Zahlungsoptionen

Vier Registerkarten, und es handelt sich nicht um vier Versionen desselben Elements. Kreditkarten sind eine Liste von Typen mit zugehörigen Berechtigungen. Banküberweisung und PayPal sind ein Schalter und einige Details. „Prostay Pay“ ist ein einzelnes Kennzeichen für das Objekt. Was sie verbindet, ist die Liste der Zahlungsmethoden, die einem Kassierer angeboten werden, wenn jemand eine Rechnung begleicht, und jede dieser Registerkarten trägt dazu bei.

Der Bildschirm „Payment Options“ auf der Registerkarte „Creditcard“ mit Registerkarten für „Creditcard“, „Bank transfer“, „PayPal“ und „Prostay Pay“ am oberen Rand sowie einer Schaltfläche „Custom payment methods“ oben rechts. In vier Zeilen werden die akzeptierten Zahlungsarten aufgeführt: Visa wird unter „Booking engine,“, „Direct booking“ und „At the desk“ akzeptiert; Mastercard ebenfalls in diesen drei Kategorien; American Express nur unter „Direct booking“ und „At the desk“; und JCB ausschließlich unter „Booking engine“. — Vier Registerkarten, vier Kartentypen und eine Reihe von Berechtigungen, die festlegen, wo die jeweilige Karte akzeptiert wird.

Die Registerkarten. Vier unabhängige Zahlungen, die jeweils separat mit einer eigenen Schaltfläche „Änderungen speichern“ gespeichert werden.
American Express, bei der ein Symbol fehlt. Wird an der Rezeption und bei Direktbuchungen akzeptiert, wird jedoch in der öffentlichen Buchungsmaschine nicht angeboten.
JCB, mit nur einem Abzeichen. Das Gegenteil: online buchbar, kann jedoch von einem Kassierer nicht ausgewählt werden.

Kreditkarten und die drei Orte, an denen sie angeboten werden

Das Hinzufügen eines Kartentyps erfordert zwei Entscheidungen: welche Karte und wo sie zulässig ist. Die Kartentyp-Liste bietet nur Typen an, die Sie noch nicht hinzugefügt haben, sodass ein Typ nur einmal erscheinen kann.

Eine Berechtigung gilt für den gesamten Bildschirm. Wenn „Add Credit Card“ ausgegraut ist, wird die Karte „Custom Methods“ ebenfalls ausgegraut, und wenn keine Zeile „Edit“ oder „Delete“ anbietet, umfasst Ihre Rolle dies nicht und Sie sehen lediglich, was das Objekt akzeptiert, anstatt es festzulegen. Ein Administrator kann dies unter „Users“ in den Systemeinstellungen hinzufügen, unter „Integrations“ › „Payment options“.

Im Menü „Add Credit Card“ (Kreditcard) erschien der Hinweis: „Wählen Sie ein Kredit type aus, das Sie hinzufügen möchten, und legen Sie fest, wo dieses payment option aktiviert werden soll.“, mit einem leeren Dropdown-Menü „Credit Card Type“ und drei Kontrollkästchen unter „Accept credit cards in these Reservierungen“ (Kredit in diesen Reservierungen akzeptieren): Direct/Dashboard Reservations, Booking Engine, und Payments taken at the desk, wobei das letzte mit dem Hinweis versehen war: „Offered as a card type wherever a cashier takes a card: Quick Charge and house accounts.“ — Drei Kontrollkästchen, drei verschiedene Orte, an denen eine Karte angeboten werden kann.

Kontrollkästchen	Wo sie angezeigt wird
Direct/Dashboard Reservations	Die Kartentypen, die angeboten werden, wenn ein Mitarbeiter eine Buchung in Prostay vornimmt und eine Karte dafür erfasst.
Booking Engine	Die Kartentypen, die ein Gast beim Bezahlvorgang auf Ihren öffentlichen Buchungsseiten auswählen kann. Wenn Sie diese Option deaktivieren, wird die Buchung durch den Gast nicht verhindert, sondern lediglich die Zahlung mit dieser Karte unterbunden.
Payments taken at the desk	Ob „Card“ überhaupt als Zahlungsmethode in „Quick Charge“, bei Hauskonten und bei der Abrechnung im Spa angezeigt wird.

Banküberweisung

Ein Schalter und ein Textblock. Der Schalter fügt „ Bank transfer “ zur Abrechnungsliste hinzu. Der Text enthält die Anweisungen, die ein Gast zum Durchführen der Überweisung erhält, und es lohnt sich, diesen sorgfältig zu verfassen: Dies ist die einzige Stelle, an der Sie jemandem mitteilen können, welche Referenznummer anzugeben ist, und eine Überweisung ohne Referenznummer ist eine Zahlung, die niemand einem Folio zuordnen kann.

