Das Folio ist die Rechnung des Gastes. Alle während des Aufenthalts angefallenen Kosten und alle dafür geleisteten Zahlungen werden in der Reihenfolge ihres Entstehens aufgeführt, mit dem jeweiligen Saldo darunter. Wenn jemand an der Rezeption anruft, um zu fragen, wofür eine bestimmte Nummer auf seiner Kreditkartenabrechnung steht, ist dies der Bildschirm, der diese Frage beantwortet.
Was ein Folio ist
Ein Folio ist ein Sammelbegriff für Transaktionen, kein Dokument. Es wird nicht beim Check-out erstellt und ist nicht die Rechnung. Die Rechnung wird aus einem Folio ausgedruckt, und ein Folio kann während eines längeren Aufenthalts mehrere Rechnungen generieren. Das Folio selbst existiert ab dem Zeitpunkt der Buchung und wird bis zur Abreise des Gastes fortlaufend ergänzt.
Zwei Regeln sorgen dafür, dass alles andere auf diesem Bildschirm Sinn ergibt:
- Ein Folio wächst immer nur. Nichts wird bearbeitet und nichts wird gelöscht. Ein Fehler wird durch Hinzufügen einer Zeile korrigiert, die ihn aufhebt: eine Stornierung, eine Gutschrift oder eine Anpassung. Der Verlauf der geschehenen Vorgänge bleibt unverändert. Dies ist an den meisten Orten eine gesetzliche Vorgabe und überall eine Anforderung für die Rechnungsprüfung.
- Eine Buchung kann mehr als ein Folio umfassen. Der übliche Grund dafür ist, dass jemand anderes einen Teil der Rechnung übernimmt: Das Unternehmen übernimmt die Kosten für das Zimmer und die Steuern, der Gast begleicht seine eigene Barrechnung. Zwei Folios, ein Aufenthalt.
Die Abrechnung
Öffnen Sie eine beliebige Buchung und klicken Sie auf „Folio“. Auf dieser Registerkarte gibt es kein Zählsymbol, im Gegensatz zu „Rooms“ oder „Guest“ – ein Folio ohne Einträge und ein Folio mit vierzig Zeilen sehen identisch aus, bis Sie es öffnen.
- Welches Folio Sie gerade betrachten. Hinzu kommt eine Umschaltfunktion zwischen der Gesamtliste und der Aufschlüsselung nach Gästen.
- Die drei Möglichkeiten, Einträge hinzuzufügen: Zahlungen und Gutschriften, Belastungen und Korrekturen sowie die Aktionen auf Folioebene.
- Die Transaktionen. Die neuesten zuerst.
- Die Summen. In der Seitenleiste, wo sie von jedem anderen Reiter aus sichtbar bleiben.
Dies ist die breiteste Registerkarte auf der Seite der Reservierungen. Das Dreieck oben in der Zusammenfassung klappt diese zusammen und verschafft der Tabelle etwa 350 zusätzliche Pixel – genau der Unterschied, der es ermöglicht, die Spalte „Anmerkungen“ zu lesen, anstatt nur zu raten.
Die Symbolleiste
- Viewing Folio. Welche der Buchungs- Folios die Tabelle darunter anzeigt. Immer nur eines, niemals alle auf einmal.
- All transactions/ „By guest“. Dieselben Zeilen, entweder in einer flachen Liste oder gruppiert nach der Person, zu der sie gehören.
- Add Payment/Credit. Geld, das hereinkommt oder wieder ausgeht – eine Zahlung, eine Gutschrift oder eine Rückerstattung.
- Add / Adjust Charge. Ausstehende Beträge. Posten aus dem Katalog, Steuern und Gebühren, zusätzliche Zimmererlöse sowie Korrekturen an einer bereits vorhandenen Zeile.
- Folio Actions. Vorgänge, die sich auf das Folio als Ganzes und nicht auf eine einzelne Zeile beziehen: Umbuchungen und die Aufteilung von Anteilen bei einer Buchung, die sich mehrere Personen teilen.
