Aufteilung eines Aufenthalts und Zimmerwechsel

Was ist ein geteilter Aufenthalt?

Ein Gast hat fünf Übernachtungen gebucht. Am dritten Morgen fällt die Dusche aus, oder eine Suite wird frei, oder die Gäste nebenan wollen nicht schlafen gehen. Sie müssen den Gast für den Rest des Aufenthalts in ein anderes Zimmer verlegen, und Sie müssen sicherstellen, dass die Buchung weiterhin als eine einzige Buchung gilt: eine Bestätigungsnummer, eine Folio-Nummer, ein Saldo.

Das ist ein geteilter Aufenthalt. Prostay teilt die Zimmerzeile in Teile auf, weist jedem Teil ein eigenes Zimmer, auf Wunsch einen eigenen Zimmertyp und einen eigenen Preis zu. Der Gast behält seine Reservierungsnummer und sieht niemals eine zweite Buchung. Die Zimmerreinigung sieht beide Zimmer. Das Folio rechnet die Übernachtungen zu dem jeweiligen Wert der einzelnen Teile ab.

So öffnen Sie das Dialogfeld

Öffnen Sie die Buchung, wechseln Sie zur Registerkarte „Rooms“ und wählen Sie „Split Stay / Room Move“ aus dem Drei-Punkte-Menü am Ende der Zimmerzeile. Der gleiche Menüpunkt befindet sich im Menü „Actions“ der Reservierung unter „Update“; der Unterschied besteht darin, dass Sie beim Zeilenmenü direkt in dieser Zeile beginnen, während Sie bei „ Actions“ zunächst ein Zimmer auswählen müssen.

Sollte der Eintrag nicht vorhanden sein, trifft einer der folgenden vier Fälle zu:

• Die Buchung stammt von einem Kanal. Buchungen über eine OTA oder ein GDS können nicht aufgeteilt werden. Der Kanal bestimmt die Struktur dieses Aufenthalts, und eine hier vorgenommene Änderung würde nicht an diesen zurückgesynchronisiert werden.
• Der Aufenthalt umfasst eine Nacht. Es gibt keinen Zwischenpunkt, an dem Sie fortfahren können.
• Die Zeile ist bereits Teil einer Aufteilung. Für diese Zeilen wird stattdessen „Undo Split Stay “ angeboten.
• Am Objekt sind geteilte Aufenthalte deaktiviert. Ein Administrator steuert dies unter „System Settings “ › „Reservation Settings “ › „Allow split stays (room moves) “.

Der Dialog

1. Welches Zimmer der Buchung Sie aufteilen möchten. Gilt nur für Buchungen mit mehr als einem Zimmer.
2. Wie dieses Zimmer heute aussieht. Art, Nummer, Daten, Übernachtungen und Preis, bevor Sie irgendetwas ändern.
3. Die finanziellen Details dazu. Der Gesamtbetrag der Reservierung, was bereits bezahlt wurde und was noch aussteht.
4. Eine Karte pro Teil des Aufenthalts. Zunächst zwei.
5. Die Grenze zwischen zwei Abschnitten. Der Morgen, an dem der Gast das Zimmer wechselt.
6. Warum der Gast das Objekt wechselt. Bei den meisten Objekten optional, bei einigen obligatorisch.
7. Was das alles zusammen ergibt. Wird während der Eingabe neu berechnet.

Nichts in diesem Dialogfeld wird gespeichert, bis Sie auf „ Apply split stay “ klicken. Sie können es öffnen, die Angaben bearbeiten und es wieder schließen, ohne die Buchung zu ändern.

Welches Zimmer Sie aufteilen

Bei einer Buchung mit einem Zimmer wird dieser Schritt vollständig übersprungen und der Dialog beginnt direkt mit dem Reiseplan. Bei einer Buchung mit mehreren Zimmern wird zunächst danach gefragt, da sich alles darunter auf eine einzelne Zimmerzeile bezieht.

Jede Option nennt den Zimmertyp, die Zimmernummer, sofern eine zugewiesen ist, sowie die Daten dieses Zimmers. Zimmer, die nicht geteilt werden können, werden zwar aufgelistet, sind jedoch ausgegraut, wobei der Grund hinter den Daten angegeben ist: „already split“ oder „too short“, damit Sie sich nicht fragen müssen, warum das Zimmer, das Sie gesucht haben, fehlt.

Wenn Sie hier den Raum wechseln, wird jede von Ihnen erstellte Reiseroute verworfen und es wird ab den Daten des neuen Raums neu begonnen.