PayPal und Prostay Pay

Beide sind hier aktiviert und an anderer Stelle konfiguriert. PayPal benötigt eine E-Mail- Adresse, eine Kunden-ID und ein Token aus Ihrem PayPal-Konto; sobald das Konto aktiv ist, können damit Reservierungsanzahlungen entgegengenommen werden. Prostay Pay ist ein einzelner Schalter, der Kartenzahlungen über die Prostay-eigene Abwicklung innerhalb der Buchungsmaschine ermöglicht. Keines der beiden Systeme fügt der Abrechnungsliste an der Rezeption etwas hinzu: Es handelt sich um zahlungswege für Gäste, nicht für die Kasse.

Benutzerdefinierte Zahlungsmethoden

Hinter der Schaltfläche oben rechts – und leicht monatelang zu übersehen. Hier erfassen Sie die Zahlungswege, über die Ihr Objekt tatsächlich bezahlt wird und für die Prostay kein integriertes Konzept bietet: eine Unternehmenscity ledger-Zahlung, einen Geschenkgutschein, einen Reiseveranstalter-Gutschein oder eine Bank, über die Sie einmal im Monat abrechnen.

Jede Methode, die Sie hinzufügen und aktivieren, wird zu einer auswählbaren Zahlungsart, wo immer Geld entgegengenommen wird. Die Beschreibung ist eher für Ihre eigenen Mitarbeiter als für Gäste gedacht; nutzen Sie sie daher, um anzugeben, wann die Methode angemessen ist: „Wird über ein Firmenkonto abgerechnet und monatlich beglichen“ erspart einer neuen Rezeptionistin das Nachfragen.

Was der Kassierer letztendlich sieht

Alle oben genannten Angaben werden in einem Dropdown-Menü zusammengefasst. Wenn ein Kassierer eine Abrechnung vornimmt, stellt Prostay die Liste der Zahlungsmethoden auf diesem Bildschirm in einer festgelegten Reihenfolge zusammen:

Eintrag	Herkunft
Cash	Steht immer an erster Stelle und ist immer vorhanden. Bargeld erfordert keine Konfiguration und kann daher nicht deaktiviert werden.
Card	Wird angezeigt, wenn bei einem beliebigen Kreditkartentyp das Kontrollkästchen „Payments taken at the desk“ aktiviert ist.
Bank transfer	Erscheint, wenn die Registerkarte „Banküberweisung“ aktiv ist.
Ihre benutzerdefinierten Methoden	Ein Eintrag pro aktivierter benutzerdefinierter Zahlungsmethode, in der Reihenfolge, in der sie hinzugefügt wurden.
Other	Immer an letzter Stelle. Der Ausweg, keine Wahlmöglichkeit: Eine als „Sonstiges“ erfasste Zahlung sagt einem Nachtprüfer nichts.

Bargeld und Kartenzahlungen erhalten eigene Erfassungsschritte: Geldzählung für das eine und einen Genehmigungscode für das andere. Alles andere wird als reiner Betrag erfasst. Dies ist auch der Grund, warum die Liste nicht nur aus Praktikabilitätsgründen, sondern für den Abgleich wichtig ist: Eine als „Bargeld“ erfasste Banküberweisung ist eine Kasse, die sich nicht ausgleichen lässt.

Häufige Fallstricke

Symptom	Ursache
Karte fehlt im Dropdown-Menü „Abrechnung“	Bei keinem Kartentyp ist das Kontrollkästchen „Payments taken at the desk“ angekreuzt. Für das Dropdown-Menü spielt es keine Rolle, welche Marken Sie akzeptieren, sondern nur, dass eine davon an der Kasse zugelassen ist.
Ein Gast kann nicht mit einer Karte bezahlen, die Sie definitiv akzeptieren	Bei diesem Kartentyp fehlt das Häkchen bei „Booking Engine“. Dies betrifft häufig American Express, oft bewusst.
Eine von Ihnen hinzugefügte benutzerdefinierte Zahlungsmethode wird nicht angeboten	Das Hinzufügen allein aktiviert sie nicht. Dies geschieht über den Schalter im Abschnitt „Einstellungen“ der Schublade.
Überweisungen gehen ohne Verwendungszweck ein	Das Feld „Anweisungen“ ist leer oder fragt nicht danach. Dies ist der einzige Ort, an dem der Gast darauf hingewiesen wird.
Ein Kartentyp wird im Menü „Hinzufügen“ nicht angezeigt	Er ist bereits in der Tabelle enthalten. Bearbeiten Sie die vorhandene Zeile, anstatt eine zweite hinzuzufügen.