Alle drei Schaltflächen werden im Abschnitt „Buchung von Gebühren, Zahlungen und Rückerstattungen “ behandelt. Wenn Sie diese überhaupt nicht sehen können, unterliegt Ihr Benutzer bei dieser Buchung Einschränkungen. Siehe „Häufige Fallstricke “.
Auswahl des anzuzeigenden Folios
Welche Folios vorhanden sind und was standardmäßig auf jedem davon verbucht wird, wird pro Objekt und nicht pro Buchung festgelegt. Eine Folio-Konfiguration kann an bestimmte Buchungsquellen und bestimmte Zahlungsarten gebunden sein, sodass eine Buchung, die über eine OTA eingeht, automatisch einem anderen Folio zugeordnet wird als eine Spontanbuchung, ohne dass jemand eine Auswahl treffen muss.
Das in der Liste als Standard markierte Folio wird zuerst geöffnet. Falls eine von Ihnen erwartete Belastung nicht in der Tabelle aufgeführt ist, überprüfen Sie bitte das Dropdown-Menü, bevor Sie die Buchung erneut verbuchen: Bei einer Buchung mit zwei Folios ist die Hälfte der Rechnung immer nur einen Klick entfernt.
Ein zweites Folio ist zunächst leer und bleibt leer, bis etwas direkt darauf verbucht oder vom Hauptfolio dorthin verschoben wird. Es ist nicht defekt und muss nicht neu angelegt werden: Es handelt sich um eine Rechnung, auf die noch niemand etwas verbucht hat.
Die Transaktionstabelle
Die Zeilen sind nach dem neuesten Eintrag sortiert, und jede Spalte kann angeklickt werden, um nach ihr zu sortieren. Die Sortierung dient nur der Übersicht; sie ändert nichts am Kontoauszug.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| DATE/TIME | Wann die Zeile verbucht wurde, nicht, wofür sie steht. Eine bei der Ankunft verbuchte Zimmerrechnung für drei Nächte trägt das Datum des Ankunftstages, und der Zimmerpreis für die letzte Nacht weist denselben Zeitstempel auf wie der für die erste Nacht. |
| GUEST NAME | Wem die Zeile zugeordnet ist. Bei einer Buchung für einen einzelnen Gast ist dies in jeder Zeile derselbe Name. Bei einer gemeinsamen Buchung entspricht dies der Gruppierung in der Ansicht „By guest“ und entscheidet darüber, auf wessen Rechnung die Zeile erscheint. |
| ROOM | Die Zimmernummer, auf die sich die Belastung bezieht. Bei Belastungen, die nicht an ein Zimmer gebunden sind – wie beispielsweise eine an der Rezeption entgegengenommene Zahlung –, bleibt dieses Feld leer. |
| PRODUCT NAME | Um welche Position es sich handelt. Katalogartikel zeigen ihren eigenen Namen an; Zimmerumsätze, Steuern und Gebühren geben an, um welche Art von Position es sich handelt; eine Zahlung zeigt die Zahlungsmethode an, sodass bei einer Kartenzahlung der Kartentyp und die letzten vier Ziffern angezeigt werden. |
| NOTES | Freitext, der bei der Buchung der Position eingegeben oder vom System generiert wurde. Hier wird bei einer Umbuchung die Herkunft vermerkt, und hier sollte der Grund für eine ungewöhnlich erscheinende Belastung angegeben werden. |
| QTY | Anzahl. Relevant bei Katalogartikeln und Gutschriften; bei Zimmerumsätzen, Steuern und Zahlungen stets „1“, unabhängig vom Betrag. |
| DEBIT | Der vom Gast geschuldete Betrag. Zimmerumsatz, Steuern und Gebühren, Artikel, Buchungen an Verkaufsstellen und Rückerstattungen. |
| CREDIT | Betrag, den der Gast gezahlt hat oder der ihm von der Rechnung zurückerstattet wurde. Zahlungen und Gutschriften. |
Soll und Haben
Jede Zeile landet genau in einer der beiden Geldspalten, und in welcher sie landet, wird durch die Art der Transaktion bestimmt. Nichts auf dem Folio ist jemals negativ; eine Reduzierung ist eine Zeile in der entgegengesetzten Spalte, kein Minuszeichen.
