Was dieser Bericht beantwortet
Die Liste der Hauskonten beantwortet die Frage: „Was schuldet jedes Konto?“ Dieser Bericht beantwortet die beiden folgenden Fragen: Was wurde auf allen Konten verbucht, und wie alt sind die uns zustehenden Forderungen?
Postings report Oben auf dem Bildschirm „Hauskonten“ wird er geöffnet. Der Zugriff darauf ist durch eine eigene Berechtigung geregelt, „View the house-account postings report “, die unabhängig von der Berechtigung zum Anzeigen der Konten ist, sodass einem Buchhalter diese Berechtigung erteilt werden kann, ohne dass er Zugriff auf andere Funktionen erhält.
Die Liste
Eine Zeile entspricht einer Buchung. Das zugehörige Konto wird in jeder Zeile namentlich genannt, darunter steht die Nummer, sodass dieselbe Beschreibung auf vier verschiedenen Konten klar unterscheidbar bleibt, und ein „ Charge “- oder „Payment “-Symbol zeigt an, in welche Richtung das Geld geflossen ist. Zahlungen sind grün dargestellt, was die schnellste Möglichkeit ist, die Spalte zu überblicken.
Der Bericht wird standardmäßig für die letzten dreißig Tage angezeigt. Über die beiden Datumsfelder können Sie diesen Zeitraum ändern, und die Liste wird neu geladen, sobald Sie die Werte festlegen. Alle übrigen Angaben auf dem Bildschirm werden anhand des zurückgegebenen Zeitraums berechnet.
All ,Charges und Payments filtern die in der Tabelle angezeigten Daten. „Payments “ für einen einzelnen Tag kommt in diesem Bericht einer Einnahmenliste für Hauskonten am nächsten.
Charged undCollected summieren die Belastungen und Zahlungen über den gesamten Zeitraum. Postings zählt die Zeilen, die Sie derzeit sehen können; daher ist dies die einzige Kachel, die sich ändert, wenn Sie zwischen Charges undPayments wechseln. Die beiden Geld- Kacheln ändern sich nicht.
Der Kontoname in jeder Zeile ist ein Link zum Konto selbst – dies ist in der Regel der nächste Schritt, den Sie unternehmen möchten, nachdem Sie einen Buchungssatz gefunden haben, der falsch erscheint. Der Rest der Zeile ist nicht anklickbar; klicken Sie daher gezielt auf den Namen.
Saldenübersicht
Unterhalb der Liste befindet sich der Bereich, wegen dem ein Finanzmanager diese Seite öffnet.
Jedes offene Konto mit ausstehenden Beträgen wird je nach der Anzahl der Tage, die seit dem Datum „Payment due“ vergangen sind, in eine von fünf Kategorien eingeteilt. „Not yet due“ umfasst diejenigen, deren Fälligkeitsdatum noch nicht erreicht ist, und die vier folgenden Kategorien umfassen diejenigen, deren Fälligkeitsdatum bereits erreicht ist: 1 bis 30 Tage, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90.
Zwei Aspekte dieses Fensters sind besonders hervorzuheben.
Es ignoriert den Datumsbereich. Das ist beabsichtigt und die einzig sinnvolle Lösung: Schulden gehören nicht zu dem Fenster, das Sie gerade betrachten, und eine Rechnung vom März ist genauso unbezahlt, unabhängig davon, ob der März in den Feldern darüber enthalten ist oder nicht.
Ein Konto ohne Fälligkeitsdatum landet unter „Not yet due“ (Fälligkeitsdatum noch nicht festgelegt ). Da es kein Datum gibt, an dem es überfällig werden könnte, altert es nie, egal wie lange es bereits besteht. Wenn Ihre ältesten Forderungen nicht angezeigt werden, sollten Sie dies als Erstes überprüfen.
Um Klarheit zu gewinnen
Export CSV gibt aus, was Sie gerade betrachten: die Zeilen, die der Filter im von Ihnen festgelegten Bereich sichtbar gelassen hat, mit den Spalten „Datum“, „Kontonummer“, „Kontoname“, „Belastung oder Zahlung“, „Beschreibung“, „Anzahl“ und „Betrag“. Die Datei wird nach dem Bereich benannt, den sie abdeckt, sodass ein Ordner mit diesen Dateien übersichtlich bleibt.
Der Bereich mit den fälligen Salden ist nicht im Export enthalten. Wenn Sie diese Zahlen an anderer Stelle benötigen, können Sie sie auf diesem Bildschirm manuell ablesen.
Punkte, die oft zu Verwirrung führen
„Charged“ und „Collected“ werden vom Filter nicht berücksichtigt. Wechseln Sie zu „Payments “ (Belastungen und Einzüge), und die Tabelle zeigt die Zahlungen an, während „Charged “ (Belastungen) weiterhin die Belastungen für den gesamten Bereich anzeigt. Betrachten Sie die Kacheln als Summen für den gesamten Bereich, nicht für den aktuellen Bildschirmausschnitt.
Stornierte Zeilen sind hier nicht enthalten. Eine stornierte Buchung belässt die Summen auf dem entsprechenden Konto und bleibt auch in diesem Bericht erhalten, sodass der Bericht und die Konten miteinander übereinstimmen. Wenn Sie nach etwas suchen, von dem Sie wissen, dass es gebucht wurde, überprüfen Sie das Hauptbuch des Kontos, wo die stornierte Zeile zusammen mit dem Grund weiterhin sichtbar ist.
Dies gilt ausschließlich für Hauskonten. Reservierungen, die auf ein Reservierungs- Folio gebucht wurden, erscheinen hier nicht, auch wenn sie noch so ähnlich aussehen. Für Abrechnungen von Aufenthalten verwenden Sie bitte die Reservierungs- und Umsatzberichte.
Ein leerer Bericht deutet in der Regel auf den Datumsbereich hin. Er wird standardmäßig für die letzten dreißig Tage geöffnet, was für eine Agentur, die vierteljährlich abrechnet, der falsche Zeitraum ist. Erweitern Sie den Datumsbereich, bevor Sie zu dem Schluss kommen, dass nichts verbucht wurde.