Der Großteil des Kalenders bezieht sich auf Buchungen, für die bereits ein Zimmer zugewiesen wurde. Zwei Zähler am oberen Bildschirmrand beziehen sich auf diejenigen, für die dies nicht der Fall ist. „ Unallocated Bookings “ bezeichnet einen Aufenthalt, den Sie verkauft haben und für den noch niemand ein Zimmer ausgewählt hat. „Waitinglist “ bezeichnet jemanden, der nach einem Zimmer gefragt hat, das Sie nicht hatten. Sie befinden sich direkt nebeneinander und sehen fast identisch aus, was bedauerlich ist, da das eine eine Zusage ist, die Sie bereits gemacht haben, und das andere eine Zusage, die Sie noch nicht gemacht haben.
Die beiden Zählerstände
Keiner der Zähler wird angezeigt, wenn er den Wert Null anzeigen würde; eine leere Symbolleiste ist also eher eine gute Nachricht als ein Zeichen dafür, dass etwas deaktiviert ist. Falls Sie den Wartelisten-Zähler noch nie gesehen haben, kann es auch sein, dass Ihre Rolle keinen Zugriff auf die Warteliste umfasst; in diesem Fall lädt Prostay die Liste überhaupt nicht, und die kleinen Punkte, die die Übernachtungen auf der Warteliste unter der Datumsüberschrift kennzeichnen, erscheinen ebenfalls nicht.
Nicht zugewiesene Buchungen
Eine Buchung wird als nicht zugewiesen gekennzeichnet, wenn sie ohne Zimmernummer angelegt wird. Der Assistent für Reservierungen lässt dies bewusst zu: Im Schritt „Zimmer“ können Sie die Zeile auf „Automatische Zuweisung“ belassen, anstatt Zimmer 214 auszuwählen – was einen Monat im Voraus sinnvoll ist, wenn Sie noch nicht wissen, wie die Etage aussehen wird. Buchungen über Kanäle gehen auf dieselbe Weise ein. Die Buchung ist echt, der Gast rechnet mit seiner Ankunft, und das Einzige, was noch fehlt, ist, durch welche Tür er eintreten wird.
Ein Klick auf den Zähler öffnet die Liste.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Booking No | Die Bestätigungsnummer, dieselbe wie in der E-Mail des Gastes und auf der Seite der Reservierungen. |
| Guest Name | Nur der Hauptgast. Bei einer Buchung mit vier Zimmern und vier verschiedenen Namen wird derjenige angezeigt, der die Buchung vorgenommen hat. |
| Reserved Rooms | Die verkauften Zimmertypen, nicht die Zimmernummern, da noch keine Zimmernummern vorliegen. In der Zeile von Sofia Nguyen steht „Twin Room, Family Room“: Das ist eine Buchung, für die zwei Zimmer unterschiedlicher Art benötigt werden. |
| Checkin - Checkout | An- und Abreisedatum im Datumsformat Ihres Objekts. Bei dem Objekt in diesen Screenshots ist die Einstellung „Monat zuerst“ gewählt, daher lautet der Aufenthalt von Sofia Nguyen „ 09/24/2026 - 09/27/2026 “. |
| Action | Der Link „Allocate“ startet die Zimmersuche für diese Buchung. |
Die Zuweisung einer Buchung
Allocate führt nicht einfach dazu, dass eine Liste mit Zimmern zur Auswahl angezeigt wird. Prostay ermittelt zunächst selbst, welche Zimmer diesen Aufenthalt tatsächlich aufnehmen könnten, und die Ergebnisse dieser Ermittlung bestimmen, was Sie als Nächstes sehen.
- Das System durchsucht Ihre Zimmer des richtigen Typs für den gesamten Aufenthalt und betrachtet ein Zimmer als belegt, wenn an diesen Nächten irgendetwas vorliegt: eine andere Buchung, eine vorläufige Reservierung, gesperrte Termine, „außer Betrieb“ oder „außer Betrieb“. Ein Zimmer, das an vier von fünf Nächten frei ist, gilt nicht als frei.
- Wenn nichts vom richtigen Typ frei ist, werden größere Zimmer berücksichtigt , die die Gruppe dennoch aufnehmen können. Aus diesem Grund wird bei einer Zuweisung manchmal ein Zimmertyp vorgeschlagen, den der Gast nicht gebucht hat.