| Art der Zeile | Spalte | Was es ist |
|---|---|---|
| Zimmerumsatz | DEBIT | Der Übernachtungspreis. Wird pro Zimmer und Aufenthalt verbucht. |
| Steuern/Gebühren | DEBIT | Kurtaxe, Mehrwertsteuer, Resortgebühren. Werden separat vom Zimmerpreis ausgewiesen, damit der Preis übersichtlich bleibt. |
| Leistung | DEBIT | Alle Leistungen aus dem Produktkatalog: Frühstück, Parkplatz, eine Wellnessbehandlung. Eine im Preis enthaltene Leistung wird mit Null ausgewiesen und entsprechend gekennzeichnet. |
| Verkaufsstelle | DEBIT | Eine Abrechnung, die vom Restaurant oder von der Bar übermittelt und dem Zimmer in Rechnung gestellt wird. |
| Rückerstattung | DEBIT | Dem Gast wird Geld zurückerstattet. Es handelt sich um eine Belastung, da sich dadurch der ausstehende Betrag des Gastes erhöht; Sie haben Bargeld zurückgegeben, wodurch sich die Rechnung erhöht. |
| Zahlung | CREDIT | Eingegangener Geldbetrag. Karte, Bargeld, Banküberweisung, Anzahlung bei der Buchung. |
| Gutschrift | CREDIT | Geld, das von der Rechnung abgezogen wird, ohne dass jemand dafür bezahlt hat – eine Geste des guten Willens, eine Entschädigung oder ein nachträglich gewährter Rabatt. |
Was Sie mit einer einzelnen Zeile tun können
| Element | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Move to Folio | Versendet die Zeile in eines der anderen Folios des Buchungsvorgangs. Der Betrag bleibt unverändert; es ändert sich lediglich, auf welcher Rechnung er verbucht ist. |
| Void Transaction | Storniert die Zeile. Sie verschwindet aus der Tabelle und wird nicht mehr zum Saldo hinzugerechnet, wird jedoch nicht gelöscht – der Datensatz bleibt im Hintergrund erhalten. |
| View Receipt | Gilt nur für Zeilen der Verkaufsstellen. Öffnet den ursprünglichen Kassenbeleg mit Einzelposten, sodass Sie einem Gast genau mitteilen können, wofür die 84 USD im Restaurant angefallen sind. |
| Assign to guest | Gilt nur für Buchungen mit mehr als einem Gast. Verschiebt die Position auf den Namen eines anderen Gastes – dies entscheidet darüber, auf wessen Rechnung sie landet. Ein Häkchen kennzeichnet, wem sie nun gehört, und mit „Unassign guest“ wird sie von allen entfernt. |
Das Verschieben und Stornieren wird ausführlich behandelt, einschließlich der Auswirkungen auf die Summen, im Abschnitt „Buchung von Belastungen, Zahlungen und Rückerstattungen “.
Die Ansicht „Nach Gast“
Wechseln Sie in der Symbolleiste zu „By guest“, und die gleichen Transaktionen werden auf ein Feld pro Person aufgeteilt, jeweils mit eigenen Summen.
- Für wen die Gruppe bestimmt ist. Die Person, der die Zeilen zugeordnet sind, mit einem „LEAD “-Symbol bei demjenigen, der die Buchung vorgenommen hat.
- Die Summen dieser Person. Belastungen, Zahlungen und der Saldo zwischen beiden, wobei nur die Posten dieser Gruppe berücksichtigt werden. Der Saldo wird rot angezeigt, solange er über Null liegt.
- „Invoice guest“. Erstellt eine Rechnung ausschließlich für die Posten dieser Person und nicht für das gesamte Folio.
