel zum Handeln auffordert.
Die Seite wird gefiltert nach den beiden Status angezeigt, die bearbeitet werden müssen: „ Waiting “ und „Contacted “; Sie sehen also zunächst die aktuelle Liste und nicht alle Einträge, die jemals darin enthalten waren.
Priority können Sie selbst festlegen: „Niedrig“, „Normal“ oder „Hoch“. Die Liste wird sortiert und farblich gekennzeichnet – mehr tut sie nicht. Es lohnt sich, diese Einstellung für die wenigen Anfragen zu nutzen, bei denen Sie tatsächlich um acht Uhr morgens anrufen würden, und sie ansonsten unverändert zu lassen, denn eine Liste, in der alles den Status „Hoch“ hat, ist eine Liste ohne jegliche Priorität.
Das Verfügbarkeitssymbol
Die Spalte „Availability“ ist der Teil dieses Bildschirms, der die eigentliche Arbeit leistet. Diese Angabe wird nicht in der Anfrage gespeichert; Prostay berechnet sie jedes Mal neu, wenn Sie die Seite öffnen, indem es den Zimmertyp und die Daten berücksichtigt, die der Gast angefragt hat, und prüft, was heute Abend frei ist.
Drei mögliche Ergebnisse:
Available bedeutet, dass für jede Nacht des Aufenthalts mindestens eine freie Einheit des gewünschten Zimmertyps verfügbar ist. Sie können diese Buchung nun annehmen.
Partial bedeutet, dass an einigen Nächten Zimmer verfügbar sind, an anderen jedoch nicht, und das Symbol zeigt Ihnen an, an wie vielen: „Partial 1/3 “ ist eine Nacht von drei. Ein Anruf lohnt sich, denn ein Gast, der drei Nächte gebucht hat, nimmt oft auch zwei, und weil die Verschiebung einer anderen Buchung möglicherweise das Einzige ist, was zwischen Ihnen und dem gesamten Aufenthalt steht.
No availability bedeutet, dass keiner der Übernachtungstermine in Frage kommt. Lassen Sie es dabei; das Symbol ändert sich von selbst, sobald etwas frei wird.
Eine Anfrage ohne angegebenen Zimmertyp kann nicht geprüft werden, da es keinen Vergleichsmaßstab gibt. Diese Anfragen zeigen kein Ergebnis an, was ein guter Grund ist, immer einen Zimmertyp anzugeben, selbst wenn der Gast angibt, dass es ihm egal sei.
Innerhalb einer Anfrage
Wenn Sie auf eine Zeile klicken, werden alle Details der Anfrage angezeigt.
Availability by night Oben wird die Anzeige korrekt dargestellt: eine Kachel pro Nacht mit der Anzahl der freien Einheiten auf jeder Kachel. Dies zeigt Ihnen, ob eine Teilbelegung fast erreicht ist oder noch weit davon entfernt ist, und es ist das, worauf Sie achten sollten, bevor Sie zum Telefon greifen.
Quoted total ist der Preis, den Sie dem Gast bei dessen Anfrage genannt haben. Er ist im Eintrag gespeichert und ändert sich nicht. Sollten sich Ihre Preise seitdem geändert haben, stimmt er nicht mit den Kosten überein, die derselbe Aufenthalt heute kosten würde, und das ist beabsichtigt und kein Fehler: Es handelt sich um eine Aufzeichnung dessen, was gesagt wurde. Vergleichen Sie ihn mit Ihrem aktuellen Preis, bevor Sie ihn jemandem gegenüber wiederholen.
Expires ist das Datum, nach dem es sich nicht mehr lohnt, die Anfrage weiterzuverfolgen. Legen Sie es auf das Datum fest, an dem die Pläne des Gastes nicht mehr relevant sind, in der Regel sein Ankunftsdatum.
Diary notes sind die fortlaufende Aufzeichnung dessen, was gesagt wurde. Jeder Eintrag enthält den Verfasser und das Datum. Hier findet sich der Eintrag „Agent bat darum, als Erster angerufen zu werden, falls ein Zimmer frei wird“, und dies ist der Grund, warum die nächste Person, die den Eintrag öffnet, die Angelegenheit so bearbeiten wird, wie Sie es getan hätten.
Die drei Möglichkeiten,
Convert einer offenen Anfrage bieten drei Möglichkeiten, die sich darin unterscheiden, inwieweit Sie sich damit festlegen.