- Wenn die Buchung mehrere Zimmer erfordert und es mehr als eine Möglichkeit gibt, diese unterzubringen, zeigt Ihnen Prostay zunächst die Kombinationen an und fragt, welche Sie wünschen.
- Anschließend zeigt es Ihnen den Vorschlag in einem Fenster mit der Überschrift „Allocate reservation “ an , wobei die ursprüngliche Buchung auf der einen Seite und die vorgeschlagenen Zimmer auf der anderen Seite zu sehen sind. Der Kalender dahinter scrollt zu den betreffenden Zimmern und hebt diese hervor, sodass Sie die Umgebung sehen können, in der Sie den Gast unterbringen, bevor Sie dem Vorschlag zustimmen.
Was Sie am Ende anklicken, hängt davon ab, ob der Vorschlag genauso viel kostet wie das, was verkauft wurde:
| Schaltfläche | Wann er erscheint | Was er bewirkt |
|---|---|---|
| Confirm | Gleicher Zimmertyp und gleicher Preis. | Weist die Zimmer zu. An den Kosten ändert sich nichts. |
| Adjust Charge | Ein anderer Zimmertyp oder ein anderer Preis. | Weist die Zimmer zu und passt den Gesamtbetrag der Buchung an den neuen Preis an. Verwenden Sie diese Option, wenn der Gast für die Änderung aufkommt. |
| Keep Original | Ein anderer Zimmertyp oder ein anderer Preis. | Weist die Zimmer zu und lässt den Gesamtbetrag unverändert. Dies ist die Option für ein kostenloses Upgrade: besseres Zimmer, gleicher Preis. |
Die Warteliste
Die Warteliste ist die Kehrseite derselben Medaille: Gäste, die etwas wollten, das Sie ihnen nicht verkaufen konnten. Jemand ruft im Juli an und fragt nach einer Sea View Suite im August; Sie haben keine, und anstatt die Anfrage zu verlieren, notieren Sie sie. Die Einträge werden manuell hinzugefügt, entweder über die Wartelisten-Seite selbst oder über „ Create New “ in der Liste der Reservierungen.
Die Ansicht umfasst bewusst nicht die gesamte Warteliste. Es zeigt die Anfragen an, deren Termine sich mit dem Teil des Kalenders überschneiden, den Sie gerade betrachten; deshalb ändert sich der Inhalt hier, wenn Sie in der Tabelle bis zum Oktober scrollen. Über „Open full waitinglist“ am unteren Rand gelangen Sie zur vollständigen Liste, einschließlich der Einträge, die Sie bereits bearbeitet haben.
- Wer hat angefragt? Der Name auf der Anfrage.
- Was angefragt wurde. Daten, die Anzahl der Übernachtungen, die gewünschten Zimmertypen mit einem Multiplikator, falls mehr als eines gewünscht wurde, sowie die Gruppengröße. „Any room type “ bedeutet, dass die Anfrage ohne Präferenz entgegengenommen wurde, was es wesentlich einfacher macht, sie zu erfüllen.
- Was Sie tun können. Drei Schaltflächen, die im Folgenden erläutert werden.
Was das Verfügbarkeitssymbol bedeutet
Das Symbol in der Ecke jeder Anfrage ist besonders nützlich. Prostay gleicht jede Anfrage erneut mit dem aktuellen Kalender ab, Nacht für Nacht, und teilt Ihnen mit, ob Sie die Anfrage heute erfüllen könnten. Es handelt sich nicht um einen gespeicherten Wert aus dem Zeitpunkt der Anfrageerfassung: Eine Stornierung vor fünf Minuten kann ein rotes Symbol in ein grünes verwandeln.
| Anzeige | Bedeutung | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Available | Für jede Nacht des Aufenthalts stehen genügend freie Zimmer des gewünschten Typs zur Verfügung. | Rufen Sie den Gast an. Diese Anfrage kann nun in eine Buchung umgewandelt werden. |
| Partial 2/3 | Zwei der drei Nächte sind verfügbar, eine jedoch nicht. Die Zahlen beziehen sich stets auf die verfügbaren Nächte innerhalb des gewünschten Zeitraums. | Es lohnt sich, anzurufen, falls der Gast den Aufenthalt verkürzen oder eine Nacht verschieben könnte. Es lohnt sich nicht, wenn dies nicht möglich ist. |
| No availability | Keine einzige Nacht des Aufenthalts kann erfüllt werden. | Lassen Sie es sein. Die Markierung ändert sich von selbst, sobald etwas frei wird. |
Eine Anfrage in eine Buchung umwandeln
Drei Schaltflächen, in absteigender Reihenfolge der Verbindlichkeit.