Zeilen, die niemandem zugeordnet sind, werden in einer abschließenden Gruppe namens „ Unassigned “ zusammengefasst, die hinter allen namentlich genannten Gruppen steht. Falls die Gruppe eines Gastes vollständig fehlt – das heißt, keine seiner Zeilen wurde ihm zugeordnet –, wenden Sie „Assign to guest “ auf die betreffenden Zeilen an, und die Gruppe wird angezeigt.
Die Gruppen ergeben zusammen das Folio. Zwei Gäste mit Kosten in Höhe von 738,00 USD und 660,00 USD ergeben die Gesamtsumme von 1.398,00 USD in der Zeile; die Ansicht schlüsselt die Beträge auf, verändert sie jedoch nicht.
Wie der Saldo ermittelt wird
| Zeile | Was es ist |
|---|---|
| Sub Total | Alle Kosten vor Steuern. Zimmererlöse zuzüglich Nebenkosten. |
| Jede Steuer in einer eigenen Zeile | Eine Zeile pro anfallender Steuer, benannt so, wie sie in Ihren Steuereinstellungen angegeben ist. Durch die separate Auflistung können Gäste erkennen, warum der Gesamtbetrag über dem ihnen angebotenen Preis liegt. |
| Grand Total | Zwischensumme zuzüglich der Steuern. Die Gesamtkosten des Aufenthalts. |
| Amount Paid | Alle bisher eingegangenen Zahlungen, über alle Folios der Buchung hinweg. |
| Balance Due | Gesamtsumme abzüglich des bereits gezahlten Betrags. Was noch zu zahlen ist. |
Dinge, die viele verunsichern
| Was Sie sehen | Warum |
|---|---|
| Es sind überhaupt keine Schaltflächen in der Symbolleiste zu sehen | Ihr Benutzer steht auf der Sperrliste der Buchung. Gesperrte Benutzer können das Folio einsehen, aber keine Buchungen vornehmen, und die Drei-Punkte-Menüs verschwinden zusammen mit den Schaltflächen. Ein Administrator verwaltet die Liste über den Dialog „Aktionen“ der Buchung. |
| Ein von Ihnen gebuchter Posten ist nicht in der Tabelle enthalten | Nahezu immer ist das falsche Folio ausgewählt. Überprüfen Sie zunächst das Dropdown-Menü „Viewing Folio“ und prüfen Sie anschließend, ob jemand die Zeile verschoben oder storniert hat; auf der Registerkarte „Activity Log“ werden beide Vorgänge protokolliert. |
| Eine Position ist verschwunden und der Saldo hat sich geändert | Sie wurde storniert. Stornierte Zeilen werden in der Tabelle bewusst ausgeblendet, damit die Rechnung, die Sie einem Gast vorlegen, genau dem Betrag entspricht, den er zu begleichen hat. Unter „Activity Log“ können Sie nachsehen, wer die Zeile wann storniert hat. |
| Ein Posten mit dem Preis „0 (inklusive)“ | Die Position ist im Zimmerpreis enthalten. Sie erscheint auf der Abrechnung, damit der Gast sehen kann, dass er sie zum Preis von null erhalten hat, da er sie bereits im Preis bezahlt hat. |
| Zimmerumsatz für drei Übernachtungen in einer Zeile | Normal. Der Preis wird für den gesamten Aufenthalt und nicht pro Nacht verbucht; daher wird ein Aufenthalt von drei Nächten in einer Zeile mit dem Wert von drei Nächten ausgewiesen, datiert auf den Zeitpunkt der Verbuchung. Auf der Registerkarte „Zimmer“ sehen Sie die Aufschlüsselung pro Nacht. |
| Eine Zeile mit der Kennzeichnung „Pending approval“ | Für diese Belastung wurde eine Korrektur gebucht, die darauf wartet, von einer Person mit Genehmigungsrechten freigegeben zu werden. Der Betrag wird erst nach der Genehmigung in den Saldo einbezogen. |