Was das Zimmer derzeit wert ist

1. Der aktuelle Stand des Zimmers. Art und Nummer, die Daten, die Anzahl der Übernachtungen und der Gesamtpreis für diese Übernachtungen.
2. Die Zahlen der Reservierungen. Gesamtbetrag, bezahlter und ausstehender Betrag für die gesamte Buchung, einschließlich der anderen Zimmer, der Steuern und aller Artikel aus dem Katalog.
3. Der Anteil dieses Zimmers daran. Der Betrag, den die Aufteilung ändern kann. Alles andere auf dem Beleg ändert sich nur, weil sich dieser Betrag geändert hat.

Dieser Streifen dient dazu, dass Sie die Konsequenz sehen können, bevor Sie sie auslösen. Ein Gast, der bereits den vollen Betrag bezahlt hat und in ein teureres Zimmer umgebucht wird, hat anschließend eine Nachzahlung zu leisten, und es ist besser, dies bereits zu wissen, solange der Dialog geöffnet ist, als es erst beim Check-out festzustellen.

Erstellung des Reiseplans

Das Dialogfeld öffnet sich mit einem bereits halbierten Aufenthalt: zwei Teile, beide im aktuellen Zimmertyp, aufgeteilt an der mittleren Nacht, jeweils zum Preis ihres Anteils an den heutigen Aufenthaltskosten. Ein Aufenthalt von fünf Nächten wird als zwei Nächte und drei Nächte angezeigt. Dies ist ein Ausgangspunkt, kein Vorschlag; ändern Sie beliebige Angaben.

1. Um welchen Teil es sich handelt und wann. Die Daten und Übernachtungen, abgeleitet aus den Umzugsdaten auf beiden Seiten.
2. Zimmertyp und Zimmer. Was dem Gast für diesen Teil zur Verfügung steht. „(current) “ kennzeichnet den Typ, unter dem die Buchung verkauft wurde.
3. Eine Kurzform für einen Preis. Ein Chip pro Tarif, den Prostay für diese Daten und diesen Typ berechnen kann.
4. Was dieser Abschnitt kostet. Für den gesamten Abschnitt, mit dem durchschnittlichen Preis pro Nacht darunter.

Add another move teilt den längsten verbleibenden Abschnitt in zwei Teile, wodurch Sie einen dritten Abschnitt und ein zweites Umzugsdatum erhalten. Es gibt hierfür keine oberere Grenze jenseits der Arithmetik: Jeder Abschnitt benötigt mindestens eine Nacht, sodass ein Aufenthalt von fünf Nächten höchstens fünf Abschnitte umfassen kann. Wenn keiner der Abschnitte länger als eine Nacht ist, wird die Schaltfläche ausgeblendet und zeigt dies an.

Das „ד-Symbol neben einem Umzugsdatum entfernt diesen Umzug und führt die beiden Teile auf beiden Seiten wieder zu einem zusammen. Das Zimmer und die Art des früheren Teils haben Vorrang.

Das Umzugsdatum

Guest moves on ist der Morgen, an dem der Gast das Zimmer wechselt: Die letzte Nacht im alten Zimmer ist die Nacht vor diesem Datum, und die erste Nacht im neuen Zimmer ist dieses Datum. Wenn Sie es nach hinten verschieben, wird der erste Teil länger und der zweite Teil kürzer, Nacht für Nacht.

Die Liste wird durch die beiden Abschnitte auf beiden Seiten begrenzt, sodass Sie einen Abschnitt nicht auf null verkürzen können und einen Umzug nicht über den darauf folgenden hinaus verschieben können. Bei einem fünftägigen Aufenthalt mit einem einzigen Umzug gibt es vier mögliche Daten. Fügt man einen zweiten Umzug hinzu, verkürzt sich die Liste des ersten Umzugs, da der zweite Umzug nun ebenfalls Platz benötigt.

Auswahl der Zimmer

Jeder Teil verfügt über einen „Room type“ und einen „Room“. Die Typenliste enthält alle für diese Daten verfügbaren Zimmertypen sowie den Typ, unter dem die Buchung verkauft wurde – dieser wird immer angeboten, auch wenn kein Zimmer dieses Typs frei ist; möglicherweise verlegen Sie den Gast aus diesem Zimmer.