| Schaltfläche | Was geschieht | Verwenden Sie diese Option, wenn |
|---|---|---|
| Convert to Reservation | Öffnet den Assistenten für neue Reservierungen, wobei der Gast, die Daten, die Zimmertypen und die Gruppengröße bereits aus der Anfrage übernommen wurden. Wenn Sie speichern, wird die Anfrage als umgewandelt markiert und erhält die neue Bestätigungsnummer. | Der Gast hat zugestimmt, und Sie nehmen die Buchung nun vor. |
| Tentative | Es handelt sich um denselben Assistenten, der die Buchung jedoch als vorläufige statt als bestätigte Buchung speichert. Eine vorläufige Buchung hat ein Ablaufdatum und wird im Kalender in einer eigenen Farbe angezeigt. | Der Gast ist sich ziemlich sicher, aber Sie warten noch auf eine Entscheidung, eine Anzahlung oder eine Genehmigung. |
| Courtesy Hold | Schließt die Warteliste und öffnet das Fenster für die vorläufige Reservierung, wobei der erste Zimmertyp aus der Anfrage bereits ausgefüllt ist. Die Reservierung wird im Kalender vermerkt; die Anfrage wird als „umgewandelt“ gekennzeichnet. | Sie möchten das Zimmer für einige Stunden aus dem Angebot nehmen, während der Gast überlegt, ohne dabei überhaupt eine Buchung zu erstellen. |
Alle drei Aktionen erfordern Bearbeitungsrechte für die Warteliste. Ein Kollege mit Lesezugriff sieht dieselben Anfragen mit den Markierungen, jedoch ohne die Schaltflächen – eine sinnvolle Möglichkeit, der Rezeption Einblick zu gewähren, ohne dass jeder Anfragen umwandeln kann.
Dinge, die den Nutzern oft Probleme bereiten
Eine nicht zugewiesene Buchung ist keine Anfrage
Dies ist der Fall, der Geld kostet. Eine nicht zugewiesene Buchung ist verkauft. Der Gast verfügt über eine Bestätigungsnummer und wird anreisen, unabhängig davon, ob jemand ein Zimmer auswählt oder nicht; und wenn dies bis zum Abend nicht geschieht, wird die Ankunft zu einem Chaos. Ein Eintrag auf der Warteliste ist das Gegenteil: Es wurde nichts zugesagt, und wenn Sie ihn verfallen lassen, kostet Sie das einen Verkauf, aber sonst nichts.
Das Wartelistenfenster wird entsprechend der aktuellen Ansicht gefiltert
Sollte eine Anfrage, von der Sie wissen, dass sie existiert, nicht im Bereich angezeigt werden, scrollen Sie im Kalender zu den betreffenden Daten oder öffnen Sie die vollständige Warteliste. Der Bereich zeigt stets nur Anfragen an, die sich mit dem sichtbaren Datumsfenster überschneiden, und zwar nur solche, die noch in der Warteschlange stehen oder bereits kontaktiert wurden.
Bei der Zuweisung kann sich der Zimmertyp unbemerkt ändern
Wenn kein Zimmer des gebuchten Typs frei ist, schlägt Prostay stattdessen ein größeres Zimmer vor. Das ist in der Regel die richtige Lösung, doch es lohnt sich, zunächst den Bereich „Allocate reservation“ zu lesen, anstatt gleich auf die erste Schaltfläche zu klicken, denn die Wahl zwischen „Adjust Charge“ und „Keep Original“ ist der Unterschied zwischen der Abrechnung des Upgrades gegenüber dem Gast und dem kostenlosen Gewährung desselben. Die gleiche Auswahl erscheint immer dann, wenn ein Gast das Zimmer wechselt, und sie wird ausführlich unter „Zimmerwechsel“ und „Preisüberschreibungen“ erläutert.