Convert to Reservation Öffnet den neuen Bildschirm für Reservierungen, auf dem der Gast, die Daten, die Zimmertypen und die Personenzahl bereits aus der Anfrage ausgefüllt sind. Sie schließen die Reservierung ab, wie Sie es bei jeder anderen Reservierung tun würden. Dies ist die richtige Option, wenn der Gast am Telefon seine Zustimmung gibt.
Convert to Tentative macht dasselbe, legt die Buchung jedoch als vorläufig an, sodass das Zimmer reserviert bleibt, während die Buchung noch unbestätigt ist. Verwenden Sie diese Option, wenn der Gast zugestimmt hat und noch jemand anderes die Buchung genehmigen muss.
Convert to Courtesy Hold bleibt auf dieser Seite und öffnet das vorausgefüllte Fenster für die vorläufige Reservierung. Eine vorläufige Reservierung blockiert das Zimmer für einen kurzen Zeitraum, ohne dass eine Buchung erstellt wird. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie das Zimmer freihalten möchten, während der Gast noch darüber nachdenkt.
Alle drei Optionen füllen den nächsten Bildschirm anhand der Anfrage aus, sodass Sie die Angaben nicht erneut eingeben müssen, und alle drei markieren den Eintrag „ Converted “, sobald die Buchung oder die Reservierung gespeichert wird. Wenn Sie den Bildschirm ohne Speichern verlassen, bleibt der Eintrag unverändert.
Die fünf Statusangaben
Waiting ist „neu“ und unverändert. „Contacted “ bedeutet, dass jemand mit dem Gast gesprochen hat, und „Mark contacted “ bei der offenen Anfrage ist der Grund, warum sie dort landet. Diese beiden stellen die aktive Liste dar.
Converted wird für Sie gesetzt, sobald die Anfrage zu einer Buchung oder einer Reservierung wird. „Expired “ ist der Ort, an den ein Eintrag verschoben wird, sobald sein Ablaufdatum überschritten ist. „Removed “ entspricht der Funktion von „Remove “: Dabei wird der Eintrag aus der Arbeitsliste entfernt, ohne ihn zu löschen, sodass der Datensatz der Anfrage erhalten bleibt.
Ein konvertierter Eintrag kann wieder in „Waiting“ (Anfragen) umgewandelt werden, falls die Buchung scheitert; dies erspart Ihnen die erneute Eingabe all dessen, was der Gast Ihnen beim ersten Mal mitgeteilt hat.
Dinge, die den Nutzern oft Probleme bereiten
Die Verfügbarkeitsanzeige bezieht sich auf heute Abend, nicht auf den Zeitpunkt, zu dem die Anfrage gestellt wurde. Sie wird bei jedem Laden neu berechnet. Ein Eintrag, der letzte Woche noch „Keine Verfügbarkeit“ anzeigte, könnte heute „Verfügbar“ anzeigen, und nichts weist darauf hin, dass sich dies geändert hat. Das Öffnen der Seite ist die Benachrichtigung.
Der angegebene Preis ist veraltet, kein aktueller Tarif. Es handelt sich um den Preis, den Sie ihnen genannt haben. Überprüfen Sie den aktuellen Tarif, bevor Sie etwas bestätigen, insbesondere bei einer Anfrage, die bereits eine Weile vorliegt.
Eine Anfrage ohne Zimmerkategorie erhält keine Entscheidung. Prostay hat keine Grundlage, um die Verfügbarkeit zu prüfen. Geben Sie eine Kategorie an, auch wenn der Gast flexibel ist; Sie können diese jederzeit ändern.
Die Ablauffunktion verfolgt niemanden. Sie entfernt den Eintrag aus Ihrer Ansicht, sobald das Datum überschritten ist. Sie versendet keine E-Mail an den Gast und warnt Sie nicht vorab.
Die Kalenderansicht ist dieselbe Liste in gekürzter Form. Die Schaltfläche „Waitinglist “ im Kalender öffnet dieselben Anfragen mit denselben Markierungen und denselben drei Schaltflächen zur Buchungsbestätigung. Es spielt keine Rolle, welche Ansicht Sie verwenden; es handelt sich um ein und dieselbe Liste. Nicht zugewiesene Buchungen und die Warteliste decken diesen Bereich ab.