Jedes Zimmer des ausgewählten Typs wird mit seinem aktuellen Status aufgeführt, sodass Sie ein freies und sauberes Zimmer von einem unterscheiden können, das erst von einer Zimmerreinigung gereinigt werden muss, bevor der Gast einziehen kann:

Zimmer, die außer Betrieb oder nicht verfügbar sind, werden gar nicht erst angezeigt. Das Zimmer, das dem vorherigen Eintrag zugeordnet ist, wird ebenfalls ausgeblendet, da die Verlegung eines Gastes von einem Zimmer in dasselbe Zimmer keine Verlegung darstellt, und wenn Sie dasselbe Zimmer auf beiden Seiten auf andere Weise zuordnen, erscheint im Dialogfeld die Meldung „ Same room on both sides “ und die Änderung wird nicht übernommen.

Preise

Für jeden Zeitraum gilt ein „Total“ () für diesen Zeitraum, nicht ein Nachtpreis. Der darunter angegebene Nachtpreis ist der Gesamtbetrag geteilt durch die Anzahl der Nächte und wird angezeigt, damit Sie Ihre Eingabe überprüfen können.

Die Chips darüber füllen den Gesamtbetrag automatisch für Sie aus:

Oder ignorieren Sie beides und geben Sie einen Betrag ein. Ein von Ihnen eingegebener Betrag bleibt erhalten: Eine nachträgliche Änderung der Daten oder Zimmertypen überschreibt diesen nicht.

Der Grund

Die Liste stammt aus den Einstellungen für Reservierungen Ihres Objekts, daher kann das, was Sie sehen, vom Screenshot abweichen. Wer auch immer diese Liste pflegt, kann auch einen Grund als Pflichtfeld festlegen; in diesem Fall lautet der Platzhalter „ Select a reason (required) “. Es gibt keine Option „ No reason “, und „Apply split stay “ bleibt deaktiviert, bis Sie einen Grund auswählen. Falls Ihr Objekt keine Gründe konfiguriert hat, wird dieser Schritt gar nicht angezeigt.

Es lohnt sich, das Feld auszufüllen, auch wenn es optional ist. Der Grund wird neben dem Zimmerwechsel in das Aktivitätsprotokoll der Reservierung eingetragen und fließt in die Zimmerwechsel-Zahl auf dem Dashboard ein – dies ist die einzige Möglichkeit, wie jemand später herausfinden kann, dass im letzten Monat elf Gäste das Zimmer gewechselt haben und bei neun davon es sich um denselben defekten Klimaanlagen-Fall handelte.

Überprüfen Sie dies, bevor Sie die Änderung vornehmen

1. Der Reiseverlauf in einer Zeile. Jeder Teil als Zimmertyp, Zimmer und Übernachtungen, in der Reihenfolge.
2. Wie sich der Zimmerpreis nun darstellt. Der alte Betrag ist durchgestrichen, der neue steht daneben, ebenso wie die Differenz. Kein Häkchen bedeutet, dass die Aufteilung den Gast nichts kostet.
3. Wie sich die Reservierung nun darstellt. Der Gesamtbetrag der Reservierung mit dem neuen Zimmerpreis anstelle des alten.

Apply split stay bleibt ausgegraut, bis die Reiseroute stimmig ist. Es wartet auf eines der folgenden Elemente:

• Jeder Teil hat einen Zimmertyp;
• jeder Abschnitt hat eine Gesamtsumme, die eine Zahl ist und nicht negativ ist;
• keine zwei aufeinanderfolgenden Teile sind demselben Zimmer zugeordnet;
• ein Grund, falls Ihr Objekt einen solchen verlangt.

Wenn ein Zimmer nicht frei ist

Beim Zuweisen eines Zimmers wird dessen Belegungskalender nicht überprüft; dies geschieht erst, wenn Sie die Buchung vornehmen. Ist das Zimmer für eine beliebige Nacht des von Ihnen angegebenen Zeitraums bereits belegt, wird nichts gespeichert, und der Dialog informiert Sie darüber, was der Buchung im Wege steht.

Die Meldung nennt den Raum und die Buchung, die im Weg steht, sodass Sie entscheiden können, ob Sie einen anderen Raum wählen, den Zeitraum verschieben oder sich mit dem anderen Bucher in Verbindung setzen möchten. Sperren zählen ebenso wie Buchungen: Ein Zimmer, das außer Betrieb ist, wegen Wartungsarbeiten gesperrt ist oder während dieser Nächte aus Höflichkeit reserviert bleibt, wird auf dieselbe Weise abgelehnt, und die Meldung gibt an, um welchen Fall es sich handelt.

Ihr Reiseplan ist weiterhin auf dem Bildschirm zu sehen, genau so, wie Sie ihn hinterlassen haben. Korrigieren Sie den betreffenden Teil und wenden Sie die Änderung erneut an.

So sieht es anschließend aus

Durch das Übernehmen wird das Dialogfeld geschlossen, die Buchung neu geladen und mit „ Split stay applied “ bestätigt. Die Reservierung umfasst nun eine Zeile pro Teil.

1. Eine Kennzeichnung, die den Teil nummeriert. In der Reihenfolge, in der der Gast diese belegt.
2. Wohin der Gast als Nächstes reist oder woher er gekommen ist. So ergibt eine Zeile, für sich betrachtet, immer noch Sinn.
3. Jedes Teil hat eigene Daten. Sie treffen sich am Umzugstag: Die Abreise des ersten Teils ist die Ankunft des zweiten Teils.

Die Anzahl der „Rooms“-Reihen steigt, da es mehr Reihen gibt. Die Gästeanzahl ändert sich nicht: Es übernachten dieselben Personen, und die „Guest“-Reihe bleibt unverändert.

Auf der Abrechnung wird die Unterkunft anhand des neuen Reiseplans neu abgerechnet: Jeder Teil wird zu dem Preis in Rechnung gestellt, zu dem er verkauft wurde, und dem Zimmer zugeordnet, in dem der Gast untergebracht ist. Wie dies dargestellt wird, hängt von der Zimmerumsatzaufschlüsselung ab, die auf der Abrechnung festgelegt ist, auf die die Buchung abgerechnet wird; diese entscheidet darüber, ob die Unterkunft als eine Zeile pro Nacht oder als einzelner Betrag für den gesamten Aufenthalt erscheint.

Zahlungen, Zusatzleistungen und alle manuell verbuchten Posten bleiben unverändert. Zimmersteuern jedoch nicht: Sie werden anhand der Zimmerkosten berechnet, sodass sich bei einer Preisänderung eines Teils auch die Zimmersteuern entsprechend anpassen. Eine Aufteilung, bei der der Betrag gleich bleibt, bewirkt keinerlei Verschiebung – dies ist der weitere Grund, „ Current stay rate “ zu verwenden, wenn Sie lediglich einen Gast verschieben möchten.

Im Kalender erscheint der Gast zweimal: einmal in jedem Zimmer, für die Nächte, in denen er sich dort aufhält, wobei eine Markierung anzeigt, dass die Kachel Teil einer Umbuchung ist. Die Zimmerreinigung sieht, dass das erste Zimmer am Abreisetag am Umzugsdatum fällig ist und dass das zweite Zimmer noch am selben Morgen für eine Ankunft bereit sein muss.

Eine Aufteilung rückgängig machen

„ Undo Split Stay “ (über das Zeilenmenü eines beliebigen Teils oder über das Menü „Actions “ der Reservierung) führt den Aufenthalt wieder zusammen. Es wird zunächst eine Bestätigung abgefragt, und der Dialog bietet Ihnen die Wahl, den Vorgang fortzusetzen oder die Aufteilung beizubehalten. Die Teile werden wieder zu einer Zeile zusammengefasst, die den gesamten Zeitraum abdeckt, im Zimmer des ersten Teils und mit dem Zimmertyp des ersten Teils. Der Rechnungsbetrag ergibt sich aus der Summe der Teile, und die Unterkunft auf dem Folio wird für das Einzelzimmer neu erstellt.

Zwei Dinge sollten Sie beachten, bevor Sie diese Funktion nutzen:

• Es handelt sich nicht um eine Rückgängigmachung. Der zusammengeführte Aufenthalt ist die Summe dessen, was aus den Einzelteilen geworden war, nicht dessen, wie die Buchung vor der Aufteilung aussah. Wenn Sie einen Aufenthalt aufgeteilt und einen Teil neu berechnet haben, bleibt bei der Rückgängigmachung der neue Preis bestehen.
• Der Zimmertyp des ersten Teils hat Vorrang. Wenn der Gast bereits umgezogen ist und Sie die Änderung rückgängig machen, wird in der Buchung vermerkt, dass er die gesamte Zeit über im ersten Zimmer untergebracht war. Die Rückgängigmachung dient für einen Umzug, der fälschlicherweise erfasst wurde, nicht für einen Umzug, der tatsächlich stattgefunden hat und nun rückgängig gemacht wird. Teilen Sie in diesem Fall den Aufenthalt erneut auf und bringen Sie den Gast wieder in das ursprüngliche Zimmer.

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